MANUAL Sistema de Viagens

Transcrição

1 MANUAL Sistema de Viagens Versão do Produto: Data: /03/2019 Disponibilizado para: Nossos colaboradores

2 HISTÓRICO DE ALTERAÇÕES DO DOCUMENTO Data Versão Doc. Autor Descrição Criação do Manual 2

3 Sumário 1. INTRODUÇÃO EXECUÇÃO E FUNCIONAMENTO

4 1. INTRODUÇÃO Este manual tem por objetivo demonstrar o funcionamento do app de Viagens, ferramenta responsável por realizar a criação, acompanhamento e monitoramento de solicitações de viagens. A ferramenta foi implementada e homologada para funcionar no navegador Chrome. 2. EXECUÇÃO E FUNCIONAMENTO Para o funcionamento da ferramenta é necessário login e senha. Link: / Solicitação de acesso: Clique em Solicitar Acesso ; Ao acessar será apresentada a tela a seguir: 4

5 1ª Tela Tarefas Nova Solicitação: Fechar: 5

6 Status Em Andamento: Cancelado: Solicitações de Viagens canceladas. Finalizado: Solicitações de Viagens Finalizadas. Oficial: Solicitações de Viagens em andamento. Aprovado: Solicitações de Viagens Aprovadas e em andamento. Pendente: Solicitações de Viagens Pendentes de Aprovação. Rascunho: Rascunho de Solicitações de Viagens. IMPORTANTE: Todas as opções de Status podem detalhadas clicando em cima ou ao lado. 6

7 Cód: Código da Solicitação de Viagem. Origem => Destino: Município / UF de origem e de destino. Viajante: Nome do Viajante Atendente: Responsável pela Solicitação. 2ª Tela Criar uma nova Solicitação 7

8 Tela Principal: Tela principal do sistema. Engrenagem ao lado da foto do Usuário logado: Dados da Conta do usuário Logado. 8

9 Sino: Abre a tela de Tarefas. Help: Faz download do Manual do Sistema. Estrelas: Navegação entre os cartões abaixo. Cartões: 1.Início: Cartão inicial da Solicitação de Viagem: 9

10 - Botão Nova Solicitação: Abre uma nova Solicitação de Viagem; - Viajante Interno/Externo: Informe o Viajante e a identidade do mesmo; Quando selecionado Viajante Interno, o sistema busca automaticamente os dados do usuário logado. - Dados do Viajante: Informe nome e CPF do viajante; - Ativos: Clique para abrir uma nova tela e informe se necessitará de Ativos clicando e marcando os Ativos que julgar necessário; - Hospedagem Necessária? Marcado será SIM e desmarcado será NÃO; marcado bolinha verde, desmarcado bolinha branca; - Meio de Transporte: Informe seu meio de transporte, exemplo: PRÓPRIO, ONIBUS... - Empresa responsável pelo custeio da Viagem. Vem padrão do cadastro do usuário logado. Clique para selecionar outra. 10

11 - Centro de Custo: Informe seu centro de custo; Clique para expandir a seleção e escolher outro. Busca padrão do cadastro do usuário logado e Empresa selecionada; - Valida todos os campos e vai para próximo cartão, 2.Viagem, entretanto, se houver erros ele critica e mostra na tela o descritivo do que deve ser corrigido; 11

12 2.Detalhes: Cartão de identificação do local e data da Solicitação de Viagem: - SDV ou RDCE: Identificação do Tipo de Solicitação; 12

13 - Consultar Reservas: Sites de consultas de reservas. - Preferências: Informe as preferencias do Viajante, tais como: Hotel, reservas, observações adicionais, etc.; - Origem: Informe o Município de Origem/Partida da Viagem; Obs: Veja que ao digitar e teclar Enter ou Encerrar a edição deste campo, o sistema traz uma lista dos municípios cadastrados no sistema para sua seleção, é indicado que você selecione o município para que não existam erros de digitação; *Caso seja alterado o município: Listagem de município a selecionar: - UF / Pais: Informe a UF e o Pais. Observação: ao selecionar o município na listagem o sistema preenche automaticamente estes dois campos; 13

14 - Destino: Informe o Município de Destino/Chegada da Viagem; Obs: Veja que ao digitar e teclar Enter ou Encerrar a edição deste campo, o sistema traz uma lista dos municípios cadastrados no sistema para sua seleção, é indicado que você selecione o município para que não existam erros de digitação; *Caso seja alterado o município: Listagem de município a selecionar: - UF / Pais: Informe a UF e o Pais. Observação: ao selecionar o município na listagem o sistema preenche automaticamente estes dois campos; - Data da Partida / Hora. Informe a Data e a Hora da Partida/Saída. - Data do retorno / Hora. Informe a Data e a Hora da Chegada/Retorno. - Adiantamento: valor do Adiantamento desejado; Caso não deseje, deixe-o embranco ou com 0(zero); - Anterior: Voltar para Cartão anterior; 14

15 - Valida todos os campos e vai para próximo cartão, entretanto, se houver erros ele critica e mostra na tela o descritivo do que deve ser corrigido; Comandos: Cartão de comandos e controles da Solicitação de Viagem: 15

16 - Elaborador: Identificação do usuário elaborador desta solicitação de viagem; - Pesquisa Usuário: Abre tela para Pesquisar e Selecionar o Usuário; - Tela de Pesquisa Usuário: Tela para Pesquisar e Selecionar o Usuário; 16

