TUTORIAL IMPORTAÇÃO DE XML DE NF-E DE COMPRA

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1 TUTORIAL IMPORTAÇÃO DE XML DE NF-E DE COMPRA 1

2 Tutorial Importação de XML de Nota Fiscal Eletrônica de Compra EQUIPE DE CAPACITAÇÃO E DOCUMENTAÇÃO Documentação Operacional Edição: 001 (21/03/2014) Grupo Casa Magalhães Fortaleza, CE Rua Luisa Miranda Coelho, 800 Luciano Cavalcante Fone (85) Fax (85) SAC (85) São Paulo, SP Rua Cincinato Braga, 59, Cj. 5B1 Bela Vista PABX (11)

3 Índice Introdução... 4 Finalidade da Rotina... 4 Notas da Documentação... 4 Pré-requisitos... 5 CFOP... 5 Cadastro de Operação... 6 Cadastro de Fornecedor... 6 Cadastro de Produtos... 7 Cadastro de Tributação... 8 Certificado Digital... 9 Instalação do NF-e Dependencies... 9 Passo a Passo Tipos de Importação de XML Importação via Arquivo XML Importação via Captura de Informações do XML Importação via Download do XML Validação dos dados do XML

4 Introdução Objetivo deste material. O objetivo deste tutorial é apresentar os procedimentos necessários para configurar e utilizar a rotina de importação do XML da NF-e de compra no SysPDV, mostrando as etapas de maneira simples e objetiva. Antes de iniciar o processo, devem-se observar os pré-requisitos da rotina. Finalidade da Rotina A Rotina de importação do XML da Nota Fiscal Eletrônica é um procedimento que tem como objetivo principal facilitar as entradas das notas fiscais de compras no SysPDV, de forma que o procedimento ocorra com a maior agilidade possível e diminuindo ao máximo as margens de erro. Notas da Documentação Esta rotina foi testada e está em perfeito funcionamento na versão e Portanto, qualquer tentativa de reproduzir este passo-a-passo em versões inferiores a estas podem estar sujeitas a erros ou não existência de funcionalidades. Caso você encontre qualquer incompatibilidade nas instruções, erros textuais ou eventuais erros na rotina mesmo executando na versão adequada, envie-nos um explicando o ocorrido contendo no assunto da mensagem o texto: Erro em tutorial [nome do tutorial] para revenda.treinamento@casamagalhaes.com.br. 4

5 Pré-requisitos CFOP Para que possamos trabalhar com a emissão e entrada de notas fiscais, é necessário realizar o cadastro ou a importação de CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações). O CFOP trata-se de um código numérico que identifica a natureza de circulação da mercadoria e que será utilizado na emissão de Notas Fiscais e nas operações de aquisição de mercadoria. Para realizar a importação do CFOP, utilize o caminho: Utilitários>Interface>Importação>Cadastro. FIGURA 1.1 Importação do CFOP 1. Deixe marcada a opção CFOP; 2. O arquivo syspcfo.txt, que contém os códigos de CFOP utilizados, encontra no caminho indicado, pois ele é criado automaticamente durante a instalação do SysPDV; 3. Clique no Botão OK-F9 para iniciar o processo de importação; Caso seja necessário, também é possível realizar o cadastro de CFOP. Para efetuar este procedimento utilize o caminho: Estoque>Nota Fiscal>CFOP. FIGURA 1.2 Cadastro do CFOP 5

6 Cadastro de Operação No cadastro de Operação, deve ser cadastrada a operação correspondente à entrada de mercadoria, associando os CFOP s participantes à operação. Para realizar o cadastro, utilize o caminho: Estoque>Nota Fiscal>Operação. FIGURA Cadastro de Operação Cadastro de Fornecedor É uma boa prática efetuar o cadastro do Fornecedor emitente da NF-e antes de efetuar o procedimento de importação do XML, evitando que você precise cadastrar o mesmo no momento da entrada da NF-e. Para realizar o cadastro, utilize o caminho: Cadastro>Fornecedor>Fornecedor. FIGURA Cadastro de Conta Corrente 6

