LINX POSTOS AUTOSYSTEM

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1 LINX POSTOS AUTOSYSTEM Manual Manifestação do Destinatário

2 Sumário 1 CONCEITO Determinação Legal REQUISITOS CONFIGURAÇÕES Permissões Configurar NF-e Processador de Lotes FUNCIONALIDADES Formas de Manifestação Ciência da Operação Confirmação da Operação Registro de Operação Não Realizada Desconhecimento da Operação Reconsideração dos Eventos Prazos Legais Tela de Notas Pendentes de Manifestação Gerenciador da Manifestação do Destinatário Entrada de Notas com Manifestação Posterior Multi-empresa Manifestação do Destinatário 2/15

3 1 CONCEITO É um conjunto de eventos que permitem que o destinatário da NF-e possa se manifestar sobre a sua participação comercial descrita na NF-e, confirmando as informações prestadas pelo fornecedor e emissor do respectivo documento fiscal. 1.1 Determinação Legal O Ajuste SINIEF 17/2012, publicado em 28/09/2012, determinou a manifestação do destinatário para as NF-e que exijam o preenchimento do Grupo Detalhamento Específico de Combustíveis, para: I - estabelecimentos distribuidores, a partir de 1º de março de 2013; II - postos de combustíveis e transportadores revendedores retalhistas, a partir de 1º de julho de (BRASIL, 2013) A NT 2012/003 (item 03.1), publicada em Agosto/2012, determina as CFOP que obrigam a informação do Grupo de Combustível na NF-e, e estão relacionadas com as operações que envolvem Combustível Derivado ou não de Petróleo e Lubrificantes. Neste primeiro momento (Março/2013) a obrigatoriedade de Manifestação não envolve as operações com Lubrificantes. A portaria da Coordenadoria de Administração Tributária de São Paulo CAT n.º 15/2013 também regulamenta a questão, dispondo da obrigatoriedade de manifestação do destinatário, quando esse for distribuidor de combustíveis (a partir de 01 de março de 2013), e para postos de combustíveis, a partir de 01 de julho de Essa portaria também reduz o prazo para pedido de cancelamento de NF-e, de 744 horas, para 480 horas. (SÃO PAULO, 2013) 2 REQUISITOS Para utilizar o módulo NF-e será necessário entrar em contato com o Departamento Comercial do Linx Postos AutoSystem, para que seja liberada a implantação do módulo. Para o funcionamento do módulo NF-e será necessário: Possuir certificado digital; 3 CONFIGURAÇÕES As configurações para funcionamento do módulo NF-e devem ser realizadas no módulo Gerencial e serão descritas nos próximos capítulos. 3.1 Permissões As permissões de acesso podem ser liberadas ou restritas de acordo com as políticas da empresa e seus respectivos grupos de usuários. Para configurar as permissões de usuário acessar Configurações > Usuários > Grupos de Usuários > aba Configurações, a seguir a lista das permissões disponíveis: Fiscal > NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) > Manifestação de destinatários > Permite acesso nas manifestações de destinatário; Fiscal > NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) > Manifestação de destinatários > Permite acesso no gerenciador das manifestações de destinatário; Manifestação do Destinatário 3/15

4 Fiscal > NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) > Manifestação de destinatários > Permite acesso de avisos das manifestações de destinatário; Fiscal > NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) > Manifestação de destinatários > Permite manifestação de ciência da operação; Fiscal > NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) > Manifestação de destinatários > Permite manifestação de desconhecimento da operação; Fiscal > NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) > Manifestação de destinatários > Permite manifestação de operação não realizada; Fiscal > NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) > Manifestação de destinatários > Permite manifestação de confirmação da operação; Fiscal > NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) > Manifestação de destinatários > Permite a alteração manual da manifestação do destinatário; Conforme exemplo a seguir: Manifestação do Destinatário 4/15

