Manual do usuário: Documentos Fiscais GIX

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1 Manual do usuário: Documentos Fiscais GIX Av. Unisinos, 950 Unitec 2 Sala 34 Cristo Rei São Leopoldo - RS 1

2 Sumário Introdução... 3 Licenciamento... 3 Primeiros passos... 4 Cadastros base... 6 Cadastros comuns a todos os planos... 6 Cadastro de municípios... 6 Cadastro de clientes e fornecedores... 7 Cadastros exclusivos do plano NF-e/NFS-e... 7 Cadastro exclusivo do Plano CT-e/MDF-e... 8 Emissão de documento fiscal

3 Introdução O sistema de emissão de documentos fiscais GIX é um sistema de emissão de CT-e, MDFe, NF-e e NFS-e que funciona na nuvem, ou seja, todos os seus dados são salvos para que você possa acessá-los de qualquer lugar a qualquer momento sem a necessidade de instalação de um sistema completo em cada computador que for acessá-lo. Licenciamento Para utilizar o sistema de emissão de documentos fiscais GIX é necessária uma licença vinculada ao seu CNPJ. Os planos são os seguintes: CT-e e MDF-e NF-e e NFS-e CT-e, MDF-e, NF-e e NFS-e R$ 50,00 R$ 50,00 R$ 90,00 Para testes é possível gerar uma licença com validade de 15 dias na opção Assine agora! ou em Experimente de graça por 15 dias!. 1: Ao clicar em Assine agora você será direcionado para a página de registro de usuário. 3

4 2: Em "Tipo de Assinatura você vai selecionar o pacote que deseja utilizar. Após a criação do seu usuário você irá receber um com instruções para ativar a sua conta. Com seu cadastro ativo você pode clicar em Já sou cliente para utilizar o sistema. Primeiros passos Para emitir qualquer tipo de documento fiscal é necessário, primeiramente, que sejam cadastrados os dados da sua empresa, para isso acesse o menu Configurações->Documentos Fiscais. 3: Acesso ao menu "Configurações". Dentro dessas configurações você irá encontrar os dados atuais de sua empresa, sua razão social, nome fantasia, cidade e endereço e um botão que permite que os dados sejam carregados da Secretaria da Fazenda, assim garantindo uma maior agilidade para ser dado o início da emissão dos documentos fiscais. A sua inscrição estadual, inscrição municipal e regime tributário não são disponibilizados e devem ser sempre inseridos manualmente. 4

5 4: Recomenda-se que sejam carregados os dados diretamente da SEFAZ pelo uso do botão Carregar dados do CNPJ. Nesse mesmo cadastro você irá encontrar o número dos últimos documentos emitidos por você. Ao lado dessa informação você encontra o número da série do documento (normalmente 1). Ambos os dados podem ser modificados para se adequar a seus dados atuais. 5: Para iniciar a emissão de seus documentos a partir do número da sua última emissão é necessário alterar esses valores, eles sempre irão refletir o número do último emitido no sistema. Caso você aumente esse valor você só irá ver os números atualizados quando emitir um novo documento. 5

6 Exemplo: você emitia NF-e pelo sistema da SEFAZ e no momento da contratação do sistema a sua última NF-e emitida é a 157 da série 4. Você só precisa informar o número 157 em Número do Último NF-e Emitido e o número 4 em Série para Emissão de NF-e. Com isso a série será atualizada, mas o número da nota continuará o mesmo, só sendo atualizado quando ocorrer a emissão do próximo documento, isso se dá para que você não fique preso ao número anterior, permitindo que você o altere caso tenha colocado o número errado ou decida começar uma série do zero. Atenção: o campo Ambiente para Emissão existe para que seja possível emitir documentos no ambiente de testes (homologação) da SEFAZ antes de serem emitidos documentos no ambiente de produção, assim sendo possível confirmar que o preenchimento de seus cadastros está válido e que será aceito pela SEFAZ. Cadastros base Após o cadastro de seus dados é necessário o cadastro de algumas outras informações antes de emitir seus documentos, parte dos cadastros são comuns a todos os documentos fiscais, enquanto outros são necessários apenas para um grupo de documentos específico. Cadastros comuns a todos os planos Os cadastros que estão presentes em todos os planos são: clientes, empresas e pessoas. Nas configurações o plano de CT-e e MDF-e vai encontrar as opções: Municípios, Documentos Fiscais e Usuário. O plano de NF-e também possuí as configurações de Unidades. Cadastro de municípios O sistema de emissão de documentos fiscais GIX vêm configurado com uma base de 5565 municípios brasileiros. Caso haja a necessidade da utilização de um município que não está cadastrado você pode acessar a opção Configurações->Municípios->Novo. Ao preencher os dados da cidade você irá se deparar com o campo Código do IBGE, esse campo é um código numérico único vinculado as cidades do Brasil, para encontrar o valor desse código é necessário acessar Google e digite na pesquisa Código IBGE NOME DA CIDADE, substituindo com o nome da cidade desejada, na própria página do Google aparecerão as informações principais da cidade, entre elas o código do município. 6

