Fernanda Klein Both 26/08/2013 1/10 GUIA DO COMPRADOR. Sumário

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1 Fernanda Klein Both 26/08/2013 1/10 GUIA DO COMPRADOR Sumário 1. Comandos do ERP Solution Cadastro de cliente / fornecedor (7034) Consulta de notas fiscais (1057) Cadastro de Produtos (configuração do estoque mínimo) (1068) Formação do Custo (1206) Consulta de Preços (1103) Gera Pedido Automático (1027) Altera Sugestão de Compra (1021) Estoque nas Filiais (1101) Altera Custo e Data da Última Compra (1100) Atualiza Preço Manual (1208) Pedido de compra (1190) Extrato de Produtos (1082) Mapa de Compras (1024) Mapa de Compras Especial (1174) Relação de Produtos Negativos / Zerados / Abaixo do Mínimo (1062) Relação de Notas dos Pedidos (1430) Relação dos itens não atendidos (1376) Análise de Estoque das Filiais (1276) Giro de Estoque (1041) Comparação de Custos de Compras (1019) Relação de Notas Fiscais de Compras (1127) Cotação (1383)... 9

2 Fernanda Klein Both 26/08/2013 2/10 1. Comandos do ERP Solution 2. Cadastro de cliente / fornecedor (7034) Como acessar? Módulo Estoque => Cadastrar => Contas => Cadastro de Clientes e Fornecedores Para que serve? Para cadastrar, alterar e visualizar as informações de clientes e fornecedores. Como funciona? Ao selecionar a opção F3 Cadastrar, será aberta a tela onde é possível inserir todas as informações do cliente/fornecedor. A tela de cadastro possui diversas abas, onde podem ser inseridas informações adicionais, como por exemplo, limite de crédito, bloqueios, conceito, conta faturamento, entre outras. É importante que os campos de Tipo de contribuinte Estadual e Tipo de contribuinte Federal sejam preenchidos de acordo com as características do cliente/fornecedor, pois essa informação interfere diretamente na definição da tributação para emissão/lançamentos de Notas Fiscais. 3. Consulta de notas fiscais (1057) Como acessar? Módulo Estoque => Principal => Notas => Consulta de Notas Para que serve? Para realizar a consulta dos dados das Notas Fiscais já emitidas/lançadas Como funciona? Para efetuar a pesquisa, deve-se preencher os filtros conforme a necessidade e selecionar a opção F5 Atualizar para visualizar as Notas Fiscais resultantes da pesquisa. A rotina de consulta de notas disponibiliza diversas informações adicionais sobre as Notas Fiscais lançadas e emitidas, como por exemplo, dados dos itens, totais da Nota Fiscal, detalhamento dos títulos, etc. Essas informações estão disponibilizadas nos botões localizados na parte inferior da tela principal de consulta. 4. Cadastro de Produtos (configuração do estoque mínimo) (1068) Como acessar? Módulo Estoque => Cadastrar => Produtos => Cadastro de Produtos Para que serve? Para realizar o cadastro dos produtos que a empresa possui em estoque ou acabou de adquirir

3 Fernanda Klein Both 26/08/2013 3/10 Como funciona? Ao abrir a rotina, é possível visualizar os filtros para realização de consultas dos produtos já cadastrados. Para cadastrar um novo produto, deve-se selecionar a opção F3 Cadastrar e inserir todas as informações referentes aos produtos. A tela de cadastro possui diversas abas, onde podem ser inseridas informações adicionais. É importante ressaltar que diversas informações inseridas no cadastro de produtos irão interferir diretamente nos aspectos fiscais (emissão e lançamento de Nota Fiscal) e contábeis (contabilização do estoque), por isso é importante que seja efetuada uma análise do departamento fiscal/contábil antes da realização do cadastro de um novo produto. Para ter controle do estoque mínimo, deve-se preencher o campo Estoque mínimo do Cadastro do Produto, assim, sempre que o saldo em estoque estiver abaixo do estoque mínimo, o código e a descrição serão destacados em azul na rotina 1103 Consulta de Preços. 5. Formação do Custo (1206) Como acessar? Módulo Estoque => Principal => Consulta Preço (vários Itens) botão Custos Para que serve? Essa rotina possibilita que sejam visualizados os dados relevantes no que diz respeito aos custos de determinado produto. Como funciona? Ao acessar o botão Custos, será possível visualizar os diversos tipos de custo de determinado produto. Além do Custo Médio, Custo de última compra e Custo da Filial é possível visualizar o preço de venda do item e os dados da última compra. Para visualizar o cálculo que originou os valores de custo demonstrados, devese selecionar o botão Mostra Formação do Custo. 6. Consulta de Preços (1103) Como acessar? Módulo Estoque => Principal => Consulta Preço (vários Itens) Para que serve? Essa rotina será utilizada para consultar o preço dos itens e o estoque dos mesmos. Como funciona? Para fazer a pesquisa de preços, deve-se inserir nos filtros correspondentes, as informações necessárias para localizar o produto para o qual está sendo feita a pesquisa de preços. Após inserir os filtros, deve-se usar o botão F5 Atualizar para efetivar a pesquisa. A rotina de consulta de preços disponibiliza diversas informações adicionais,

