Volpe Enterprise Resource Planning

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2 Volpe Enterprise Resource Planning Este manual não pode, em parte ou no seu todo, ser copiado, fotocopiado, reproduzido, traduzido ou reduzido a qualquer mídia eletrônica ou máquina de leitura, sem a expressa autorização da: Password Interativa Sistemas Ltda. Rua Professor Carlos Reis, 39 Pinheiros São Paulo, SP CEP: Tel.: (11) Fax: (11)

3 Índice Fluxo de Compras 5 1. Introdução O que fazer primeiro? 6 2. Requisição Interna Incluindo uma requisição interna (R.I.) Outras operações de R.I Aprovando/Reprovando uma R.I Atendimento de RI Devolução de uma RI Gerando comparativo de compra através de uma RI Comparativo de compra Incluindo um comparativo de compras Outras operações do comparativo de compras Montando um comparativo Fornecedores do comparativo Itens solicitados Outras operações do comparativo Pedidos de compra Incluindo um pedido de compra Inclusão dos itens utilizando o Ponto de compra Outras operações de pedidos de compra Carregando comparativo de compra Aprovação do pedido de compra Cancelar aprovação Entrada de mercadoria Incluindo uma entrada de mercadoria Carregando um pedido de compra na entrada de mercadoria Outras opções de entrada de mercadoria Entrada de notas fiscais Incluindo uma entrada de notas fiscais Incluindo itens na nota fiscal Alterando itens da nota fiscal 24 3

4 Excluindo itens de uma nota fiscal Gerando financeiro da nota fiscal Excluindo uma nota fiscal Tolerância de compra Incluindo tolerâncias de compras Alterando tolerâncias de compras Excluindo tolerâncias de compras Aprovando uma tolerância Parâmetros de compra 29 4

5 $ $ Volpe Small Business Módulo de Compras Versão 3.7 Fluxo de Compras $ Requisitante $ $ FINANCEIRO FISCAL CONTABILIDADE 5

6 1. Introdução O módulo de compras do sistema Volpe permite controlar o processo de compras, desde as requisições internas até a entrada do produto. Possui total integração com estoque, contas a pagar e módulo fiscal. É possível configurar o módulo de compras para trabalhar com fluxos mais complexos, cadastro de requisições internas, atendimento de requisições internas, comparativos de compras, formulário de cotações, aprovação de comparativos, pedidos de compras, conferência de mercadoria na entrada, entrada de nota fiscal (com opção para carregar XML) - ou apenas o essencial para controle das entradas de mercadoria (notas de entrada) O que fazer primeiro? Antes de trabalhar com o módulo de Compras no sistema Volpe é necessário criar os seguintes cadastros auxiliares. Cadastro de produtos. Fornecedores. Unidade. Segmento. Centro de custo. Forma de pagamento. CFOP. Empresa. Parâmetro de compra. Tipo de pedido. Consultar manual de cadastros básicos. 6

7 2. Requisição Interna Uma requisição interna é uma solicitação de compra para suprimentos, materiais para consumo interno ou até mesmo solicitação de um serviço. Por exemplo, no departamento financeiro acabaram as folhas de papel A4, então será feita uma requisição solicitando a compra deste material Incluindo uma requisição interna (R.I.) A requisição interna de compras poderá ser feita por usuários que estão vinculados aos grupos com direitos de inclusão nessa rotina. Acesse a guia Compras > tela Requisição interna É possível também visualizar o follow-up dos itens de uma requisição interna através da opção da guia de Compras > tela Follow-up dos itens. 7

8 2.2. Outras operações de R.I. Alteração: Possível quando uma requisição interna estiver pendente de aprovação e em elaboração. Exclusão: Possível apenas após a exclusão dos itens da RI e se esta estiver pendente de aprovação e em elaboração Aprovando/Reprovando uma R.I. A aprovação/reprovação de uma R.I. poderá ser feita por usuários que estão vinculados aos grupos com direitos de inclusão nessa rotina. Acesse a guia Compras > tela Requisição Interna Clique com o botão direito do mouse e selecione a opção Aprovação ou use a tecla P para chamar a tela de aprovação. O login e senha do aprovador serão novamente solicitados, para verificar se este usuário tem direito de executar esta ação. Se o login estiver autorizado a RI será aprovada. Para reprovar uma R.I. faça o mesmo procedimento da aprovação trocando o status para Reprovado. 8