7 Cadastro de Produtos Para maior agilidade na importação, é recomendado também que os produtos sejam cadastrados antes de realizar a importação do XML. É de extrema importância que o Código de Referência do Fornecedor esteja relacionado ao produto, pois será através deste código que o SysPDV fará a relação do produto que está na NF-e com o produto que está cadastrado no SysPDV. Para realizar o cadastro dos produtos e relacionar códigos de referência do fornecer, utilize o caminho: Cadastro>Produto>Produto. FIGURA Cadastro de Produto FIGURA Cadastro de Produto 1. Não se esqueça de informar neste campo o código de referência do fornecedor, para que no momento da importação o sistema já consiga identificar o produto; 7

8 Cadastro de Tributação O Cadastro de Tributação deve ser realizado sempre com a orientação da contabilidade, pois no momento da entrada da NF-e o contador que dirá qual o CST que será utilizado, ou seja, qual a tributação que será aplicada no momento da entrada da nota. Caso a contabilidade oriente que no momento da entrada da nota seja utilizada alguma tributação que não está cadastrada no SysPDV, basta efetuar o cadastro da mesma. Para realizar o cadastro, utilize o caminho: Cadastro>Produto>Impostos>Tributação. FIGURA Cadastro de Tributação Lembre-se sempre de consultar a contabilidade para saber quais as tributações deverão ser cadastradas para o cliente e quais tributações ele irá utilizar no momento da entrada da nota, pois nem sempre a entrada deverá ser realizada utilizando o mesmo código CST que vem na nota. 8

9 Certificado Digital O Certificado Digital não é um pré-requisito obrigatório para realizar a entrada da nota fiscal, mas caso o usuário queira que o SysPDV utilize a opção de download da NFe, será obrigatória a utilização do mesmo. O Certificado Digital também é obrigatório para emissão de NFe. Instalação do NF-e Dependencies O Aplicativo NF-e Dependencies será o responsável por realizar a comunicação entre o SysPDV e a SEFAZ, portanto, tanto para emissão de nota como para a entrada de notas no sistema, é necessário possuir o aplicativo instalado. O SysPDV por padrão já traz consigo o instalador do aplicativo, bastando apenas realizar a instalação do mesmo. Para efetuar a instalação vá até o diretório C:\Syspdv\Nfe e execute o arquivo setup_nfe_dependencies.exe. FIGURA 1.7 Instalador do aplicativo NFe Dependencies Apenas siga os passos do assistente de instalação, não é necessário realizar nenhuma configuração complementar. Após a instalação da aplicação, já é possível realizar os procedimentos de importação de XML das notas fiscais eletrônicas de compra. 9

10 Passo a Passo Tipos de Importação de XML Para efetuar a entrada de notas de compra no SysPDV via importação de XML, utilize o caminho: Estoque>Nota Fiscal>Entrada>Importação XML. Nesta janela do sistema encontraremos três maneiras diferentes para realizar a importação do XML para o SysPDV, que serão as seguintes: Importação utilizando um arquivo XML já salvo no computador; Captura das informações on-line através de chave da NFe; Download do XML da NFe através do SysPDV; FIGURA 2.1 Tela de Importação de XML NFe 1. O botão é utilizado quando for necessário importar um arquivo XML já existente no computador. Clicando no botão, será aberta a janela de busca do arquivo; 2. O Botão é utilizado para realizar a captura das informações do arquivo XML diretamente da SEFAZ. Esta opção apenas busca as informações on-line e não armazena o XML no computador; 3. O Botão é utilizado para efetuar o download do arquivo XML diretamente da SEFAZ e armazenar em um diretório padrão, além de já trazer as informações do XML para o SysPDV; 10

