BOLETIM INFORMATIVO TÉCNICO PROTOCOLO DE DOCUMENTOS

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1 BOLETIM INFORMATIVO TÉCNICO PROTOCOLO DE DOCUMENTOS Efetuadas diversas alterações nas rotinas de controle de protocolos, permitindo a digitação de documentos de entrada integrados com os demais módulos do Cordilheira. Abaixo, descrito o procedimento completo para utilização do Protocolo, destacando os pontos que sofreram alterações. 1. Características e funcionalidades A parametrização, emissão e controle de protocolos estão localizados no Cordilheira Gerenciador de Sistemas, em Módulos Extras. Inicialmente devem ser efetuados alguns cadastros e parametrizações. Após, podem ser gerados/digitados os documentos de saída e entrada e finalmente, gerados os protocolos. A seguir, veremos o funcionamento de cada uma destas fases, por contexto. 2. Cadastros e Parametrizações a) Formas de Entrega No Gerenciador de Sistemas, em Módulos Extras\ Protocolos\ Formas de Entrega. Nesta rotina devem ser cadastradas as formas de entrega de documentos. A forma de entrega deverá ser informada na geração do protocolo de saída.

2 Estas formas de entrega são cadastradas automaticamente quando da instalação do sistema, podendo ser alteradas e/ou excluídas, se necessário. b) Rotas No Gerenciador de Sistemas, em Módulos Extras\ Protocolos\ Rotas. Para a entrega, é possível definir rotas entre as empresas, facilitando a distribuição dos documentos. Primeiro, deve ser cadastrada a rota, informando Código e Descrição. Ao gravar, acessar o botão Vincular para que sejam vinculadas a empresas que farão parte desta rota. Após, é possível imprimir a rota, com o endereço das empresas. 1) Cadastrar a rota 2) Vincular as empresas à rota 3) Imprimir a rota Selecionar a empresa/estabelecimento com duplo clique do mouse, ou utilizar o botão Selecionar. O vínculo da empresa/estabelecimento com uma rota pode também ser efetuado diretamente no cadastro do estabelecimento, em Parâmetros\ Protocolos. Esta opção é útil ao efetuar o cadastro de uma nova empresa, podendo durante este cadastro definir à qual rota de entrega de protocolo ela pertence.

3 Selecionar aqui a rota que o estabelecimento pertence. c) Tipos de Documentos No Gerenciador de Sistemas, em Módulos Extras\ Protocolos\ Tipos de Documento. Nesta rotina podem ser cadastrados os tipos de documentos que serão utilizados na geração de protocolos. O mesmo documento pode ser utilizado tanto para saída quanto para entrada. Na instalação do sistema, dois tipos de documento irão automaticamente cadastrados e serão utilizados na geração automática de documentos de saída através dos módulos. São eles: Documento genérico: este tipo de documento poderá ser utilizado para qualquer documento gerado automaticamente pelo sistema, que não seja uma Guia. Guias: todas as Guias do sistema serão cadastradas com este tipo de documento, não podendo ser alterado. OBSERVAÇÃO: Por ser utilizados na geração automática de documentos de saída, não será permitido excluí-los, sendo possível apenas alterar quanto aos dias previstos para retorno/devolução e quanto às Opções de Entrada de Documentos. Ou o documento é vinculado a um tributo ou a um documento de saída. É possível selecionar somente uma entre estas duas opções. Opção habilitada somente se estiver marcado para gerar prélançamentos contábeis.

4 Opções da Tela: Documento exige retorno/devolução: esta opção marcada indica que o documento deve retornar ao escritório, no caso de uma saída ou deve ser devolvido ao cliente, no caso de uma entrada. Na baixa do documento será necessário informar a data de retorno/devolução. Marcando a opção, será obrigatório informar a quantidade de Dias para retorno/devolução. Na geração de cada documento com esta opção marcada, será calculada a data prevista de retorno/devolução com base na quantidade de dias e emissão do documento. Opções para Entrada de Documentos: as opções deste quadro serão utilizadas somente quando o tipo de documento for utilizado na entrada de protocolo. - Gera pré-lançamentos contábeis: Ao protocolar gera os pré-lançamentos que poderão ser integrados com a contabilidade. Utilizado para contas, boletos, como por exemplo, conta de energia, água, etc. Será necessário cadastrar um tipo de documento para cada conta. - Vincular a um tributo gerado pelo Cordilheira: Ao protocolar gera os pré-lançamentos que poderão ser integrados com a contabilidade, baixando as guias associadas no CEF ou no CRH. Utilizado para todas as guias geradas pelo Cordilheira. Neste caso pode ser utilizado um único tipo de documento. - Vincular a documento de saída: Ao protocolo efetua a baixa do documento que está aguardando retorno no protocolo de saída. - Exige o documento original: Ao protocolar é possível informar se o documento é original ou cópia. OBSERVAÇÃO: Cada uma destas opções será melhor explicada no item correspondente ao protocolo de entrada (item 7.3). As opções para Entrada de Documentos são novas. 3. Protocolo de Saída a) Documentos de Saída No Gerenciador de Sistemas, em Módulos Extras\ Protocolos\ Documentos de Saída. Nesta rotina poderão ser visualizados todos os documentos de saída gerados automaticamente pelos módulos, sendo possível realizar manutenção nestes documentos.

