Importador de Notas Fiscais Eletrônicas

Transcrição

1 Importador de Notas Fiscais Eletrônicas Introdução O Processo ele funciona de acordo com uma nota técnica da SEFAZ (Nota Técnica 2014/002) que tem por finalidade importar no sistema automaticamente todas as notas emitidas para o CNPJ da filial. Esse processo é realizado visando auxiliar e agilizar as empresas a realizarem entrada de notas fiscais. Funcionamento Para dar inicio ao processo precisamos realizar a configuração dos parâmetros do sistema localizado no PG116 (PG > Parâmetros > Parâmetros do Sistema). O Parâmetro está localizado na aba PG > Importação XML > NF-e Importador. Figura 1: PG116 > PG > Importação XML > NF-e Importador Nesses parâmetros devemos definir primeiramente qual o ambiente da SEFAZ que é para realizar o processo. - N Não Realiza Importação: Caso não realize nenhuma importação e não utilize esse processo deixar essa opção marcada; - H Homologação: Se marcar essa opção é realizado a Ciência da operação no ambiente de Homologação (Testes) para todas as notas emitidas em Testes contra a empresa; - P Produção: Quando marcado esse parâmetro é realizado a ciência de operação e recupera os dados das notas fiscais emitidas em ambiente de Produção (Oficial) contra a filial. Logo abaixo temos o local para informar o Diretório de processamento de arquivos XML: que tem por finalidade informar os relatórios onde ficarão os XML que deseja importar MANUALMENTE para a tela de importação. Além de parametrizarmos essa parte é necessário realizar a ativação dos serviços que realizar a integração diretamente com a SEFAZ. Para realizar a ativação dos serviços de integração favor entrar em contato com o suporte da Tecinco através do suporte@tecinco.com.br. A tela de importação dos XML das Notas Fiscais (IXML001) está localizada no Modulo EP > Nota Fiscal > Controle de Nota Fiscal > Importa XML nota Fiscal e nessa tela consta todas as notas que foram importadas no sistema.

2 Figura 2: IXML001 Importa XML NF-e Na parte superior da tela temos alguns filtros que serve para filtrar quais notas irão aparecer na tela para realizar a importação. Ao abrir a tela por padrão vêm filtrado todas as notas fiscais pendentes. Vamos explicar os filtros abaixo. Figura 3: Filtros tela Importa XML NF-e Filial: Nesse campo deve-se informar a filial na qual deseja realizar a importação da Filial, Nesse campo a opção de realizar a Pesquisa pelo botão F2. Emitente: Podemos selecionar o cadastro do emitente através da opção de pesquisa ou pelo atalho F2 e filtrar o Emitente selecionado e então irão constas somente as notas do emitente informado. Nº Documento: É onde deve informar a numeração de um documento específico. Chave de Acesso: Podendo ser possível filtrar uma nota em específica através da chave de acesso da Mesma. Data Emissão: Informa o período da Data de Emissão dos documentos para filtrar as notas que foram emitidas para o CNPJ da filial informada. Data Importação: Pode-se filtrar por data de importação dos documentos para filtrar as notas que foram emitidas para o CNPJ da filial informada nesse período. Filtrar XML: Nessa opção podemos filtrar somente às notas de peças, veículos, despesas e Todas. Exibir XML: Aqui podemos filtrar as notas que já foram importadas no sistema, as que estão com erros, as que já foram lançadas e até mesmo todas as notas. Entrada/Saída: Também podemos filtrar pelas notas de Entradas, Saída ou todas.

3 Situação da Nota: Filtra a situação das notas já lançadas. Se for selecionado a opção "P - Pendentes" ou "D - Download Pendente" do filtro "Situação" o filtro "Situação da Nota" será desconsiderado. Podemos ver que nessa parte possui dois botões Definir Valores Padrões e Carregar Dados. Ao clicar no botão Definir Valores padrões irá abrir uma nova tela com alguns valores padrões que serão utilizados para dar entrada nas notas Fiscais. Esses valores padrões são utilizados, como padrão para dar entrada como Centro de Consumo, Operação fiscal de Entrada e Saída, Tipo de despesas, entre outros que será explicado mais abaixo. OBSERVAÇÃO! Quando definimos os valores padrões e der entrada na nota fiscal, irão carregar esses valores, porém esses dados podem ser alterados. Figura 4: Valores Padrões de Importação Esses campos são todos obrigatórios a ser informado, pois quando não forem informados esses valores padrões na hora de atualizar a nota irá acusar que os valores padrões não foram definidos. Todos esses campos possuem a opção de pesquisar pelo atalho F2. Na primeira aba Nota Fiscal contem os seguintes dados.