9 Apenas RI s finalizadas serão aprovadas. 3. Atendimento de RI Permite monitorar os itens das RI s que foram aprovadas. Possibilitando tomadas de decisões como a gerar uma comparativo de compra ou devolver uma requisição Devolução de uma RI Caso o requisitante deseje alterar uma RI já finalizada e aprovada, é possível devolve-la (permitir nova edição) desde que a RI ainda não tenha gerado um comparativo de compras. Para devolver uma RI: Acesse a guia Compras > tela Atendimento de RI. Clique com o botão direito do mouse sobre qualquer item da requisição em questão e selecione a opção > Devolver requisição. A RI ficará disponível ao requisitante com status em elaboração e uma nova aprovação deverá ser feita após a finalização da RI. 9

10 3.2. Gerando comparativo de compra através de uma RI Na criação das requisições internas o usuário pode apenas digitar a descrição do produto e não associar a um código cadastrado no sistema. No entanto, para o comprador gerar um comparativo de compra a partir de uma RI é preciso que o item da requisição esteja vinculado a um produto cadastrado no sistema. Para vincular um item faça o seguinte: Acesse a guia Compras >tela Atendimento de RI. Clique com o botão direito do mouse sobre o registro a ser vinculado. Selecione a opção Codificação do produto. A seguinte tela será exibida: Selecione o código do produto correspondente à descrição do requisitante, clique no botão OK. No campo produto, selecione o produto que deseja codificar, utilizando a tecla F4. Se o produto não estiver cadastrado é possível incluí-lo pelo próprio F4. Escolha o segmento do produto. Após a codificação do produto, na tela de atendimento de RI, marque as solicitações de compra e clique no botão seguinte tela:, será exibida então a 10

11 Clique na opção gerar um novo comparativo, e a tela de inclusão do comparativo aparecerá. Preencha todos os campos solicitados, inclua os itens e clique no botão Ok. 11

12 4. Comparativo de compra O comparativo de compra permite realizar análise entre vários fornecedores de um produto, assim a tomada de decisão sobre a compra será fundamentada no fornecedor que apresentar as melhores condições para a compra Incluindo um comparativo de compras Acesse a guia de Compras > coluna Movimentação >tela Comparativo de compra. Clique com o botão direito do mouse e selecione a opção incluir. Preencha os campos necessários, inclua os itens do comparativo e clique no botão OK Outras operações do comparativo de compras Alterando um comparativo: Clique com o botão direito do mouse sobre o comparativo que deseja alterar, opção alterar. Exclusão de um comparativo: Clique com o botão direito e selecione a opção Excluir, ou ainda a tecla Delete. Para excluir um comparativo é necessário excluir os itens primeiro Montando um comparativo Acesse a guia de Compras > tela Comparativo de compra. Selecione o comparativo desejado. Com o botão direito do mouse, selecione a opção comparativo. A seguinte tela aparecerá: 12

13 4.4.1 Fornecedores do comparativo Clique com o botão direito na grade e selecione a opção Incluir. Inclua os fornecedores que foram cotados para esse comparativo. Clique no botão OK. Para alterar um fornecedor, selecione a linha do registro, clique com o botão direito do mouse, selecione a opção alterar, altere os campos necessários e clique no botão OK. Para excluir um fornecedor selecione a linha do registro, clique com o botão direito do mouse e selecione a opção excluir. Ou ainda utilize a tecla Delete do teclado. 13

14 4.4.2 Itens solicitados Essa grade apresenta os itens que estão sendo cotados. As células que estiverem com a coloração amarela, são liberadas para a edição/digitação. Digite o preço apresentado por cada fornecedor na respectiva coluna ao qual tenha o seu nome como título. Defina um ganhador digitando o número de ordem da grade de fornecedores correspondente a ele na coluna ganhador da grade de Itens solicitados. Ou ainda use o botão para escolher o ganhador que tenha oferecido o menor preço. Ao atualizar o ganhador pelo menor custo, o sistema irá definir qual fornecedor apresentou a melhor oferta para essa requisição de compra; Outras operações do comparativo Alteração de Status: Clique com o botão direito do mouse sobre o registro do comparativo de compras ao qual você quer mudar e selecione a opção status. Com isso é possível definir 3 status para um comparativo: Em cotação, Cotação Pronta ou Cancelado. Marque o status que deseja atribuir ao comparativo e clique no botão OK. 14

