Guia do Usuário SGV versão 4.0 Modulo II - Viagens

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1 Guia do Usuário SGV versão 4.0 Modulo II - Viagens Versão 4.0 BBTUR VIAGENS E TURISMO 19/06/2015 1

2 Sumário 1. Criar uma requisição de Viagens Passo 1 Viajante Passo 2 Aéreo Passo 3 Hotel Passo 4 Veículo Passo 5 - Pesquisar / Reservar Selfbooking Aéreo - Tela de disponibilidade de voos Selfbooking Hotel - Tela de disponibilidades de hotéis Adiantamento de Viagem Adiantamento de Viagens por Região Adiantamento de Viagem Valor Fixo Adiantamento de Viagem por Tipo de Despesa Resumo de Viagem Status da Requisição Reservar Assento Solicitar Autorização Solicitação de Check-in Autorização Solicitada Visualizar o Autorizador da Viagem da requisição Minhas autorizações Aprovar/Reprovar uma Requisição de Viagens Minhas viagens Consultar uma viagem Caixa de diálogo do SGV Alterar uma requisição de viagem (ainda não emitida) Reservar outra cotação Cancelar serviços de uma requisição (ainda não emitida) Voucher de Reserva Alteração após a emissão Cancelar os serviços de uma requisição após a emissão Clonar requisição de viagem Agendar ausência de usuário para autorização Prestação de Contas Realizar a Prestação de Contas

3 Módulo II - Viagens Neste módulo é possível criar e alterar requisições de viagens, realizando todas as etapas do processo, desde a solicitação, aprovação, até a emissão das reservas, armazenando informações gerências para controle e histórico das solicitações. Neste modulo contemplas as seguintes funcionalidades: ü Criar requisição de viagem com serviços como aéreo, hotel e locação de veículo; ü Realizar reservas através do selfbooking Aéreo e Hotel; ü Autorizar/Reprovar uma requisição de viagem; ü Visualizar as viagens criadas com seu usuário; ü Consultar requisições de viagens; ü Alterar e cancelar os serviços nas requisições de viagens; ü Visualizar voucher de confirmação de reservas; ü Conhecer o status da requisição e ações a serem realizadas para cada serviço; ü Solicitar Adiantamento de Viagem; ü Prestar Contas; O modulo Viagens está disponível na tela inicial de navegação do SGV 3

4 1. Criar uma requisição de Viagens Conheça os passos necessários para criar uma requisição de viagens Clique em Criar uma nova viagem. O sistema avançará para a próxima tela, indicando os passos para a criação da solicitação de reserva. 1.1 Passo 1 Viajante Preencha as informações básicas para criar a requisição: 2) Como padrão, ficará o nome do Usuário/Viajante que acessou o sistema. Em caso de viagem em nome de outro Viajante clique em não e selecione outro nome. 1) Aqui você tem a informação da empresa pela qual estará sendo realizada a viagem. 3) Se necessário, selecione um Projeto ¹ 4) Selecione um centro custo. Esse pode ser obrigatório ou opcional conforme a Política de Viagem da empresa 6)Digite a Informação de Controle, que pode ou não ser obrigatória conforme a Política de Viagem da empresa 7) Texto livre para inserir alguma informação referente a essa Viagem 5) Selecione um Motivo de Viagem. O SGV informará se o preenchimento é obrigatório ou não conforme Política de Viagem da empresa. 8) Clique aqui para avançar para o próximo passo ¹ Projeto é uma política de viagem especial ou temporária com regra diferente das políticas parametrizadas já existentes na empresa. 4

5 Caso o viajante opte por utilizar bilhete de crédito de uma emissão anterior (cancelada e mantida como credito) após criar a requisição não deverá realizar a reserva através do Selfbooking e sim enviar para a cotação do atendimento da BBTUR clicando em Solicitar Cotação a BBTUR a para que o consultor realize a analise e cotação do voo considerando a utilização do credito disponível. 1.2 Passo 2 Aéreo Preencha as informações referentes à solicitação de reserva de voo: 1) Selecione a opção conforme necessidade, sendo; Ida e Volta; Somente ida, ou Múltiplos, para uma viagem com três destinos ou mais 2) informe o Aeroporto de partida e de destino ou a cidade para qual pretende viajar*. Dica: Marque está opção quando preferência por voos diretos. Dica: Caso não necessite de reserva de voo, clique aqui para avançar diretamente para o próximo passo. 3) Selecione da data da Viagem 5) Clique em Incluir Aéreo para avançar para o próximo passo. 4) Selecione o horário da viagem *Se optar por realizar a pesquisa de disponibilidade por Cidade e não por aeroporto especifico, fique atendo no momento de selecionar o voo desejado. Nos casos onde existirem mais de um aeroporto o sistema apresentará as opções disponíveis para ambos. 5

