FLUXO DE COMPRAS. Sumário

Transcrição

1 1 de 7 FLUXO DE COMPRAS Sumário FLUXO DE COMPRAS Introdução Objetivo Conceitos Cadastros Cadastro de Etapas (1592) Cadastro de Fluxo (1591) Responsável Alçada (valores) Fluxo de compras Solicitação (1595) Aprovação (1603) Cotação (1601) Pedido de Compra (1602) Acompanhamento (1600) Relação de aprovações e rejeições (1699) Conclusão... 6

2 2 de 7 1. Introdução O processo de compras é uma das atividades que causa maior impacto do ponto de vista estratégico no resultado final de uma empresa. Para garantir que este processo seja analisado por todas as pessoas envolvidas, foi desenvolvido o conceito de fluxo de compras no sistema de Gestão Solution. O Fluxo de Compras possibilita que a análise de compras passe por diversas etapas, as quais podem variar de acordo com a finalidade da compra e das pessoas autorizadas para realizar/aprovar cada etapa. O novo processo possibilitará o cadastro de fluxos de compras diferenciados por empresa, filial e finalidade da compra, definindo quais serão as etapas que o fluxo deve passar, e quais usuários são responsáveis por cada etapa. Nesta definição de responsáveis, ainda será possível configurar os valores mínimos e máximos da alçada de cada responsável. 2. Objetivo O processo de Fluxo de compras desenvolvido tem por objetivo permitir o cadastro do fluxo a ser seguido por uma solicitação de compra até a sua finalização. Estes fluxos poderão ser diferenciados de acordo com a finalidade da sua solicitação. A determinação do fluxo a ser seguido em cada situação permite o melhor gerenciamento e análise das solicitações realizadas, aprovadas e desaprovadas, bem como, melhor controle sobre quais departamentos/funcionários analisaram a solicitação em questão. 3. Conceitos Etapa - As etapas são as fases do processo de compra. Poderão ser atreladas a funcionários específicos que serão responsáveis por executá-la. Fluxo - É o conjunto de etapas e a sequencia que o processo irá percorrer até que a compra esteja de fato concluída. 4. Cadastros 4.1. Cadastro de Etapas (1592) Módulo Compras => Cadastrar => Etapa do fluxo de compras (1592).

3 3 de 7 Através da rotina devem ser cadastradas as etapas que serão utilizadas no momento de criar os fluxos de compras. Ao cadastrar uma etapa deverá ser definido o tipo desta, o qual poderá ser Solicitação, Aprovação, Cotação ou Pedido de Compras. O sistema permitirá que seja cadastrada mais de uma etapa com o mesmo tipo, pois no caso da aprovação, por exemplo, será necessário cadastrar mais de uma etapa de acordo com o tipo da aprovação e quem aprova Cadastro de Fluxo (1591) Módulo Compras => Cadastrar => Fluxos de compra (1591) Através da rotina devem ser cadastrados os fluxos de compras de acordo com sua finalidade, definindo quais as etapas que este deve seguir e quem pode realizar cada uma delas. As finalidades definidas no fluxo são padrões do sistema e não poderão sofrer modificações por parte do usuário. Será possível somente o cadastro de um fluxo por empresa, filial e finalidade. As etapas que o fluxo deve seguir deverão ser cadastradas através do botão Etapas. Em cada etapa será necessário informar um ou mais responsáveis por esta. No cadastro de etapas será definida uma ordem, e esta deverá ser respeitada para que seja possível realizar a próxima etapa definida no fluxo. O fluxo de compras poderá seguir, por exemplo, as seguintes etapas: 4.3. Responsável Ao realizar o vinculo das etapas ao fluxo, poderá ser definido um responsável pela execução da respectiva etapa. A definição do responsável poderá ser feita tanto através da seleção de uma categoria de usuário (função) quanto através do detalhamento de um usuário específico. Se o responsável definido for uma categoria de usuário, o sistema irá verificar a função definida no cadastro do mesmo. Sempre que um usuário possuir informada em seu cadastro a categoria que foi vinculada à etapa do fluxo, ele terá permissão para fazer a confirmação ou recusa da etapa. Para fazer o cadastro deste responsável, deve-se acessar o Módulo compras => Cadastrar => Fluxo de compras => Cadastro de fluxo Etapas (1592).

