Fernanda Klein Both 26/08/2013 1/9 GUIA DO ESTOQUISTA. Sumário

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1 Fernanda Klein Both 26/08/2013 1/9 GUIA DO ESTOQUISTA Sumário 1. Comandos do ERP Solution Cadastro de cliente / fornecedor (7034) Cadastro de produtos (1068) Cadastro de produtos base e individual (1006) Lançamento de frete compra e despesa (1116) Importação de NF-e de entrada (1339) Importar nota de transferência (1133) Consulta de Preços (1103) Consulta de Notas Fiscais (1057) Sugestão de Compra (1027) Estoque nas filiais (1101) Etiqueta de compra (1351) Extrato de Produtos (1082) Mapa de compra (1024) Mapa de compra especial (1174) Cadastro de prateleiras (1425) Alocar produto em prateleiras (1012) Abertura de balanço (1295) Auditoria de balanço (1401) Cadastro de grupos de produtos (1008)... 9

2 Fernanda Klein Both 26/08/2013 2/9 1. Comandos do ERP Solution 2. Cadastro de cliente / fornecedor (7034) Como acessar? Módulo Estoque => Cadastrar => Contas => Cadastro de Clientes e Fornecedores Para que serve? Para cadastrar, alterar e visualizar as informações de clientes e fornecedores. Como funciona? Ao selecionar a opção F3 Cadastrar, será aberta a tela onde é possível inserir todas as informações do cliente/fornecedor. A tela de cadastro possui diversas abas, onde podem ser inseridas informações adicionais, como por exemplo, limite de crédito, bloqueios, conceito, conta faturamento, entre outras. É importante que os campos de Tipo de contribuinte Estadual e Tipo de contribuinte Federal sejam preenchidos de acordo com as características do cliente/fornecedor, pois essa informação interfere diretamente na definição da tributação para emissão/lançamentos de Notas Fiscais. 3. Cadastro de produtos (1068) Como acessar? Módulo Estoque => Cadastrar => Produtos => Cadastro de Produtos Para que serve? Para realizar o cadastro dos produtos que a empresa possui em estoque ou acabou de adquirir Como funciona? Ao abrir a rotina, é possível visualizar os filtros para realização de consultas dos produtos já cadastrados. Para cadastrar um novo produto, deve-se selecionar a opção F3 Cadastrar e inserir todas as informações referentes aos produtos. A tela de cadastro possui diversas abas, onde podem ser inseridas informações adicionais. É importante ressaltar que diversas informações inseridas no cadastro de produtos irão interferir diretamente nos aspectos fiscais (emissão e lançamento de Nota Fiscal) e contábeis (contabilização do estoque), por isso é necessário que seja efetuada uma análise do departamento fiscal/contábil antes da realização do cadastro de um novo produto. Para efetuar a alteração de um produto já cadastrado, deve-se selecionar a opção F8 Alterar.

3 Fernanda Klein Both 26/08/2013 3/9 4. Cadastro de produtos base e individual (1006) Como acessar? Módulo Estoque => Cadastrar => Produtos => Cadastro de Produtos botão Controle Estoque Especial Para que serve? Este controle normalmente é utilizado para registrar equipamentos como veículos, tratores, implementos, pois os mesmos são controlados pelo número de plataforma, ou de chassis. Como funciona? Para que seja possível cadastrar um item caracterizado como código individual, é necessário primeiramente cadastrar um produto com tipo de controle individual Base. Para isso, deve-se acessar a rotina de Cadastro de Produtos (1068). Todas as informações gerais de tributação e contabilização dos itens cadastrados como código individual serão originadas do seu respectivo código base. Para cadastrar um novo código individual, deve-se acessar a rotina de Controle Estoque Especial, selecionar o código base e realizar o cadastro do código individual. O código de um item com essas características sempre será composto das informações CODBASE/CODINDIVIDUAL. Por exemplo, um item que será vinculado ao código base PLAT, ficará registrado no ERP Solution como PLAT/ Lançamento de frete compra e despesa (1116) Como acessar? Módulo Estoque => Principal => Notas => CTC => Lançar CTC Para que serve? Para registrar o lançamento dos CTC que vieram juntamente com as NF s de entrada Como funciona? Para realizar o cadastro de um CTC, deve-se selecionar a opção F3 Cadastrar e informar todos os dados do CTC. Após confirmar o cadastro do CTC o usuário utilizará a mesma rotina para vincular ou desvincular as NF correspondentes ao CTC. É possível vincular várias Notas Fiscais a um CTC ou vários CTCs para uma ou mais notas. Ao lançar o CTC é importante observar a operação que está sendo informada, pois existem tipos diferentes de operação de acordo com o tipo de lançamento que o CTC deve gerar. Por exemplo, CTC despesa ou CTC sobre NF de compra. Esta rotina também pode ser acessada após o Lançamento de Nota Fiscal, quando o sistema solicita se há intenção vincular um CTC à NF.

