TUTORIAL IMPORTAÇÃO XML NOTA FISCAL ELETRÔNICA DE ENTRADA

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1 TUTORIAL IMPORTAÇÃO XML NOTA FISCAL ELETRÔNICA DE ENTRADA Realização: DEPARTAMENTO DE IMPLANTAÇÃO EQUIPE DE DOCUMENTAÇÃO

2 TUTORIAL DE IMPORTAÇÃO DO XML NOTA FISCAL ELETRÔNICA DE ENTRADA A importação do XML da NF-e é um procedimento que tem como objetivo central facilitar e agilizar as entradas de notas fiscais, de forma que o estoque seja atualizado o mais rápido possível em menos tempo e com menor erro possível, e assim, o produto esteja à venda rapidamente. Antes de iniciar o processo, devem ser observados os seguintes pré-requisitos: PRÉ-REQUISITOS PARA IMPORTAÇÃO XML Ter realizado a importação ou cadastro avulso de CFOP; Ter cadastrado a operação, marcando o tipo de operação como entrada e associando o CFOP específico da operação. Ter realizado os cadastros dos produtos da nota fiscal, relacionando a referência do fornecedor no Cadastro do Produto>Aba Fornecedor>Campo Referência do Fornecedor. Ter realizado o cadastro do fornecedor da nota fiscal; Instalar o setup_nfe_dependencies que está na pasta syspdv/nfe IMPORTAÇÃO XML A funcionalidade dessa rotina tem como objetivo a importação do XML das notas fiscais eletrônicas, essa possibilidade de importar as notas fiscais é bem interessante na visão do tempo, como a nota não será digitada, apenas importada, o tempo será otimizado a ponto de facilitar o controle do estoque. A importação do XML se divide em: NFe, Emitente/Fornecedor, Destinatário, Produtos/Serviços, Totais, Transporte, Cobrança e Informações Adicionais.

3 Campos da figura download XML: Arquivo: Chave de Acesso/Número/Versão XML: Nfe: Casa Magalhães Comércio e Representações Ltda Campo que identifica em qual caminho encontra-se a chave de identificação do XML. Informações sobre o XML com o número da chave, o número da NF-e e sua versão. Na aba NF-e as informações que constarão nesses campos referem-se aos dados da NFE como: Nº, série, data da emissão e saída, total da nota, formas de pagamentos etc. Emitente/Fornecedor: Na aba emitente/fornecedor as informações que constarão nesses campos referem-se aos dados do fornecedor da nota. Destinatário: Produtos/Serviços: Totais: Transporte: Cobrança: Informações Adicionais: Na aba destinatário as informações que constarão nesses campos referem-se aos dados da empresa, isto é, do comprador. Na aba produtos/serviços as informações que constarão nesses campos referem-se aos dados dos produtos da NF-e, como: Referência, nome do produto, alíquota, quantidades. Na aba totais as informações que constarão nesses campos referem-se aos valores da NF-e tais como: Base do ICMS (normal e substituto) frete, IPI, total dos produtos, total da nota. Na aba transporte as informações que constarão nesses campos referem-se aos dados da empresa transportadora e a modalidade do transporte (CIF ou FOB). Caso a forma de pagamento seja boleto ou promissória, por exemplo, e for detalhado no ato da emissão, na aba Cobrança será informado as informações referentes à cobrança do fornecedor para o comprador (cliente). Em informações adicionais aparecerão os dados da entrega da mercadoria. 1º Passo: Em Estoque>nota fiscal>entrada>importação XML, é o caminho utilizado para realizar a importação do arquivo do XML, esse arquivo pode ser enviado pelo fornecedor ou pode se realizar o Download do XML pelo site da SEFAZ ARQUIVO XML Para realizar a importação pelo arquivo do XML enviado pelo fornecedor, siga os passos a seguir: 1. Clique no ícone, para localizar o arquivo XML salvo; 2. Em seguida abrirá a tela para localização do XML; 3. Clique no arquivo e o mesmo será lido pelo SysPDV.