4 4 de 7 Havendo a necessidade de cadastrar diretamente um ou mais responsáveis pela execução de uma etapa, esta parametrização poderá acontecer cadastrando o(s) funcionário(s) responsável (eis) através do Módulo Compras => Cadastrar => Fluxo de Compras => Cadastro de fluxo Etapas Responsáveis (1594) Alçada (valores) Módulo compras => Cadastrar => Fluxos de Compras Etapas (1592) Ao vincular uma etapa ao fluxo de compras é possível definir um limite mínimo e máximo de valor para a mesma. Também deve-se configurar no cadastro funcionário vinculado à etapa (1594). Caso a etapa seja de um valor superior ao que o usuário tem permissão de liberação o sistema irá informar e não deixará dar continuidade. 5. Fluxo de compras Tendo parametrizado corretamente o processo de compra, o fluxo deverá seguir as etapas na ordem como foram configuradas. 5.1 Solicitação (1595) Módulo Compras => Principal => Fluxo de compras => Solicitação (1595) O processo do Fluxo de Compras sempre será iniciado através da solicitação de compra, o usuário autorizado para realizar tal etapa deverá efetuar a abertura da mesma. Ao abrir a solicitação, poderá ser informada uma descrição e a prioridade com que a mesma deve ser analisada. Além disso, é possível inserir observações a respeito da solicitação. Após confirmar a criação da solicitação, irá abrir a tela relacionada aos itens para efetuar a alocação dos produtos. Apenas itens já cadastrados no estoque poderão ser informados em uma solicitação de compra. Ao cadastrar os itens da solicitação, o solicitante poderá definir uma data de necessidade para que o aprovador a leve em conta no momento da análise. Uma vez finalizada a alocação dos itens, é possível selecionar a opção Solicitar, para que a solicitação seja encaminhada para aprovação dos responsáveis.

5 5 de 7 Lembrando que apenas o funcionário que criou a solicitação pode solicitá-la. Caso outro funcionário tente, o sistema irá informar que o usuário não possui permissão para solicitar a solicitação de outro usuário. 5.2 Aprovação (1603) Módulo Compras => Principal => Fluxo de compras => Aprovação (1603) A etapa de aprovação poderá aparecer no fluxo após as etapas de Solicitação e Cotação. A definição de quantas aprovações cada etapa terá (bem como seus critérios de distribuição) pode variar de empresa para empresa. Aprovar: Efetua a aprovação da etapa. Desaprovar: Efetua a desaprovação da etapa e cancelamento do fluxo. Irá abrir uma tela para que seja informado o motivo da desaprovação, que pode ser visto na rotina Rejeitar Cotação: Possibilita rejeitar a cotação realizada, de modo que, o sistema reabra a cotação gerada através da solicitação e permita a alteração e nova finalização desta. Aprovação parcial: Para aprovação parcial deve-se clicar na informação em azul da etapa. Podendo digitar no campo quantidade aprovada uma quantidade diferente da cotada nos casos em que não for fluxo de venda garantida. 5.3 Cotação (1601) Módulo Compras => Principal => Fluxo de compras => Cotação (1601) Após ter a solicitação aprovada, a próxima etapa do fluxo é a análise da cotação, que possibilita efetuar um comparativo de preços entre fornecedores, proporcionando maior eficiência nas tomadas de decisões de compras. Ao acessar a rotina e aprovar uma cotação, será aberta a tela para seleção dos fornecedores para os quais será feita a pesquisa de preços da lista de produtos que devem ser adquiridos. Ao confirmar a geração da cotação, deve-se acessar: Módulo Compras => Principal => Cotações (1383) e inserir as informações referentes à mesma.

6 6 de 7 Ao selecionar os itens da cotação que foram aprovados, a mesma será automaticamente encaminhada para a próxima etapa do fluxo, que é a etapa Pedido de Compras. Será inserida no pedido de compra a quantidade descrita no campo Quantidade Disponível da cotação. Se foram cotados 10 itens e o fornecedor possuía apenas 5 itens disponíveis, o pedido de compra será gerado com 5 unidades. 5.4 Pedido de Compra (1602) Módulo Compras => Principal => Fluxo de compras => Pedido de compra (1602) Após concluir a cotação, é necessário que, através do fluxo de compras, seja autorizada a geração do Pedido de Compras. Para isso, deve-se selecionar o pedido e clicar no botão Gerar Pedido. Essa é a última etapa de acompanhamento da compra dos itens que será realizada a partir do Fluxo de Compras. Após gerar o pedido, encerra-se o processo do fluxo. 5.5 Acompanhamento (1600) Módulo Compras => Principal =>Fluxo de compras => Acompanhamento (1600) Através desta rotina é possível realizar o acompanhamento dos fluxos de compras que estão sendo realizados na empresa. 6. Relação de aprovações e rejeições (1699) Estoque -> Diversos -> Relação de aprovações e rejeições (1699) Nesta rotina é possível realizar a impressão de relatório com relação de aprovações e rejeições. Neste relatório serão impressas informações referente as solicitações, cotações e pedidos de compra, conforme os filtros preenchidos. 7.Conclusão Acreditamos que a implementação do processo do Fluxo de compras irá fornecer maior controle e confiabilidade no processo de compras da empresa!

7 7 de 7 No caso de dúvidas e sugestões entre em contato com nosso setor de relacionamento, estamos à disposição!