Passo a Passo para Alterações Cadastrais. 1ª Etapa: Encaminhamento da solicitação de alteração de dados cadastrais

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1 1 Passo a Passo para Alterações Cadastrais 1ª Etapa: Encaminhamento da solicitação de alteração de dados cadastrais 1) A solicitação será efetuada pelo funcionário, que a encaminhará via sistema, para análise e aprovação do RH, não sendo necessária a aprovação do Gestor. 2) Entrar no portal corporativo: o link de acesso está disponível no site do CREA-SP, na intranet Portal Senior Obs.: para que a ferramenta funcione corretamente será necessário acessar pelo navegador Chrome e liberar o pop-up. 3) Colocar usuário e senha 4) Clicar na aba Solicitações 5) Em Solicitar Alteração Cadastral poderão ser alterados dados pessoais, foto, dados bancários, dados de contato, dados de escolaridade e ficha familiar.

2 2 a) Em dados pessoais poderão ser alterados o estado civil e a foto cadastrada no sistema. Na alteração de estado civil deverá ser alterada a opção de estado civil e encaminhado documento de comprovação (certidão ou equivalente), que deverá ser digitalizada e encaminhada pelo sistema; Na alteração de foto é importante que a mesma seja adequada para a identificação do funcionário (por exemplo, fotos de documentos). Clicando em Escolher Arquivo, surgirá uma janela para localização do arquivo pré-escaneado e salvo em.pdf,.jpg/jpeg,.bmp,.png ou.gif, no seu local de preferência. Selecione o documento e clique em Abrir.

3 3 Neste momento, se o documento foi anexado com sucesso, seu nome e extensão serão identificados ao lado da opção de documentação. Caso não seja possível inserir o documento devido ao tipo de arquivo ou tamanho, as mensagens a seguir aparecerão informando o motivo da recusa na execução. Neste ponto, clique em ok para incluir novo documento correto e continuar o processo. Este procedimento deverá ser adotado em todos os envios de documentos digitalizados. Para finalizar o processo, clicar em Encaminhar solicitação. b) Em dados bancários poderão ser alterados os dados da conta corrente cadastrada no sistema. Após o preenchimento correto dos dados da conta corrente, será necessário anexar comprovante, que poderá ser o cartão ou o documento do banco com dados da conta e do funcionário (verifique o procedimento para anexar/escolher arquivo no item dados pessoais). Para finalizar o processo clicar em Encaminhar solicitação. c) Em dados de contato poderão ser alterados os dados pessoais cadastrados no sistema: endereço, telefone e . Após o preenchimento correto dos campos, no caso de alteração de endereço será necessário anexar comprovante atualizado, que poderá ser conta de energia elétrica, contrato de aluguel, entre outros (verifique o procedimento para anexar/escolher arquivo no item dados pessoais). No caso de alteração de telefone e não há necessidade de enviar anexos

4 4 Para finalizar o processo clicar em Encaminhar solicitação. d) Em dados de escolaridade poderá ser atualizada a situação de escolaridade do funcionário, ou seja, caso o funcionário tenha concluído algum curso, poderá cadastrá-lo no sistema. Após o preenchimento correto dos campos, será necessário anexar comprovante, diploma ou comprovante de conclusão digitalizado (verifique o procedimento para anexar/escolher arquivo no item dados pessoais). Obs.: Para alteração de Grau de Instrução serão considerados apenas cursos de formação completos. Para finalizar o processo clicar em Encaminhar solicitação. e) Em ficha familiar será possível incluir novo dependente, alterar opção de dependência de IR ou alguma informação que esteja incompleta ou incorreta no

5 5 sistema. Não é possível excluir dependente; no caso de separação/divórcio, deve ser mudado o estado civil nos dados pessoais. Após o preenchimento correto dos campos, será necessário anexar documento de comprovação, certidão de nascimento do novo dependente digitalizada (verifique o procedimento para anexar/escolher arquivo no item dados pessoais). 6) O funcionário poderá acompanhar suas solicitações em Minhas Solicitações, definindo a situação a ser verificada (pendente, concluída ou recusada). O sistema encaminhará automaticamente ao funcionário s sobre cada fase do processo. Não é necessário responder aos s. Para finalizar o processo, clicar em Encaminhar solicitação. Obs.: No caso de solicitação de inclusão de dependente, o funcionário receberá, ao final da aprovação do DRH, por , a declaração de dependentes atualizada, conforme modelo abaixo.