15 Apenas comparativos com ganhadores definidos podem ter seu status alterado para cotação pronta. Aprovação do comparativo: Clique com o botão direito do mouse e selecione a opção Aprovação. A tela de aprovação aparecerá. Na combo Mudar status para: selecione uma das opções e clique no botão aplicar. Seu login e senha serão solicitados para que a aprovação seja gravada. Apenas grupos pré-estabelecidos nos parâmetros de compra poderão aprovar comparativos. Cancelamento da aprovação do comparativo: Com o botão direito do mouse selecione a opção Cancelar Aprovações. A tela de cancelamento de aprovação aparecerá, digite então um motivo para o cancelamento e clique no botão OK. Após o cancelamento de aprovação de um comparativo de compra, o status deste comparativo será alterado para em cotação. O processo de alteração do status e o de aprovação do comparativo deverão ser refeitos. Desmembrar um comparativo: O desmembramento de um comparativo serve para que apenas alguns itens sejam aprovados. Quando 15

16 desmembrado, um novo comparativo é gerado com os itens que foram selecionados no desmembramento. Este novo registro independe do primeiro, necessitando dos processos de inclusão dos fornecedores do comparativo, alteração de status e aprovação novamente. Clique com o botão direito do mouse e selecione a opção desmembrar. Selecione o item que deseja desmembrar e clique no botão OK. Apenas comparativos com aprovação pendente podem ser desmembrados. 5. Pedidos de compra Gerencia o ambiente de trabalho do departamento de compras, registrando todas as informações referentes ao processo de aquisição. Possibilitando assim, que sejam controlados os prazos de entrega e as condições de pagamento. Os pedidos de compra podem ficar associados a sua solicitação de compra, fornecendo ao usuário solicitante o andamento da compra do material solicitado. Podendo ver os dados do fornecedor e itens do pedido, gerando também previsões para o contas a pagar Incluindo um pedido de compra Acesse a guia Compras >coluna >Movimentação >tela Pedidos de compra. Clique com o botão direito do mouse na grade, selecione a opção incluir. Preencha os campos necessários, incluas os itens e confirme no botão OK Inclusão dos itens utilizando o Ponto de compra A tela de ponto de compra auxilia no controle de quanto deve ser comprado de um produto para que não falte em estoque num determinado período. Essa média é baseada no consumo/venda desse produto em um período anterior à data de compra. 16

17 Acesse a guia Compras > coluna > Movimentação >tela Pedidos de compra > opção Incluir. Selecione a empresa para qual será feita a compra. Clique com o botão direito sobre a grade de itens e selecione a opção Ponto de compra. A seguinte tela aparecerá: Determine o período para cálculo de média de consumo e tempo (em dias) que deverá durar o estoque. Escolha se a média deve ser feita para todos os produtos ou para os que precisam ser comprados e se os produtos fora de linha também entraram no cálculo. Preencha os demais campos se necessário e clique no botão consultar. Os produtos, a quantidade em estoque e quantidade necessária aparecerão na grade. Nos campos em amarelo digite quanto deseja pedir e o preço unitário para cada produto. Selecione um centro de custo e o prazo de dias para entrega. Clique no botão salvar itens no pedido. Preencha os campos necessários no pedido de compra e confirme no botão OK. 17

18 5.2. Outras operações de pedidos de compra Alteração: Acesse a guia Compras > coluna Movimentação > tela Pedidos de compra. Clique com o botão direito do mouse na grade sobre o pedido que deseja alterar. Selecione a opção alterar. Altere os campos e/ou os itens necessários e confirme no botão OK. Apenas pedidos pendentes podem ser alterados Exclusão: Acesse a guia Compras > coluna Movimentação > tela Pedidos de compra. Clique com o botão direito do mouse na grade sobre o registro que deseja excluir e selecione a opção excluir. Pedidos aprovados não podem ser excluídos. Para excluir um pedido de compra é necessário excluir os itens relacionados a ele antes Carregando comparativo de compra Acesse a guia Compras >coluna Movimentação >tela Pedidos de compra. Clique com o botão direito do mouse na grade e selecione a opção carregar comparativo. A seguinte tela aparecerá. 18

19 Clique no F4 e selecione o comparativo que deseja carregar. Clique no botão para carregar as informações na tela. Clique no botão para gerar o pedido de compra. Preencha os campos necessários no pedido de compra e clique no botão OK para confirmar Aprovação do pedido de compra Clique com o botão direito do mouse sobre o pedido que deseja aprovar e selecione a opção Aprovação. A seguinte tela aparecerá. 19

20 Na combo Mudar status para: selecione a opção Aprovado, e clique no botão aplicar. Clique no botão fechar para finalizar Cancelar aprovação Acesse a guia Compras > coluna Movimentação > tela Pedidos de compra. Clique com o botão direito do mouse na grade sobre o pedido que deseja cancelar. Selecione a opção cancelar aprovação. Digite o motivo do cancelamento e confirme clicando no botão Ok. O status do pedido voltará ao status pendente, podendo ser aprovado novamente. 6. Entrada de mercadoria Permite a entrada de mercadorias através de pedidos de compras. Efetua conferência entre a nota fiscal de entrada e o pedido de compra, permitindo com que a entrada dos itens seja feita parcialmente. Gera uma nota sem a obrigatoriedade da digitação do CFOP (parametrizável) e sem gerar financeiro, deixando essa parte fiscal para o setor responsável na empresa. Fazendo assim com que o estoque corresponda com a quantidade física logo após a entrega do pedido. 20