6 1.3 Passo 3 Hotel Preencha as informações referentes à solicitação de reserva de Hotel: Quando incluído um serviço na requisição (incluído aéreo no passo anterior) o sistema gravará um número de requisição para acompanhamento. 1) Digite aqui o nome da Cidade onde deseja se hospedar ¹ 2) Informe a data de Entrada e Saída no hotel ¹ 3) Selecione se a acomodação será apartamento SIMPLES ou DUPLO, CAMA e ANDAR de preferência ². Dica: Clique aqui caso não tenha necessidade de reserva de hotel 4) Clique em incluir Hotel para avançar para o próximo passo Dica: Clique aqui caso necessite adicionar mais hotéis a sua requisição ¹ Caso possua em uma mesma requisição os trechos aéreos já preenchidos, o SGV preencherá as informações do hotel (cidade e período de diárias) considerando as informações do aéreo. Caso a necessidade seja outra, apenas altere os campos da solicitação de hotel. ² As preferências selecionadas para: tipo de Acomodação, Cama, Andar, será válido quando a requisição for enviada para realização da reserva através da BBTUR. Caso a requisição seja realizada através do selfbooking de hotel, o solicitante deve considerar as informações disponíveis on-line pelo hotel, que podem ser diferentes da sua preferência. 1.4 Passo 4 Veículo Preencha as informações referentes à solicitação de locação Veículo 1) Digite aqui o nome da Cidade onde deseja a locação do Veículo. Dica: Quando selecionado um local de devolução diferente do local de retirada, informe esse novo local de devolução. 4) Selecione a categoria do veículo 2) Selecione o local de retirada. 3) Informe a data e horário de retirada e devolução. Dica: Clique aqui caso necessite adicionar mais uma locação de veículo à requisição. Dica: Clique aqui caso não tenha necessidade de reserva de veículo. 5) Clique em incluir Veículo para avançar para o próximo passo. 6

7 1.5 Passo 5 - Pesquisar / Reservar Com os passos anteriores preenchidos, a sua requisição já está criada! O SGV exibe a tela abaixo com os serviços incluídos. Clique em [Pesquisar disponibilidade] para receber as informações de voos e hotéis on-line (selfbooking), ou clique em [Solicitar reserva à BB Turismo] para que a equipe de atendimento da BBTUR realize as cotações/reservas. Não é possível reservar veículo pelo selfbooking, apenas Solicitar reserva ao atendimento da BBTUR. Clique aqui para pesquisar os Voos on-line e realizar a reserva. Ou então, clique aqui para solicitar as reservas a BB Turismo Quando necessário clique aqui para verificar os itens que foram reservados. Opção SOLICITAR RESERVA A BBTURISMO : a) Para a empresa que não utiliza o selfbooking para o aéreo ou hotel, não conseguirá visualizar o botão Pesquisar disponibilidade e somente o botão Solicitar reserva a BB Turismo. Nesse caso terá que aguardar que o atendimento da BB Turismo lhe envie as opções de voos e hospedagem. Para o cliente que utiliza o selfbooking, quando uma requisição é enviada para atendimento da BBTUR, em um segundo momento não será possível realizar a pesquisa através do selfbooking, somente reenviár para atendimento da BBTUR. b) Utilizar o credito aéreo remanescente de uma viagem anterior: Deverá enviar para a BBTUR realizar a cotação clicando em Solicitar Reserva a BBTURISMO. Desta forma a BBTUR poderá verificar o credito disponível e realizar os cálculos da diferença de tarifa. O solicitante deverá informar na caixa de diálogo da requisição sobre a utilização do credito e o voo que deseja reserva. 7

