EASETE SISTEMAS LTDA ME. SPACE - ERP - SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA Manual do Usuário. v

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1 EASETE SISTEMAS LTDA ME SPACE - ERP - SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA Manual do Usuário v

2 SUMÁRIO 1. INTRODUÇÃO PRIMEIRO ACESSO COMO ADMINISTRADOR CONFIGURAÇÕES ALTERAR SENHA RECURSOS HUMANOS FUNÇÕES CADASTRO UNIFICADO, USUÁRIO E PERMISSÕES ALIMENTAÇÃO DO SISTEMA GESTÃO ADMINISTRATIVA CADASTRO DE ESTABELECIMENTO NATUREZA OPERAÇÃO CFOP CADASTRO DE DEPARTAMENTOS CADASTRO DE SESSÕES CADASTRO DE PLANOS DE CONTAS HISTÓRICO DE AÇÕES MUNICIPIO IBGE RELATÓRIO DE PLANOS DEPARTAMENTO DE COMPRAS GESTÃO DE MARCAS GESTÃO DE PRODUTOS E SERVIÇOS GESTÃO DE COMPRAS LISTA DE ITENS DE COMPRA DEPARTAMENTO DE EXPEDIÇÃO EXPEDIÇÃO ROMANEIO DE ENTREGA GESTÃO DE PALLETS COMERCIAL TABELAS DE COMISSÃO TABELAS DE VENDA PAGAMENTO COMISSÃO SEUS PEDIDOS LISTA DE PEDIDOS LISTA DE ITENS DE PEDIDOS ORDEM DE SERVIÇO DEPARTAMENTO DE VENDAS GESTÃO DE VENDAS LISTA DE ITENS DE VENDAS DEVOLUÇÕES FRENTE DE CAIXA NF-E NFC-E DEPARTAMENTO FINANCEIRO CONTAS À RECEBER

3 12.2 CONTAS À PAGAR MOVIMENTAÇÃO FINANCEIRA CONTAS BANCÁRIAS PERGUNTAS FREQUENTES Introdução Em um mercado altamente competitivo, o sucesso das organizações está vinculado a um diferencial exclusivo, que faça a empresa ser sinônimo de competência empresarial. O ERP Space é essa solução, uma ferramenta moderna, eficiente e flexível, atende com extrema eficiência a diversos segmentos de negócios nas áreas administrativa, financeira, comercial, industrial, logística, recursos humanos, além de atender segmentos específicos. O Space e 100% online não necessitando de instalação, funciona diretamente no seu navegador de internet e também em alguns celulares modernos e tablets, podendo ser acessado de qualquer lugar do mundo, basta ter acesso a internet. Investir em um sistema de gestão online é fundamental para a agilidade de processos de uma empresa. 3

4 2. Primeiro acesso como administrador Ao receber o link de acesso do sistema aparecerá a tela de login onde deverá ser preenchido o nome do usuário administrador e senha. É recomendado que o link seja salvo como favoritos, para facilitar os próximos acessos. 3. Configurações 3.1 Alterar Senha Para alterar sua senha clique no menu CONFIGURACÕES > ALTERAR SENHA > ALTERAR. 4

5 4. Recursos Humanos 4.1 Funções Cadastro de funções: RECURSOS HUMANOS > FUNÇOES > SALVAR. > DIGITE A FUNÇÃO E CLIQUE EM 4.2 Cadastro UNIFICADO, Usuário e Permissões Para Cadastrar um funcionário, Cliente ou Fornecedor clique no menu RECURSOS HUMANOS > CADASTRO UNIFICADO > Selecione o TIPO: Funcionário, Cliente, Fornecedor ou Transportador. AO CADASTRAR UM CLIENTE LEMBRE-SE SEMPRE DE PREENCHER O CAMPO LIMITE DE CRÉDITO. Na tela de cadastro unificado voce terá 3 abas, navegue entre elas e preencha os campos pertinentes. Para cadastrar um USUÁRIO e dar suas devidas PERMISSÕES de utilização clique no menu Gestão Administrativa > Usuários > Clique no botão superior anteriormente, digite o usuário e escolha as permissões. > Selecione o funcionário já cadastrado 5

