O sistema VirtualRepre - Off-Line tem como principal função, a inclusão de Cadastro de Clientes e Pedido de Venda, quando o representante não tiver

Transcrição

1 V.2 1

2 O sistema VirtualRepre - Off-Line tem como principal função, a inclusão de Cadastro de Clientes e Pedido de Venda, quando o representante não tiver acesso a conexão com Internet. É um aplicativo leve e fácil de ser utilizado. 2

3 Entrada no Sistema: Na área de trabalho (Desktop) do seu PC(notebook) terá um ícone como o na ilustração apresentada abaixo. Para acessar o VirtualRepre, basta dar 2(dois) cliques rápidos ou selecionar o ícone e teclar Enter para entrar no sistema. 3

4 Tela principal do Sistema de Representantes Off-Line, onde terá acesso às opções de: Pessoas, Pedido e Utilitários: 4

5 Atualização dos Dados Para que o Sistema VirtualRepre Off Line possa trabalhar com os dados atualizados é necessário executar o processo de importação dos Dados gerados pela Matriz e enviados aos representantes. Os arquivos serão disponibilizados no site: onde cada representante tem o seu login e senha que são os mesmos para acessar o sistema ON-LINE. Estes dados virão em forma de arquivos que terão que ser salvos na pasta C:\VIRTUALREPRE. E dentro do Sistema VirtualRepre (Off Line) será utilizada as opções na aba de Utilitários => Importação : => Tabela Preços / Cond. Pgto = atualizações das Tabelas de Preços e novas Condições de Pagamento; Arquivo = TABPRECO.TXT => Produtos = atualizações cancelados para venda; dos produtos acrescentados ou Arquivo = PRODUTO.TXT => Pessoas = atualizações dos clientes vinculados ao representante; Arquivo = PESSOA.TXT 5

6 A opção de Utilitários/Importação é o local onde buscamos os arquivos de Tabela de Preço/Produtos/Pessoas: 6

7 Importando a Tabela de Preço. Clicar em Tabela de Preço e Substituir toda Tabela: 7

8 Importando Produto. Clicar Produto e Substituir toda tabela:

9 Importando Pessoas(clientes): 9

10 Cadastrando Pessoas: 10

11 Obs.: preencher até o campo Município, salvar, e após digitar F5 para incluir o campo Telefone. Da mesma forma, procede para e Contato. 11

12 Descrição dos campos da tela de lançamento do Pedido de Venda: 1) Número do Pedido = Neste campo o sistema irá sugerir um número sequencial diário, que consiste em dia, mês, ano e sequência de pedidos do dia. Este número também pode ser digitado conforme a necessidade. O valor deste campo será exportado para o Sistema Store Age no campo de Pedido do Cliente, neste campo também possui um botão de consulta dos pedidos já digitados; 2) CNPJ do Cliente = Digitar o CNPJ do cliente do pedido, com opção de botão de consulta de cliente. Lembrando que este campo é somente para cliente já cadastrado no sistema Store Age, não tendo a possibilidade de inclusão de novos clientes; 3) Condição de Pagamento = Informar qual a condição de pagamento do pedido de venda, com opção de consulta das condições; 4) Tabela de preço = Campo responsável pela determinação do valor do produto, com opção de consulta das tabelas disponibilizadas pela Matriz; 5) Previsão de Faturamento = Informar a data de previsão de faturamento do pedido de venda, ou seja, a data estimada que o cliente irá receber os produtos; 12

13 6) Referência = Informar qual a referência do produto vendido ao cliente, após confirmar a referência o sistema irá sugerir o valor de acordo com a condição de pagamento e tabela de preço já informado, se a referência digitada estiver correto teclar Enter sobre o botão de OK, o sistema montará a grade para digitação da quantidade vendida. Após digitar as quantidades clicar ou dar Enter no botão de Lançar, assim o sistema grava os produtos digitados e para lançamento de uma nova Referência basta teclar F5 ou clicar no botão de Concluir Grade [F5]. Obs.: não informar referência que estão bloqueadas, se informar seu pedido não será importado. 13

14 Campos e botões da tela para lançamento do Pedido de Venda: 14

15 Efetuando Pedido de Venda: Clicar no botão NOVO (F5). O Nº do Pedido será gerado automaticamente e abrirá a tela conforme a imagem da próxima página (21). 15

16 Tela de lançamento do Pedido: 16

17 Selecione o Cliente da sua lista. Duplo clique 17

18 Selecione a Condição de Pagamento desejada: 18

19 Selecione a Tabela de Preços da Coleção: 19

20 Informe a Data da Previsão de Faturamento: 20

21 Selecione o Tipo de Carteira: 21

22 Faça Inclusão dos itens, selecionando a opção Último Nível e digitando a referência: 22

23 INCLUSÃO DE BRINDES NO PEDIDO DE VENDA: 23

24 Após selecionar ou digitar o produto, dê Tab ou Enter e clique no campo em destaque abaixo, para incluir a quantidade: 24

25 Observe a imagem abaixo e verifique que após clicar no campo quantidade, apareceu o campo para digitar a mesma. Conforme opção clique em limpar ou efetuar o lançamento: 25

26 Atenção!!! Caso o Pedido tenha desconto, deve ser informado na capa do Pedido após a importação no Representate On-Line. 26

27 Ao clicar em Lançar, o produto será relacionado no campo Produto e Observação: 27

28 Visualize o total de Peças e Valores clicando no campo selecionado conforme imagem abaixo ou F9. Para ocultar, clique F9 novamente: 28