8 1.5.1 Selfbooking Aéreo - Tela de disponibilidade de voos Na tela de pesquisa de voo, você encontrará informações dos horários dos voos disponíveis, cias aéreas, tarifas, horários, filtros de pesquisa. Trecho que está sendo pesquisado. Dica: Clique aqui para modificar a data da pesquisa quando necessário. Dica: Altere sua solicitação aqui quando necessário. Selecione o voo que deverá ser reservado. Dica: O trecho com menor tarifa aparece em destaque. Utilize os Filtros de Pesquisa se preferir. Voo fora da janela de horário estabelecida na Política de Viagens ¹ Clique aqui para cancelar a pesquisa. Dica: Caso prefira, poderá enviar todas as opções de vôos por . 2) Clique em Reservar para concluir sua reserva ². ¹ A informação fora da janela de horário existe quando a política de viagens da empresa determina uma range de horário para mais ou para menos, considerando o horário informado para pesquisa de disponibilidade. Exemplo: O solicitante informa 08h como horário de consulta, e sua empresa determina um range de horário de 2 horas na política de viagens para mais ou para menos. O solicitante poderá escolher os voos disponíveis entre 06h e 10h. ² Após clicar em Reservar o preenchimento dos produtos a serem reservados o SGV direcionará para tela de Resumo de Viagem. Caso não seja direcionado automaticamente, é devido a existir mais algum serviço pendente nessa requisição. É possível clicar em Visualizar Resumo de Viagem (manualmente) Selfbooking Hotel - Tela de disponibilidades de hotéis 8

9 Apos criada a requisição com o hotel, poderá clicar em Pesquisar disponibilidade. O SGV disponibilizará as informações de hotéis on-line, com nome do hotel, endereço, tarifas, e regras tarifárias. Dica: Altere a pesquisa quando necessário. Dica: Clique aqui para acessar informações detalhadas sobre o hotel, fotos, etc. 1) Selecione o hotel que deverá ser reservado. 2) Clique aqui para visualizar detalhes da tarifa e da acomodação conforme janela abaixo: Permite selecionar outra tarifa quando disponível. Clique aqui para aceitar 3) Clique em reservar para visualizar a janela de contrato ¹ ¹ Quando clicar em reservar, visualizará uma janela com a Política de Cancelamento do hotel, com termo de aceite para as regras conforme abaixo: 1) Leia atentamente as informações da Política de Cancelamento do hotel. 2) Selecione a Forma de Pagamento ¹ 3) Clique em Reservar para concluir ² ¹ A forma de Pagamento é disponibilizada conforme a Política de Viagens da empresa. ² Após clicar em Reservar o preenchimento dos produtos a serem reservados o SGV direcionará para tela de Resumo de Viagem. Caso não seja direcionado automaticamente, é devido a existir mais algum serviço pendente nessa requisição. É possível clicar em Visualizar Resumo de Viagem (manualmente). 1.6 Adiantamento de Viagem Essa opção é disponibilizada de acordo com o que está parametrizado na política de viagem da empresa. 9

10 Para a empresa que utiliza o modulo de adiantamento de viagens no sistema, será disponibilizada essa opção nos passos da criação da requisição ao usuário solicitante. Após um dos serviços da requisição já estar reservado, já é possível incluir a solicitação do adiantamento de viagens. Na imagem abaixo, já consta o serviço aéreo como reservado: Serviço com status Reservado. 1) Ao clicar em próximo, o sistema avançará para o passo do Adiantamento de Viagens. De acordo com o que está parametrizado para cada empresa, o adiantamento de viagens será disponibilizado nos seguintes tipos: Adiantamento de Viagens por REGIÃO, VALOR FIXO, ou TIPO de DESPESA. O passageiro terá acesso somente ao tipo de adiantamento previamente parametrizado a Norma de Viagem na qual está vinculado. Consideraremos cada um dos tipos de adiantamentos nos proximos passos Adiantamento de Viagens por Região O adiantamento de Viagem por Região, sensibiliza os trechos da requisição, como hospedagem e trechos aéreos para identificar os valores pré-cadastrados pelo 10