5 Nesta tela são exibidos os documentos de saída gerados automaticamente ou inseridos manualmente. Com duplo clique sobre o documento, abre uma tela para que seja possível alterar dados. Por esta tela também é possível digitar manualmente documentos de saída, para que seja efetuado o controle de entrega/baixa. Para isso, clique no botão Inserir. Selecione empresa, estabelecimento e tipo de documento. Informe a descrição do documento e, se o tipo de documento estiver marcado que exige retorno/devolução, informe a data prevista deste retorno. Pode também ser marcado se o documento que será enviado é original. Nesta rotina, foi alterado para permitir a manutenção e inclusão somente de documentos de saída. Não será mais possível incluir documentos de entrada, pois para isto foi criada uma nova rotina. b) Geração Automática de Documentos de Saída Durante um período de trabalho, podem ser gerados vários documentos, independente da empresa e do módulo (CRH, CSC, CEF, etc). Estes documentos serão armazenados e após, pode ser gerado um único protocolo por empresa ou por módulo, agrupando diversos documentos. I. Documentos Genéricos Nos módulos, para cada relatório emitido em tela, é possível gerar o documento para protocolo automaticamente. Por exemplo: No Cordilheira Recursos Humanos, gerado o contrato de experiência de um funcionário, que será enviado ao cliente. Este documento deverá retornar ao escritório, assinado pelo funcionário. Assim, em Relatórios\ Funcionários\ Admissionais\ Contrato de Experiência, é gerado o relatório em tela.

6 Nos ícones localizados na parte superior da tela, selecione a opção Protocolar documento e abrirá uma tela para selecionar o tipo de documento e a descrição: Marcando a opção, será efetuado o controle de retorno deste documento ao escritório. A descrição é sugerida pelo sistema, porém pode ser alterada. Esta opção de protocolar documento estará disponível em todos os módulos, para qualquer relatório emitido em tela. II. Guias de Tributos Para protocolar as guias de recolhimento dos tributos, gerados pelo Cordilheira Escrita Fiscal e pelo Cordilheira Recursos Humanos, o processo é um pouco diferente dos demais relatórios dos sistemas. Por exemplo: No Cordilheira Escrita Fiscal, efetuada a apuração mensal dos tributos. As guias geradas pelo sistema correspondente a estes tributos deverão retornar ao escritório, quando do seu pagamento. Assim, em Tributos\ Apuração Mensal, é gerada a apuração.

7 Neste exemplo, serão emitidas duas guias de recolhimento correspondente ao mês 08/2001, que serão enviadas ao cliente para pagamento. Para protocolar estas duas guias de uma única vez, gerando um documento de protocolo para cada uma, deve-se clicar no botão Protocolar. O sistema apenas pedirá a confirmação desta ação e gerará os documentos para posterior emissão do protocolo. Ao protocolar as guias na apuração de tributos, os documentos podem ser visualizados no Gerenciador de Sistemas, em Módulos Extras\ Protocolos\ Documentos de Saída. OBSERVAÇÃO: O protocolo das guias de recolhimento pode ser efetuado tanto pela rotina de Apuração Mensal dos tributos quando pela rotina Resumo de Débitos. Ambas estão no menu Tributos. Isto é válido para o Cordilheira Escrita Fiscal e para o Cordilheira Recursos Humanos. 4. Protocolo de Entrada No Gerenciador de Sistemas, em Módulos Extras\ Protocolos\ Documentos de Entrada. A digitação de documentos de entrada e sua integração com os demais módulos é nova. Nesta rotina podem ser digitados todos os documentos que entram no escritório, permitindo um maior controle de recebimentos/devoluções, além de possibilitar a integração deste documento com os demais módulos do Cordilheira. Por empresa/estabelecimento podem ser digitados diversos documentos e depois, pode ser gerado um único protocolo com todos os documentos. Na digitação do documento, a tela variará de acordo com as parametrizações do Tipo de Documento.