4 Fernanda Klein Both 26/08/2013 4/10 como por exemplo, dados de última compra, última venda, alocações dos itens, formação de curso, entre outros. Todas são acessadas através dos botões localizados na parte inferior da tela principal de consulta. 7. Gera Pedido Automático (1027) Como acessar? Módulo Estoque => Compras => Sugestão de Compras => Gera Pedido Automático Para que serve? Através das estatísticas de vendas, a sugestão de compras estabelece as compras que devem ser efetuadas para repor o estoque. Esta rotina tem por objetivo auxiliar o comprador na análise do estoque e sugerir quantidades a serem compradas, baseado na análise das vendas de períodos informados pelo usuário. Como funciona? O sistema faz uma análise das vendas passadas, projeta um consumo futuro e compara com o estoque existente e sugere o que necessita ser adquirido para manter esta média de venda. É importante deixar claro que esta análise não elimina o conhecimento e o bom senso do responsável pela compra, pois é apenas uma análise matemática, ou seja, não leva em consideração as variações climáticas, o melhor período para compra com relação a custo etc. Esta rotina é composta de diversas subrotinas, cada uma com objetivos específicos descritos a seguir. O arquivo aqui gerado ainda não é um pedido confirmado, é apenas uma sugestão que pode ser alterada e se transformar em pedido. 8. Altera Sugestão de Compra (1021) Como acessar? Módulo Estoque => Compras => Sugestão de Compras Para que serve? Esta rotina permite alterar/cadastrar sugestão de compra, exportar o pedido de compra ou gerar pedido transformando a sugestão em pedido de compra. Como funciona? As sugestões geradas de forma automática através da rotina 1027 Gera Pedido Automático, podem ser visualizadas nesta rotina, onde será possível alterar as informações, gerar um pedido de compra, solicitar uma cotação com base nos dados existentes ou exportar um pedido nos padrões da fábrica (este processo só pode ser realizado quando a sugestão ainda não foi confirmada como pedido de compra).

5 Fernanda Klein Both 26/08/2013 5/10 9. Estoque nas Filiais (1101) Como acessar? Módulo Estoque => Principal => Consulta Preço vários itens => Botão Filiais Para que serve? Para visualizar a quantidade que o item possui em estoque nas demais filiais. Como funciona? Ao selecionar o botão Filiais será possível visualizar o saldo do produto nas demais filiais da empresa. São listadas as seguintes informações: Empresa, Filial, código do item e descrição, grupo, quantidade em estoque, quantidade em Reserva, quantidade disponível, quantidade contábil, preço de venda, promoção e prateleira. 10. Altera Custo e Data da Última Compra (1100) Como acessar? Módulo Estoque => Principal => Altera data e custo da última compra Para que serve? Para ajustar manualmente a data e o custo da última compra Como funciona? A rotina deverá ser utilizada nos casos em que a última compra da mercadoria precisar ser atualizada, em virtude, por exemplo, de defasagem no último preço de compra registrado (nos casos em que a última compra ocorreu em um período muito anterior a data atual). 11. Atualiza Preço Manual (1208) Como acessar? Módulo Estoque => Compras => Atualiza Preço Manual (1208) Para que serve? Esta ferramenta tem como objetivo a atualização de preço dos produtos aplicando um Coeficiente/Markup sobre um tipo de base definido. Como funciona? A rotina deve ser utilizada somente por empresas que utilizam o tipo de cálculo do preço de venda Preço Tabela Fixo, o qual é definido no Cadastro de Produtos (1068). A rotina não faz nenhuma alteração em preços automáticos calculados pelo sistema. Para realizar a atualização, deve-se primeiramente preencher os filtros para selecionar os produtos que deverão sofrer alterações em seus preços de venda. Após, informa-se a base considerada para aplicação do mark-up eo valor do próprio mark-up. É possível optar se a atualização de preços será realizada de forma automática para todos os itens da seleção, ou de forma manual, possibilitando alteração item a item. 12. Pedido de compra (1190) Como acessar? Módulo Estoque => Compras => Sugestão de Compras => Pedido de Compra Para que serve? Essa rotina permite cadastrar e gerenciar os pedidos de compra da empresa. Como funciona? Sempre que houver necessidade de realizar novas compras para reposição de