21 6.1. Incluindo uma entrada de mercadoria Acesse a guia Compras >coluna Movimentação >tela Entrada de mercadoria. Clique com o botão direito do mouse na grade e selecione a opção incluir. Preencha os campos solicitados de acordo com as informações da nota recebida, inclua os itens da nota e confirme no botão OK. Quando é gerada a entrada de mercadoria automaticamente, é gerada uma entrada de nota fiscal, que precisa ser alterada para que campos como série, espécie e até mesmo o financeiro da nota fiquem corretos Carregando um pedido de compra na entrada de mercadoria Acesse a guia Compras >coluna Movimentação >tela Entrada de mercadoria. 21

22 Clique com o botão direito do mouse sobre a grade, selecione a opção Incluir, na sequência clique novamente com o botão direito do mouse na grade e selecione Carregar pedido de compra. A seguinte tela aparecerá. Selecione o pedido de compra no F4 de pedido de compra e clique no botão. O pedido será carregado na grade. Clique no botão preencher todos para que a quantidade total de itens seja carregada para a entrada de mercadoria. Ou digite a quantidade entregue no campo quantidade a carregar da grade. Clique no botão para que os itens sejam carregados na entrada de mercadoria. Digite os campos necessários e clique no botão OK para confirmar. 22

23 6.3. Outras opções de entrada de mercadoria Alteração: Acesse a guia Compras > coluna Movimentação > tela Entrada de mercadoria, clique com o botão direito do mouse na grade e selecione a opção alterar. Altere os campos necessários e confirme no botão OK. Exclusão: Acesse a guia Compras > coluna Movimentação > tela Entrada de mercadorias. Clique com o botão direito do mouse na grade e selecione a opção excluir. É necessário excluir os itens antes de excluir a entrada de mercadoria. Se a nota relacionada a entrada de mercadoria tiver lançamentos financeiros é necessário que estes também sejam excluídos. 7. Entrada de notas fiscais Possibilita o cadastro das notas fiscais de materiais, serviços ou até mesmo carregar uma nota a partir dos pedidos realizados pelo setor de compras Incluindo uma entrada de notas fiscais Acesse a guia Compras > coluna Movimentação > tela Entrada de notas fiscais. Clique com o botão direito do mouse na grade, selecione a opção incluir. Preencha os campos solicitados em todas as guias (principalmente na guia Geral e na guia total de produtos) de acordo com a nota recebida Incluindo itens na nota fiscal Na tela de inclusão da nota fiscal, clique com o botão direito sobre a grade de Itens da nota. 23

24 Selecione a opção incluir, preencha os campos necessários de todas as guias e clique no botão OK para confirmar. É necessário que as informações de tributação dos itens sejam preenchidas. Para aplicar as regras de tributação a todos os itens selecione a opção no menu de contexto Parametrizar itens Alterando itens da nota fiscal Na tela de inclusão da nota fiscal, clique com o botão direito sobre a grade de itens da nota. Selecione a opção alterar, altere os campos necessários e clique no botão OK para confirmar Excluindo itens de uma nota fiscal Na tela de inclusão da nota fiscal, clique com o botão direito sobre a grade de itens da nota. Selecione a opção excluir Gerando financeiro da nota fiscal Na tela de inclusão da nota fiscal, clique com o botão direito sobre a grade de Financeiro da nota. Selecione a opção gerar financeiro. A seguinte tela aparecerá. 24

25 No F4 de modelos é possível selecionar um modelo pré-configurado e aplicá-lo ao rateio da nota fiscal. Essa opção é interessante quando um mesmo modelo de parcelas é muito utilizado. Caso a referência, o tipo de documento e a forma de pagamento não estejam preenchidos, preencha-os. Selecione a forma como as parcela serão nomeadas e clique no botão gerar parcelas. As parcelas serão geradas e nomeadas de acordo com as informações citadas acima. Caso o centro de custo e o segmento não estejam preenchidos, clique no botão alterar rateio. A seguinte tela aparecerá 25

