Cordilheira Sistema Contábil 2.85a Conciliação Contábil

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1 LIBERAÇÃO DE ATUALIZAÇÃO CORDILHEIRA VERSÃO 2 (Orientamos aos clientes que utilizam banco de dados SQL, para efetuarem a atualização preferencialmente após o encerramento das atividades do dia, acessando o sistema em seguida para efetivar a atualização do banco de dados. Tal medida evita transtorno aos usuários durante o horário de expediente, visto que este processo pode ser demorado.) Cordilheira Sistema Contábil 2.85a Conciliação Contábil Visando proporcionar aos clientes mais agilidade no fechamento contábil, disponibilizamos no Cordilheira Sistema Contábil, a rotina para Conciliação Contábil. A conciliação consiste em assegurar que os lançamentos contabilizados de fato ocorreram, permitindo o confronto destes lançamentos com diversos controles extras, produzidos ou não na empresa. São diversas as vantagens de se ter as contas conciliadas e regularizadas, entre elas: Informações seguras Aprimoramento das práticas de contabilização Identificação de falhas Apresentação de saldos reais Eliminação de pendências mais rapidamente Com a conciliação realizada no sistema, o processo torna-se mais prático, sem a necessidade de armazenar documentos físicos; permite maior controle, já que os lançamentos conciliados e não conciliados podem ser visualizados a qualquer momento, em uma única rotina; traz agilidade, pois a regularização das divergências apuradas durante a conciliação poderá ser efetuada a partir da tela de conciliação, com a inclusão de novos lançamentos, alteração e/ou exclusão de lançamentos existentes. Confira o funcionamento da nova rotina e comece agora mesmo a utilizá-la! Características e Funcionalidades Definir Contas a Conciliar Em Cadastros\ Conciliação\ Contas a Conciliar. Nesta rotina devem ser definidas quais contas serão conciliadas na empresa e a partir de qual data o sistema passará a efetuar este controle.

2 Classificação: Neste campo deve ser selecionada a conta que será conciliada. Pode ser selecionada tanto uma conta analítica quanto sintética. Se for uma conta sintética, todas as contas analíticas do grupo serão selecionadas para conciliação. Tipo de Conciliação: Por ora este campo estará desabilitado, sendo automático o tipo 2- Contábil. Futuramente será implementada a conciliação bancária e assim, poderá optar entre os dois tipos. Data Inicial: Informar neste campo a partir de que data será efetuada a conciliação contábil pelo sistema. O sistema considerará que até a data informada na tela os lançamentos já estão conciliados. Conciliação obrigatória: Marcando esta opção, para que em Módulos\ Fechamento Mensal seja possível alterar o status do período para Conciliado, não poderá ter lançamento não conciliado no período, para esta conta. Conciliação Contábil a) Fechamento Mensal antes da Conciliação Para iniciar o processo de conciliação, aconselha-se que antes o período seja bloqueado em Módulos\ Fechamento Mensal. Este procedimento garantirá que não sejam efetuados novos lançamentos no período, principalmente por engano, o que interferirá na conciliação.

3 b) Tela de Conciliação Em Módulos\ Conciliação\ Contábil. Nesta rotina será selecionada a conta contábil, sendo exibidos os seus lançamentos não conciliados, permitindo que eles sejam marcados como conciliados, bem como, listará os lançamentos já conciliados anteriormente. Serão exibidos os lançamentos da conta, do período selecionado e também de períodos anteriores, se tiver lançamentos não conciliados ainda. Conta Contábil: Neste campo deve ser selecionada a conta analítica que será conciliada. Esta conta deve estar previamente cadastrada para conciliação, em Cadastros\ Conciliação\ Contas a Conciliar.

4 Mês/Ano: Informar o mês que será conciliado. Período: Se desejar, para o mês/ano selecionado, ainda pode ser determinado um período em dias. Esta opção é útil quando o volume de lançamentos é muito grande, facilitando a localização dos lançamentos. Informados os campos acima, deve-se clicar em Pesquisar. O sistema listará todos os lançamentos contábeis da conta e do período selecionado, bem como, lançamentos de períodos anteriores que ainda não foram conciliados, a partir da data informada no cadastro de contas a conciliar. OBSERVAÇÃO: Se ao pesquisar, tiver lotes não liberados, será emitido um alerta ao usuário. Neste caso, deve-se acessar a rotina Consultas\ Lotes, informar o período, marcar somente a situação Não liberado e efetuar a pesquisa. Na grid, selecionar o lote com duplo clique que abrirá a tela para alterar a situação do lote. Depois de pesquisados os lançamentos, será habilitado o quadro Filtros, com campos que poderão ser utilizados para agilizar a localização de determinado lançamento. Data: Dentre os lançamentos do período selecionado, pode ser filtrada uma data específica. Valor: Dentre os lançamentos do período selecionado, pode ser filtrado um valor ou um intervalo de valores. Histórico: Dentre os lançamentos do período selecionado, pode ser filtrado um texto que compõe o histórico. O texto digitado no filtro será considerado em qualquer parte do histórico do lançamento. Os campos de filtro podem ser utilizados combinados ou não. Para listar os lançamentos conforme o filtro desejado deve-se clicar em Aplicar Filtro. Assim, na grid dentre os lançamentos do período selecionado, manterá somente os que possuem dados conforme o filtro aplicado. Para voltar a listar todos os lançamentos do período selecionado, deve-se clicar em Remover Filtro. A rotina possui duas abas, listando separadamente os lançamentos não conciliados e os já conciliados. Ao pesquisar, o sistema já separa os lançamentos conforme seu status:

5 - Se no período tiver somente lançamentos já conciliados, será exibida automaticamente a aba Conciliados, listando os lançamentos. - Se no período tiver somente lançamentos não conciliados, ou não conciliados e conciliados, será exibida automaticamente a aba Não Conciliados. - Se no período não existir lançamentos, será exibida mensagem de alerta. No campo saldo, localizado no rodapé da tela, será apresentado o saldo da conta na contabilidade, até o último dia do mês/ano selecionado, ou até o período final, se informado. c) Funcionalidades da Rotina I. Aba Não Conciliados Na aba Não Conciliados, serão exibidos os lançamentos a conciliar. Identificado que este lançamento está conforme, deve-se clicar sobre o ícone azul e o lançamento terá seu status internamente alterado para Conciliado e sairá desta aba, passando a ser exibido na aba Conciliados. Ao clicar no ícone azul deste lançamento, ele será automaticamente exibido na aba Conciliados. Também, se todos os lançamentos exibidos na tela estiverem em conformidade, é possível marcar todos como conciliados com um único clique, utilizando o botão Conciliar Tudo. Identificadas divergências, como falta de lançamento, lançamento com dados incorreto ou lançamento indevido, deve-se efetuar os devidos ajustes a partir da própria tela de conciliação. Para isso, utilizar os botões localizados no rodapé da tela: Lançar Novo, Alterar e Excluir.

6 Lançar Novo: Será aberta a tela de Lançamento On-Line, para que seja efetuado o lançamento que está faltando na contabilidade. Após gravar o novo lançamento, ele passa a ser exibido automaticamente na aba de não conciliados, devendo então, ser marcado como conciliado. Alterar: Será aberta a tela de lançamento on-line com os dados do lançamento selecionado na grid. Após gravar a alteração, ele passa a ser exibido automaticamente atualizado na aba de não conciliados. Excluir: Ao clicar neste botão, o lançamento selecionado na grid será automaticamente marcado como excluído e deixará de aparecer na tela. IMPORTANTE: No momento da conciliação o período já estará bloqueado para novos lançamentos. Por isso, os ajustes devem ser realizados a partir da própria tela de conciliação, pois assim as rotinas serão abertas mesmo com o período fechado, visto que sua origem é a conciliação. Se utilizar as rotinas propriamente ditas, pelo menu de acesso, não será possível efetuar os ajustes em mês fechado. Também, se o período já estiver marcado como conciliado no fechamento mensal, não será possível incluir, alterar ou excluir lançamentos, mesmo a partir da tela de Conciliação. Ao lado esquerdo de cada lançamento exibido na grid, tem o ícone. Ao clicar neste ícone, será aberta uma nova grid exibindo os detalhes do lançamento, com a contrapartida. Ao clicar no ícone, é aberta uma nova grid exibindo os detalhes do próprio lançamento e também a contrapartida, quando o lançamento possui partida dobrada. O lançamento selecionado ficará em negrito na grid de origem, facilitando a visualização. Para fechar a grid de detalhes e retornar para a pesquisa original, basta clicar no ícone.

7 OBSERVAÇÃO: Ao conciliar o lançamento da conta selecionada, a contrapartida também será conciliada automaticamente, independente de esta conta estar selecionada para conciliação. II. Aba Conciliados Na aba Conciliados, serão exibidos os lançamentos já conciliados. Ao clicar no ícone amarelo, o lançamento será desconciliado, e passará a ser exibido na aba Não Conciliados. Se for necessário desconciliar um lançamento, deve-se clicar sobre o ícone amarelo ao lado direito do lançamento. Fazendo isso, o lançamento passará a ser exibido na aba Não Conciliados. Também, é possível desconciliar todos os lançamentos de uma vez, através do botão Desconciliar Tudo. IMPORTANTE: Se no Fechamento Mensal o período já estiver definido como Conciliado, não será possível desconciliar lançamentos. Neste caso, será exibida uma mensagem de alerta ao usuário. d) Fechamento Mensal depois da Conciliação Depois de concluída a conciliação de todas as contas, não havendo pendências, pode ser alterado o status na rotina de Fechamento Mensal, indicando que o período já está conciliado. Com isso, é fácil de identificar até que período o sistema já está conciliado, pois a tela de fechamento permite a visualização de todos os meses de um determinado ano.

8 IMPORTANTE: Se no período houver conta que está definida para conciliação obrigatória, em Cadastros\ Conciliação\ Contas a Conciliar, com lançamento não conciliado, não será possível alterar o status no fechamento mensal, sendo exibida uma mensagem de alerta ao usuário. Para identificar quais são as contas com conciliação obrigatória, utilizar a rotina Cadastros\ Conciliação\ Contas a Conciliar, ordenando pela coluna na grid. Relatório de Conciliação Em Módulos\ Conciliação\ Relatório de Conciliação. Nesta rotina pode ser emitido o relatório com todos os lançamentos de determinada conta contábil, separado entre lançamentos conciliados e não conciliados. Na tela, informar Mês/Ano, selecionar a conta contábil e marcar quais lançamentos serão listados. O campo Tipo de Conciliação, por ora, estará desabilitado, sendo automático o tipo 2- Contábil. Futuramente será implementada a conciliação bancária e assim, poderá optar entre os dois tipos. O relatório será dividido em duas partes, informando os lançamentos conciliados e não conciliados, com totalizador de saldo e quantidade de lançamentos.

9 A emissão do relatório também está disponível em Relatórios\ Gerenciais\ Relatório de Conciliação, ou ainda, pode ser emitido a partir da tela de conciliação, através do botão Imprimir.