6 *A senha deste novo usuário será criada automaticamente pelo sistema com os mesmos dados do campo USUÁRIO. ** A recomendação é que o novo usuário troque a senha por uma nova de sua escolha. 5. Alimentação do Sistema Gestão Administrativa Ao iniciar a utilização do sistema, comece pelos menus que são para fins de alimentação como: Estabelecimento, Departamentos, Seções, Cadastro Unificado, Produtos, Marcas, Contas Bancárias, Plano de Contas, que servirão de base para as telas processuais como: Compras, Vendas, Contas à Pagar e Receber, etc. 5.1 Cadastro de Estabelecimento Clique em Gestão Administrativa > Estabelecimento > Botão *Os campos em vermelho são obrigatórios. 5.2 Natureza Operação Aplicando atualizações... 6

7 5.3 CFOP Para o completo funcionamento das tabelas CFOP, deve-se coincidir os seguintes campos: Estabelecimento deve ser o mesmo utilizado no Pedido ; UF deve ser o mesmo do Endereço de Entrega do pedido que é carregado do cadastro do cliente; Produto deve ser o mesmo lançado no pedido; Natureza deve ser a mesma Natureza de Operação do pedido; CRT deve ser o mesmo do cadastro do cliente; CST/CSOSN, Tipo ST, CFOP são informados pela contabilidade e não são vinculados à outra tela. 5.4 Cadastro de Departamentos Clique em Gestão Administrativa > Departamentos > Botão 5.5 Cadastro de Sessões Para cadastrar as sessões clique em GESTÃO ADMINISTRATIVA > SESSÕES > BOTÃO 5.6 Cadastro de Planos de Contas O Plano de contas é dividido em 3 níveis: No primeiro nível PLANO DE CONTAS I você deve selecionar o ESTABELECIMENTO > DESCRIÇÂO > DATA DA INCLUSÃO. Exemplo: 7

8 No segundo nível PLANO DE CONTAS II você deve selecionar o Plano de contas desejado do nível I, PLANO DE CONTAS I > CADASTRAR A DESCRIÇÃO > DATA DA INCLUSÃO. Exemplo: No terceiro nível PLANO DE CONTAS III, voce seve selecionar o Plano de Contas desejado do nível II, PLANO DE CONTAS II > CADASTRAR A DESCRIÇÃO > DATA DA INCLUSÃO Exemplo: 8

9 5.7 Histórico de Ações Permite a consulta das ações feitas no sistema, para usuários que possuem o módulo Administração em suas permissões é permitido excluir registros 5.8 Municipio IBGE 5.9 Relatório de Planos 6. Departamento de Compras 6.1 Gestão de Marcas Para cadastrar marcas clique em DEPTO. COMPRAS > GESTÃO DE MARCAS > > SALVAR 9

10 6.2 Gestão de Produtos e Serviços Controle de produtos de compras e vendas. Para dar entrada em um produto ou fazer a gestão de uma compra é preciso cadastrar os produtos antes. Clique em DEPARTAMENTO DE COMPRAS > GESTÃO DE PRODUTOS E SERVIÇOS > OS CAMPOS PERTINENTES > SALVAR. > PREENCHA Sobre os campos: Quantidade Sugerida: para aparecer automaticamente no pedido ao selecionar o produto. Estoque Mínimo: é para auxiliar o usuário quando o Estoque atual atingir este limite. Estoque atual é calculado automático, contabilizando as compras e diminuindo do que for vendido. 10

11 6.3 Gestão de Compras 6.4 Lista de Itens de Compra Lista de Itens de Compras: mostra cada produto comprado, quantidade de estoque, e valores, faz uma lista de todos os produtos comprados na empresa. 7. Departamento de Expedição 7.1 Expedição 7.2 Romaneio de Entrega 7.3 Gestão de Pallets A Gestão de Paletts serve para controlar a devolução dos paletts! Para cadastrar Pallets clique em > INSIRA OS DADOS NO CAMPO > SALVAR 8. Comercial 8.1 Tabelas de Comissão 8.2 Tabelas de Venda 8.3 Pagamento Comissão 9. Seus Pedidos 11

