REGRAS DE VIAGENS MRV E GUIA DE UTILIZAÇÃO BTM

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1 REGRAS DE VIAGENS MRV E GUIA DE UTILIZAÇÃO BTM

2 Gestão do processo de viagens/ hospedagens Gerência Administrativa Gestora: Jaqueline Barcelos Coordenador: Robson Lanza Analista responsável: Morgana Souza Viagens dos colaboradores (Exceto diretoria executiva) Viagens nacionais - terceiros Viagens nacionais parceiros e empresas do grupo (quando aplicável) Contato: viagens@mrv.com.br (31) / Escritório CSC: Av. Prof. Mário Werneck 621 8º andar - BH Viagens e Hospedagens Analista responsável: Morgana Souza Nathalia Godinho Nathalia.godinho@mrv.com.br (31) Jéssica Cota Jessica.cota@mrv.com.br (31)

3 Fluxo do pedido de viagens Fluxo para solicitação de passagens nacionais (exceto diretoria): Solicitação passagem aérea via sistema Autorização Emissão/ envio do voucher Viajante Responsável pelo centro de custo aprova custo e necessidade da viagem Agência de viagens Solicitação Aéreo + Hotel via sistema Cotação/Escolha Autorização Emissão/ envio do voucher Viajante Agência de viagens/viajante Responsável pelo centro de custo aprova custo e necessidade da viagem Agência de viagens

4 Como acessar e dados de acesso Página da intranet, no campo Sistema MRV. Inserir CPF e senha padrão para acessar o sistema.

5 Informações importantes!! Regras de viagens Todos os colaboradores da MRV Engenharia independente do cargo possuem permissão para solicitarem passagens aéreas e hospedagens diretamente no sistema. Para os pedidos fora do prazo (15 dias passagem aérea e 7 dias hospedagem), os valores estarão sujeitos a aprovação da equipe do núcleo de viagens do depto Administrativo. Não será mais necessário o envio de formulário preenchido e aprovação por ao núcleo de viagens. Somente para locações de veículos. Se a solicitação for reprovada, o colaborador irá receber novamente o pedido para escolha e deverá selecionar opções de voos mais econômicos. As emissões de passagens aéreas são liberadas desde que a distância entre os destinos seja superior a 600 km. Caso seja necessário alterar data e/ou trecho de uma passagem emitida, não é necessário abrir outra OS. O viajante deve entrar em contato com núcleo de viagens e solicitar a simulação do valor da alteração. Duplicidade gera custo e será repassado ao funcionário. O prazo mínimo para solicitação de passagem aérea são 15 dias antes da data/hora de partida do voo. Para hospedagem e locação de veículos, o prazo mínimo para solicitação são 7 dias antes da data de check-in/ retirada do veículo. As despesas com estadia, taxas e café da manhã serão pagas pela MRV. Gastos extras não serão aprovadas para faturamento.

6 Informações importantes!! Regras de viagens Diretores, gestores e prestadores de serviço (não funcionários) a regra permite acomodação em quarto individual nos hotéis. Para os demais cargos do mesmo sexo, serão reservados acomodações em apto duplo de acordo com datas e cidades coincidentes da estadia. Os veículos permitidos para locação se enquadram na categoria intermediário (Grupo C Ar condicionado e direção hidráulica). Serão processadas solicitações feitas até as 17 horas nos dias úteis. Solicitações feitas após este horário e finais de semana correm o risco de não serem aprovadas em tempo hábil, a reserva é cancelada automaticamente e um novo pedido deverá ser criado. Todas as solicitações de passagens e hospedagens deverão ser justificadas no sistema, existe um campo obrigatório para descrição do motivo da viagem. Viagens com a finalidade Reunião estão suspensas pela diretoria. Cabe ao viajante observar antecedência mínima de embarque/ check in/ retirada e devolução de veículos. Caso o viajante tenha qualquer tipo de problema e precise cancelar trechos aéreos/ reservas de hotel e locações de veículos, contatar a agência ou a equipe do núcleo de viagens com antecedência mínima de 24 horas.