11 Gestor Financeiro da empresa. Para o calculo o SGV desconsidera a cidade de origem da requisição. No exemplo abaixo, temos uma requisição com os seguintes trechos: Curitiba; Porto Alegre; Rio de Janeiro. Nesse tipo de adiantamento o calculo de diárias não é realizado de forma automática, sendo necessário que o solicitante inclua a informação sobre a quantidade de dias ou pernoites - de acordo com o parametrizado na Política de Viagens. Após essa informação inserida, o sistema realizará o calculo do valor a ser adiantado. Se permitido na Política de Viagens é possível que seja ou um valor menor do que o teto estipulado na política de viagens. 1) Selecione aqui o tipo de moeda para esse adiantamento de viagens 4) Selecione aqui caso necessário um valor adicional ao valor do adiantamento. 2) Caso necessário, selecione aqui a forma que irá receber o adiantamento de viagens Ficarão disponíveis apenas as opções que foram previamente parametrizadas na política de viagens. 3) Informe aqui quantos dias ficará alocado em cada região. 5) Clique aqui para solicitar o Adiantamento de Viagens Após clicar em Solicitar Adiantamento o mesmo já ficará com status Aguardando Autorização Adiantamento de Viagem Valor Fixo 11

12 O adiantamento de Viagem Valor Fixo, é sensibilizado na requisição conforme o destino, sendo levado em conta apenas: Destino Nacional; ou Destino Internacional. Nesse tipo de adiantamento o calculo de diárias assim como o valor são realizados de forma automática. Os valores são previamente parametrizados na política de viagens da empresa. Se permitido na Política de Viagens é possível que seja ou um valor menor do que o teto estipulado na política de viagens. 1) Selecione aqui o tipo de moeda para esse adiantamento de viagens 2) Caso necessário, selecione aqui a forma que irá receber o adiantamento de viagens Ficarão disponíveis apenas as opções que foram previamente parametrizadas na política de viagens. 3) Selecione aqui caso necessário um valor adicional ao valor do adiantamento. 4) Clique aqui para solicitar o Adiantamento de Viagens Após clicar em Solicitar Adiantamento o mesmo já ficará com status Aguardando Autorização Adiantamento de Viagem por Tipo de Despesa 12

13 O adiantamento de Viagem por Tipo de Despesa tem as informações que sensibilizarão o adiantamento previamente parametrizado na política de viagens da empresa. O tipo da despesa e o valor para cada uma das despesas. Se permitido na Política de Viagens é possível que seja ou um valor menor do que o teto estipulado na política de viagens. 1) Selecione aqui o tipo de moeda para esse adiantamento de viagens 2) Caso necessário, selecione aqui a forma que irá receber o adiantamento de viagens Ficarão disponíveis apenas as opções que foram previamente parametrizadas na política de viagens. 3) Selecione aqui caso necessário um valor adicional ao valor do adiantamento. 4) Clique aqui para solicitar o Adiantamento de Viagens Após clicar em Solicitar Adiantamento o mesmo já ficará com status Aguardando Autorização. 1.7 Resumo de Viagem 13

14 Apos realizadas as reservas pelo selfbooking ou solicitar a reserva ao atendimento da BB Turismo, visualizará a tela conforme figura abaixo; Ainda nesta tela é possível editar a sua solicitação, alterar, excluir ou incluir algum serviço; Serviço Aéreo e seu Status Serviço Hotel e seu Status Produto Aéreo, status Aguardando Liberação (Reserva já realizada) ¹ Produto Hotel, status Aguardando Cotação (Enviada para o atendimento BBTUR) ¹ 1) Clique aqui para Visualizar o Resumo da Viagem com todos os detalhes. Após clicar em Resumo de viagem o sistema exibirá a tela conforme imagem abaixo, com número da requisição, detalhes referentes às reservas de voo, hospedagem e veículo, com prazos para emissão, comparativo de tarifa. Nesta tela também identificará o status da requisição de cada serviço para realizar a ação necessária. 14

15 2. Status da Requisição Verifique o status da sua Requisição de Viagem, e saiba a ação que deverá ser realizada. Aguardando enviar cotação: A requisição esta criada. Agora é necessário clicar em Pesquisar disponibilidade que o SGV pesquisará a disponibilidade de reservas on-line para aéreo e hotel ou Solicitar Cotação a BBTUR para que a BBTUR realize as cotações. Nesse passo ainda conseguirá alterá-la se necessário. Aguardando Cotação: A requisição esta com o atendimento do Posto BBTUR. É necessário aguardar até que lhe enviem as cotações. Aguardando Liberação: Você já recebeu as cotações e/ou já selecionou os vôos pelo selfbooking. Agora é necessário enviar para seu Autorizador clicando em Solicitar Autorização. Nesse passo ainda conseguirá alterá-la se necessário. Aguardando Autorização: A requisição foi enviada para seu Autorizador. É necessário que ele realize a aprovação. Autorizado: O Autorizador já aprovou a requisição e ela foi enviada automaticamente para o Posto BBTUR emitir. É necessário aguardar que a BBTUR emita. Emitido: Seu bilhete aéreo já foi emitido, seu Hotel e/ou Locação confirmado (os). O voucher de sua viagem foi enviado via e também esta disponível no sistema, dentro da requisição para impressão. Reprovado: Seu Autorizador por algum motivo recusou sua solicitação. É necessário ler o motivo de sua recusa, e se necessário incluir a nova solicitação na mesma requisição e enviar novamente para cotação da BBTUR ou realizar a reserva através do Selfbooking. Recusado: O atendimento da BBTUR devolveu a sua requisição para que outra ação seja realizada, ou com informação sobre o motivo da recusa. Nesse passo ainda conseguirá alterá-la se necessário. 15