4 Fernanda Klein Both 26/08/2013 4/9 6. Importação de NF-e de entrada (1339) Como acessar? Módulo Estoque => Principal => Notas => Importar NF-e de entrada Para que serve? Através desta rotina é possível realizar a importação do XML que o fornecedor disponibiliza da NF-e. Desta forma não é necessário lançar manualmente um a um os dados da Nota Fiscal. Como funciona? Para efetuar a importação de uma NF-e, deve-se buscar o XML, e informar os parâmetros para que o sistema importe as notas para a rotina de Lançamento de Notas (1020), onde deverá ser realizada a verificação e finalização do lançamento. 7. Importar nota de transferência (1133) Como acessar? Módulo Estoque => Principal => Notas => Importar notas de outras filiais Para que serve? Após emitir NF de transferência de mercadorias para outra filial, esta rotina deverá ser utilizada para importar a NF da Filial origem para a Filial de destino. Desta forma não será necessário efetuar o lançamento manual da NF de transferência. Como funciona? Ao acessar a rotina, os seguintes filtros podem ser utilizados para localizar as NF a serem transferidas: Filial origem, Nota Fiscal, Filial destino, série da NF, data de emissão e código interno da NF. Teclar F5 para que as Notas sejam listadas. Na coluna Importar, deve-se marcar as Notas a serem importadas confirmar a importação. Para importar as Notas Fiscais o usuário não necessita estar logado na Filial de destino, independente da Filial em que o usuário estiver logado a transferência será efetuada para a Filial de destino da NF. Após confirmar a importação, é exibida a mensagem de que a NF foi importada com sucesso. 8. Consulta de Preços (1103) Como acessar? Para que serve? Como funciona? Módulo Estoque => Principal => Consulta Preço (vários Itens) Essa rotina será utilizada para consultar o preço dos itens e o estoque dos mesmos. Para fazer a pesquisa de preços, deve-se inserir nos filtros correspondentes, as informações necessárias para localizar o produto para o qual está sendo feita a pesquisa de preços. Após inserir os filtros, deve-se usar o botão F5 Atualizar para efetivar a pesquisa.

5 Fernanda Klein Both 26/08/2013 5/9 A rotina de consulta de preços disponibiliza diversas informações adicionais, como por exemplo, dados de última compra, última venda, alocações dos itens, formação de curso, entre outros. Todas são acessadas através dos botões localizados na parte inferior da tela principal de consulta. 9. Consulta de Notas Fiscais (1057) Como acessar? Para que serve? Como funciona? Módulo Estoque => Principal => Notas => Consulta de Notas Para realizar a consulta dos dados das Notas Fiscais já emitidas/lançadas Para efetuar a pesquisa, deve-se preencher os filtros conforme a necessidade e selecionar a opção F5 Atualizar para visualizar as Notas Fiscais resultantes da pesquisa. A rotina de consulta de notas disponibiliza diversas informações adicionais sobre as Notas Fiscais lançadas e emitidas, como por exemplo, dados dos itens, totais da Nota Fiscal, detalhamento dos títulos, etc. Essas informações estão disponibilizadas nos botões localizados na parte inferior da tela principal de consulta. 10. Sugestão de Compra (1027) Como acessar? Módulo Estoque => Compras => Sugestão de Compras => Gera Pedido Automático Para que serve? Esta rotina tem por objetivo auxiliar na análise do estoque e sugerir quantidades a serem compradas, baseado na análise das vendas de períodos informados pelo usuário. Como funciona? Através das estatísticas de vendas, a sugestão de compras estabelece as compras que devem ser efetuadas a fim de reposição de estoque. O sistema faz uma análise das vendas passadas, projeta um consumo futuro e compara com o estoque existente e sugere o que necessita ser adquirido para manter esta média de venda. É importante deixar claro que esta análise não elimina o conhecimento e o bom senso do responsável pela compra, pois é apenas uma análise matemática, ou seja, não leva em consideração as variações climáticas, o melhor período para compra com relação a custo etc.