6 6 2ª Etapa Aprovação pelo Departamento de Recursos Humanos DRH O processo de cada solicitação de alteração cadastral será finalizado pelo DRH após análise. As situações das solicitações poderão ser visualizadas como: pendentes (em análise), concluídas (aprovadas) ou recusadas (reprovadas). Os funcionários receberão com o resultado da solicitação e, no caso de reprovação, o detalhamento do motivo da recusa.

7 7 Passo a Passo para efetuar a solicitação do Auxílio-Óculos 1ª etapa) A solicitação será efetuada pelo próprio funcionário 1) Acessar o portal corporativo: O link de acesso está disponível no site do CREA-SP, na intranet Portal Senior Para que a ferramenta funcione corretamente, será necessário acessar pelo navegador Chrome e liberar o pop up. 2) Inserir usuário e senha 3) Clicar na aba Outras Solicitações 4) Clicar em Novo processo 5) Clicar em Solicitação de reembolso

8 8 6) Em seguida o funcionário será redirecionado para a tela abaixo, onde selecionará o tipo de reembolso no campo Tipo : 7) Inserir o valor efetivamente pago no campo Total despesa : Observação: O campo Reembolsável demonstra o valor que poderá ser reembolsado após análise do DRH. O campo Valor Limite demonstra o valor máximo a ser reembolsado, conforme limite definido em normativo interno vigente. 8) Clicar em Adicionar anexo para apresentar comprovação de pagamento e prescrição médica e demais documentos necessários, conforme normativo interno vigente.

9 9 9) No campo Observações podem ser digitadas informações complementares ou quaisquer observações que se fizerem necessárias. 10) Em seguida, ao clicar em Gerar Formulário Reembolso, o formulário será aberto em outra tela. 11) O formulário gerado (exemplo abaixo) deve ser impresso para envio ao Departamento de Recursos Humanos em até 02 (dois) dias úteis, juntamente com o original da Nota ou Cupom Fiscal.

10 10 EXEMPLO: Divergência entre a receita médica e o comprovante de pagamento, medicamento XX é o genérico do medicamento YY. 12) Retornar à tela anterior e, após completar o preenchimento, clicar em Encaminhar Solicitação : 13) Em seguida a solicitação será encaminhada automaticamente para aprovação do gestor imediato. Para acompanhar a situação de cada solicitação de reembolso, basta clicar em Acompanhar execução. Aqui é possível verificar o status da solicitação e o atual responsável. O status da solicitação pode ser aguardando (em análise) ou concluído (aprovado ou reprovado).

11 11 14) Para visualizar os detalhes da solicitação, posicione o cursor sobre a solicitação: 15) Em seguida a solicitação será encaminhada automaticamente para aprovação do gestor imediato. Para acompanhar a situação de cada solicitação de reembolso, basta clicar em Acompanhar execução. Aqui é possível verificar o status da solicitação e o atual responsável. 16) Após a conclusão do processo de cada solicitação (aprovação ou reprovação), o funcionário receberá um com o resultado da solicitação. 2ª etapa) Gestor - Acompanhamento e aprovação das solicitações de funcionários 1) Clicar na guia Outras Solicitações :

12 12 2) Posicione o cursor sobre a solicitação para visualizar os detalhes: 3) Clicar em Aprovar reembolso : 4) O gestor será redirecionado para a tela abaixo, na qual é possível visualizar os detalhes do reembolso e o documento anexado ao clicar na imagem 5) Para aprovar a solicitação basta clicar em Aprovar no final da página

13 13 6) Caso seja necessário reprovar a solicitação, é obrigatório inserir a justificativa da reprovação no campo Parecer do validador e, em seguida, clicar em Reprovar no final da página. 7) Quando reprovada a solicitação, o funcionário receberá um com o resultado da solicitação com o motivo da reprovação. 8) Quando aprovada pelo gestor imediato, a solicitação será encaminhada automaticamente para análise do Departamento de Recursos Humanos. 3ª Etapa Aprovação pelo Departamento de Recursos Humanos DRH 1) O processo de cada solicitação de reembolso será finalizado pelo DRH após análise.