16 3. Reservar Assento Além da possibilidade de realizar reservas em assentos comuns na aeronave, quando habilitado na Norma de Viagem, também é possível realizar a reserva dos assentos com custo (os assentos com mais espaço). Os assentos com custos serão devidamente informados pelo sistema no momento da marcação. A marcação do assento já poderá ser realizada a partir do status da requisição Aguardando Liberação. Na tela de resumo de viagem: Clique aqui para o sistema abrir o mapa Mapa de assento: 1.Selecione o assento desejado 2.Clique em Confirmar O sistema exibirá uma critica caso não seja possível reservar o assento. Importante: Para reservar assento com custo, é necessário estar habilitado na norma de viagem essa possibilidade. Quando reservado um assento com custo, o valor do mesmo será adicionado ao valor da tarifa da passagem para aprovação. Caso a seleção ou alteração do assento ocorra após a emissão, e existir custo adicional, o sistema não permitirá a marcação. 16

17 4. Solicitar Autorização Já na tela de Resumo de Viagem caso esteja de acordo com as reservas, poderá clicar em Solicitar Autorização. Para solicitar autorização a requisição deverá estar no status Aguardando Liberação. 1) Clique em Solicitar Autorização Em seguida o sistema exibirá a janela abaixo: 2) Selecione aqui os itens que deseja solicitar Autorização. 3) Clique em solicitar Autorização. Após solicitar autorização o aprovador receberá um de alerta informando que existe uma requisição que deve ser aprovada. Caso exista mais de um aprovador para essa requisição, o sistema solicitará que determine para qual deles deverá ser enviado o de alerta. Para maiores informações sobre os status da requisição clique aqui 17

18 4.1 Solicitação de Check-in Para o viajante que está habilitado na Politica de Viagens da empresa a permissão do serviço de Check-IN no aeroporto através da Sala Vip BBTUR, no momento de clicar no botão Solicitar Autorização o sistema irá checar se para o horário e local de partida do voo autorizado existe sala VIP disponível. Em caso de disponibilidade o sistema enviará a solicitação de CHECK-IN para a sala VIP BBTUR assim que o bilhete for emitido. 4.2 Autorização Solicitada Após clicar em Solicitar Autorização a requisição já estará disponível para o Aprovador visualizar e autorizar ou reprovar. Verifique que o Status da requisição já mudou para Aguardando Autorização 18

19 4.3 Visualizar o Autorizador da Viagem da requisição Após solicitada aprovação, conseguirá visualizar o autorizador desta requisição. 1) Clique em Visualizar autorizadores para verificar a janela ao lado: Nessa janela, verifique quem é o aprovador 5. Minhas autorizações Permite que o usuário com perfil Autorizador acesse as requisições que estão sob o seu fluxo de aprovação. Somente terá acesso a essa funcionalidade os funcionários na empresa que estiverem cadastrados com este perfil. Clique aqui para acessar as requisições que estão sob seu fluxo de aprovação 19

20 5.1 Aprovar/Reprovar uma Requisição de Viagens (DISPONÍVEL PARA O PERFIL GESTOR DE VIAGENS e AUTORIZADOR) Após clicar em Minhas Autorizações será direcionado para tela conforme imagem abaixo: Exibe a quantidade de requisições que estão pendentes para sua aprovação. Exibe a quantidade de requisições já Autorizadas. 1) Para acessar uma requisição clique em Visualizar para Aprovar ou Reprovar os serviços desta. 20