8 Opções do cadastro de Tipo de Documento. a) Documento Simples Se no cadastro de tipos de documento, nenhuma das opções de entrada de documentos estiver marcada, refere-se a uma entrada simples de documento. Para este documento será apenas gerado o protocolo de entrada, sem demais controles. Para este exemplo de documento, sem nenhuma opção marcada no cadastro do Tipo de Documento, será obrigatório informar apenas os campos Recebido por e Data de recebimento. Os demais campos serão de preenchimento opcional. Descrição Preencherá automaticamente com a descrição do tipo de documento, permitindo alteração. Recebido por Preencherá automaticamente com o nome do usuário que está digitado, permitindo alteração. Data recebimento Preencherá automaticamente com a data da digitação, permitindo alteração.

9 b) Documento que Exige Devolução Se no cadastro do Tipo de Documento estiver marcada a opção Documento exige Retorno/Devolução, referese a entrada de um documento que deverá ser devolvido ao cliente. Para este documento será gerado o protocolo de entrada e em sua baixa terá o controle de devolução. Exige devolução O campo virá automaticamente marcado e a data preenchida conforme a quantidade de dias previstos, informada no cadastro do tipo de documento. Neste exemplo, a previsão é de 2 dias. Então, considerando a data de recebimento (24/08/11), a previsão de devolução fica para 26/08/11, permitindo alteração. c) Documento que Gera Pré-Lançamentos Contábeis Se no cadastro do Tipo de Documento estiver marcada a opção Gera pré-lançamentos contábeis, refere-se a entrada de um documento que deverá ser contabilizado. Para este documento será gerado o protocolo de entrada e também os pré-lançamentos contábeis que deverão ser integrados no Cordilheira Sistema Contábil. Para a correta geração dos pré-lançamentos contábeis, é necessário parametrizar as contas contábeis e os históricos, por tipo de documento. I. Parametrização de Contas Contábeis por Tipo de Documento No Cordilheira Sistema Contábil, em Cadastros\ Contas por Tipo de Documento, devem ser parametrizadas as contas contábeis e os históricos para os tipos de documentos que possuem a opção Gera pré-lançamentos contábeis marcada, exceto para guias geradas pelo Cordilheira. Este cadastro será por empresa.

10 Estarão disponíveis para seleção somente os tipos de documentos parametrizados para gerar prélançamentos contábeis e que não estejam marcados para vincular a um tributo gerado pelo Cordilheira. Para cada conta, deve-se também parametrizar o histórico. Para isso pode ser utilizado somente texto fixo, bem como texto fixo e elementos que serão preenchidos automaticamente com os dados do documento. Neste exemplo, há dados fixos e elementos que buscará do tipo de documento que será cadastrado: descrição do documento e competência. Para selecionar os elementos, clicar sobre o ícone A e selecionar entre as opções disponíveis. Após parametrizadas as contas dos tipos de documento para uma empresa, estas podem ser exportadas para outras empresas, desde que possuam o mesmo plano de contas. Para isso, utilizar o botão Importar da tela, informando a empresa de origem e a empresa de destino. Todos os tipos de documentos serão importados para a nova empresa, com suas respectivas contas e definições de histórico. II. Digitação do Documento de Entrada com Pré-Lançamentos Contábeis Na digitação de documento que gera pré-lançamentos contábeis, alguns campos serão de preenchimento obrigatório:

11 Para que seja possível gerar os prélançamentos contábeis, será obrigatório o preenchimento dos campos: Caixa/Banco Data de pagamento Valor original Caixa/Banco: Informar onde foi efetuado o pagamento: pelo caixa ou por algum banco. O valor pago será creditado nesta conta contábil. OBSERVAÇÃO 1: O Caixa/Banco deve estar previamente cadastrado no Cordilheira Escrita Fiscal, em Cadastros\ Contabilização\ Caixa/Banco. Neste cadastro estará vinculada a conta contábil correspondente ao caixa ou banco. Na tela de digitação do documento de entrada, traz automaticamente o código 1 de caixa/banco, permitindo alteração. OBSERVAÇÃO 2: O(s) lançamento(s) a débito correspondente(s) a este pagamento será(ão) efetuado(s) na(s) conta(s) parametrizada(s) por empresa, para o tipo de documento. Data de pagamento: Informar a data em que ocorreu o pagamento. O pré-lançamento contábil será efetuado nesta data. Valor original: Informar o valor original do pagamento. Este valor será debitado da conta parametrizada para o tipo de documento (despesa, por exemplo). OBSERVAÇÃO: Valor de Juros e multa não são campos de preenchimento obrigatório, mas se forem informados, serão debitados nas contas parametrizadas para o tipo de documento (despesa com juros e multa). Exemplos de pré-lançamentos contábeis: Conforme a imagem acima, digitada a entrada de uma conta de energia elétrica. Ao gerar este protocolo, serão gerados os seguintes pré-lançamentos contábeis: D Despesas com energia R$ 580,33 (valor original) C Caixa R$ 580,33 (valor pago) Supondo que este pagamento fosse efetuado com juros de 23,00: D Despesas com energia R$ 580,33 (valor original)

12 D Despesa com juros R$ 23,00 (valor de juros) C Caixa R$ 603,33 (valor pago) d) Documento Vinculado a um Tributo Gerado pelo Cordilheira Se no cadastro do Tipo de Documento estiver marcada a opção Vincular a um tributo gerado pelo Cordilheira, refere-se ao retorno de uma guia de tributo (paga) gerada pelo Cordilheira Escrita Fiscal ou Cordilheira recursos Humanos. Para este documento será gerado o protocolo de entrada, os pré-lançamentos contábeis e na integração dos pré-lançamentos no Cordilheira Sistema Contábil será efetuada a baixa da guia no CEF e/ou no CRH. Na entrada do documento, ao informar este tipo de documento abrirá uma tela que exibirá todas as guias de tributos que estão em aberto no Fiscal e no Recursos Humanos, possibilitando a seleção da guia conforme o documento que está em mãos. Podem ser utilizados os filtros para facilitar a localização da guia. Estando o tipo de documento marcado para vincular a uma guia gerada pelo Cordilheira, abre uma nova tela exibindo todas as guias geradas pelo Escrita Fiscal ou pelo Recursos Humanos, para que seja vinculada ao documento de entrada. Na tela de guias, selecione a guia desejada com duplo clique do mouse e os dados do documento de entrada serão preenchidos automaticamente com os dados da guia, permitindo alterações.

13 Campos preenchidos conforme dados da guia selecionada, permitindo alterações. Se na tela de guias não for possível identificar a guia que está em mãos, pode ser efetuada a digitação dos dados do documento manualmente, clicando em Cancelar. Neste caso, o controle da guia deverá ser efetuado no Cordilheira Sistema Contábil, ao efetivar este pré-lançamento. OBSERVAÇÃO: Se na lista de guias abertas houver guias antigas, que já foram pagas, porém não foram baixadas no Cordilheira Escrita Fiscal ou no Cordilheira Recursos Humanos, é possível efetuar a baixa múltipla desta guias, mantendo a relação atualizada. Esta baixa múltipla pode ser efetuada nos módulos: Recursos Humanos: em Tributos\ Pagamento de Guias Escrita Fiscal: em Utilitários\ Rotinas Específicas\ Baixa Múltipla de Guias de Recolhimento Retroativas I. Parametrização de Contas Contábeis das Guias Se o tipo de documento estiver parametrizado para vincular a um tributo gerado pelo Cordilheira, a parametrização das contas contábeis deve ser efetuada no Cordilheira Escrita Fiscal, em Cadastros\ Contabilização\ Apropriação de Impostos\ Geral e no Cordilheira Recursos Humanos, em Cadastros\ Contabilização\ Pagamento. Desta forma, pode ser utilizado um único tipo de documento para todas as guias do Cordilheira. A contra-partida destas contas, será o caixa/banco informado na entrada do documento no protocolo.

14 No CEF, devem ser informadas as contas para todos os tributos gerados pela empresa e na aba Pagamento de Tributos devem ser informadas as contas de juros e multa. No CRH, devem ser informadas as contas para todos os tributos gerados pela empresa e também as contas de juros e multa. e) Documento Vinculado a um Documento de Saída Se no cadastro do Tipo de Documento estiver marcada a opção Vincular a um documento de saída, refere-se ao retorno de um documento que foi enviado ao cliente. Para este documento será gerado o protocolo de entrada e será baixado o documento que está aguardando retorno no protocolo de saída. Na entrada do documento, ao informar este tipo de documento abrirá uma tela que exibirá todos os documentos do protocolo de saída que estão aguardando retorno, possibilitando a seleção conforme o documento que está em mãos.