6 Fernanda Klein Both 26/08/2013 6/10 estoque, deve-se cadastrar um pedido de compra. Após cadastrar o novo pedido e vincular todos os itens, o pedido deve ficar com a situação de Pronto. Quando o pedido já foi solicitado ao fornecedor, deve-se modificar novamente a sua situação para Confirmado. Através dessa situação, o sistema entenderá que a empresa está apenas aguardando o recebimento da mercadoria. Quando a mercadoria chegar na empresa e a Nota Fiscal de compra for lançada, será possível vincular o Pedido de Compra á Nota Fiscal, desta forma, os itens do pedido serão automaticamente importados para a NF que está sendo lançada. Quando o pedido for alterado para a situação de Confirmado, o mesmo não poderá mais ser alterado. 13. Extrato de Produtos (1082) Como acessar? Módulo Estoque => Principal => Extrato de Produtos (1082) Para que serve? Para visualizar as movimentações de determinado produto Como funciona? Ao abrir a rotina, deve-se inserir nos filtros correspondentes as informações necessárias para geração do extrato de determinado produto. O relatório possibilita que seja verificada a movimentação do item, mostrando informações como Operação, data de movimentação, nº Nota Fiscal, quantidade movimentada, saldo em estoque, entre outras. 14. Mapa de Compras (1024) Como acessar? Módulo Estoque => Compras => Mapa de Compras Para que serve? Esta rotina permite ao usuário emitir relatório com o total de compras de um determinado período e grupo de forma mais simplificada que o gerado pela rotina de Mapa de Vendas/Compras Especial (1174). Como funciona? Ao abrir a rotina, os campos devem ser preenchidos de forma a possibilitar que o relatório seja gerado filtrando exatamente a informação que o usuário está buscando. Deve-se observar atentamente as opções de modelos que podem ser utilizados para geração do mapa de compras. Em determinados modelos, por exemplo, é possível visualizar o total de compra por grupo, ICMS antecipado e substituição, total de devoluções do grupo, subtotal (compras devoluções), ICMS, frete, ICMS do frete, ISS, PIS, COFINS, base PIS/COFINS e valor líquido.

7 Fernanda Klein Both 26/08/2013 7/ Mapa de Compras Especial (1174) Como acessar? Módulo Estoque => Compras => Mapa de Compras Especial Para que serve? Para gerar um relatório das compras realizadas pela empresa Como funciona? O mapa de compras especial é mais flexível do que o mapa de compras, e possui um número maior de filtros que podem ser preenchidos para geração do relatório. O maior diferencial do mapa de compras é que é possível definir os níveis que serão considerados para geração do relatório, podem ser utilizadas diversas combinações de níveis, dependendo da informação que se quer gerar. Sugestões: Grupo Subgrupo Produto; Nota Fiscal Produto; Vendedor Produto; Através do modelo mais completo do Mapa de Compras especial é possível visualizar: o valor da compra/venda, valor de devoluções, valor das compras/vendas diminuindo as devoluções, base e valor ICMS, ISS, IPI, base e valor PIS, COFINS, IRRF, CSLL, custo médio, custo unitário, quantidade vendida, % lucro e % que o item representa em relação à compra/venda. 16. Relação de Produtos Negativos / Zerados / Abaixo do Mínimo (1062) Como acessar? Módulo Estoque => Compras => Relatório de Produtos negativos, zerados ou abaixo do mínimo Para que serve? Esta rotina tem por objetivo relacionar todos os produtos que estejam com saldo negativo, zerado, no mínimo ou abaixo do mínimo no período analisado para serem verificados e solucionados. Como funciona?. No sistema não deveria haver produtos negativos. No entanto, podem acontecer algumas exceções e, por isso, é necessária a emissão periódica deste relatório. Este relatório facilitará na solicitação de pedidos de compra ou reposição de estoque nas filiais. O relatório exibe o grupo, código e descrição do produto, a referência, unidade, quantidade em estoque, valor (custo) da quantidade em estoque, estoque mínimo do item (informação existente no Cadastro do produto no campo Estoque mínimo), data do último movimento do item, data da última compra e valor da última compra.