17 - Aprovador: Identificação do usuário Aprovador desta solicitação de viagem; - Pesquisa Usuário: Abre tela para Pesquisar e Selecionar o Usuário; - Atendente: Campo definido pelos colegas do setor de Viagens. - Salvar Rascunho e Adic. Agendas: Salva um rascunho da viagem, mas não aciona nenhum dos integrantes, fica apenas na sua tela de pendencias no menu Oficial -> Rascunho e poderá ser acessado a qualquer momento para continuar a preencher a solicitação de viagem; Ao clicar nele, Libera o cartão de Agendas para inserir as Agendas da Viagem; - Abrir Tramites: Abre tela de consulta de tramites da viagem. - Nova Solicitação: Limpa campos e abre para uma nova solicitação de viagem. 17

18 - Enviar para Aprovação: Limpa campos e abre para uma nova solicitação de viagem. - Encerrar Viagem: Encerrar a Viagem e a prestação de contas, avisando assim, automaticamente, o pessoal de Viagens que está concluída a sua viagem e sua prestação de contas; - Cancelar Viagem: Limpa campos e abre para uma nova solicitação de viagem. - Aprovar Solicitação: Aprova a viagem. - Reprovar Solicitação: Reprova a Viagem. 18

19 - Tela REPROVAR SOLICITAÇÃO : Motivos para a reprovação. Selecione o Motivo e clique em reprovar; 19

20 - Anterior: Voltar para Cartão anterior; Controle de Agendas: Cartão de listagem das Agendas da Solicitação de Viagem: - Incluir Agenda: Abre nova tela para incluir uma nova agenda nesta solicitação de Viagem; 20

21 - Atualizar: Atualiza a listagem de agendas; - Selecionar Agenda: Clique em Sel para Selecionar a Agenda e edita-la. - Anterior: Voltar para Cartão anterior; - Próximo: Ir para o Próximo Cartão; 21

22 3.Agendas: Cartão de Criação / Alteração / Exclusão das Agendas da Solicitação de Viagem: - Oportunidades: Informe o Código reduzido da Oportunidade ou Clique na Lupa ao lado para abrir a tela de pesquisa de Oportunidades; Digitando o código da oportunidade, os demais dados serão preenchidos automaticamente de acordo com a oportunidade; 22

23 - Tela de Pesquisa de Oportunidades: Localize a Oportunidade; - Contrato: Informe o Código do Contrato do Cliente ou Clique na Lupa ao lado para abrir a tela de pesquisa de Contratos de Clientes; Digitando o Código do Contrato, os demais dados serão preenchidos automaticamente de acordo com o mesmo; 23

24 - Tela de Pesquisa de Contratos: Localize o Contrato; - Cliente: Informe o Nome do Cliente ou Clique na Lupa ao lado para abrir a tela de pesquisa de Clientes; Digitando o Cliente, os demais dados serão preenchidos automaticamente de acordo com o mesmo; - Tela de Pesquisa de Clientes: Localize o Cliente; 24

25 - Outros: Selecionando a opção Outros, deves justificar ao lado o motivo do porque essa opção; - Campos: Nome do Cliente / Endereço / Número / Bairro / Município / UF: Estes campos veem preenchidos conforme a opção acima, mas podem ser alterados conforme a sua necessidade; - Início Compromisso: Data e Hora do início do compromisso; - Fim Compromisso: Data e Hora do fim do compromisso; - Empresa: Empresa que irá custear/viajar; Este campo busca automaticamente da empresa selecionada no cartão 1.Início; - Pago pelo Cliente: Informe se estes custos serão pagos pelo Cliente; 25

26 - CNPJ: CNPJ do Cliente, quando o custo é pago pelo cliente ele considera este campo para buscar as regras de reembolso do Cliente; - Regras do Cliente: Clique para abrir a tela com as regras de reembolso do cliente selecionado; - Tela de Aceite de Regras do Cliente: Esta tela lista as regras de reembolso do cliente conforme o CNPJ do mesmo; Esta tela é manipulada pelo setor de Viagens; 26

27 - Regras Aceitas: Quando existirem regras de reembolso para o cliente selecionado, deve-se marcar como Aceita para que seja salva a agenda de viagem; - Salvar Agenda: Valida campos obrigatórios e Grava a agenda na solicitação de Viagem; - Excluir Agenda: Exclui a agenda da solicitação de Viagem; - Anterior: Voltar para Cartão anterior; - Próximo: Ir para o Próximo Cartão; 27

28 Pós-Viagem: Cartão de prestação de contas da Solicitação de Viagem: - Tipo: Selecione o Tipo de despesa; 28

29 - Valor / Glosa / Total: Digite o Valor e, se houver, a Glosa, o Total é automático; * Se o Tipo for Quilometragem os campos mudam para: KM / Valor KM / Total, onde precisas informar apenas o KM, os demais são automáticos e não é necessário anexar arquivo; - Observações: Digite uma observação caso desejado; - Data: Data da despesa; - Arquivo/ Imagem: Localize o arquivo / imagem; - Salvar / Novo / Excluir: Controle da despesa; 29

30 - Total Registro: Listagem das despesas lançadas nesta viagem; - Editar Despesa: Seleciona a despesa na lista e abre ela na tela de prestação de despesas para edição; 30

31 - Finalizar Lançamento de Despesas e Encerrar a Viagem: Finaliza o lançamento e finaliza a viagem; - Total de Despesas (Campos Automáticos): Demonstrativo de despesas da Viagem e Reembolso ou Pagamento de despesas; 31

32 - Anterior: Voltar para Cartão anterior; - Próximo: Ir para o Próximo Cartão; 32