Guia do Usuario Next Gen CTM CORPORATE TRAVEL MANAGEMENT. Sistema de pesquisa, reservas e gerenciamento de viagens nacionais e internacionais.

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1 CTM CORPORATE TRAVEL MANAGEMENT Sistema de pesquisa, reservas e gerenciamento de viagens nacionais e internacionais. GUIA DO USUARIO Versão 2.0 Ultima atualização 26/08/2016 Página: 0

2 Sumario ACESSANDO NEXTGEN... 2 REALIZANDO RESERVA AEREA ON LINE... 3 MARCAÇÃO DE ASSENTO STATUS DA SOLICITAÇÃO TECLAS RAPIDAS CADASTRAR FOLLOW UP / MENSAGENS CANCELAMENTO SOLICITAÇÃO INTERNACIONAL (OFF LINE) REALIZANDO ESCOLHA HOTEL (OFF LINE) LOCAÇÃO(OFF LINE) SERVIÇO (OFF LINE) TELEFONE HELP DESK Versão 2.0 Ultima atualização 26/08/2016 Página: 1

3 Acessando CTM Guia do Usuario Next Gen 1 Abrir o Navegador e digitar o endereço: do cliente) Versão 2.0 Ultima atualização 26/08/2016 Página: 2

4 Realizando Busca/Reserva aérea Selecione a opção Next Gen : Selecione o menu Aéreo para acessar o buscador: No lado esquerdo da tela, insira o nome do Viajante, informe a origem e o destino, bem como a data e período desejados. Para acrescentar a Volta clique no sinal de + : Versão 2.0 Ultima atualização 26/08/2016 Página: 3

5 O sistema apresentará a disponibilidade referente a data pesquisada. São 3 opções de pesquisa para ida e volta: Separados, Combinados e Agrupados. Separados: Resultado da pesquisa de para a ida e outro resultado de pesquisa para a volta. Ida Volta Versão 2.0 Ultima atualização 26/08/2016 Página: 4

6 Combinados: Resultado da pesquisa considerando ida e volta da mesma companhia aérea. Agrupados: Apresenta as opções agrupando o voo de ida e suas possíveis combinações de volta com a mesma companhia aérea e provedor. Versão 2.0 Ultima atualização 26/08/2016 Página: 5

7 Clicando na opção Filtros é possível selecionar voos sem paradas, aeroportos próximos e ordenação das disponibilidades: Obs.: por padrão do sistema, a resposta da busca será ordenada por preço. Em Filtro Avançado terá a opção de escolher as companhias aéreas e provedores: Para enviar a cotação por , selecione o ícone do envelope Disponibilidade de e escolha o formato em que deseja enviar (PDF, HTML ou texto): Versão 2.0 Ultima atualização 26/08/2016 Página: 6

8 Exemplo do e.mail em PDF: O ícone da lupa apresentará os detalhes do voo: Versão 2.0 Ultima atualização 26/08/2016 Página: 7

9 Para selecionar o voo clique no ícone voo foi escolhido. e este ficará verde, confirmando que o É possível excluir itens do carrinho de compra. Versão 2.0 Ultima atualização 26/08/2016 Página: 8

10 Temos ainda as opções de limpar e refazer a pesquisa. Caso não existam mais voos para adicionar, clique em Concluir : Será requerido o preenchimento dos itens obrigatórios, de acordo com as políticas de viagem de sua empresa. - Motivo de Viagem - Empresa de Débito - Centro de Custo - Justificativa, caso não tenha escolhido o menor valor ou se a política de sua empresa exigir. Versão 2.0 Ultima atualização 26/08/2016 Página: 9

11 - Aprovador ou aprovadores - Observação E para finalizar a solicitação Efetivar Solicitação A solicitação será criada e seguirá os demais fluxos do processo, de acordo com as políticas de viagem da empresa, podendo ser visualizada a qualquer momento no menu Consulta. Versão 2.0 Ultima atualização 26/08/2016 Página: 10

12 Marcação de Assentos A marcação do assento pode ser realizada sempre que a reserva for concluida: Selecione o trecho e escolha o assento de sua preferencia. NOTA: Se o perfil do viajante já estiver com as preferencias de assentos cadastradas, o sistema poderá efetuar a marcação automaticamente. Versão 2.0 Ultima atualização 26/08/2016 Página: 11

