MANUAL DO MÓDULO PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS (ORDEM DE SERVIÇOS)

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1 MANUAL DO MÓDULO PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS (ORDEM DE SERVIÇOS) Digisat Tecnologia Ltda Rua Marechal Deodoro, 772 Edifício Mirage 1º Andar Salas 5 e 6 Centro Concórdia/SC CEP: Fone/Fax: (49) [email protected]

2 MANUAL DO MÓDULO PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS OS APRESENTAÇÃO Este manual orienta o funcionamento do módulo de prestação de serviços. Sendo que poderá ser utilizado como referência aos sistemas Gerencial G4 e Administrador G4. Este módulo é utilizado por empresas que trabalham com prestação de serviços, sendo necessário antes cadastrar: Serviços, Objetos e Técnicos. As opções Objetos e Técnicos ficarão disponíveis quando for pressionado um clique sobre o botão Ordens de Serviço e os Serviços devem ser cadastrados no módulo de Estoque. CONFIGURAÇOES Antes de iniciar o uso do módulo é necessário configurá-lo. Para isso acesse Configurações Opções e clique na opção ORDENS. Será aberta a tela abaixo, onde: Código de entrada: Indica como os produtos serão lançados na OS. Utilizar senha para descontos: Permite habilitar a senha do gerente caso tenha algum desconto aplicado na OS. Informações automotivas na OS: Marque esta opção caso esteja utilizando o módulo em oficina mecânica, habilitando campos no cadastro de objetos. Modelos de impressão (recebimento e entrega): Indique os modelos de relatórios que deseja utilizar para cada impresso. Utilizando somente se não estiver habilitada a função de pedido e comanda (lpedi.ped). Restrição de grupo para produtos: Opção que permite indicar um determinado grupo de produtos a ser usado apenas nas OS, ignorando os demais itens do estoque. Modelo de impresso DAV: Opção disponível para empresas que possuem habilitação de pedido e comanda (lpedi.ped). Permite selecionar apenas o tamanho da folha, já que o impresso é padronizado pelo Ato Cotepe 06/08. Agenda OS: Configurações para a agenda dos técnicos.

3 Nesta opção deve-se indicar o período de atendimento da empresa e demais indicações solicitadas. Botão Cadastrar Atendimento e Categoria: Permite cadastrar os tipos de atendimentos e categorias. Não é obrigatório, sendo preenchido e editado apenas se necessário. Após finalizar as configurações clique em Confirmar para sair das configurações. CADASTROS Após efetuar as configurações devem-se fazer os cadastros. CADASTRO DE OBJETOS A tela principal do cadastro de objetos é indicada abaixo. Orienta-se a preencher corretamente os campos de descrição e placa/serial, facilitando assim a emissão posterior de relatórios. Na imagem a seguir é exibida a guia Personalizados, como é fornecida ao usuário quando instala um dos sistemas Gerencial ou Administrador.

4 Na guia Personalizados é possível criar novos campos, a fim de especificar com maior clareza as informações de identificação do equipamento/defeito. Abaixo é apresentada a guia com campos adicionados, para executar este procedimento clique no botão Adiciona Campos. O botão "Outras Informações" permite verificar as Ordens de Serviços relacionadas a este objeto. CADASTRO DE TÉCNICOS Este módulo permite cadastrar os técnicos que trabalham na empresa. Os mesmos precisam estar cadastrados neste módulo para poderem ser indicados no serviço. Ao acessar este módulo será apresentada a imagem abaixo. A opção Recebimento permite que se adeque a forma como a comissão dos técnicos será calculada para fins de relatórios e financeiro. O botão Outras Informações permite verificar as vendas, orçamentos, serviços e o financeiro relacionados a este técnico.

5 CADASTRO DE SERVIÇOS Os serviços devem ser cadastrados diretamente no módulo de Estoque, sendo possível ter serviços cobrados por quantidade ou tempo. Guia principal Na guia Principal deve-se informar os dados referentes aos serviços. Guia adicionais Nesta guia deve-se preencher o campo NCM com o código do serviço ou deixar o código 99 preenchido automaticamente pelo sistema. Guia tributação Nesta guia deve-se preencher corretamente para que ao criar uma Ordem de Serviço que utilize esta este Serviço a mesma possa ser importada para o módulo Nota Fiscal e posteriormente transmitida como NF-e. Preencha o Tipo de tributação como ISS O campo Cód. Atividade, ou seja, em que se classifica o serviço que está sendo cadastrado para emitir adequadamente a NF-e. Que deve corresponder a LISTA DE SERVIÇOS ANEXA À LEI COMPLEMENTAR Nº 116, DE 31 DE JULHO DE 2003.