5 3.2 Configurar NF-e Após solicitar a implantação do módulo NF-e, será necessário realizar algumas configurações no módulo Gerencial > Configurações > Módulos > NF-e: Para utilizar o módulo NF-e marcar a opção: Habilitar emissão de NF-e (Nota Fiscal Eletrônica). Existem dois tipos de certificados digitais que poderão ser utilizados: A1: certificados do tipo A1 são arquivos digitais alocados no computador, cada computador que realizar qualquer operação envolvendo NF-e deverá possuir o arquivo em seu disco; A3: certificados do tipo A3 são tokens ligados aos computadores, cada computador que realizar qualquer operação envolvendo NF-e deverá possuir um token conectado. Para carregar o certificado digital no sistema, clicar no botão Carregar certificado. A tela a seguir será exibida: Manifestação do Destinatário 5/15

6 Selecionar o tipo de certificado e informar os campos: Certificado: selecionar o diretório do certificado digital; Senha: informar a senha do certificado; Data de validade: informar a data de validade do certificado. Após informar os campos, clicar no botão Confirmar. O certificado será carregado, na tela NF-e, clicar no botão Salvar para registrar as alterações. 3.3 Processador de Lotes O sistema buscará as informações de notas constantes no site da SEFAZ para o CNPJ da empresa. Essa função roda junto com o serviço de processamento de lotes da NF-e, que faz o envio das notas emitidas pela empresa. Na primeira vez em que for feita a consulta, o sistema irá buscar todas as notas que constam na SEFAZ para o CNPJ da empresa. Este registro é dos últimos 15 dias, e por esta razão na primeira consulta serão carregadas para o LINX Postos AutoSystem as notas deste período. Nas próximas consultas serão buscadas as novas notas, emitidas após a última busca feita pelo sistema. Para ativar o processador de lotes, será necessário criar o seu atalho. Clicar com o botão direito do mouse na área de trabalho e selecionar a opção Novo > Atalho. A tela a seguir será exibida: No campo Digite o local do item, digitar C:\autosystem\main.exe --nfe_proc. Após digitar o caminho do processador de lotes, clicar no botão Avançar. Manifestação do Destinatário 6/15

7 A tela a seguir será exibida: Nesta tela digitar o nome que identificará o atalho. Após informar o campo, clicar no botão Concluir. 4 FUNCIONALIDADES As rotinas descritas a seguir integram a manifestação do destinatário ao módulo NF-e e facilitam o controle de entradas de notas fiscais no sistema. 4.1 Formas de Manifestação Esta rotina permitirá lançar as manifestações descritas a seguir, informações estas baseadas no ENCAT/ Ciência da Operação Todas as notas informadas ao contribuinte têm que ter registrada a sua respectiva manifestação. A ciência da operação é o evento que registra na NF-e a solicitação do destinatário para a obtenção do arquivo XML. Após o registro deste evento é permitido que o destinatário faça o download do arquivo XML. O Evento da Ciência da Operação não representa a manifestação do destinatário sobre a operação, mas oferece condições para que o destinatário obtenha o arquivo XML. Este evento registra na NF-e que o destinatário da operação tem conhecimento da emissão do documento, mas ainda não expressou uma manifestação conclusiva. As operações com o evento Ciência da Operação deverão ter na sequência o registro da manifestação conclusiva do destinatário sobre a operação Confirmação da Operação A Confirmação da Operação será registrada após sua realização, e significa que ela ocorreu conforme informado na NF-e. Se for referente à circulação de mercadorias, o registro do evento deve ser feito após a entrada física da mercadoria no estabelecimento comercial. A operação também deve ser confirmada para NF-e sem movimentação de mercadoria, que foram objeto de ciência do destinatário. Manifestação do Destinatário 7/15