13 Status de uma Solicitação Aguardando Cotação a Solicitação é encaminhada para ação da Agência de Viagens. As opções ofertadas pelos consultores seguirão as informações incluídas pelo solicitante, respeitando a política de viagens da empresa. Nota: Em caso de falha de comunicação entre o CTM e a companhia aérea, a solicitação será direcionada para a cotação. Aguardando Escolha a Solicitação é encaminhada para ação do Solicitante, que poderá escolher uma das opções ofertadas pela agência ou rejeitar a solicitação. Aguardando Autorização a Solicitação é encaminhada para ação do(s) aprovador(es), de acordo com o fluxo estabelecido pela empresa. Aguardando Emissão a Solicitação é encaminhada para ação da Agência de Viagens, que efetuará a emissão dos bilhetes e/ou voucher, para a liberação do roteiro de viagens. Cancelada O cliente ou a agencia cancelou a Solicitação. A mesma não poderá ser reativada. Emitida Bilhete e/ou Voucher emitido. Versão 2.0 Ultima atualização 26/08/2016 Página: 12

14 Teclas Rápidas Guia do Usuario Next Gen Menu Consulta : Ícones Detalhes da solicitação e prazo da reserva Duplicar solicitação Cancelar solicitação Histórico da solicitação / Imprimir Follow- up (enviar mensagem para a Avipam) Reenviar / Intinerário Adicionar Delegado Versão 2.0 Ultima atualização 26/08/2016 Página: 13

15 Cadastrar Follow Up / Mensagens Clicar no ícone: Insira a mensagem a ser gravada e/ou enviada por e Gravar Follow Up : NOTA: As mensagens trocadas são gravadas no histórico da solicitação. Versão 2.0 Ultima atualização 26/08/2016 Página: 14

16 Cancelamento Guia do Usuario Next Gen O cancelamento poderá ser feito na ferramenta somente antes da aprovação. Após aprovação, o solicitante ou viajante deverá solicitar o canelamento a agência, através do follow up. 1) clique no X. 2) Click em cancelar solicitação informe o motivo de cancelamento e confirme. Nesta tela você poderá marcar individualmente os itens que deseja cancelar ou até mesmo cancelar toda a solicitação. O cancelamento só é permitido quando o status estiver como: Aguardando Cotação Aguardando Escolha Aguardando Autorização NOTA: Status Emitido solicitar o cancelamento ao emissor da Avipam via follow up, para que o mesmo consulte a regra de cancelamento e analise a possibilidade e condições do mesmo. Versão 2.0 Ultima atualização 26/08/2016 Página: 15

17 Solicitação Off-line Aéreo (Internacional) No lado esquerdo da tela, insira o nome do Viajante, informe a origem e o destino, bem como a data e período desejados. Para acrescentar a Volta clique no sinal de + e Pedir a Agência : Versão 2.0 Ultima atualização 26/08/2016 Página: 16

18 Clique em concluir: Será requerido o preenchimento dos itens obrigatórios, de acordo com as políticas de viagem de sua empresa. - Motivo de Viagem - Empresa de Débito - Centro de Custo - Dados do viajante Versão 2.0 Ultima atualização 26/08/2016 Página: 17

19 - Aprovador ou aprovadores - Observação E para finalizar a solicitação Efetivar Solicitação A solicitação será criada e seguirá os demais fluxos do processo, de acordo com as políticas de viagem da empresa, podendo ser visualizada a qualquer momento no menu Consulta. Versão 2.0 Ultima atualização 26/08/2016 Página: 18

20 Status Aguardando Escolha 1) Será enviado um para o solicitante: ************************************************** Prezados(as) PEREIRA SUPORTE CTM e FABIO PEREIRA, a solicitação número 605 foi cotada e está disponível para escolha. O prazo de validade da cotação expira em 20/jul/ :00 De acordo com as regras das Companhias Aéreas, a tarifa só é garantida após a emissão do bilhete, e não no ato da reserva ou cotação. O prazo de emissão garante apenas o lugar no voo. >>> PASSAGEM AÉREA Descrição.: (RIO) Rio de Janeiro / (MIA) Miami 27/Jul Manhã (06:00 às 12:00) (Econômica) Pagamento.: faturado Observação: INTERNACIONAL Descrição.: (MIA) Miami / (RIO) Rio de Janeiro 05/Ago Manhã (06:00 às 12:00) (Econômica) Pagamento.: faturado Observação: INTERNACIONAL >>> SOLICITANTE PEREIRA SUPORTE CTM (mfabio@avipam.com.br) Destinatários que estão recebendo esse PEREIRA SUPORTE CTM (mfabio@avipam.com.br) FABIO PEREIRA (mfabio@avipam.com.br) Para acessá-la clique em: 90b11c25f02b&LinkId=FuEuiR%2fsL3RyC9NFvzY3Ag%3d%3d&nextgen=true AUTOMÁTICO, NÃO RESPONDA ESSA MENSAGEM 2) Clique em Aguardando Escolha : ************************************************** Versão 2.0 Ultima atualização 26/08/2016 Página: 19