21 Após realizar o passo anterior, visualizará o Resumo da Viagem para realizar a ação necessária (Autorizar ou Reprovar os serviços da requisição). No Resumo de Viagem é possível visualizar: Prazo para autorização da viagem; Tarifas reservadas; Comparativo da Menor, Maior e Tarifa mais próxima do voo reservado; Se está selecionada a menor tarifa; Justificativa por não utilização da menor tarifa ¹; Custo total da Viagem; Orçamento disponível ²; Clique aqui para Autorizar ou Reprovar essa requisição. ¹ A justificativa por não utilização da menor tarifa aparecerá somente quando parametrizado de acordo com a política de viagem da empresa ² O Orçamento é um valor pré cadastrado pelo Gestor Financeiro ou de Viagens da empresa, podendo ser por Centro de Custo, Centro Financeiro ou Empresa. Nele é determinado um valor disponível para a realização das viagens. 21

22 Após clicar em Autorizar ou Reprovar o sistema exibirá uma janela onde poderá selecionar os serviços que deverão ser autorizados ou reprovados. Essa ação é por produto (Aéreo, Hotel, Veículo, ou Adiantamento de Viagens) de forma independente. Exemplo: Poderá autorizar o voo e reprovar o hotel. Como padrão, o sistema pré-seleciona as opções dos serviços que estão aguardando autorização, permitindo realizar a ação (autorizar ou reprovar) em um único momento, com possibilidade de desmarcar algum produto quando necessário. Estão pré-selecionados os serviços que estão aguardando autorização. (poderá desmarcar algum caso necessário). Clique em Autorizar para finalizar ¹ ¹ No caso da requisição ser reprovada, o botão Autorizar é substituído por Reprovar. Após realizar a aprovação o atendimento da BBTUR realizará a emissão dos serviços autorizados. Caso seja autorizada uma requisição fora do prazo para emissão de algum serviço, o atendimento da BBTUR tratará a requisição e caso ocorra aumento de valor ou algo diferente do autorizado que não esteja previsto na política de viagens, o atendimento da BBTUR devolverá a requisição para que o solicitante/viajante análise e peça nova aprovação. 22

23 6. Minhas viagens Essa funcionalidade permite visualizar as requisições que foram criadas no perfil do usuário logado no SGV facilitando a pesquisa de uma requisição. As requisições ficam disponíveis até 10 dias após a data do último trecho. Após essa data, conseguirá pesquisar a requisição através da opção Consultar uma Viagem Clique aqui para acessar as requisições criadas em seu Usuário O SGV exibe a lista de requisições criadas, e poderá realizar a ação necessária; Dica: Permite criar uma nova requisição à partir Passe o mouse sobre o ícone do produto e saiba seu status. Selecione uma ação para Visualizar, Editar ou Excluir uma requisição. 23

24 7. Consultar uma viagem Permite pesquisar as requisições de viagem pelo número da requisição, nome do viajante, centro de custo, data da viagem. Clique aqui para pesquisar uma requisição de viagem No passo abaixo, digite as informações de busca e realize as ações necessárias: Digite aqui o número da requisição ou nome ou centro de custo ou a data da viagem para realizar a busca ¹ Utilize filtros de pesquisa quando necessário. Clique em Pesquisar Dica: Passe o mouse sobre o ícone do produto para verificar seu status Selecione uma ação para Visualizar, Editar ou Excluir uma requisição ¹ O SGV permite pesquisar uma requisição de viagem de outro colaborador desde que seu acesso de usuário permita, de acordo com a Política de Viagem estabelecida pela empresa. 24

25 8. Caixa de diálogo do SGV A caixa de diálogo do SGV está disponível na tela de Resumo da Viagem Através da caixa de diálogo é possível enviar e receber informações, sobre os serviços solicitados na requisição. Essa comunicação entre o atendimento BBTUR e o Usuário SGV fica registrada gerando um histórico de informações. Existe uma caixa de diálogo disponível para os serviços da requisição - Aéreo, Hotel, Veículo. Clique aqui para visualizar ou inserir uma informação na caixa de diálogo (Aéreo) Clique aqui para visualizar ou inserir uma informação na caixa de diálogo (Hotel) Clique aqui para visualizar ou inserir uma informação na caixa de diálogo (Veículo) Após clicar em caixa de diálogo o sistema abre uma janela Insira aqui uma mensagem e clique em Enviar Quando uma mensagem é inserida pelo atendimento da BBTUR na caixa de diálogo, o SGV envia um alerta para o do usuário cadastrado automaticamente. O Aprovador, ou Gestor de Viagens poderão visualizar as informações inseridas na caixa de diálogo entre atendimento BBTUR e solicitante ao acessar esta. 9. Alterar uma requisição de viagem (ainda não emitida) 25