11 Importação via Arquivo XML Esse modo de importação é utilizado quando o usuário já possui o arquivo XML salvo em algum diretório de seu computador, bastando apenas informar ao SysPDV onde o arquivo encontra-se. Para executar este procedimento siga os passos abaixo: FIGURA 2.2 Importação de XML da NFe 1. Clique no botão para abrir a janela de seleção de arquivos a serem importados; 2. Navegue até a pasta onde se encontra o XML da nota que você deseja realizar a importação para o SysPDV. Clique sobre o arquivo desejado. 3. Clique no botão Abrir para que as informações do arquivo XML sejam carregadas para o SysPDV; A figura a seguir exibe as informações do arquivo XML já preenchidas na janela do importador. 11

12 FIGURA 2.3 Informações do XML já importadas Os campos da nota foram preenchidos de maneira automática, restando agora apenas realizar a validação dos campos. O procedimento de validação será abordado posteriormente, neste mesmo tutorial. Importação via Captura de Informações do XML Ao utilizar a opção de Captura, as informações do XML também serão preenchidas automaticamente na janela do importador, porém, não é necessário ter o arquivo XML salvo no computador. Basta que o usuário tenha a chave da NF-e em mãos para que possa efetuar a captura das informações. O Processo de Captura utiliza a chave da NF-e para conectar-se com a SEFAZ e trazer as informações da nota para o SysPDV. Mas atenção! O arquivo XML da Nf-e não ficará armazenado localmente no computador, ele apenas realiza a captura das informações. Para efeitos fiscais, a SEFAZ exige que os arquivos XML s sejam guardados por cinco anos.o usuário sempre deverá armazenar o arquivo XML da NFe e efetuar cópias de segurança. Para realizar a captura do XML da NFe, efetue os seguintes passos: 12

13 FIGURA 2.4 Captura das Informações do XML 1. Clique no botão Capturar, em seguida, a janela de captura das informações do XML será exibida; 2. Informe a Chave de acesso da NF-e e o código de verificação que aparece na imagem. Observe também o alerta sobre a funcionalidade que aparece logo abaixo; 3. Clique no botão Capturar-F7 para iniciar o download das informações do arquivo XML; Ao término do procedimento de captura, será exibida uma mensagem informando que o processo foi finalizado, conforme mostra a imagem abaixo: FIGURA 2.5 Mensagem após a captura das Informações do XML Após a mensagem de finalização do processo, as informações do XML serão transferidas para o SysPDV, bastando prosseguir com a validação das informações. 13

14 FIGURA 2.6 Informações do XML já capturadas Importação via Download do XML O processo de Download do XML da NF-e é o procedimento mais completo, pois além de efetuar a captura das informações do XML, também efetua o download do arquivo e o armazena dentro de uma pasta específica. Mas para efetuar o Download, é necessário que o computador possua um certificado digital válido instalado. Os arquivos ficarão armazenados por padrão dentro do diretório C:\Syspdv\XMLRecebidos, conforme mostra imagem abaixo: FIGURA 2.7 Arquivos XML armazenados através da opção download. 14