6 Fernanda Klein Both 26/08/2013 6/9 11. Estoque nas filiais (1101) Como acessar? Módulo Estoque => Principal => Consulta Preço vários itens => Botão Filiais Para que serve? Para visualizar a quantidade que o item possui em estoque nas demais filiais. Como funciona? Ao selecionar o botão Filiais será possível visualizar o saldo do produto nas demais filiais da empresa. São listadas as seguintes informações: Empresa, Filial, código do item e descrição, grupo, quantidade em estoque, quantidade em Reserva, quantidade disponível, quantidade contábil, preço de venda, promoção e prateleira. 12. Etiqueta de compra (1351) Como acessar? Módulo Estoque => Compras => Etiquetas de Compras Para que serve? Para realizar a impressão das etiquetas dos produtos que são adquiridos pela empresa. Como funciona? Para realizar a emissão de etiquetas, deve-se preencher os filtros da rotina de acordo com as características de uso da empresa. A rotina possibilita que sejam emitidas etiquetas por Nota Fiscal, por produto, por pedidos, etc.. Deve-se observar atentamente o modelo de etiqueta que melhor se adeque à empresa, pois há diversas opções de modelos que podem ser utilizadas. 13. Extrato de Produtos (1082) Como acessar? Módulo Estoque => Principal => Extrato de Produtos (1082) Para que serve? Para visualizar as movimentações de determinado produto Como funciona? Ao abrir a rotina, deve-se inserir nos filtros correspondentes as informações necessárias para geração do extrato de determinado produto. O relatório possibilita que seja verificada a movimentação do item, mostrando informações como Operação, data de movimentação, nº Nota Fiscal, quantidade movimentada, saldo em estoque, entre outras. 14. Mapa de compra (1024) Como acessar? Módulo Estoque => Compras => Mapa de Compras Para que serve? Esta rotina permite ao usuário emitir relatório com o total de compras de um determinado período e grupo de forma mais simplificada que o gerado pela rotina de Mapa de Vendas/Compras Especial (1174). Como funciona? Ao abrir a rotina, os campos devem ser preenchidos de forma a possibilitar que o relatório seja gerado filtrando exatamente a informação que o usuário está buscando.

7 Fernanda Klein Both 26/08/2013 7/9 Deve-se observar atentamente as opções de modelos que podem ser utilizados para geração do mapa de compras. Em determinados modelos, por exemplo, é possível visualizar o total de compra por grupo, ICMS antecipado e substituição, total de devoluções do grupo, subtotal (compras devoluções), ICMS, frete, ICMS do frete, ISS, PIS, COFINS, base PIS/COFINS e valor líquido. 15. Mapa de compra especial (1174) Como acessar? Módulo Estoque => Compras => Mapa de Compras Especial Para que serve? Para gerar um relatório das compras realizadas pela empresa Como funciona? O mapa de compras especial é mais flexível do que o mapa de compras, e possui um número maior de filtros que podem ser preenchidos para geração do relatório. O maior diferencial do mapa de compras é que é possível definir os níveis que serão considerados para geração do relatório, podem ser utilizadas diversas combinações de níveis, dependendo da informação que se quer gerar. Sugestões: Grupo Subgrupo Produto; Nota Fiscal Produto; Vendedor Produto; Através do modelo mais completo do Mapa de Compras especial é possível visualizar: o valor da compra/venda, valor de devoluções, valor das compras/vendas diminuindo as devoluções, base e valor ICMS, ISS, IPI, base e valor PIS, COFINS, IRRF, CSLL, custo médio, custo unitário, quantidade vendida, % lucro e % que o item representa em relação à compra/venda. 16. Cadastro de prateleiras (1425) Como acessar? Módulo Estoque => Principal => Produtos => Prateleiras Para que serve? Para realizar o cadastro das prateleiras onde os produtos do estoque da empresa são guardados. Como funciona? Para realizar o cadastro da prateleira, deve-se selecionar a opção F3 Cadastrar, e preencher os filtros, inserindo as informações de filial onde está localizada a prateleira, descrição e observações. Após cadastrar as prateleiras, será possível informar os produtos que estão localizados na mesma.