12 9.1 Lista de Pedidos É um menu destinado aos seus clientes, nele seus clientes poderão ver todos os pedidos feitos em sua empresa! Lembrando que este cliente deve ter um cadastro de usuário também, caso não tenha não poderá acessar! 9.2 Lista de Itens de Pedidos Mesma função que a lista de pedidos. 10. Ordem de Serviço 11. Departamento de Vendas 11.1 Gestão de Vendas 11.2 Lista de Itens de Vendas Lista de Itens de Vendas: mostra cada produto vendido, quantidade de estoque, e valores que foram vendidos! 11.3 Devoluções A devolução, registra uma venda ou produto devolvido pelo cliente! Frente de Caixa 11.5 NF-e 11.6 NFC-e 12

13 12. Departamento Financeiro 12.1 Contas à Receber Para cadastrar uma conta a receber clique em DEPTO FINANCEIRO > CONTAS A RECEBER > Preencha os campos de estabelecimento e planos de conta, selecione o contato > selecione os itens em aberto se houver e clique em para adicionar. Depois desça até recebimento e preencha os campos corretamente, clique em para inserir os recebimentos e clique em salvar. Sua conta a receber vai aparecer no Grid do contas a receber e no menu movimentação financeira Contas à Pagar Ao lançar uma compra, automaticamente ela é inserida como pendência em uma Conta a Pagar. Para saber qual, veja qual é o número da CP (Conta à Pagar) na lista de compras, na coluna Conta Pagar. DEPTO DE COMPRAS > GESTAO DE COMPRAS > SELECIONE A CONTA DESEJADA > PREENCHA OS CAMPOS > SALVAR 13

14 Para lançamento de um conta a pagar avulsa (não relacionada a nenhuma compra) Clique em DPTO FINANCEIRO > CONTAS A PAGAR > ESTABELECIMENTO > PLANOS DE CONTA > CONTATO > PREENCHA OS DADOS NOS CAMPOS DE PAGAMENTO > CLIQUE EM > SALVAR. 14

15 12.3 Movimentação Financeira Na tela de movimentações Financeira estão todas os processos referentes aos lançamentos financeiros, estes processos podem ser visualizados e editados nesta tela. Os filtros são fáceis e intuitivos: Ícones: 1 Editar, selecione uma movimentação e clique no ícone para editar, ou clique duas vezes na movimentação. 2 Transferencia entre contas 3 Enviar boleto. (por ) Anexe o boleto na movimentação para enviar 4 Enviar Recibo (por ) 5 Enviar Aviso (por ) 6 Localizar 7 Limpar filtros 8 Gerar Relatorio Filtre as infomaçoes e períodos que deseja e clique no ícone de relatório. 9 Exportar em exel 10 Graficos 12.4 Contas Bancárias Para cadastrar uma conta clique em DPTO FINANCEIRO > CONTAS BANCÁRIAS > 15

16 13. PERGUNTAS FREQUENTES P: Sou iniciante, por onde começo? R: Ao iniciar a utilização do sistema, comece pelos menus que são para fins de alimentação como: Departamentos, Seções, Cadastro Unificado, Produtos, Marcas, Contas Bancárias, etc, que servirão de base para as telas processuais como: Compras, Vendas, Contas à Pagar e Receber, etc. P: Por que tenho que cadastrar meu estabelecimento antes de fazer qualquer atividade no meu sistema? R: Porque toda atividade feita no sistema, deve ser feita por uma empresa registrada. P: Qual a função do campo Nome Fantasia? R: Em praticamente todas as empresas o nome fantasia é presente, para diferenciar do nome registrado no documento oficial registrado do estabelecimento (CNPJ), em alguns casos o nome não é obrigatório. P: Como funcionam as Informações do Cadastro Unificado? R: São os dados pessoais do funcionário, transportador, fornecedor e até mesmo de clientes, como: sexo, Estado Civil, experiência e etc. P: Como excluir o cadastro de cliente? R: Basta selecionar o cadastro e clicar no botão, em seguida clique em SIM para confirmar! Obs. Se o cliente tiver histórico de pedidos, ele não poderá ser excluído. P: Por que aparece a mensagem limite excedido quando tento salvar um pedido? 16