7 Informações importantes!! Regras de viagens Multas geradas em função de NO SHOW serão avaliadas pelo departamento de viagens e poderão ser cobradas dos viajantes caso fique comprovado que poderiam ter sido evitadas. Da mesma forma, alteração/cancelamento de voos que resulte no aumento de diária de hotel e locação de veículos. Compras de passagens aéreas / reservas de hotéis/ locação de veículos feitas com recursos próprios, não respeitando os fluxos mencionados neste documento e em desacordo com as políticas da CIA, não serão reembolsadas. Os créditos dos bilhetes não voados são reutilizados somente para remarcação de voos no que diz respeito as atividades da MRV. Somente a agência é permitida a fazer as remarcações mediante aprovação da equipe do núcleo de viagens. Período superior a 30 dias ou no máximo 6 meses de hospedagem é obrigatório a cotação de um flat junto ao suprimentos. A equipe do núcleo de viagens compara o valor de flat x hotel e é reservado na opção mais econômica. Maiores informações entrar em contato com viagens@mrv.com.br Reservas de locações de veículos são feitas pela equipe do núcleo de viagens no sistema da Localiza. É necessário o envio do formulário (disponível na intranet) por juntamente com aprovação do gestor/diretor responsável. Pedidos de viagens deverão ser solicitados separadamente de pedidos de adiantamento de despesas e reembolso. O correto é criar um pedido para cada solicitação, são processos distintos. Dúvidas com relação a adiantamento e reembolso entrar em contato com central de reembolso através do centraldereembolso@mrv.com.br

8 1) Funcionamento do sistema de viagens Acessar a página do Sistema de Viagens MRV através da intranet Inserir login de usuário (CPF) e senha de acesso no campo indicado abaixo e clicar em Acessar (no 1º login será solicitada a troca da senha). Selecionar o botão correspondente ao que deseja solicitar no menu do sistema, conforme abaixo:

9 BOTÃO AÉREO (PARA SOLICITAÇÕES DE VOOS + HOSPEDAGEM) Selecione os parâmetros para a consulta conforme detalhado abaixo e clique no botão Pesquisar : 1. Selecione a origem e o destino (cidades) e insira a data, se for ida e volta clique no sinal de + 2. Período mantenha "Indiferente, dessa forma o resultado da pesquisa serão todos os horários de voos disponíveis 3. Ordenar por você escolhe o tipo de filtro e Classes deixa dessa maneira 4. Clique no botão

10 Os voos disponíveis serão listados conforme parâmetro informado anteriormente, cabendo ao usuário selecionar o voo com melhor preço que atenda à sua demanda conforme exemplo abaixo: 1. Primeiro aparecem as opções de ida, após escolha a página altera para as opções de volta. 2. Tempo de duração do voo 3. Clique no preço e irá aparecer o quadro abaixo informando sobre a regra tarifária. Clique em estou de acordo Obs.: O valor que irá aparecer na tarifa Ida e Volta é ida + volta caso o voo de retorno escolhido seja da mesma CIA aérea da ida.

11 Essa etapa ensina a selecionar as opções de voos. 4. Após clicar em estou de acordo, clique novamente no preço 5. Irá aparecer uma tela com o resumo dos voos, clique em Confirmar e em sequência no botão Concluir na parte direita superior, ao lado do botão Limpar. ** Caso seja apenas voos sem hospedagem, se for fazer voos + hospedagem não clique em Concluir, no próximo slide ensina como fazer. **

12 Essa etapa ensina a fazer a solicitação de voos + hospedagem no mesmo pedido 6. Clique em Confirmar e em sequência na aba Hospedagem 7. Preencha os dados da hospedagem e caso o quarto seja apartamento duplo, insira o nome do acompanhante. Clique em Pedir Agência. Obs: Com exceção de diretores e gestores, o campo nome do hotel não precisa ser preenchido, será reservado na opção do diretório de hotéis aprovados pela CIA.

13 Essa etapa ensina a fazer a solicitação de voos + hospedagem no mesmo pedido 8. Confira as datas de hospedagem, horário de check-in e check-out não se altera, é padrão. Região/Localidade/Hotel deve-se inserir o endereço da atividade, é uma informação obrigatória. Confira a cidade Apartamento. e caso seja uma acomodação dupla ou triplo, informe em Clique em Confirmar. 9. Irá aparecer no canto superior esquerdo o botão Concluir, clique no mesmo.

14 10. Neste momento o viajante deverá selecionar o motivo da viagem. Além disso, é possível selecionar o centro de custo onde a despesa será alocada. Basta digitar e clicar no botão +. Caso a viagem seja rateada, o usuário deverá informar os centros de custos e os respectivos percentuais de rateio. Na sequência, clicar no botão Prosseguir. 11. Irá aparecer a tela final, clique em Efetivar solicitação. Nessa tela aparece o aprovador responsável pelo pedido.

