DESPESAS Ver 1 01 de Dezembro de 2016

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1 DESPESAS Ver 1 01 de Dezembro de 2016

2 MANUTENÇÃO DE DESPESAS O módulo de despesas permite total controle das despesas associadas a uma determinada conta ou ainda de uma oportunidade. Controle o ressarcimento de cada despesa, quais categorias são mais onerosas, e ainda, descubra quais seus custos operacionais de pré e pós vendas.

3 ADICIONANDO UMA NOVA DESPESA: A navegação padrão nos módulos do CRM Senior é feita através de duas maneiras: Utilizando a opção NOVA DESPESA diretamente no menu dos favoritos (área superior esquerda da tela), ou através do menu suspenso, escolhendo o menu DESPESAS NOVA DESPESA. Em ambos os casos, teremos a seguinte tela: COMO INSERIR UMA NOVA DESPESA A tela abaixo mostra uma nova despesa preenchida. Cabe notar que, como em todas as telas de inserção de dados do CRM Senior, os campos que iniciarem com a tarja em vermelho são de preenchimento obrigatório.

4 A seguir veremos as informações que devem ser informadas em cada campo da tela: Note que em campos que possuem a lupa, esta informação deve estar previamente cadastrada na área de cadastros do sistema. DATA: LANÇAR DESPESA PARA: DESCRIÇÃO: CONTA: VINCULAR OPORTUNIDADE: CATEGORIA DE DESPESA: VALOR: KM RODADOS: TIPO DE PAGAMENTO: Data em que a despesa esta sendo lançada. Selecione para qual usuário lançar a despesa Descreva a despesa (Ex: Almoço de negócio) A empresa (ou pessoa) que foi gerada a despesa. Caso a despesa foi referente a uma oportunidade, informe qual oportunidade que foi. Selecione uma categoria de despesa. Deve-se estar previamente cadastrado no cadastro de [Categoria de Despesa]. Informe o valor da despesa. Informe a Quilometragem percorrida. Selecione o tipo de pagamento. Deve-se estar previamente cadastrado no cadastro de [Tipos de Pagamento].

5 OBSERVAÇÕES HISTÓRICO: STATUS: Descreva a despesa (Ex. Almoço com Fulano sobre o contrato). Selecione em qual status encontra-se esta despesa. Para salvar a despesa, clique em [SALVAR DESPESA]. CONSULTA DE DESPESAS Para acessar a consulta de ocorrência você pode ir pela aba DESPESAS> CONSULTAR DESPESAS: No CRM Senior podemos consultar todas as despesas ou aplicar filtragens que faz um cruzamento de informações mostrando os resultados conforme a necessidade do usuário:

6 Filtros: COMO INSERIR UM NOVO ADIANTAMENTO A navegação padrão nos módulos do CRM Senior é feita através do menu suspenso, escolhendo o menu DESPESAS NOVO ADIANTAMENTO. A tela abaixo mostra um novo adiantamento preenchido. Cabe notar que, como em todas as telas de inserção de dados do CRM Senior, os campos que iniciarem com a tarja em vermelho são de preenchimento obrigatório.

7 A seguir veremos as informações que devem ser informadas em cada campo da tela: DATA: LANÇAR ADIANTAMENTO: Data em que o adiantamento esta sendo lançada. Selecione para qual usuário lançar o adiantamento DESCRIÇÃO: Descreva a despesa (Ex: Viagem do usuário X) VALOR: KM RODADOS: OBSERVAÇÕES HISTÓRICO: STATUS: Informe o valor do adiantamento. Informe a Quilometragem percorrida. Descreva o adiantamento (Ex. Viagem do usuário X). Selecione em qual status encontra-se este adiantamento. Para salvar o adiantamento, clique em [SALVAR ADIANTAMENTO]. CONSULTA DE ADIANTAMENTO Para acessar a consulta de adiantamento você pode ir pela aba DESPESAS> CONSULTAR ADIANTAMENTO:

8 No CRM Senior podemos consultar todas as despesas ou aplicar filtragens que faz um cruzamento de informações mostrando os resultados conforme a necessidade do usuário: Filtros:

9 RESSARCIMENTO EM LOTE A navegação padrão nos módulos do CRM Senior é feita através do menu suspenso, escolhendo o menu DESPESAS RESSARCIMENTO EM LOTE. O Ressarcimento em lote é uma funcionalidade do CRM Senior para ressarcir varias despesas de uma vez só, despesas essas que não são de adiantamentos. Vamos supor que 10 empregados foram a uma palestra de um cliente e o almoço foi pago por cada empregado, porém a empresa avisou que vai ressarcir os empregados. Assim que chegaram na empresa cada empregado lançou sua despesa com o valor do almoço. O empregado responsável pelo financeiro acessa o ressarcimento em lote e da baixa em todas as despesas dos 10 usuários, sem precisar entrar em uma por uma. Conforme exemplo: Estes são os 10 empregados que foram a palestra e vão ser ressarcidos, o empregado do financeiro precisa selecionar os 10 (marcar a caixa ao lado esquerdo da data < e ir até o final da pagina que contem o formulário de ressarcimento, é só preencher e ressarcir. O CRM Senior vai abrir um alerta pedindo para você confirmar ou não o ressarcimento: Pronto, você ressarciu todos os 10 empregados, sem precisar entrar em cada despesa.

10 ABATER UMA DESPESA DE UM ADIANTAMENTO A navegação padrão nos módulos do CRM Senior é feita através de duas maneiras: Utilizando a opção NOVA DESPESA diretamente no menu dos favoritos (área superior esquerda da tela), ou através do menu suspenso, escolhendo o menu DESPESAS NOVA DESPESA. Em ambos os casos, teremos a seguinte tela: Para ressarcir a despesa em um adiantamento é preciso alterar o status da despesa para Utilizar Adiantamento, selecionando esta opção o CRM Senior automaticamente mostra todos os adiantamentos do sistema:

11 Selecione o adiantamento feito para a viagem do empregado. Feito isso salve a despesa e automaticamente o sistema já desconta do adiantamento:

12 DOCUMENTOS O CRM Senior disponibiliza o formulário de inserção de Documentos no cadastro de despesas, para que o empregado possa anexar o cupom fiscal, comanda do cartão de crédito/débito, nota fiscal, etc... Qualquer formato de arquivo pode ser adicionado, e este ficará hospedado diretamente no servidor de FTP definido pela empresa e configurado no CRM Senior. CAMPOS DA ABA DOCUMENTOS: DATA: Informe a data que está inserindo o documento na ocorrência.

13 HORA: TITULO: TIPO DE DOCUMENTO: NÚMERO DO DOCUMENTO: REVISÃO: DETALHES/OBSERVAÇÕES: ANEXO: Informe a hora que está inserindo o documento na ocorrência. Informe o título do documento. Selecione o tipo de documento que está inserindo. Esta informação deve estar previamente cadastrada no cadastro de [Tipos de Documento]. Informe o número do documento. Informe o número da revisão do documento. Detalhes adicionais que julgar importante. Selecione o tipo de anexo que desejar incluir. É possível escolher um arquivo que esteja armazenado localmente (ou na rede) e enviá-lo para o FTP, ou também incluir um link externo da internet ao documento (útil para colocar os links de manuais ou datasheet de equipamentos). Após informar os dados do documento, clique em [ADICIONAR DOCUMENTO] que o sistema irá incluí-lo e este irá aparecer na consulta logo abaixo da tela de digitação acima. NOTA IMPORTANTE: Quando for adicionar um documento que contenha um anexo, uma etapa adicional faz-se necessária: Ao escolher que o anexo será enviado para o ftp, o sistema irá exibir o campo para escolha do documento. Após escolher o documento a ser enviado ao FTP, deve-se clicar no botão [ENVIAR PARA FTP] ANTES de clicar em [ADICIONAR DOCUMENTO]. Caso contrário o anexo não será vinculado.

14 Conforme exemplo: 1 (Seta Amarela) Selecione o arquivo, imagem, vídeo, pdf que vai ser anexado. 2 (Seta Vermelha) Clique no Botão Enviar Arquivo para o FTP. 3 (Caixa Vermelha) Após aparecer esta mensagem que o arquivo foi enviado ao FTP você pode executar o passo 4. 4 (Seta Verde) Depois de selecionar, enviar e ter a confirmação que o arquivo esta no FTP você pode clicar em Adicionar Documento, após feito isso o arquivo vai estar anexado a despesa:

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