14 14 Tela visualizada pelo solicitante (funcionário) 1) As solicitações poderão estar com status aguardando (em análise), ou concluídas (aprovadas ou reprovadas) com a identificação do responsável. 2) Os funcionários receberão com o resultado da solicitação e, no caso de reprovação, o detalhamento do motivo da recusa. 3) Na aprovação, o reembolso do valor aprovado será lançado diretamente na folha de pagamento.

15 15 Passo a Passo para efetuar a solicitação do Auxílio-Funeral 1ª etapa) A solicitação será efetuada pelo próprio funcionário 1) Acessar o portal corporativo: O link de acesso está disponível no site do CREA-SP, na intranet Portal Senior Para que a ferramenta funcione corretamente será necessário acessar pelo navegador Chrome e liberar o pop up. 2) Inserir usuário e senha 3) Clicar na aba Outras Solicitações 4) Clicar em Novo processo 5) Clicar em Solicitação de reembolso

16 16 6) Em seguida o funcionário será redirecionado para a tela abaixo, na qual selecionará o tipo de reembolso no campo Tipo : 7) Selecionar o dependente e inserir a data do óbito : Observação: Não é necessário digitar o valor pois, no caso de falecimento de dependentes, conforme normativo interno vigente, o reembolso com despesas com funeral será de 02 (dois) pisos salariais vigentes no CREA-SP. 8) Clicar em Adicionar anexo para incluir a certidão ou declaração de óbito digitalizada:

17 17 9) No campo Observações inserir o parentesco [filhos ou equiparados, pais, cônjuge ou companheiro(a)], conforme normativo interno vigente: 10) Ao completar o preenchimento, clicar em Encaminhar Solicitação : 11) Em seguida a solicitação será encaminhada automaticamente para aprovação do gestor imediato. Para acompanhar a situação de cada solicitação de reembolso, basta clicar em Acompanhar execução. Aqui é possível verificar o status da solicitação e o atual responsável.

18 18 12) Para visualizar os detalhes da solicitação, posicione o cursor sobre a solicitação: 13) Após a conclusão do processo de cada solicitação (aprovação ou reprovação), o funcionário receberá um com o resultado da solicitação. 14) Na aprovação o reembolso do valor aprovado será lançado diretamente na folha de pagamento. 2ª etapa) Gestor - Acompanhamento e aprovação das solicitações de funcionários 1) Clicar na guia Outras Solicitações : 2) Posicione o cursor sobre a solicitação para visualizar os detalhes:

19 19 3) Clicar em Aprovar reembolso : 4) O gestor será redirecionado para a tela abaixo, na qual é possível visualizar os detalhes do reembolso e o documento anexado ao clicar na imagem 5) Para aprovar a solicitação basta clicar em Aprovar no final da página

20 20 6) Caso seja necessário reprovar a solicitação, é obrigatório inserir a justificativa da reprovação no campo Parecer do validador e, em seguida, clicar em Reprovar no final da página. 7) Quando reprovada a solicitação, o funcionário receberá um com o resultado da solicitação e o motivo da reprovação. 8) Quando aprovada pelo gestor imediato, a solicitação será encaminhada automaticamente para análise do Departamento de Recursos Humanos. 3ª Etapa Aprovação pelo Departamento de Recursos Humanos DRH 4) O processo de cada solicitação de reembolso será finalizado pelo DRH após análise. Tela visualizada pelo solicitante (funcionário) 5) As solicitações poderão estar com status aguardando (em análise), ou concluída (aprovadas ou reprovadas) com a identificação do responsável.

21 21 6) Os funcionários receberão com o resultado da solicitação e, no caso de reprovação, o detalhamento do motivo da recusa. 7) Na aprovação, o reembolso do valor aprovado será lançado diretamente na folha de pagamento. DRH / SUPADF