15 Durante o processo de Download da NF-e, é possível efetuar a Manifestação da nota junto a SEFAZ. A Manifestação, como o próprio nome já sugere, permite que o destinatário da NF-e possa se manifestar sobre a sua participação comercial descrita na NF-e, confirmando as informações prestadas pelo seu fornecedor e emissor do respectivo documento fiscal. Este processo é composto de quatro eventos: Ciência da Emissão: registra na NF-e a solicitação do destinatário para a obtenção do arquivo XML. este evento registra na NF-e que o destinatário da operação tem conhecimento que o documento foi emitido, mas ainda aguarda a conclusão da operação. Todas as operações com o evento de solicitação de "Ciência da Emissão" deverão ter na sequência o registro do evento com a manifestação conclusiva do destinatário sobre a operação; Confirmação da Operação: registrado após a realização da operação, e significa que a operação ocorreu conforme informado na NF-e, só manifeste este evento após à entrada física da mercadoria no estabelecimento do destinatário. Importante registrar, que após a Confirmação da Operação pelo destinatário, a empresa emitente fica impedida de cancelar a NF-e. Apenas o evento Ciência da Emissão não inibe a autorização para o pedido de cancelamento da NF-e, conforme o prazo definido na legislação vigente. Registro de Operação não Realizada: Este evento será informado pelo destinatário quando, por algum motivo, a operação legalmente acordada entre as partes não se realizou (devolução sem entrada física da mercadoria no estabelecimento do destinatário, sinistro da carga durante seu transporte, etc.). Desconhecimento da Operação: Este evento tem como finalidade possibilitar ao destinatário se manifestar quando da utilização indevida de sua Inscrição Estadual, por parte do emitente da NF-e, para acobertar operações fraudulentas de remessas de mercadorias para destinatário diverso. Este evento protege o destinatário de passivos tributários envolvendo o uso indevido de sua Inscrição Estadual/CNPJ. Para maiores informações e esclarecimentos sobre manifestação, consulte sempre a contabilidade responsável pelo estabelecimento e a SEFAZ. Visiste também o Link: FIGURA 2.8 Janela de manifestação da NF-e 15

16 Para efetuar o download do XML para a pasta acima citada e trazer as informações do XML para o SysPDV basta ter a chave de acesso da NFe e executar os procedimentos abaixo: FIGURA 2.9 Download do XML da NFe 1. Clique no botão Download; 2. Informe a chave de acesso da NFe; 3. Para efetuar o Manifesto da NFe, clique no botão Manifestar nota para SEFAZ. Como o manifesto é opcional para alguns estabelecimentos, pode-se pular este passo; 4. Preencha as informações da Manifestação de Nota, informando a data, o fuso horário e o tipo de Evento. Após isso, clique no botão Enviar-F9; 5. Clique no botão Executar-F7, para que o SysPDV faça o download do XML da NF-e e traga as informações para a janela do importador; 16

17 Após realizar estes procedimentos, o arquivo XML da nota ficará armazenado na pasta específica e as informações serão exibidas na janela de importação, como mostra a figura abaixo: FIGURA 2.10 Informações do XML já importadas Estes são os três métodos de se realizar a importação das informações de arquivos XML s para o SysPDV. Vejamos a seguir os procedimentos utilizados para validação das informações do XML e entrada da Nota no sistema. 17

18 Validação dos dados do XML O processo de validação dos dados do arquivo XML importados para o SysPDV precisam passar pro um processo de validação, onde será verificado o cadastro do emitente da nota(fornecedor), do código de referência do produto e diversos outros dados. Para fazer a validação, siga os passos abaixo: FIGURA 3.1 Validação das Informações 1. Clique no botão Validar; 2. Caso o SysPDV encontre algum dado que não foi encontrado, será gerada uma mensagem informando os dados que precisam ser revistos. Na imagem de exemplo, o CNPJ do Fornecedor que estava no XML não corresponde com nenhum CNPJ que já está cadastrado no SysPDV, Clique em OK para solucionar; 3. Perceba que as informações do campo CNPJ ganham cor de destaque para que o usuário possa identificar onde ocorre o problema; Para facilitar a validação das informações, não é necessário encerrar esta janela para efetuar o cadastro do Fornecedor, basta clicar no botão Opções e escolher o item: Cadastrar Fornecedor. FIGURA Menu Opções 18

19 FIGURA 3.2 Tela de Cadastro de Fornecedor 1. Verifique e preencha corretamente as informações do fornecedor emitente da NFe; 2. Clique no botão Gravar-F9 para finalizar o cadastro de fornecedor; Após cadastrar o fornecedor, é necessário validar novamente as informações do XML, e para isso você deverá clicar novamente no botão Validar. A ferramenta de validação também pode encontrar inconsistências em relação ao cadastro de produtos, pois algum determinado produto pode não ter sido cadastrados ou o código de referência do Fornecedor não foi informado corretamente, fazendo com o que o SysPDV não consiga relacionar o produto que está na NF-e com o que está cadastrado no SysPDV. Observe a imagem que mostra a mensagem caso o produto não tenha sido cadastrado ou o código do fornecedor não tenha sido vinculado: FIGURA 3.3 Mensagem de produto não encontrado 19