8 4.1.3 Registro de Operação Não Realizada O Registro de Operação não Realizada deverá ser realizado quando a operação ajustada entre as partes não se realizou, como nos casos de devolução de compra sem a entrada física da mercadoria no estabelecimento, acidente com a carga durante seu transporte, entre outros Desconhecimento da Operação O evento Desconhecimento da Operação permitirá ao destinatário manifestar-se quando sua Inscrição Estadual for utilizada indevidamente pelo emissor da NF-e, ao emitir uma nota que não corresponde a uma transação realizada. Esse evento protege o destinatário de passivos tributários gerados pelo uso fraudulento de sua Inscrição Estadual ou CNPJ. Se a operação tiver sido realizada, mas o conteúdo da NF-e não descrever da maneira correta a transação comercial, o destinatário deverá manifestar-se confirmando a operação e utilizar os procedimentos fiscais adequados de acordo com a legislação Estadual. Não devem ser utilizados nesse caso os eventos Registro de Operação não Realizada e Desconhecimento da Operação Reconsideração dos Eventos Poderá ser emitida pelo destinatário da NF-e apenas uma mensagem de Confirmação da Operação, Desconhecimento da Operação ou Operação não Realizada, sendo que a última mensagem registrada será considerada válida. Assim pode ser desconhecida uma operação que antes havia sido confirmada ou confirmada uma operação em que inicialmente foi marcada como desconhecida. O evento Ciência da Operação não é considerado uma manifestação final de quem recebe a NF-e, e por esse motivo não pode ser registrado esse evento após uma manifestação final Prazos Legais A seguir os prazos legais que a empresa possui para se manifestar sobre as notas emitidas para o seu CNPJ: Em caso de operações internas (estaduais): Evento Dias Ciência da Operação 05 Confirmação da Operação 20 Operação Não Realizada 20 Desconhecimento da Operação 10 Manifestação do Destinatário 8/15

9 Em caso de operações interestaduais: Evento Dias Ciência da Operação 10 Confirmação da Operação 35 Operação Não Realizada 35 Desconhecimento da Operação 15 Em caso de operações interestaduais destinadas a área incentivada: Evento Dias Ciência da Operação 10 Confirmação da Operação 70 Operação Não Realizada 70 Desconhecimento da Operação 15 Fonte: CONFAZ Ajuste SINIEF 07/05. Ressalte-se que as áreas incentivadas são aquelas localidades que gozam de incentivos fiscais, como por exemplo a zona franca de Manaus. 4.2 Tela de Notas Pendentes de Manifestação Ao iniciar o Linx Postos AutoSystem, será exibida uma mensagem informando quantas notas estão pendentes de manifestação e questionará se o usuário deseja visualizá-las. Conforme imagem a seguir: Manifestação do Destinatário 9/15

10 Será necessário realizar uma manifestação definitiva quanto à operação que a nota descreve, e por este motivo as notas em que foram realizadas a ciência da operação, serão exibidas. As manifestações finais são: confirmação, desconhecimento ou operação não realizada. A seguir imagem da tela com as notas pendentes de manifestação: tela. Caso a base de dados for multi-empresa será exibido o filtro Empresa no topo da Esta tela exibirá os campos: Ciente: exibirá se para a NF-e foi realizada a ciência de operação; Número NF: exibirá o número da NF-e; Emitente: exibirá o emitente da nota; Data: exibirá a data de emissão da nota; Situação: exibirá a situação da manifestação; Valor: exibirá o valor da nota; Concluir em: exibirá o prazo para que seja finalizada a manifestação. Esta tela possui os botões: Manifestar F10: permitirá realizar a manifestação das notas selecionadas; Atualizar F9: permitirá atualizar a manifestação das notas selecionadas com as informações que constam no sistema da SEFAZ. Selecionando as notas na primeira coluna poderão ser realizadas várias manifestações idênticas de uma única vez para todas as notas, clicar no botão Manifestar F10. Manifestação do Destinatário 10/15

11 A tela a seguir será exibida: Esta tela possui as opções: Ciência da operação: permitirá manifestar a ciência da operação; Confirmação da operação: permitirá manifestar a confirmação da operação. Possui as opções: Entrada de NF-e: permitirá manifestar a confirmação da operação, registrando a entrada da NF-e quando a mesma movimentar estoque (Entrada de mercadoria para o estoque). Serão exibidas as telas conforme descrito no Manual Entradas, página 15; Lançamento de NF-e: permitirá manifestar a confirmação da operação, registrando a entrada da NF-e que não movimentam o estoque da empresa, tais como mercadorias de uso e consumo (Lançamento de notas fiscais de terceiros). Serão exibidas as telas conforme descrito no Manual Notas Fiscais, página 6; Somente manifestação: permitirá manifestar a confirmação da operação sem realizar a entrada da nota no sistema, apenas para cumprir a determinação legal de manifestar-se a respeito dela; Desconhecimento da operação: permitirá manifestar o desconhecimento da operação; Operação não realizada: permitirá manifestar a operação não realizada. Quando a manifestação for Operação Não Realizada, o sistema exibirá uma tela onde deverá ser descrita uma justificativa para enviar a SEFAZ. Conforme imagem a seguir: Manifestação do Destinatário 11/15