4 DOWNLOAD XML Casa Magalhães Comércio e Representações Ltda O download de importação do XML de NF-e facilita a entrada de nota fiscal no SysPDV. Mas antes de iniciar o processo, devem ser observadas as seguintes informações: MANIFESTAÇÃO DA NOTA PARA SEFAZ O manifesto é a confirmação da operação comercial por parte da empresa que está recebendo a nota fiscal eletrônica, por isso, o download de XML somente é permitido com o uso do certificado digital da empresa destinatária da nota fiscal eletrônica. Com a mudança, passa a ser baixado para a máquina do cliente o arquivo físico do XML, e os mesmos são armazenados em pastas específicas dentro da pasta SysPDV. Estes arquivos devem fazer parte do backup diário da empresa, estando disponíveis em caso de serem solicitados em uma fiscalização de rotinas. 1 - Confirmação da Operação O evento será registrado após a realização da operação, e significa que a operação ocorreu conforme informado na NF-e. Quando a NF-e trata de uma circulação de mercadorias, o momento de registro do evento deve ser posterior à entrada física da mercadoria no estabelecimento do destinatário. Este evento também deve ser registrado para NF-e onde não existem movimentações de mercadorias, mas foi objeto de ciência por parte do destinatário, por isso é denominado de Confirmação da Operação e não Confirmação de Recebimento. Importante registrar, que após a Confirmação da Operação pelo destinatário, a empresa emitente fica impedida de cancelar a NF-e. Apenas o evento Ciência da Emissão não inibe a autorização para o pedido de cancelamento da NF-e, conforme o prazo definido na legislação vigente. 2 - Ciência da Emissão O evento de "Ciência da Emissão" registra na NF-e a solicitação do destinatário para a obtenção do arquivo XML. Após o registro deste evento, é permitido que o destinatário efetue o download do arquivo XML. Esse evento não representa a manifestação do destinatário sobre a operação, mas unicamente dá condições para que o destinatário obtenha o arquivo XML; este evento registra na NF-e que o destinatário da operação, constante nesta NF-e, tem conhecimento que o documento foi emitido, mas ainda não expressou uma manifestação conclusiva para a operação. 3 - Desconhecimento da Operação Este evento tem como finalidade possibilitar ao destinatário se manifestar quando da utilização indevida de sua Inscrição Estadual, por parte do emitente da NF-e, para acobertar operações fraudulentas de remessas de mercadorias para destinatário diverso. Este evento protege o destinatário de passivos tributários envolvendo o uso indevido de sua Inscrição Estadual/CNPJ. 4 - Registro de Operação não Realizada Este evento será informado pelo destinatário quando, por algum motivo, a operação legalmente acordada entre as partes não se realizou (devolução sem entrada física da mercadoria no estabelecimento do destinatário, sinistro da carga durante seu transporte, etc.). Observação: O processo de manifestação será inicialmente voluntário. Está previsto o início de obrigatoriedade de utilização deste processo ao longo do ano de 2013, para alguns tipos selecionados de movimentação de mercadorias.

5 Para realizar o download do XML pelo site da SEFAZ, siga os passos a seguir: 1. Clique no botão Download. 2. Preencha com a chave da NF-e e em seguida clique no botão de manifestar nota para SEFAZ; 3. Abrirá a tela para informar a justificativa e o tipo de evento. 4. Clique no botão Enviar-F9; 5. Clique sobre o botão Executar-F7 para finalizar o download. Atenção: Observe que ao realizar a importação pelo arquivo ou download do XML as informações são preenchidas de forma automática.

6 2º Passo: Clique sobre o botão Validar para verificação dos dados do XML.Caso esta seja a sua primeira vez utilizando esta rotina, após clicar no botão de validação da NF-e, se os cadastros de fornecedor e produtos não estiverem corretos serão criticados na validação. No botão opções estão disponíveis cinco opções: Relacionar Produtos, Cadastrar produtos, Cadastro de Tributação, Cadastrar Fornecedor e Acatar/Desacatar CST do Produto. RELACIONAR PRODUTOS A opção relacionar produtos será utilizado sempre quando o produto existe cadastrado no SysPDV, mas não está associado a referência do fornecedor em seu cadastro. Assim, para que o XML possa ser lido é necessário relacionar o produto do XML com o cadastrado no SysPDV. Para relacionar clique no botão Opções e selecione a opção Relacionar Produtos.

