Importar e Receber NF-e

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1 Importar e Receber NF-e Procedimentos prévios para importar: 1. Caso ainda não tenha sido criada, criar na área de trabalho o atalho para a pasta RECEBER. Para isso vá no SGL e clique no menu CADASTRO - PARAMETROS. Na aba DIRETORIOS tem a aba PADRÃO. Procure RECEPÇÃO DE ARQUIVOS. Selecione o conteúdo e clique com o botão direito, escolha COPIAR. Abra o WIN- DOWS EXPLORER e no campo ENDEREÇO clique com o botão direito e escolha COLAR para colar o diretório configurado no sistema. Irá visualizar pasta RECE- BER, clique com o botão direito do mouse, ir em ENVIAR PARA e escolha área de trabalho (criar atalho). Renomear esse atalho como RECEBER XML para salvar os arquivos xml enviados pelo fornecedor. Salvando os arquivos xml nessa pasta, quando entrar no SGL as NF-e são importadas automaticamente. 2. Obter o xml da NF-e que quer receber e salvar na pasta RECEBER XML. Importar NF-e: 1. Coloque o arquivo XML da NF-e na pasta RECEBER XML, o SGL importa de forma automática ao entrar no sistema. Se isso não acontecer, será necessário posteriormente localizar o arquivo para poder receber. 2. Se apenas recebeu o DANFE e tiver o Certificado Digital instalado na máquina que está usando, fazer o download do arquivo xml no PORTAL DA NOTA FIS- CAL ELETRONICA ( em SERVIÇOS MAIS ACESSA- DOS, clique em Consultar NF-e COMPLETA.

2 3. Digite a chave que tem no DANFE (caso tenha o arquivo em pdf, tente copiar e colar a chave) e o código da imagem (respeite maiúsculas) - clique no botão CONTINUAR. 4. Uma vez com a NF-e na tela, clique em DOWNLOAD DO DOCUMENTO (o botão fica na parte inferior da tela) e selecione a pasta RECEBER XML. 5. Na tela FORNECEDOR (CONTROLE DE ESTOQUE - MANUTENÇÃO - FOR- NECEDOR) clique no botão PROCURAR, digite o CNPJ e aperte a tecla [EN- TER].

3 a) Caso seja Fornecedor novo ou nova Razão Social do fornecedor, é necessário incluir. Clique no botão INCLUIR e preencha todos os campos em azul, que são obrigatórios para emissão de NF-e, de acordo com o que consta no DANFE. b) Se já existe a Razão Social do fornecedor, conferir se os dados estão atualizados, verificando se todos os campos em azul estão devidamente preenchidos de acordo com o que consta no DANFE. Se tiver que completar ou corrigir algum dado, clique no botão EDITAR e depois de fazer a alteração, clique no botão CONFIRMA para salvar os dados. c) Analise no DANFE, se dá para usar MASCARA para esse fornecedor. Se no cadastro do fornecedor está configurado para usar máscara, quando importa a nota do fornecedor com máscara, o sistema filtra a referência desejada contida na coluna CÓDIGO da NF-e. Se no DANFE, a referência do fornecedor está na coluna Código e todos os itens da nota tem o mesmo padrão, dá para usar máscara e tem que preencher a máscara com o seguinte critério: Conte o número de caráteres da coluna código, use a letra C para cada caráter que o sistema vai usar e X para o que tem que descartar (o sistema desconsidera a posição de X). Por exemplo, a referência do produto é ABCDEFG e na coluna código está 1A2B3C4D5EFG, a máscara vai ser XCXCXCXCXCCC. Nesse caso, no Cadastro do Fornecedor, na aba OU- TROS, em IMPORTAÇÃO NF-e, em REFERENCIA NO CÓDIGO marque SIM e no campo do lado MASCARA COD PRODUTO FORNECEDOR informe a MASCARA (digite conforme explicado) e clique no botão CONFIRMA.

4 Se a referência do fornecedor está na coluna Descrição ou a referencia não aparece na coluna CÓDIGO ou vai usar tudo o que está escrito na coluna CÓDIGO, não dá para usar máscara. Nesse caso, no Cadastro do Fornecedor, clique na aba OUTROS, em IMPORTAÇÃO NF-e, em REFERENCIA NO CÓDIGO marque NÃO e salve no botão CON- FIRMA. 6. Depois de conferir o cadastro do Fornecedor, vá na tela RECEBER DO FORNE- CEDOR (CONTROLE DE ESTOQUE - RECEBER DO FORNECEDOR), clique no botão IMPORTAR NF-e (em versão anterior o botão pode ter o nome RECE- BER NF-E). 7. Na tela IMPORTAR NF-e, selecione a nota fiscal a ser importada. Se a NF-e não aparece na relação de notas, clique no botão IMPORTAR ARQUIVO XML, e localize o arquivo XML da nota a ser importada. 8. Depois de informar o local onde o arquivo xml da NF-e se encontra, o SGL importa a NF-e, nesse momento em que faz a importação mostra o status da importação