4 Figura 5: Operações Fiscais e outros Valores Padrões: Entrada (Á Vista): Informa a operação fiscal de entrada para pagamento á vista. Entrada (Á Prazo): Nessa tela deve-se informar a operação fiscal de entrada para pagamento á Prazo. Saída (Á Vista): Precisa-se informar a operação fiscal de saída para pagamentos á vista. Saída (Á Prazo): Informa-se a operação fiscal de saída para pagamentos á prazo. Filial Vendedor: Filial do vendedor padrão. Código Vendedor: Código do vendedor padrão. Despesa: É a operação fiscal para notas do Tipo Despesa. Centro de Consumo Peças: Esse campo deve ser informado o centro de consumo de peça padrão para dar entrada nas notas fiscais. Centro de Consumo Despesas: Esse campo deve ser informado o centro de consumo de despesa padrão para dar entrada nas notas fiscais. Tipo de Despesa: Precisa-se informar o tipo de despesas que será valor padrão para tipos de despesas. OBSERVAÇÃO! Esses valores precisam ser definidos padrões, pois os mesmos não são informados no XML das notas fiscais. Logo abaixo há três opções que podem ser marcadas. Atualiza Nota Fiscal ao importar: Caso esse parâmetro esteja marcado a nota fiscal vai ser atualizada ao realizar a importação. Caso esta opção esteja marcado é Abrir interface caso não atualizar nota fiscal ao importar: Quando este parâmetro estiver marcado ao terminar de realizar o lançamento da nota fiscal pela tela do importador caso a mesma não seja atualizada irá abrir a tela do EP040 com a nota fiscal carregada. Gravar os dados das parcelas do financeiro conforme estão no XML: Quando esta opção estiver marcada ao atualizar a nota fiscal os vencimentos da nota fiscal serão gerados automaticamente conforme consta no XML da nota fiscal. OBSERVAÇÃO! Caso não venha informado dado do financeiro no XML, o sistema irá gerar o vencimento para 30 dias a partir da data de importação da nota. Continuando nessa tela temos alguns outros valores padrões, ou seja, dados para Cliente e para Fornecedores. Figura 6: Valores padrões para Clientes e Fornecedores.

5 Esses campos eles não são informados no XML e por isso ao cadastrar os clientes e fornecedores de forma automática precisa informar um valor padrão de atividades, ramo e sexo para eles. Valores Padrão para finalidade Cada campo representa uma finalidade da nota (garantia é apenas para a tela do importador), cada um possuí a possibilidade de informar o "Fornecedor" ou "Cliente" que será considerado para os processos do importador. Campo: "Normal" em "Grupo: Finalidade da Nota - Cliente/Fornecedor"; por padrão nenhuma informação selecionada; Campo: "Ajuste" em "Grupo: Finalidade da Nota - Cliente/Fornecedor"; por padrão nenhuma informação selecionada; Campo: "Devolução" em "Grupo: Finalidade da Nota - Cliente/Fornecedor"; por padrão nenhuma informação selecionada; Campo: "Garantia" em "Grupo: Finalidade da Nota - Cliente/Fornecedor"; por padrão nenhuma informação selecionada; Campo: "Complementar" em "Grupo: Finalidade da Nota - Cliente/Fornecedor"; por padrão nenhuma informação selecionada; Regra da Finalidade: Se a finalidade da nota for "Normal" irá verificar o campo da finalidade normal acima, para ver se considera Cliente ou Fornecedor. Caso não exista finalidade ou não informado segue a regra antiga, ou seja, sempre é fornecedor. Isso se aplica a todas as finalidades acima listadas.

6 Foi criado a coluna finalidade para apresentar na tela. Por padrão ficará invisível, com a possibilidade deixar visível o usuário que tiver permissão para editar o layout. A verificação que busca e cadastro do cliente/fornecedor da nota, considerando o CNPJ do emitente, será verificada a finalidade da nota e o valor padrão definido para aquela finalidade, para utilizar o Cliente ou o Fornecedor, tanto para o cadastro como para o lançamento da nota.