7 Abrirá uma janela semelhante a esta abaixo, para realizar o relacionamento. 1. Utilize os botões Incial-F7 ou Avulsa-F5 para localizar os produtos; 2. Após localizar o produto, clique sobre ele e depois sobre o produto que será relacionado e depois clique sobre o botão Relacionar e clique no botão Confirmar; 3. Em seguida abrirá uma janela para a confirmação do relacionamento dos produtos; 4. Caso o relacionamento não seja possível realizar, abra o cadastro de produto, retire o fornecedor e inclua-o novamente agora informando a referência do fornecedor. Campos da figura download XML: Localizar produtos: Campo que deve utilizado para localizar os produtos cadastrados no SysPDV. Produtos não relacionados: Produto que constam no XML da NF-e que foi feito o download. Informações adicionais Deve ser preenchido com a quantidade de itens que veio dentro de uma embalagem. ATENÇÃO: A referência do fornecedor para que o SysPDV possa relacionar corretamente os produtos do XML aos produtos cadastrados na base, deve ser o código do produto que está ao lado da descrição do produto no documento auxiliar da nota fiscal eletrônica - DANFE.

8 CADASTRAR PRODUTOS A crítica dos produtos não cadastrados acontece quando o produto não estive cadastrado, portanto clique sobre o botão Opções e selecione a opção de Cadastrar Produtos e você será automaticamente direcionado para a tela de cadastro de produto e a partir daí proceder com o cadastro do mesmo. CADASTRO DE TRIBUTAÇÃO A opção cadastro de tributação deverá ser utilizada quando a tributação não foi cadastrada de acordo com o que veio na nota fiscal, assim, cada tributação deve ser cadastrada respeitando o CST - Código de situação tributária. Ao clicar no botão Opções selecione a opção Cadastro de Tributação, em seguida será direcionado para a tela de cadastro de tributação.

9 Normalmente as tributações que precisam ser cadastradas, além daqueles que já se encontram no cadastro do SysPDV são: Figura do cadastro de tributação CADASTRO DE FORNECEDOR A primeira crítica a ser feira está no cadastro do fornecedor, a validação é feita através do CNPJ, caso o SysPDV não encontre nenhum fornecedor com CNPJ igual ao do XML, o mesmo não será localizado. Para cadastrar um novo fornecedor clique no botão Opções e em seguida clique sobre a opção Cadastrar Fornecedor, será aberto à tela de cadastro de fornecedor com as informações quase todas preenchidas precisando apenas de complemento.

10 ACATAR/DESACATAR CST DO CADASTRO DO PRODUTO Essa opção (Acatar) possibilita a condição de usar o CST que esta na tributação no cadastro do produto. A opção (Desacatar) permanece o CST que veio na NF-e. Clique no botão Opções e selecione a opção Acatar/Desacatar CST do Cad. Produto. Observe a figura abaixo, na coluna Acatar o que estiver marcado com verde será acatado e o x vermelho será desacatado. 3º Passo: Após a verificação de todas as informações contidas no XML. Clique novamente sobre o botão Validar, clicando sobre ele abrirá uma tela semelhante a esta abaixo informando que as os dados foram validados com sucesso.

11 4 Passo: Realizada a validação com sucesso da nota, clique no botão Gerar Nota para conclusão, em seguida abrirá uma janela para ser informado o CFOP de entrada da nota. Clique em OK para finalizar. 5ª Passo: Após clicar no botão Ok, será aberta automaticamente a tela de entrada de nota fiscal do SysPDV, informe a operação e o local(habilitado o local de estoque) caso os dados da NF-e estiverem corretos, clique no botão Gravar-F9. Após a realização de todos os passos, a importação do XML NF-e para entrada de nota fiscal no SysPDV foi concluída.

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