15 Na tela de documentos de saída, selecione o documento desejado com duplo clique do mouse e a descrição do documento de entrada será preenchido automaticamente com a descrição do documento de saída. Campo preenchido conforme a descrição do documento de saída, permitindo alterações. ATENÇÃO: A baixa do documento de saída vinculado será efetuada ao gerar o protocolo de entrada. Nesta baixa, se este documento de saída for o único do protocolo, ou o único em aberto, baixará também o protocolo de saída. f) Documento Exige o Documento Original Se no cadastro do Tipo de Documento estiver marcada a opção Exige o documento original, poderá ser realizado um controle de pendência sobre documentos originais. Na entrada do documento, é possível marcar se é um documento original. Se não for o documento original e no tipo de documento exigir o documento original, poderá ser gerada uma pendência ao cliente. OBSERVAÇÃO: Este controle de pendência será implementado futuramente, no Cordilheira Gestão Web.

16 5. Geração e Impressão do Protocolo a) Geração de Protocolos I. Protocolo de Entrada Na entrada de documentos, a geração do protocolo será efetuada pela própria rotina de digitação de documentos. Nesta rotina podem ser digitados vários documentos e após, gerado o protocolo de todos estes documentos de uma única vez. Ao selecionar a empresa e o estabelecimento, serão listados todos os documentos que foram digitados e que ainda não foram protocolados. Após digitados os documentos desejados, deve-se clicar no botão Protocolar. Será gerado um protocolo com todos os documentos exibidos na tela. A geração do protocolo de entrada pode também ser realizada em Módulos Extras\ Protocolos\ Geração, no Gerenciador de Sistemas.

17 Selecionar o tipo Entrada e informar a empresa. Marcar os documentos desejados e clicar em Gerar. Na geração de protocolo de entrada por esta rotina, alterado para não habilitar as opções: - Filtrar documentos por rota - Definir forma de entrega - Informar receptor II. Protocolo de Saída Para gerar os protocolos de saída, deve-se utilizar a Geração, em Módulos Extras\ Protocolos, no Gerenciador de Sistemas. Nesta tela, o filtro de documentos pode ser efetuado por empresa ou por rota. Se marcada a opção Empresa, lista todos os documentos desta empresa, separado por estabelecimento. Se marcada a opção por rota, lista todas as empresas vinculadas à rota, separado por estabelecimento, com seus respectivos documentos.

18 Selecionar o tipo Saída, informar a empresa e selecionar a forma de entrega dos documentos. No campo receptor, pode ser informado o nome da pessoa que receberá os documentos na empresa. Marcar os documentos desejados e clicar em Gerar. Selecionar a rota e a forma de entrega. Nesta opção não é possível informar o receptor, pois são geradas diversas empresas ao mesmo tempo. Por rota é possível gerar o protocolo de várias empresas ao mesmo tempo. Ainda na tela de geração do protocolo, tanto para entrada quanto para saída, é possível visualizar os documentos ou excluí-los. Para isso, utilizar o botão direito do mouse. Para a saída, também é possível adicionar documentos.

19 Botão direito do mouse sobre o documento. Botão direito do mouse sobre o módulo. Na geração do protocolo de saída, criado o campo Receptor para que seja informado no nome da pessoa que deverá receber o protocolo quando de sua entrega. Se informado, será impresso no protocolo e utilizado na baixa, quando de seu retorno. d) Impressão de Protocolo No Gerenciador de Sistemas, em Módulos Extras\ Protocolos\ Impressão. Nesta rotina podem ser impressos os protocolos de entrada e de saída, relacionando seus documentos. Opções da Tela: Pedir assinatura por documento: com esta opção marcada, gera linha de assinatura para cada documento do protocolo e não apenas uma assinatura para o protocolo inteiro. Esta opção é útil quando o recebimento dos documentos ocorrer por mais de uma pessoa na empresa.