5 9. Com a nota selecionada, tem 2 opções: criar um pedido novo para essa nota ou usar a nota importada com um pedido criado anteriormente. a) Criar um NOVO Pedido Deixe marcado CRIAR PEDIDO b) Usar Pedido criado anteriormente Desmarque CRIAR PEDIDO, informe o número do pedido da NF-e e aperte a tecla [ENTER]. Faça isso para outro pedido caso necessário: a NF-e pode ter mais de um pedido associado a ela. Obs. Para desvincular um pedido de uma NF-e, selecione o Pedido e apague apertando a tecla DEL ou DELETE. 10. Clique no botão IMPORTA NF-e SELECIONADA.

6 11. Revise todas as Referências e se necessário arrume com o padrão que seu escritório segue (se houver dúvidas, consulte na tela CONSULTA ESTOQUE o cadastro desse fornecedor e verifique como é o padrão das referências nos produtos desse fornecedor). Altere no campo REFERENCIA localizado na parte inferior (1). Salve as alterações clicando no botão CONFIRMA ITEM (2). 12. Depois de arrumar todas as referências, precisa informar TODOS os GRUPOS. Se sabe o nome do grupo, basta digitar as primeiras letras e apertar a tecla [EN- TER] para selecionar o grupo. 13. Depois de informar todos os grupos, informe todas as CORES, em seguida informe os TAMANHOS (dependendo da versão do SGL, tamanho não é obrigatório). Para facilitar, sempre digite as primeiras letras que o sistema completa.

7 14. Quando todos os dados do ítem estão preenchidos, a coluna OK fica com (1) e o botão CONFIRMA IMPORTAÇÃO (2) é liberado, clique nele para fazer a importação da NF-e (dependendo da versão do SGL, depois de conferir tudo tem que desmarcar CONFERIR ITENS (3) para importar a NF-e). 15. O Sistema cria o Pedido e abre a tela do pedido novamente. Neste ponto o procedimento já é o mesmo dos pedidos digitados manualmente. Precisa conferir os preços para fechar o pedido e poder imprimir as etiquetas. Receber NF-e para dar entrada dos produtos no Estoque: 1. Quando o produto chegar na loja, conferir se tudo chegou como consta na NF-e, se houver qualquer divergência, depois de receber a NF-e deve ser feito o ajuste do que está divergente porque no sistema o que está na NF é o que entra no estoque (por exemplo retirar do estoque o produto que consta na NF-e mas que não veio fisicamente e notificar o responsável para resolver o problema com o fornecedor). 2. Com o pedido que vai ser recebido no estoque aberto na tela PEDIDOS (procure pelo número do pedido ou procure pela data na aba CONSULTA para abrir o pedido), clique na aba RECEBER (1) e clique no botão RECEBER DO FORNE- CEDOR (2). Para poder Receber a NF-e o Pedido tem que ter a Situação CON- FERIDO.

8 a) Se o pedido foi criado importando o arquivo xml da NF-e, o SGL vai preencher todas as informações e listar os itens. Confira as informações e estando tudo certo clique no botão CONFIRMAR RE- CEBIMENTO para receber os produtos no Estoque. b) Se o Pedido foi feito manualmente, na tela RECEBER DO FORNECEDOR informe o CNPJ do fornecedor (1) que consta na NF-e, indique o CNPJ da loja que recebeu a nota caso tenha mais de uma loja (2) e clique no botão RECEBER NOTA FISCAL (3). b.1) Preencha todos os campos da aba NOTA FISCAL (1) deixando igual ao que consta na NF-e. Depois de completar todos os campos clique no botão CONFIRMA (2). b.2) Quando clica no botão CONFIRMA, o SGL pergunta se é para incluir os itens do pedido, responda SIM. b.3) Tem que conferir item por item, deixando cada um deles conforme o que consta na NF-e, tomando muito cuidado com as informações fiscais, as

9 quais depois serão usadas no preenchimento de notas de venda e devolução por exemplo. Nesta tela, tem que deixar um espelho da NF-e. b.4) Quando tudo está certo, o valor das somas de cada coluna na parte inferior da tela tem que ficar igual aos valores correspondentes na aba NOTA FISCAL. Enquanto isso não ocorre, o sistema não faz o recebimento dos produtos no estoque. b.5) Depois que tudo está certo, clique no botão CONFIRMA RECEBI- MENTO para receber os produtos no Estoque.