29 Verifique o rodapé da imagem abaixo: 29

30 Atenção para o limite mínimo de 60 peças por pedido de acordo com a Política Comercial da Moikana. 30

31 Detalhe importante antes de finalizar o pedido: Existem duas formas de gravar o Pedido de Venda: => 1ª) Salvar = Este botão tem a função de Salvar o Pedido de Venda e permitir a alteração do mesmo posteriormente; => 2ª) Concluir Pedido = Nesta opção o sistema irá gerar a opção de impressão do Pedido de Venda, não permitindo mais que o mesmo sofra alterações; Obs.: caso desista da digitação do Pedido de Venda, existe o botão Cancelar Pedido que irá descartar dos dados já digitados. 31

32 Para a opção SALVAR ou F10: 32

33 Após clicar em Salvar ou F10 o Pedido ficará com a situação Pendente, e ainda poderá ser alterado: 33

34 Para finalizar o pedido, clicar em Concluir Pedido ou F3: 34

35 Após a conclusão a situação do Pedido ficará Finalizado : 35

36 ATENÇÃO!!! PEDIDOS FINALIZADOS NO VIRTUAL REPRE OFF-LINE. SÓ PODERÃO SER ALTERADOS APÓS SEREM IMPORTADOS PARA O VIRTUAL AGE (ON-LINE) 36

37 Impressão de Pedido de Venda Off-Line: 37

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39 Cópia do Pedido de Venda Off-Line: 39

40 Pedido pronto para ser importado no Representante On-Line: 40

41 IMPORTAÇÃO DE PESSOAS E PEDIDOS PARA O VIRTUAL REPRESENTANTE ON-LINE: A importação de pedidos deverá seguir algumas regras: Se o pedido é de um ou de vários clientes novos cadastrados pelo VIRTUAL REPRE Off- Line, deve-se importar esses clientes para o VIRTUAL AGE (ON-LINE) OBRIGATORIAMENTE ANTES DE SE IMPORTAR QUALQUER PEDIDO. 41

42 EXPORTAÇÃO DE PESSOAS NO VIRTUAL REPRE Off-Line: 42

43 Selecione a opção Pessoas não Exportadas: 43

44 Anote o nome do arquivo.txt gerado conforme imagem abaixo: 44

45 IMPORTAÇÃO DE PESSOAS NO VIRTUAL AGE (ON-LINE): 45

46 Selecione sempre a unidade M: conforme imagem abaixo: 46

47 A unidade M: mapeia automaticamente a unidade principal C: do computador de onde você está acessando o VIRTUAL AGE: 47

48 Navegue até o caminho completo aonde se localiza o arquivo gerado na exportação M:\VIRTUALREPRE\EXPORTACAO\PESSOAS e selecione o arquivo previamente anotado: 48

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50 50

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52 Processo concluído. Os novos clientes já foram importados. 52

53 Importação dos Pedido de Venda Off-Line: No Sistema de Pedido On-Line estará disponível o Componente de Importação de Pedido de Venda - EDIFP019, para o envio dos pedidos para a Matriz. 53

54 Observações importantes: 54

55 Selecione o campo e insira a sua REGIÃO. Não insira nenhum valor nos campos COLEÇÃO e PD: Essa opção dever ser marcada, caso esteja importando mais de um pedido, pois quando marcada, vai gravando pedido a pedido. Se não marcar, os pedidos serão gravados somente no final. Se houver algum priolema durante a importação, correrá o risco de não gravar e ter que importar tudo novamente. 55

56 Componente de Importação do Pedido de Venda no On-Line. 56

57 Confirmar a importação do arquivo: 57

58 Não importar com a situação Em Análise : 58

59 Pedidos importados! Processo concluído: 59

60 MANUTENÇÃO DO PEDIDO DE VENDA: 60

61 Procure pelos pedidos com status EM COMPOSIÇÃO: 61

62 Selecione o Botão POLÍTICA COMERCIAL: 62

63 Selecione o pedido e clique em SIMULAR: 63

64 Se no campo POLÍTICA COMERCIAL, não aparecer nenhuma informação, é porque o pedido passou pela Política Comercial da Moikana: 64

65 Se apresentar, será informado o motivo, conforme na imagem abaixo: 65

66 Se um pedido não passar pela Política Comercial e tentar enviá-lo para a Análise, o mesmo ficará bloqueado, e mostrará a mensagem abaixo: 66

67 Será então necessário adicionar mais itens ao pedido, pois é a norma da Política Comercial: 67

68 Clicar em Incluir grupo : 68

69 Escolha a opção Consultar por último nível de grupo: 69

70 Incluindo observações no Pedido de Venda: 70

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72 ERROS MAIS COMUNS NO VIRTUAL AGE Importar pedido antes de importar um cliente novo cadastrado pelo VIRTUAL REPRE 72

73 O Pedido já foi importado: 73

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75 Termo de Compra e Venda 75

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77 77

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79 CONSULTAS!!! Consultando clientes: 79

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81 Consultando Produto: 81

82 Consultando Tabela de Preço: 82

83 Pesquisa de Pedido de Venda: Clicar no campo Número do Pedido e após, pesquisar por data ou cliente e clicar em pesquisar. 83

84 Pesquise o número do Pedido: 84

85 Estrutura do Virtual Representante Off-Line: 85

86 Obrigado pela Atenção!!! Em caso de dúvida, a Equipe Moikana está à disposição. 86