20 Folha de rosto: com esta opção marcada, imprime uma página anterior ao protocolo, com o endereço das empresas/estabelecimentos dos protocolos selecionados. Vários protocolos por página: com esta opção marcada, se tiver mais de um protocolo selecionado, eles serão impressos na mesma página, sem quebra. Para os protocolos de saída, assim como na geração de protocolo, é possível visualizar por empresa ou por rota. 6. Manutenção do Protocolo No Gerenciador de Sistemas, em Módulos Extras\ Protocolos\ Manutenção. Nesta rotina podem ser visualizados todos os protocolos de entrada e de saída e os documentos que compõe os protocolos. Nela também são efetuadas as baixas/cancelamentos dos protocolo/documentos. A pesquisa de protocolos deve ser por tipo. Para baixar o protocolo, marcá-lo na coluna Selecionar e clicar em Baixar. O protocolo e seus respectivos documentos serão baixados. Na tela de manutenção de protocolos, incluído o filtro Usuário, para que seja possível pesquisar somente os protocolos gerados por determinada pessoa. Para baixar individualmente o documento de um protocolo, deve ser selecionado o protocolo com duplo clique e abrirá uma nova tela exibindo todos os documentos.

21 Esta opção ficará disponível somente para protocolo de saída. Nesta tela, selecionar o documento desejado e clicar em Baixar, ou, clicar duas vezes sobre o documento. Será aberta uma nova tela para que sejam digitadas as informações da baixa. Este campo deve ser informado para efetuar a baixa de documento que exige retorno/devolução. Se não for informado, o status do documento é alterado para Aguardando Retorno/Devolução. Para documentos de saída referentes a guias de tributos, é possível parametrizar para que a baixa não seja efetuada pela rotina de Manutenção de Protocolos e sim, ao efetuar a baixa do tributo no Cordilheira Escrita Fiscal ou no Cordilheira Recursos Humanos. Esta parametrização é efetuada no cadastro do Estabelecimento, em Parâmetros/ Protocolos.

22 Com esta opção marcada, a baixa do documento de saída correspondente a guia será efetuada a partir da baixa desta guia no Fiscal ou no Recursos Humanos. 7. Integração de Pré-Lançamentos Contábeis Quando é gerado um protocolo de entrada com tipos de documentos parametrizados para gerar prélançamentos contábeis, estes pré-lançamentos serão exibidos em uma rotina do Cordilheira Sistema Contábil para que sejam integrados com a contabilidade. Esta rotina é nova. Esta rotina está em Lançamentos\ Protocolados. Nesta rotina serão exibidos todos os pré-lançamentos gerados pela entrada de documentos no protocolo, permitindo que o usuário da contabilidade efetue devidos ajustes e efetive a integração destes lançamentos. a) Pesquisa de Pré-Lançamentos Ao abrir a rotina, deve-se clicar em Pesquisar para que sejam exibidos os pré-lançamentos da empresa.

23 Podem ser utilizados os filtros para delimitar esta pesquisa: Estabelecimento: Exibe somente os pré-lançamentos referentes a protocolos gerados no estabelecimento informado neste filtro; Data entrada: Exibe os pré-lançamentos referentes a documentos cuja data de recebimentos esteja dentro do período informado neste filtro. Data pagamento: Exibe os pré-lançamentos referentes a documentos cuja data de pagamento esteja dentro do período informado neste filtro; Tipo de documento: Exibe os pré-lançamentos referentes ao tipo de documento informado neste filtro; Protocolo: Exibe os pré-lançamentos referentes a documentos pertencentes ao protocolo informado neste filtro. Ao pesquisar, os pré-lançamentos serão exibidos agrupados por protocolo, por tipo de documento e por data de pagamento. Cada tipo de documento pode ter até quatro pré-lançamentos: valor pago, valor original, juros e multa. b) Alteração de Dados Alguns dados podem ser alterados nesta rotina, caso tenham sido digitados incorretamente na entrada do