20 FIGURA 3.4 Opção para cadastro de Produtos Caso o produto tenha sido cadastrado, não é necessário efetuar o cadastro do produto novamente, basta escolher a opção Relacionar Produtos. FIGURA 3.5 Relacionar Produto com Fornecedor 20

21 1. Utilize o filtro para localização do produto no cadastro do SysPDV; 2. Após localizar o produto correto, clique no botão Relacionar; 3. Informe a quantidade de itens por embalagem e clique no botão Confirma; 4. Clique em Sim para confirmar o relacionamento; Caso não seja encontrada mais nenhuma irregularidade, será exibida a mensagem mostrada na imagem abaixo, bastando prosseguir com o procedimento comum de entrada de nota. FIGURA 3.6 Relacionar Produto com Fornecedor Caso seja necessário, no botão Opções, encontra-se a opção para realizar o Cadastro de Tributação e também o botão Acabar/Desacatar CST do Cad do Produto (Todos) FIGURA 3.7 Menu Opções A opção de Acatar o CST do Cadastro de Produtos irá fazer com que no momento da entrada da nota, todos os produtos assumam o CST que foi informado no cadastro do produto. A opção Desacatar irá fazer com que o produto entre no estoque com exatamente o mesmo CST que estava na nota. Também é possível Acatar ou Descatar individualmente, ou seja, item por item. FIGURA 3.8 DESACATAR CST de entrada irá permanecer da maneira que veio na Nota. FIGURA 3.9 ACATAR CST de entrada será o mesmo utilizado no cadastro do Produto 21

22 FIGURA 3.10 Gerar Nota 1. Clique no botão Gerar Nota; 2. Informe o CFOP que será utilizado na entrada da nota no sistema; 3. Clique no botão OK, em seguida a janela para entrada de nota no sistema será aberta; FIGURA 3.11 Entrada de Nota de Compra 22

23 1. Informe o código da Operação e confirme o CFOP que será utilizado. Verifique também se os demais campos estão preenchidos corretamente; 2. Para validar os itens da nota, clique na aba: Itens. Observe a aba na imagem a seguir; FIGURA Entrada de Nota de Compra 1. Confira as informações sobre os produtos e os totais; 2. Para finalizar o procedimento de entrada de nota, clique no botão Gravar-F9; Após clicar no botão Gravar, o SysPDV irá efetuar algumas perguntas antes de finalizar a entrada da nota. Observe nas imagens abaixo: FIGURA 3.12 Pergunta sobre conhecimento de Frete 23

24 Preencha as informações da transportadora responsável pelo Frete e os valores. Caso a nota não possua conhecimento de frete, não é necessário entrar nesta opção. FIGURA 3.13 Conhecimento de Frete Se desejar imprimir o Romaneio de entrada da Nota, clique em Sim. FIGURA 3.13 Impressão de Romaneio FIGURA 3.14 Romaneio 24

25 Se desejar efetuar a alteração dos preços dos produtos, clique em Sim. FIGURA 3.14 Pergunta sobre alteração de Preço FIGURA 3.15 Alteração de Preço 1. Caso queira que o SysPDV altere o preço dos produtos para o valor que ele irá sugerir, clique no botão: Sugestão-F5; 2. Caso queira alterar o preço do produto manualmente, clique no campo novo e digite o preço que desejar; 3. Caso queira efetuar a alteração de preço através da Planilha, basta clicar no botão Planilha-F11; 4. Se desejar cancelar a alteração de preços, mantendo o preço que já estava no sistema, clique em Cancelar-F6; 5. Para gravar as alterações realizadas, clique em Gravar-F9; 25

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