17 R: Verifique o Disponível de seu cliente, a quantidade indicada nele não pode ser ultrapassada, não importa a quantidade de limite de crédito, o disponível indica quantos ainda resta de seu próprio limite para gastar, o valor nele não pode ser ultrapassado. EX: Disponível: 150 se o pedido passar deste valor, não será aceito! P: É possível juntar todos os pedidos do mesmo cliente em uma só CR? R: Sim, é possível, mas somente os pedidos que estiverem Em aberto. Para isso, abra a CR, selecione os pedidos que deseja no campo Itens em aberto relacionados ao contato, salvar e pronto todos os pedidos em uma mesma pasta! P: Como funciona o Limite de Crédito? R: E o limite que financeiro que o próprio cliente pode gastar na empresa, caso ultrapasse deste valor ele não poderá efetuar nenhum pedido até que os pedidos anteriores estejam liquidados! P: Como funciona Crédito? R: É um ferramenta que possibilita o vendedor e cliente saberem a quantidade a mais, que o próprio cliente pagou nos últimos pedidos, por exemplo: valor do pedido 150,00 e pagamento 200,00, restam 50,00 de crédito. Este crédito poderá ser usado quando o cliente necessitar! P: Como funciona Disponível? R: Este campo faz ligação com o limite de crédito, o limite não muda continua o mesmo, mas o disponível indica quanto pode gasto deste limite, é claro que se o disponível for tantos, os pedidos não poderão ultrapassar deste valor até que os pedidos anteriores sejam liquidados! Isso impede que a empresa continue vendendo para clientes devedores que ultrapassam o limite permitido (limite de crédito)! P: Como funciona Saldo e Gerar Crédito? R: SALDO, pode indicar se o cliente está devendo ou se fez pagamentos maiores que o valor do pedido, caso o saldo esteja positivo e poderá gera crédito no futuro, negativo significa que ainda há dívidas no valor apresentado neste campo! 17

18 GERAR CRÉDITO depende estritamente do saldo, se ele estiver zero, não haverá credito para gerar, caso contrario o saldo deverá ser positivo, o credito gerado, no futuro o poderá ser usado pelo cliente. P: Eu Gerei Crédito, mas por que eu não consigo usar? R: Depois de Gerar Crédito, recomenda-se que salve o cadastro da CR, e abra novamente, verifique no próprio cadastro no campo Crédito, se ele estiver preenchido com o valor do Crédito gerado, poderá ser usado! P: Como eu posso usar o CRÉDITO? R: Pode ser usado no lugar de qualquer outro tipo de documento, basta selecionar a opção credito utilizado! P: Como gerar Nota Fiscal? Selecione a aba desejada ex: GESTÃO DE VENDAS, DEVOLUÇÕES e ou GESTÃO DE COMPRAS, selecione o registro desejado, clique em que fica na barra principal da aba, perto do. P: Onde ficam arquivadas as NF-e Autorizadas salvas? R: Todas as Notas AUTORIZADAS, geram arquivos em PDF e XML automaticamente nas pastas, nos caminhos abaixo: PDF: C:/NSNFe/Notas. XML: C:/NSNFe/Autorizadas. Obs: 1.Estas pastas podem conter atalhos da área de trabalho para facilitar o acesso. 2. Notas NÃO PROCESSADAS ou com outro status, não foram validadas na Receita Federal e, portanto não possuirão arquivos nestas pastas até que sejam AUTORIZADAS. 18