24 documento no protocolo, ou faltem parâmetros. Para isto, efetuar a alteração diretamente na grid, sendo necessário utilizar o botão Gravar na sequência. Os campos liberados para alteração são: Estab: Refere-se ao estabelecimento que receberá o lançamento contábil. Trará na tela conforme o protocolo de entrada. Para alterar, pode ser digitado o código ou pesquisado através da tecla F4 ou F12; Data Pgto: Refere-se a data de pagamento do documento. Esta será a data de lançamento no contábil. Trará na tela conforme digitado no documento de entrada; Conta: Refere-se a conta que receberá o lançamento contábil. As contas serão exibidas conforme parametrizadas anteriormente, em Cadastros\ Contas por Tipo de Documentos, sendo permitido efetuar ajustes nesta rotina. Para alterar, pode ser digitado o código ou pesquisado através da tecla F4 ou F12; Valor: Refere-se ao valor de cada lançamento correspondente ao documento. É necessário que o total de débito e crédito seja igual entre os quatro lançamentos. Trará na tela conforme digitado no documento de entrada, podendo ser alterado e se for o caso rateado entre juros e multa. Para alterar algum dos campos, deve-se digitar diretamente na grid, no campo desejado. Podem ser alterados: Estabelecimento; Data de pagamento; Conta e Valor. ATENÇÃO: Após efetuadas as devidas alterações, é necessário clicar em Gravar. c) Rejeitar Pré-Lançamentos Dentre os pré-lançamentos gerados pela entrada de documentos no protocolo, é possível, ao usuário da contabilidade, rejeitar um ou mais lançamentos, caso seja indevido. Pode ser rejeitado tanto um lançamento consistente quanto um lançamento inconsistente. Para isto, selecionar o lançamento no check e clicar em Rejeitar.

25 Após rejeitado um lançamentos, ao pesquisar ele não será mais listado em tela, salvo se marcada a opção Listar Pré-Lançamentos rejeitados. Com esta opção marcada, exibe os pré-lançamentos que ainda não foram integrados, bem como os rejeitados, podendo estes ainda ser integrados normalmente. d) Integrar Pré-Lançamentos Conferidos os pré-lançamentos, eles podem ser integrados para a Contabilidade. Para isto, selecionar os pré-lançamentos no check e clicar em Integrar. Somente lançamentos consistentes serão integrados. Mesmo que seja marcado um lançamento inconsistente, ao Integrar, este lançamento não será gerado. Na integração, será gerado o lançamento contábil on-line, ou seja, já liberado. I. Inconsistência de Lançamento O sistema efetua diversas validações para que seja possível integrar os pré-lançamentos. Se houver alguma inconsistência, não é possível realizar a integração. A identificação de inconsistência no lançamento é efetuada através do ícone vermelho. Ao clicar neste ícone, é

26 aberto um relatório informando o que está incorreto no lançamento. Neste exemplo, o lançamento está inconsistente porque o tipo de documento está marcado para vincular a um tributo gerado pelo Cordilheira e não foi efetuada a associação da guia. É necessário clicar no ícone amarelo e associar a guia. Neste exemplo, o lançamento está inconsistente porque falta a conta referente ao valor original. É necessário informar esta conta e gravar a alteração para que seja habilitada sua integração. As validações efetuadas para identificar possíveis inconsistências são: Conta: Se houver valor, verifica se está informada a conta. Verifica se a conta informada existe no plano de contas. Verifica se a conta está repetida (somente pode ser utilizada a mesma conta para juros e multa); Histórico: Verifica se está parametrizado o histórico para o lançamento; Estabelecimento: Verifica se está informado o estabelecimento. Verifica se o código do estabelecimento é válido; Verifica se a guia associada é do mesmo estabelecimento do lançamento; Data de pagamento: Verifica se está informada a data do pagamento. Verifica se a data é válida. Verifica se o calendário do período está gerado; Fechamento mensal: Verifica se o mês/ano de lançamento está fechado; Período de lançamento: Verifica se a data de lançamento está dentro do período parametrizado no cadastro da empresa; Valor: Se houver conta, verifica se está informado o valor. Verifica diferença entre débito e crédito; Se houver guia associada, verifica se o valor original é maior do que o valor da guia. Guia: Se o tipo de lançamento exigir vínculo com uma guia, verifica se há guia associada; Se a guia

27 associada for uma GPS (recolhimento de INSS), a integração deverá ser individual, pela tela da guia. Depois de corrigidas as inconsistências, deve-se gravar as alterações para que o sistema habilite a opção de Integrar. II. Histórico do Lançamento Para tipos de documentos diferente de guias geradas pelo Cordilheira, o histórico deve ser previamente parametrizado, em Cadastros\ Contas por Tipo de Documento. Na tela de Lançamentos\ Protocolados, ele pode ser visualizado através do ícone cinza. Ao clicar neste ícone, é aberta uma tela exibindo o conteúdo do histórico. Se este histórico não estiver correto ou não estiver parametrizado, pode ser alterado/cadastrado a partir desta tela, clicando em Alterar. Será aberta a tela de Cadastro de Contas por Tipo de Documento. Para tipos de documento igual a guias geradas pelo Cordilheira, o histórico será fixo conforme o tributo e não poderá ser alterado.