12 A respeito da utilização de cada tipo de manifestação verificar o capítulo 4.2 deste manual. Ao clicar no botão Confirmar F5, a manifestação selecionada será enviada automaticamente para a SEFAZ. Ao confirmar a operação e selecionar a opção Entrada de NF-e ou Lançamento de NF-e, o sistema direcionará automaticamente para a tela de lançamento de notas. Conforme descrito nos manuais: Entradas e Notas Fiscais. O botão permitirá visualizar os dados da nota, conforme imagem a seguir: Esta tela somente exibirá todas as informações após ser manifestada a ciência da nota. Antes da ciência serão apresentadas as informações de forma resumida. 4.3 Gerenciador da Manifestação do Destinatário A manifestação realizada para uma determinada NF-e, em situações excepcionais, pode ser alterada. Por este motivo existe o menu Financeiro > Fiscal > Manifestação de destinatário, onde poderão ser visualizadas as notas fiscais com suas respectivas manifestações e também poderão ser realizadas as alterações de manifestação. Ao acessar o menu Manifestação de destinatário. A tela a seguir será exibida: Manifestação do Destinatário 12/15

13 Esta tela possui os filtros: Empresa: informar a empresa; Pessoa: informar o emitente da nota fiscal; Série: informar o número de série; Número: informar o número da nota fiscal; O filtro Situação permitirá selecionar as opções: Uso autorizado: exibirá as NF-e em que o uso foi autorizado; Uso denegado: exibirá as NF-e em que o uso foi denegado; NF-e Cancelada: exibirá as NF-e canceladas; Manifestação: selecionar a manifestação; Período: informar o período; Após informar os filtros, clicar no botão Preencher F5. Serão exibidas as notas fiscais de acordo com os filtros informados. Esta tela possui os botões: Manifestar F10: permitirá realizar a manifestação das notas selecionadas. Possui os mesmos procedimentos explicados no capítulo 4.3; Atualizar F9: permitirá atualizar a manifestação das NF-e selecionadas com as informações que constam no sistema da SEFAZ; Visualizar F4: permitirá visualizar as informações da NF-e conforme descrito no capítulo 4.3; Alterar F8: permitirá alterar a manifestação da NF-e selecionada. Ao clicar no botão Alterar F8, a tela a seguir será exibida: Manifestação do Destinatário 13/15

14 Esta tela possui as opções: Ciência da operação: permitirá manifestar a ciência da operação; Confirmar da operação: permitirá manifestar a confirmação da operação; Desconhecimento da operação: permitirá manifestar o desconhecimento da operação; Operação não realizada: permitirá manifestar a operação não realizada; Sem operação: permitirá deixar a NF-e sem manifestação; Não visualizar as notas selecionadas: permitirá ocultar as notas selecionadas. Após selecionar a operação clicar no botão Confirmar F5 para registrar a alteração. 4.4 Entrada de Notas com Manifestação Posterior Ao finalizar o lançamento da nota através do menu Estoque > Entradas e consequente entrada da mercadoria no estoque da empresa, o sistema irá enviar a manifestação para o site da SEFAZ como operação confirmada. O lançamento de notas que não movimentam o estoque poderá ser realizado através do carregamento do arquivo xml, através da rotina Financeiro > Fiscal > Lançamento de Notas Fiscais. Selecionando a opção de lançar a nota por xml, ou carregar a nota do site da SEFAZ, o sistema apresentará a tela com as informações já preenchidas, informar apenas o CFOP e confirmar os campos. 4.5 Multi-empresa No caso de redes de empresas, em que há uma matriz e uma ou mais filiais, a busca das notas deve ser realizada em cada empresa, assim, o processador de lotes da filial deverá ser executado na própria filial. Após serem consultadas as informações sobre as notas pendentes de manifestação pelo processador de lotes da filial, serão enviadas através da sincronia para a matriz, que também poderá manifestar-se sobre as notas. A decisão de quem fará a manifestação das notas (matriz ou filial) será definido de acordo com a política de cada estabelecimento. Manifestação do Destinatário 14/15

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