8 Fernanda Klein Both 26/08/2013 8/ Relação de Notas dos Pedidos (1430) Como acessar? Módulo Estoque => Diversos => Relação de Notas dos Pedidos Para que serve? Para visualizar as Notas Fiscais correspondentes aos Pedidos de Compras realizados. Como funciona? Sempre que é feito um pedido de compras, é possível vincular o mesmo à NF correspondente no momento em que essa é lançada no sistema. Para visualizar as Notas Fiscais correspondentes a cada pedido, deve gerar o relatório desta rotina. 18. Relação dos itens não atendidos (1376) Como acessar? Módulo Estoque => Compras => Sugestão de compras => Relação de itens não atendidos Para que serve? Para visualizar os itens dos Pedidos que ainda não foram vinculados a Notas Fiscais de entrada. Como funciona? Quando a mercadoria chega na empresa e a Nota Fiscal de compra é lançada, é possível vincular o Pedido de Compra à Nota Fiscal, desta forma, os itens do pedido serão automaticamente importados para a NF que está sendo lançada. Se algum item não foi enviado pelo fornecedor, ele não irá constar no lançamento da Nota Fiscal, e ficará pendente no Pedido de Compra. Esses são os itens que irão aparecer na Relação de Itens não atendidos. 19. Análise de Estoque das Filiais (1276) Como acessar? Módulo Estoque => Diversos => Analise de Estoque das Filiais Para que serve? Para fazer a gestão do estoque entre filiais, analisando a necessidade de transferências de mercadorias de uma filial para outra. Como funciona? Essa ferramenta tem por finalidade analisar as vendas conforme as estatísticas de venda do período informado, e comparar a mesma com base nos números de dias em estoque e informar se tem saldo acima ou abaixo do estoque da necessidade. Através dessas informações é possível, por exemplo, transferir os estoques entre as filiais, nos casos em que uma possui sobra de determinado produto e a outra possui falta. Através dessa análise é possível evitar realizar compras de mercadorias que já estão no estoque da empresa, porém em outra filial.

9 Fernanda Klein Both 26/08/2013 9/ Giro de Estoque (1041) Como acessar? Módulo Estoque => Diversos => Giro do Estoque (1041) Para que serve? O giro do estoque é um importante indicador contábil que demonstra a rotatividade do estoque da empresa, ou seja, esse relatório calcula quanto tempo cada um dos itens do estoque permanece na empresa antes de ser vendido. Como funciona? Para gerar o relatório, deve-se preencher os filtros conforme a necessidade e confirmar a geração. Deve-se usar um período mínimo de 3 meses para poder fazer uma média, se for de apenas 1 mês, pode distorcer um pouco a análise. Quanto menor o número de dias, melhor o giro do estoque, quanto maior o número de dias, pior o giro. 21. Comparação de Custos de Compras (1019) Como acessar? Módulo Estoque => Compras => Comparação dos custos de compras (1019) Para que serve? Esta rotina permite ao usuário realizar uma comparação dos custos de compra realizados em diferentes períodos. Como funciona? Ao preencher os filtros para gerar o relatório, o mesmo será impresso evidenciando o estoque disponível na primeira data informada para compra, o estoque disponível na última data informada para compra e o número de dias entre primeira/ultima data. 22. Relação de Notas Fiscais de Compras (1127) Como acessar? Módulo Estoque => Relatórios => Relação de Lançamentos e Notas Para que serve? Para gerar um relatório com informações detalhadas das notas fiscais de acordo com o movimento e período selecionado. Como funciona? Ao abrir a rotina, deve-se inserir nos filtros correspondentes as informações necessárias para que o relatório seja gerado. O mesmo irá demonstrar dados sobre os impostos e demais valores que compõem as Notas Fiscais emitidas/lançadas em determinado período. 23. Cotação (1383) Como acessar? Módulo Estoque => Compras => Altera sugestão de compra gerada (1021) - botão Cotação Para que serve? A ferramenta será utilizada para efetuar um comparativo de preços entre fornecedores, proporcionando maior eficiência nas tomadas de decisões de compras.

10 Fernanda Klein Both 26/08/ /10 Como funciona? Ao selecionar uma sugestão de compra, clicar no botão Cotação e posteriormente em Cadastrar, poderão ser selecionados itens da sugestão que serão enviados aos fornecedores escolhidos. Esses itens serão encaminhados por na forma de cotação (em arquivo.csv). Observações