7 6: Exemplo de busca pelo código do IBGE do município de Porto Alegre RS. Cadastro de clientes e fornecedores Os cadastros de clientes e fornecedores são iguais. Para acessá-los visite Cadastros- >Empresas/Pessoas->Clientes/Fornecedores podendo visualizar uma listagem de todos os clientes/fornecedores cadastrados ou fazer um novo cadastro. Para cadastrar uma empresa você pode preencher o CNPJ e clicar em Carregar dados do CNPJ, essa opção buscará os principais dados da empresa dos registros da SEFAZ sendo necessário apenas o registro da inscrição estadual, da finalidade do(s) endereço(s) e do tipo do(s) telefone(s). 7: Botão "Carregar dados do CNPJ" preenche o cadastro com base nos dados cadastrados na receita federal. Cadastros exclusivos do plano NF-e/NFS-e O cadastro exclusivo do plano de NF-e e NFS-e é o de produtos. Para realizar o cadastro acesse o menu Cadastros->Produtos e clique selecione Novo. O cadastro de produtos possui diversos campos referentes a sua tributação e deve ser preenchido com cuidado, os campos relevantes para você variam dependendo de seu Código do Regime Tributário (CRT), do tipo de operação realizado e do NCM do produto. Aqui você também vai fazer o vínculo dos seus produtos com as CFOPs que são utilizadas, cadastrar o preço e a unidade do produto. 7

8 Atenção: Caso não encontre a unidade desejada é possível criar um registro novo na opção Configurações->Unidades->Nova. Aqui você precisa cadastrar uma descrição e um símbolo. O símbolo pode ter no máximo 6 caracteres e é esse o valor que é inserido ao emitir notas fiscais. Cadastro exclusivo do plano CT-e/MDF-e O cadastro exclusivo do plano de CT-e e MDF-e é o de veículos. Para acessá-lo vá em Cadastros->Veículos, podendo clicar em Novo para ir diretamente para o cadastro ou em Listagem para visualizar os registros existentes. 8: O cadastro de veículos contém as informações necessárias para emitir um MDF-e. Emissão de documento fiscal Para emitir o documento fiscal desejado vá na opção do menu correspondente e selecione Novo (CT-e e MDF-e) ou Nova (NF-e e NFS-e). Preencha os dados do documento e clique em cadastrar. 9: Para adicionar mais itens no documento clique no sinal de mais (+). 8

9 10: Para remover um item do documento clique no sinal de menos (-). Após o processamento da informação, você será direcionado para a página de assinatura de documentos, caso não tenha feito o download do assinador de documentos fiscais você poderá fazê-lo aqui. Caso seu certificado digital não apareça na lista, você deve certificar-se de que ele está conectado (para certificados do tipo A3) ou instalado (para certificados do tipo A1) e clique em Atualizar Lista de Certificados. Depois de selecionar o correto clique em Iniciar Assinatura. 11: Após a emissão do XML você precisa assiná-lo com seu certificado digital e enviá-lo para a SEFAZ. Após a validação do documento na SEFAZ você pode fazer o download do XML e a visualização da DANFE. Todos os documentos que forem emitidos permanecem no histórico e podem ser baixados e visualizados a qualquer momento. 9

10 12: A opção "CT-e/MDF-e/NF-e/NFS-e->Histórico mostra uma lista de todos os documentos emitidos e, para os autorizados, os botões de download do XML e visualização do Documento em PDF. 10