8 Fernanda Klein Both 26/08/2013 8/9 17. Alocar produto em prateleiras (1012) Como acessar? Módulo Estoque => Principal => Produtos => Prateleiras => Alocar Produto em Prateleira Para que serve? Através desta rotina é que será realizado o vínculo do item com a prateleira, determinando assim a sua localização. Como funciona? Após realizar o cadastro do produto, é possível vinculá-lo a uma prateleira. Para isso, deve-se acessar a rotina de Alocação de Produtos em Prateleiras e realizar o novo vínculo através da opção F3 Cadastrar. Para localizar um item que já possui prateleira, basta informar o código do produto, a descrição ou a prateleira e teclar F5 Atualizar para que o mesmo seja listado. 18. Abertura de balanço (1295) Como acessar? Módulo Estoque => Estoque => Balanços Para que serve? A rotina deverá ser utilizada para realização de balanços de estoque. Como funciona? Através da rotina, é possível definir os itens que serão contados durante a realização do balanço. Ao gerar um novo balanço é possível definir se os itens que estão sendo inventariados ficarão bloqueados ou se ficarão liberados. Se forem bloqueados, não poderão ser comprados ou vendidos até o encerramento do mesmo. Os itens selecionados para contagem poderão ser visualizados em uma tela de que identifica quais itens já foram conferidos e quais ainda não foram. Após realizar a finalização do balanço, o sistema irá realizar lançamentos no estoque, ajustando a diferença entre a quantidade do sistema e a quantidade real do estoque. 19. Auditoria de balanço (1401) Como acessar? Módulo Estoque => Estoque => Auditoria de Balanços Para que serve? Para que, ao final do balanço, seja possível visualizar quais itens estavam com saldo no sistema diferente do saldo encontrado no estoque real Como funciona? Ao gerar o relatório, o mesmo irá demonstrar o que o balanço encontrou de inconsistência entre o que foi digitado e o que já estava no sistema, evidenciando em colunas específicas as sobras ou faltas que ocorreram entre o estoque registrado no sistema e o estoque real.

9 Fernanda Klein Both 26/08/2013 9/9 20. Cadastro de grupos de produtos (1008) Como acessar? Módulo Estoque => Cadastrar => Grupos => Cadastro de Grupos Para que serve? Os grupos podem ser caracterizados como um conjunto de produtos que possuem a mesma característica. Todo produto é vinculado a um grupo. Como funciona? Para realizar o cadastro de um novo grupo, deve-se selecionar a opção F3 Cadastrar e preencher os campos necessários. Os grupos podem possuir subgrupos, a diferenciação entre grupos e subgrupos ocorre através da numeração (código) do mesmo. O código do grupo deve ser sempre múltiplo de 100, enquanto o do subgrupo sempre é múltiplo de 1. Exemplo de grupos: 0100, 0200, 0300, 1000, etc. Exemplo de subgrupos: 0101, 0209, 0307, 1099, etc.. No grupo/subgrupo é que são inseridas informações como por exemplo margens de lucros por grupo, % de comissão, contas de custo receita e estoque para contabilização, coeficientes, etc. Observações