26 Permite alterar uma requisição de viagem, sendo aéreo, hotel ou veículo de forma independente. Exemplo: É possível alterar um hotel e manter a reserva do voo sem alteração. Essa ação está disponível quando acessa o Resumo da Viagem. Primeiramente deverá verificar o status da requisição. A mesma precisará estar em um status que permita a alteração da requisição. Essa informação está disponível em Status da Requisição. A requisição abaixo exemplificada (de hotel) está com status Aguardando Liberação, e nesse caso permite a alteração. Verifique o Status da requisição 1) Clique aqui para solicitar alteração e visualizar a janela abaixo: 2) Selecione o serviço que deseja alterar 3) Clique em Ok para avançar Após clicar em Ok O sistema irá direcioná-lo para a página de pesquisa/reserva para que seja inserido o novo pedido. As informações básicas já estarão preenchidas e poderão ser apenas editadas nos pontos a serem alterados. Importante: No momento em que alterar uma requisição que está aguardando liberação os serviços que já estão reservados são automaticamente cancelados. Caso exista um hotel reservado o mesmo será cancelado desde que esteja dentro do prazo de cancelamento ou alteração. 26

27 10. Reservar outra cotação Quando a reserva é realizada pelo atendimento da BB Turismo, essa funcionalidade permite que seja escolhida outra cotação, que não a opção reservada. O atendimento da BB Turismo envia uma cotação da menor tarifa disponível (considerando o range de horário estabelecido na Política de Viagens da empresa), e outra em voo próximo ao horário reservado. Caso opte por uma dessas cotações, deverá clicar em Reservar outra cotação. Essa funcionalidade é válida para aéreo, hotel e veículo, de acordo com a parametrização da política de viagens da empresa. Para os casos de reservas realizadas pelo selfbooking, sem intermediação da equipe de atendimento da BBTUR, essa funcionalidade não é válida uma vez que o próprio usuário ou passageiro faz a seleção dos voos ou hotel. 1) Visualize aqui as opções enviadas pelo atendimento BBTUR Dica: Clique em (+ver) para visualizar os detalhes do voo cotado (ou realize a mesma opção para o hotel). 2) Clique em Reservar outra cotação Em seguida aparecerá a seguinte janela para escolha dos demais serviços que foram cotados nessa requisição: 27

28 3) Selecione a cotação na qual deseja que a reserva deseja realizada, para o voo ou hotel de acordo com sua preferência. 4) Clique aqui para que a requisição retorne ao atendimento da BBTUR para realizem a reserva na cotação desejada. Nesse momento o serviço voltará para o status Aguardando Cotação. Deverá aguardar o novo atendimento. Importante: Para empresa que utiliza apenas cotações de hotel (sem reserva), quando o usuário clicar em Solicitar Reserva das cotações selecionadas o SGV modificará a opção de hotel selecionada para cotação principal, e o usuário poderá solicitar autorização deste serviço sem necessidade de aguardar que a BBTUR refaça a cotação novamente. 28

29 11. Cancelar serviços de uma requisição (ainda não emitida) Para cancelar os serviços de uma requisição ainda não emitida, primeiramente é necessário conhecer o status da mesma. Se necessário Consulte aqui os Status da Requisição. Na tela de Resumo de Viagem existe uma requisição com serviço aéreo com status Aguardando liberação que poderá ser cancelado; Verifique o Status da requisição. Clique aqui para cancelar a reserva. Importante: No momento em que cancelar uma requisição que está aguardando liberação os serviços que já estão reservados são automaticamente cancelados. Caso exista um hotel reservado o mesmo será cancelado desde que esteja dentro do prazo de cancelamento ou alteração. 29

30 12. Voucher de Reserva No voucher da reserva, encontrará os detalhes dos serviços reservados e confirmados pela BBTUR. O voucher pode ser visualizado e impresso ou enviado por assim que o status do serviço da requisição estiver como emitido. O acesso ao voucher está disponível na tela de Resumo de Viagem 1) Verifique se o status do serviço está como emitido. Clique em Visualizar Voucher para visualizar e imprimir Ou clique em enviar Voucher para enviá-lo por Somente ficarão disponíveis no voucher os serviços com o status Emitido. 30