26 No campo SEG(F4) da grade de novas definições do rateio, digite o código de segmento a qual se refere a parcela selecionada, ou tecle o F4 do seu teclado para selecionar um segmento. No campo CC(F4) da grade de novas definições do rateio, digite o código do centro de custo a qual se refere à parcela selecionada, ou tecle o F4 do seu teclado para selecionar um centro de custo. Se houver critérios de rateio pré-definidos no sistema, utilize o botão Critérios... A seguinte tela aparecerá. 26

27 Clique duas vezes na grade de rateios sobre o registro correspondente ao rateio desejado e clique no botão Aplicar. Novamente na tela de rateios clique no botão Aplicar a todas as parcelas para usar o rateio escolhido em todas as parcelas. Na tela para gerar parcelas clique no botão salvar para confirmar o lançamento financeiro da nota Excluindo uma nota fiscal Na tela de entrada da nota fiscal, clique com o botão direito sobre a grade de Financeiro da nota. Selecione a opção Excluir. Só é possível excluir uma entrada de nota fiscal se ela não tiver nenhum item, nenhum financeiro relacionado e nenhum lançamento contábil. 8. Tolerância de compra Permite configurar uma tolerância de quantidade e valor para cada produto. 27

28 A tolerância de quantidade é utilizada quando um pedido de compra é carregado para uma nota. Se a quantidade carregada for maior que o tolerado pelo sistema, será exibida uma tela avisando, e não permitirá carregar os itens para a nota até que a quantidade seja alterada. Já a tolerância de valor é utilizada na alteração dos itens da nota. Se o valor for maior que o tolerado pelo sistema a tela também será exibida e a alteração não será permitida até que o valor seja alterado Incluindo tolerâncias de compras Acesse a guia Compras > Coluna Configurações > tela Tolerância de compras. Clique com o botão direito do mouse na grade, selecione a opção incluir. Selecione um produto no F4 de produtos, digite as tolerâncias de quantidade e valor, e clique no botão OK para confirmar. Produtos que não tiverem as tolerâncias cadastradas não permitirão que valores e quantidades diferentes do pedido de compra sejam gravados nas notas fiscais de entrada Alterando tolerâncias de compras Acesse a guia Compras > coluna Configurações > tela Tolerância de compras. Clique com o botão direito do mouse na grade, selecione a opção alterar. Altere os campos necessários e clique no botão OK para confirmar Excluindo tolerâncias de compras 28

29 Acesse a guia Compras > coluna Configurações > tela Tolerância de compras. Clique com o botão direito do mouse na grade, selecione a opção excluir. Confirme no botão SIM para confirmar a exclusão Aprovando uma tolerância Acesse a guia Compras > coluna Configurações > tela Tolerância de compras. Clique com o botão direito do mouse na grade, selecione a opção marcar para selecionar os itens que serão aprovados, ou a opção marcar todos se todos os itens que estiverem na grade necessitarem de aprovação. Depois que todos os itens pendentes de aprovação estiverem selecionados, clique novamente com o botão direito do mouse na grade e selecione a opção aprovar. O seu usuário e senha serão solicitados para que a aprovação seja feita. 9. Parâmetros de compra Permite definir os grupos de aprovações de compra do sistema, delegando níveis de aprovações para limites de compras. 29

30 Existem cinco guias na parte inferior da tela que permitem configurar parâmetros gerais para vários processos do sistema. Requisição interna: o Ativar aprovação: É possível ativar a aprovação automática das requisições internas e selecionar quais grupos podem aprovar uma requisição. o Bloquear lançamentos de itens não cadastrados: Para que produtos não cadastrados no sistema não possam ser incluídos em uma requisição. E ainda permite configurar os direitos de visualização das requisições. Comparativo de Compra: o Definir se o preço de custo do produto terá ou não o valor de IPI incluso. 30

31 Pedido de Compra: o Recalcula data de previsão de entrega. o Envia ao comprador na aprovação. o Bloqueia repetição de pedidos de compra. o Permite incluir um texto fixo para o rodapé de todos os pedidos de compra. Entrada de mercadoria 31

32 o Permite definir configurações como digitação obrigatória de CFOP, movimentação de estoque e se utiliza o controle de lotes. Entrada de notas fiscais o Permite a obrigatoriedade de contabilizar as notas antes de finalizar. o Permite a obrigatoriedade da validação na Sefaz antes de finalizar. o Permite a validação do pedido de Compra x Nota Fiscal de Entrada. o Ativa ou não a validação para alteração dos impostos dos itens. o Impede a entrada de mercadoria e nota fiscal de entrada sem pedido de compra. o Configurar o critério de rateio do frete por valor ou por quantidade. o Definir o centro de custo padrão. 32

33 o Aprovação de nota de entrada de forma manual, com análise do pedido de compra e aprovação sem análise do pedido de compra. 33