15 Conclusão do pedido 12. Nessa tela o pedido foi concluído e seguirá para tratativa da agência. Anote o número da OS que será gerada e acompanhe as demais etapas da solicitação (Escolha e aprovação!).

16 PARA SOLICITAÇÕES APENAS DE HOSPEDAGENS 1. Na tela inicial, clique na opção Hospedagem 2. A partir dessa tela os dados deverão ser preenchidos conforme ensina a partir do slide 12, item 7 a 13. Para hospedagens a solicitação será encaminha para cotação da agência. Por , o viajante é informado que a cotação está disponível no sistema para escolha. Uma vez escolhida pelo usuário, o respectivo aprovador receberá um link no para aprovação via sistema.

17 IMPORTANTE Para alteração do centro de custo: Quando o centro de custo que irá receber a despesa for diferente do que está cadastrado no usuário do viajante, é possível alterar. Basta selecionar, pressionar DELETE e digitar o novo que irá receber a despesa.

18 EFETUAR ESCOLHA Para hospedagens a solicitação será encaminha para cotação da agência e o viajante deverá realizar a escolha, que é a confirmação do que foi solicitado. 1. Por , o viajante é informado que a cotação está disponível no sistema para escolha. Clique em Aguardando escolha, confira data, cidade, hotel e clique no V, insira a Justificativa depois clique no botão. Caso encontre alguma divergência clique no botão volta para cotação da agência. e informe o motivo da recusa que o pedido 2. Uma vez escolhida a cotação pelo usuário, o respectivo aprovador receberá aprovação de viagem por .

19 2) Recebimento do roteiro de viagem (Voucher) Se a viagem for aprovada, as passagens/hotel serão emitidas pela agência e o viajante receberá do sistema um automático de tms@argoit.com.br com o roteiro de viagens conforme abaixo. Caso encontre alguma divergência entre em contato imediatamente com a equipe do núcleo de viagens através de viagens@mrv.com.br

20 3) As orientações a seguir são direcionadas para os aprovadores O responsável pelo centro de custo irá receber por um link de aprovação. No sistema, o aprovador terá a opção de aprovar ou reprovar a solicitação. Caso seja reprovada, o mesmo deverá relatar o motivo antes de clicar no botão Reprovar.

21 Para aprovar a OS, verifique os valores e se a solicitação cumpre as normas de viagens da CIA (Antecedência, motivo da viagem, valor mais econômico) e clique no botão Aprovar.

22 A nova versão do sistema disponibiliza ao aprovador uma ferramenta para visualizar em tempo real o status do orçamento de viagens. Clique na aba Valor orçado Valor disponível no mês + saldos dos meses anteriores; Valor previsto Valores reservados para viagens que ainda não foram emitidas; Valor realizado Total gasto; Valor disponível Saldo disponível até o momento sujeito a alteração conforme utilização; Valor da viagem Total da viagem da aprovação em questão; Final Após aprovação da viagem, saldo que irá restar.

23 1. Entrar no sistema; 2. Clicar em consulta (Ícone da lupinha); Consultar uma OS 3. Inserir o número da OS (número gerado no sistema) no campo Número da solicitação ; 4. Clicar no botão Buscar ; 5. Desça com a barra de rolagem e irá aparecer seu pedido. Descrição do status 1. Aguardando cotação - Depende da ação da agência liberar a OS. Nesta etapa, a agência está verificando a disponibilidade nos hotéis; 2. Aguardando escolha - Depende de uma ação do solicitante da viagem. Apenas clique e confirme a opção que agência disponibilizar (A partir da página 18 deste material); 3. Aguardando aprovação - Depende da aprovação do responsável pelo responsável do centro de custo; 4. Aguardando emissão Agência irá emitir o voucher de confirmação, apenas aguardar. 5. Emitida - Fim de todo o processo.

24 4) Informações importantes aos usuários Durante todo o processo o usuário e aprovador serão informados via sobre o status das solicitações; Caso o aprovador ainda não tenha aprovado a solicitação, o mesmo será informado 30 minutos antes da reserva expirar; A BTM tem um canal direto para dúvidas/reclamações/sugestões referentes ao sistema através do suporte@btmviagens.com.br ou pelos telefones (31) ou Atendimento Nacional Julia Rodrigues Telefone: (31) julia.rodrigues@btmviagens.com.br Atendimento emergencial 24hs após ás 19hs