7 Observação! Caso o usuário informe um código manualmente no campo, isso não será sobre escrito. Agora vamos falar da próxima aba que há nessa tela, a aba Itens da Nota que tem por finalidade alguns outros valores padrões que não consta no XML. Figura 7: Valores Padrões para Itens da Nota Esses valores que precisam ser informados para cadastrar os itens que vem no XML de uma forma automatizada, ou seja, definimos alguns valores padrões necessários para realizar o cadastro dos itens e caso seja solicitado para atualizar os itens automáticos eles utilizam esses dados. E o mesmo se aplica para veículos. Após informar os valores padrões para importar no sistema, precisamos clicar no botão Carregar e então irão constar todas as notas filtradas. No grid abaixo temos as seguintes informações, na Coluna FIXO tem os seguintes dados: Figura 8: Valores Fixos. Nesse grid consta Lançar, que é o checkbox necessário para realizar lançamento da nota, Filial, Série e Numero da Nota Fiscal. Logo ao lado tem a coluna SITUAÇÃO" com mais alguns dados da nota fiscal. Figura 9: Valores Importação. Nesses campos contas o Status da nota fiscal, ou seja, se a mesma está Lançada ou não, Tipo da Nota Fiscal, se é Peça, Despesa ou Veículo, se a mesma é de Entrada ou Saída e também o status do Fornecedor, ou seja, se está Cadastrado ou não no sistema Tcar. Após esse grid tem também o grid referente aos valores padrões, ou seja, os dados da cabeça da nota fiscal, que são Operação fiscal e Tipo de Despesa.

8 Figura 10: Valores Padrões da Nota. Logo em seguida temos alguns outros dados que constam no grid. Figura 10: Dados Emitentes, Destinatário e Dados da Nota Fiscal. Dados do emitente, que consta o CNPJ, Razão Social e Nome Fantasia. Em seguida os dados do Destinatário com CNPJ/CPF e razão Social. Logo em Seguida constam os Dados da nota fiscal, ou seja, Data de Emissão e a chave de acesso da nota fiscal. Além disso, contem uma coluna chamada Situação da Nota que consta como a mesma se encontra no sistema Tcar Hoje, pode ser Atualizada, Não Atualizada, Não Lançada, Cancelada, Etc. Em todas essas opções tem como realizar filtros, ou seja, ao lado de cada opção dessas vocês clicam no ícone aparecem todos os dados disponíveis e então pode filtrar apenas o que deseja que constem na tela para você. Também tem no Inicio da tela (Nos Valores Fixos) a opção para filtrar os campos que eu desejo que apresente na tela,, quando clicamos nesse ícone podemos filtrar quais campos queremos que apareça nessa tela. Quando clicado em alguma das notas filtradas é realizado a extensão e aparecem todos os itens daquela nota fiscal. E então iremos aparecer alguns dados dos itens. Figura 11: Dados dos Itens no Grid. Nesse grid tem a parte ao lado direito com o Status que consta a situação do item, ou seja, se está já está relacionado ou ainda não. Na aba parte do Meio tem os Dados item XML que consta o código do item no XML, descrição, classificação Fiscal (NCM), CFOP, Unidade de medida, Quantidade, Valor Unitário, Valor Total e Chassi (Aplica-se somente para veículos). Agora na parte ao lado direito possui os Dado Item Sistema consta o Código no Sistema, descrição, Classificação Fiscal (NCM), unidade de medida e chassi. Nessa tela é possível realizar vários tipos de importações dos dados da nota fiscal, por exemplo, podemos importar apenas o Fornecedor, apenas o Cliente ou ainda apenas os itens da nota fiscal e posteriormente cadastrar o resto da nota fiscal, importando ela no sistema e atualizando a mesma. Figura 12: Clicar com Botão Direito sobre o grid da Tela de Importação

9 Quando clicamos com botão direito aparecem essas opções, que são as mesmas opções que constam ao lado esquerdos da tela, podemos então marcar todas as notas para sincronizar todas, podemos também marcar a nota se ela é entrada ou saída para nós. Porém para facilitar o processo foi implementado os botões laterais para realizar todos esses procedimentos. Na aba esquerda da lateral temos os seguintes botões: : Quando clicamos sobre esse botão ele realiza o cadastro do fornecedor da nota fiscal selecionada automaticamente para nós, caso O Fornecedor já esteja cadastrado ele informar que o fornecedor já está cadastrado e se deseja visualizar os dados do mesmo. Esse grupo de botões serve para estar marcando as notas fiscais de acordo com o que ela é, ou seja, Notas de peça, Veículo ou Despesa, para isso basta selecionar a nota e clicar no botão correspondente ao tipo da nota selecionada. Após selecionar a nota fiscal podemos relacionar os itens da nota fiscal que então é aberto a tela abaixo para estar realizando tal procedimento. Figura 13: IXML001 Importação XML Podemos ver nessa tela que consta os itens da nota fiscal e então quando clicamos duas vezes sobre o item na parte de baixo podemos informar os dados dos itens no sistema para relacionar. Caso o item não esteja cadastrado no sistema podemos usar o botão Cadastrar itens sem Sugestão e então será sugerido o código e caso confirme esse item automaticamente será cadastrado no sistema com os dados do XML e com os valores padrões informado. Caso queira alterar o grupo do item e os Tipos da Despesa podem acessar o item com um duplo clique e realizar alteração, pois por padrão será carregado os valores padrões cadastrado.