28 e) Lançamento Relacionado a uma Guia de Tributos I. Guia Associada Quando na entrada pela rotina de protocolos, o documento foi vinculado a uma guia de tributos gerada pelo Cordilheira Escrita Fiscal ou Cordilheira Recursos Humanos, ele é identificado na tela de pré-lançamentos através do ícone verde. Ao clicar neste ícone, abre uma tela exibindo os detalhes da guia que está associada, exceto para guia de INSS (GPS). Ao clicar no ícone verde, abre uma nova tela com os detalhes da guia vinculada, para conferência. Se necessário, a guia pode ser alterada ou ainda, pode ser excluída e não efetuado nenhum vínculo. É possível alterar a guia vinculada. Para isso, clicar no botão Alterar e será aberta uma tela exibindo todas as guias em aberto, no CEF e no CRH, para que seja selecionada a guia desejada. Após, clica em Gravar para efetivar a alteração. Também, é possível excluir a guia vinculada. Para isso, clicar no botão Excluir e logo após em Gravar. Se a guia associada for uma GPS, o tratamento é diferente, pois ela possui diversas contas relacionadas. Guia de INSS GPS: Neste caso, na tela de Lançamentos\ Protocolados este lançamento será exibido com inconsistência e a sua contabilização será efetuada pela baixa da guia. Ao clicar no ícone verde, abrirá a tela de baixa da GPS.

29 Ao gravar, este lançamento será integrado na contabilidade e será efetuada a baixa da guia no Cordilheira Recursos Humanos. Ao voltar para a tela de prélançamentos, este lançamento não será mais exibido, pois já foi integrado. Ao baixar a guia, será efetuado o lançamentos contábil, utilizando as contas parametrizadas no CRH, em Cadastros\ Contabilização\ Pagamento e, fará a baixa da guia. Ao voltar para a tela de pré-lançamentos, este lançamento não será mais exibido. II. Associar Guia Caso o tipo de documento esteja parametrizado para vincular a uma guia gerada pelo CEF ou pelo CRH, porém este vínculo não foi efetuado quando da entrada do documento no protocolo, ele é identificado na tela de prélançamentos através do ícone amarelo. Ao clicar neste ícone, será aberta uma tela exibindo todas as guias que estão em aberto para que seja efetuada a associação. Neste caso, além de exibir o ícone amarelo, é exibido também o vermelho, de inconsistência. Isso porque, se o tipo de documento está marcado para vincular a um tributo, este vínculo é obrigatório.

30 Ao integrar o pré-lançamento com uma guia associada, o sistema faz automaticamente a baixa desta guia, tanto no CEF quanto no CRH, bem como, faz a baixa do documento relacionado ao envio desta guia no protocolo de saída, se houver. Não é possível integrar um lançamento referente a guia gerada pelo Cordilheira sem vincular a guia. Se a guia não for localizada no sistema, este lançamento deve ser rejeitado. Se a guia associada for uma GPS, será aberta a tela de baixa da guia e o procedimento será igual ao descrito acima. f) Demais Parâmetros / Rotinas I. Parâmetros Contábeis no Cadastro da Empresa Quando a contabilização e baixa de guias forem efetuadas a partir da entrada de documentos no protocolo, é aconselhável que as opções de contabilizar pagamento de tributos do CEF e do CRH, no cadastro da empresa, estejam desmarcadas, pois minimiza a possibilidade de gerar lançamentos contábeis em duplicidade.

31 I. Rotina de Registro de Pagamento no CEF No cordilheira Escrita Fiscal, em Tributos\ Pagamento de Guias, será possível identificar que a baixa da guia foi efetuada pela rotina de Lançamentos Protocolados do Cordilheira Sistema Contábil. Estando o check da coluna CSC marcado, indica que a baixa foi efetuada pelo Cordilheira Sistema Contábil, pela rotina Lançamentos\ Protocolados. A coluna indicando se a baixa foi efetuada pelo CSC é nova. II. Rotina de Registro de Pagamento no CRH No cordilheira Recursos Humanos, em Tributos\ Pagamento de Guias, será possível identificar que a baixa da guia foi efetuada pela rotina de Lançamentos Protocolados do Cordilheira Sistema Contábil.

32 A coluna indicando se a baixa foi efetuada pelo CSC é nova. Estando o check da coluna CSC marcado, indica que a baixa foi efetuada pelo Cordilheira Sistema Contábil, pela rotina Lançamentos\ Protocolados.