6 Os setores devem ser cadastrados no botão Cadastro de Setores. Nesta opção basta indicar o nome dos setores que posteriormente serão vinculados aos serviços, permitindo emitir relatórios. IMPORTANTE: Se o percentual de comissão no módulo Ordens de Serviço for maior que zero, o sistema assumirá este valor para calcular a comissão do vendedor. Se o valor for zero e o técnico tiver no seu cadastro um percentual de comissão, será usado esta comissão. Porém, se ambas forem zero não será calculado. Caso não esteja definido um técnico no serviço, ou é retirado o técnico na hora de emitir a nota, mas tenha comissão do serviço, será calculada a comissão para o vendedor que estiver informado na nota. Isso se no cadastro do vendedor estiver marcado que o tipo de comissão é Somente itens. ORDENS DE SERVIÇOS Após cadastrar os Serviços, Objetos e Técnicos pode-se trabalhar com este módulo, o qual permite criar Ordens de serviço. Ao acessar este módulo ficará disponível a imagem abaixo a qual permite visualizar de forma rápida todas as ordens de serviço cadastradas.

7 Na imagem abaixo é apresentada a tela de edição de uma OS, na guia 1 Dados ordem. A imagem a seguir exibe o conteúdo da guia 0 Objetos, onde é apresentada as opções especificadas no Cadastro de Objetos.

8 Na imagem ao lado está sendo mostrado a guia 2 Produtos. Na imagem é indicada a guia 3 Serviços.

9 Há quatro botões disponíveis ao lado esquerdo da tela: "Cliente para alterar o cliente informado na OS. Objetos para selecionar o objeto caso ele esteja cadastrado no módulo Objetos. Imprimir clicando sobre a imagem será apresentada uma tela para definir a impressora. Porém ao clicar na seta a direita da imagem será possível Enviar por ou Abrir, este lançamento nos formatos PDF ou GIF. IMPORTANTE: O DAV OS é padronizado de acordo com as legislações: Ato Cotepe n.6/2008 e o Ato Cotepe n.39/2011. Existem dois tipos de habilitação para o DAV-OS. 1 - Habilitação específica para DAV impresso no sistema Gerencial G4 2 - Habilitação específica para DAV impresso diretamente no ECF através do sistema Comercial G4 Verifique qual necessita e solicite junto à DigiSat. Informações importantes sobre a habilitação DAV-OS Caso use a habilitação DAV-OS e imprima a Ordem de Serviços (no Gerencial G4 ou no ECF), o documento não poderá mais ser reimpresso ou alterado. Caso use a habilitação DAV-OS e grave a Ordem de Serviços e necessite cancelar um item ou serviços, o mesmo não será removido da listagem, apenas tarjado em vermelho. Caso use a habilitação DAV-OS e grave a Ordem de Serviços e necessite alterar um item ou serviços, o mesmo não será removido da listagem, devendo cancelar o item para lançar com novos valores ou quantidades. AGENDA OS Para acessar a Agenda clique no botão Agenda localizado na tela do módulo de OS. Ao executar a agenda é aberta tela de seleção da disposição da agenda com as opções: Por ordem, por técnico ou todos os técnicos.

10 No exemplo abaixo é demonstrada a tela da agenda Por ordens de serviço e com situação Todas. Pode-se visualizar o conteúdo de cada OS. Basta parar o mouse sobre o registro da OS. Inclusive, na agenda pode-se: Criar nova OS: Basta dar duplo clique sobre a data/hora e o sistema abre uma nova OS com o período indicado.

11 Editar OS: Basta dar duplo clique sobre a OS já registrada e alterá-la. Exceto se a mesma está pronta, cancelada ou transferida. Mover OS: Permite transferir uma OS de data/hora apenas arrastando a OS com o mouse. FERRAMENTAS DA AGENDA A agenda possui menus intuitivos, que permitem a operação de forma rápida e eficiente dos dados. Calendário para seleção da data inicial de visualização. Permite selecionar OS por situação ou todas. Visualização configurável em minutos e horas e número de dias. Legenda, onde cada cor indica o status da OS. Depto. Controle de Qualidade