31 13. Alteração após a emissão Na tela de Resumo de Viagem verifique os serviços da requisição que estão com o status Emitido : 1) Clique em Solicitar alteração para visualizar os serviços que deseja alterar. O sistema exibirá a janela abaixo, que permite a seleção dos serviços emitidos a serem alterados: 3) Clique em Confirmar para avançar. 2) Selecione os serviços que deseja realizar alteração. 31

32 Após clicar em confirmar o sistema irá direcioná-lo para uma nova requisição, copiando as informações referente a requisição original, onde será possível editar os trechos de acordo com a nova necessidade. Caso exista algum trecho ou serviço com data retroativa, é necessário excluir ou editar de acordo com a necessidade da alteração. 4) Clique na ação necessária para alterar sua reserva. 5) Clique em solicitar reserva a BB Turismo Após concluir as alterações necessárias, o serviço a ser alterado deve ser enviado para o atendimento da BB Turismo. Não é possível realizar essa reserva através do selfbooking uma vez que necessita de uma análise de um consultor da BB Turismo para identificar a melhor forma de utilizar os recursos já emitidos da requisição anterior. 32

33 14. Cancelar os serviços de uma requisição após a emissão Após acessar sua requisição em Resumo de Viagem, verifique os serviços da requisição que estão com o status Emitido. 1) Verifique o status da requisição 2) Clique em Solicitar cancelamento para avançar para o próximo passo O sistema exibirá a janela abaixo que permite selecionar os itens que deverão ser cancelados; 3) Selecione os itens que deseja cancelar 5) Insira aqui uma justificativa para esse cancelamento 6) Selecione a opção de envio para reembolso ou manter como credito de acordo com a Política de Viagens da empresa ¹ 7) Clique em confirmar para concluir a solicitação ¹ Quando selecionada a opção de Cancelar e solicitar reembolso o sistema automaticamente grava a solicitação que em seguida é tratada pela BBTUR e enviada a cia aérea com a solicitação do reembolso. Empresas que disponibilizam a opção Manter Credito, poderão utilizar o credito para uma próxima viagem. Ao criar a nova requisição o usuário poderá pesquisar, mas não poderá realizar a nova reserva através do Selfbooking. Deverá enviar para a BBTUR realizar a cotação clicando em Solicitar Reserva a BBTURISMO. Desta forma a BBTUR poderá verificar o credito disponível e realizar os cálculos da diferença de tarifa. O usuário deverá informar na caixa de diálogo da requisição sobre a utilização do credito e o voo que deseja reserva. 33

34 Logo após solicitar o cancelamento e reembolso (ou manter como credito) o sistema apresentará as seguintes informações na tela de Resumo de Viagem 1) Cancelado e Solicitado Reembolso (para o aéreo) 2) Solicitado cancelamento (para o hotel) 15. Clonar requisição de viagem Após criar uma requisição de viagem, caso tenha necessidade de realizar a solicitação para outro viajante, poderá clonar a requisição já criada. Importante: Serão clonados apenas os dados da solicitação, e não os dados reservados. 1) Pesquise a requisição original, a qual pretende clonar os dados. 2)Clique em Clonar para que o sistema clone a requisição. 34

35 Em seguida o SGV abrirá uma nova tela, para preenchimento do nome do novo viajante: 3)Preencha o nome do viajante 4) Clique em Próximo e avance os próximos passos até concluir a requisição. Importante: Apenas os dados de solicitação da requisição foram clonados. Agora é necessário que as reservas sejam realizadas através do selfbooking ou pelo atendimento da BB Turismo. 16. Agendar ausência de usuário para autorização Essa ação deve ser realizada quando o autorizador ficará ausente da empresa por um período, como viagens a trabalho ou férias, de forma que não conseguirá realizar as aprovações das requisições e delegará para outro autorizador no sistema. O período de agendamento somente será aplicado á partir do dia seguinte. 1)Em Meu Perfil, clique em Configurações de acesso. Próxima tela: 35

36 2)Determine o período de ausência 5)Clique Salvar finalizar. em para 3)Clique em Agendar ausência de usuário para Autorização. 4)Selecione quem será o autorizador no período da ausência. O Sistema somente realizará a delegação de autorização para o período informado. Após expirar o período de delegação, as autorizações serão direcionadas automaticamente para o autorizador padrão. 17. Prestação de Contas 36