21 3) Escolha através do icone as opções que melhor atendem a necessidade do viajante. Versão 2.0 Ultima atualização 26/08/2016 Página: 20

22 Solicitação de Hotel Off-Line Na solicitação off-line, é enviado um pedido de cotação para a agência que enviará as opções para o destino e período solicitados. Acesse o ícone Hospedagem no menu: No lado esquerdo da tela, insira o nome do Viajante: Informe a cidade, data de check-in e check-out desejados e clique em Pedir à Agência : Versão 2.0 Ultima atualização 26/08/2016 Página: 21

23 Inclua as informações Por Preferência, você também pode indicar o tipo de apartamento, tipo de cama /observação, se necessário e Concluir : Preencha/valide as informações e estando de acordo, siga com a conclusão: Será requerido o preenchimento dos itens obrigatórios, de acordo com as políticas de viagem de sua empresa. - Motivo de Viagem - Empresa de Débito - Centro de Custo Versão 2.0 Ultima atualização 26/08/2016 Página: 22

24 - Aprovador ou aprovadores - Observação E para finalizar a solicitação Efetivar Solicitação Ao finalizar, a solicitação a mesma será encaminhada para o status Aguardando Cotação, para ação da agência. Nota: Todas as solicitações de hoteis Off-line são encaminhadas para AVIPAM efetuar a cotação. Após essa ação a solicitação será encaminhada para o viajante/solicitante efetuar a escolha, seguindo o fluxo, de acordo com as políticas da empresa. Versão 2.0 Ultima atualização 26/08/2016 Página: 23

25 Solicitação de Locação Off-line Na solicitação off-line, é enviado um pedido de cotação para a agência que enviará as opções para o destino e período solicitados. Acesse o ícone Locação no menu: No lado esquerdo da tela, insira o nome do Viajante: Informe a cidade/aeroporto de retirada e devolução, data e hora de retirada e devolução e clique em Pedir à Agência : Versão 2.0 Ultima atualização 26/08/2016 Página: 24

26 Será apresentada a tela para informação adicional, a mesma não é de preenchimento obrigatório. Clique em Confirmar para seguir com a solicitação: Preencha/valide as informações e estando de acordo, siga com a conclusão: Versão 2.0 Ultima atualização 26/08/2016 Página: 25

27 Será requerido o preenchimento dos itens obrigatórios, de acordo com as políticas de viagem de sua empresa. - Motivo de Viagem - Empresa de Débito - Centro de Custo - Aprovador ou aprovadores - Observação E para finalizar a solicitação Efetivar Solicitação Ao finalizar, a solicitação a mesma será encaminhada para o status Aguardando Cotação, para ação da agência. Nota: Todas as solicitações de hoteis Off-line são encaminhadas para AVIPAM efetuar a cotação. Após essa ação a solicitação será encaminhada para o viajante/solicitante efetuar a escolha, seguindo o fluxo, de acordo com as políticas da empresa. Versão 2.0 Ultima atualização 26/08/2016 Página: 26

28 Solicitação de Serviço Off-line O Modulo Serviços permite que a agência ofereça aos seus clientes, itens complementares, como por exemplo: salas VIPs, despachantes, seguro viagens, taxi, traslados entre outros serviços. Ao acessar o Menu Serviço, insira o nome do viajante e clique em motivo e Rateio(s). Será requerido o preenchimento dos itens obrigatórios, de acordo com as políticas de viagem de sua empresa. - Motivo de Viagem - Empresa de Débito - Centro de Custo Versão 2.0 Ultima atualização 26/08/2016 Página: 27

29 Escolha o tipo de serviço, preencha todos os campos com os itens obrigatórios e clique no botão + para adicionar, clique em Concluir : Ao finalizar, a solicitação será encaminhada para cotação da Avipam. Nota: Todas as solicitações de hoteis Off-line são encaminhadas para AVIPAM efetuar a cotação. Após essa ação a solicitação será encaminhada para o viajante/solicitante efetuar a escolha, seguindo o fluxo, de acordo com as políticas da empresa. Versão 2.0 Ultima atualização 26/08/2016 Página: 28

30 Contatos do Suporte CTM Rio de Janeiro (21) suportectmrj@avipam.com.br São Paulo (11) suporte.sp@avipam.com.br Versão 2.0 Ultima atualização 26/08/2016 Página: 29