10 Depois de relacionado podemos ver no grid inferior da tela tem alguns campos que é o que tem no XML e como está no sistema. Então consta código, Descrição, Unidade de medida, Classificação Fiscal, Quantidade, Valor Unitário, Valor Total e natureza do item. Os campos Código, descrição, unidade de medida, classificação Fiscal, Quantidade e valor unitário têm sempre o código do XML e o código do Sistema, e dessa forma podemos ver algumas divergências possível no sistema. OBSERVAÇÃO! É Possível obrigar fazer o relacionamento desabilitando um descritivo que possui no SECUR, então quando desabilitado o usuário será obrigatório estar fazendo o relacionamento dos itens. Após realizar esses relacionamentos podemos confirmar e então realizar a importação da nota fiscal no sistema. Para realizar a importação da nota fiscal devemos acessar a tela principal (Figura 1) e então selecionar as notas fiscais que deseja importar no grid e clicar no botão que o sistema irá automaticamente lançar a nota fiscal. Após sincronizar a nota fiscal podemos ver que irá abrir o log em baixo dos filtros e constar a situação das notas fiscais selecionadas. Figura 14: Log de Importação IXML001 Como podemos ver há um totalizador que irá mostrar a quantidade de notas fiscais selecionadas, quantas que realmente foram importadas e quantas que não foram importadas devido a erro. Podemos verificar mais a cima no log o porquê a nota fiscal não foi importada, Para a mesma não ser importada pode ser vários motivos, porém acima tem o log explicando o porquê não foi importada, então somente acessar a nota nessa tela e corrigir o que pede. Ao lado do log tem um botão para Salvar o Log que será por padrão definido como um arquivo de Texto (Extensão.TXT), porém na hora de salvar pode alterar para a extensão que desejar. Se verificar ao lado do botão salvar a um botão que tem por finalidade minimizar esse log. As notas fiscais já lançadas no sistema são possíveis estar abrindo elas diretamente no EP040 através do botão que consta ao lado esquerdo da tela. Esse processo de abrir a nota só é possível para notas fiscais já lançadas no sistema. Caso a nota fiscal não esteja lançada no sistema ainda e clicar nesse botão nada irá ocorrer. Figura 15: IXML001 Importa XML NF-e, Parte Inferior da Tela. Como podemos ver nessa parte em baixo ao lado do botão sincronizar tem algumas informações relacionadas aos Serviços, é nesta parte que consta o estado do serviço responsável por realizar a sincronização com a SEFAZ e carregar as notas automaticamente para essa tela e disponibilizar a mesma para atualizar ela no sistema, também constam a hora da última Execução e o último log e sincronizações realizadas. OBSERVAÇÃO! De acordo com o Manual da SEFAZ a consulta só pode ser executada de hora em hora, caso seja feito em tempo menor poderá ser bloqueado na SEFAZ e não mais podendo utilizar esse processo de consulta.

11 As notas fiscais importadas no sistema através do serviço de consulta com a SEFAZ ficam todas salvas no banco de dados e podem ser recuperados através da tela de Exportação das notas fiscais, localizada em EP > Notas Fiscais > Controle de Notas Fiscais > Exporta XML Notas Fiscais então será aberto à tela EP036 que quando marcado a opção Busca registro do processo de Importação de XML é apresentado as notas fiscais que foram importadas para o sistema através desse processo. OBSERVAÇÃO! Para auditoria verificar o campo de quantidade (QTD_COMERCIAL_ORIG) na tabela dos itens (XMLITEMNOTARECEBIDA), como o objetivo de identificar se existe um erro no processamento do XML ou se o cliente está editando o campo manualmente, portanto o campo ficará com o valor armazenado no banco de dados. Em caso de dúvidas na utilização do processo contate o Suporte Tecinco.