Cotação Web. Manual desenvolvido para Célula de Materiais Equipe Avanço Informática

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1 Cotação Web Manual desenvolvido para Célula de Materiais Equipe Avanço Informática

2 1 Índice Cadastrando o Fornecedor no Sistema Integral Rotina de Cotação e Geração de Pedidos Definir Período para a Cotação Geração dos Produtos para a Cotação Geração Manual dos Produtos Geração á partir do Coletor Geração á partir da Sugestão Exportação dos Produtos para Cotação Web Sistema de Cotação Web Como entrar no Site Incluindo Usuário Alterando dados da Empresa Como importar o Arquivo de Produtos para a Cotação Alterando Dados do Fornecedor Envio de para os Fornecedores Conectando no Site Como Cadastrar um Novo Vendedor Como digitar os Preços na Cotação Baixa da Cotação finalizada Importação do Arquivo dentro do Sistema Retaguarda Digitação de Preços no Integral (Retaguarda) Parâmetros para definição de Ganhadores Automaticamente Geração de Ganhadores Relatório de Resultado da Coleta Rotina para Desempate Geração de Pedidos a partir da Cotação Alterar um Pedido de Fornecedor Excluir um Pedido Reemitir um Pedido

3 2 1- Cadastro do Fornecedor dentro do Integral Para que o Fornecedor participe das Cotações o Sistema tem que receber algumas configurações, com isso mesmo sendo a primeira vez que ele vá participar do processo, o Sistema já fará o cadastro automaticamente enviando para ele os dados de acesso como Usuário e Senha. O Cadastro do Fornecedor dentro do Integral deve receber as seguintes configurações: Dados referentes à tela acima: Contato: O Usuário deverá informar o Nome do Contato de seu Fornecedor para que ele receba o das Cotações Web: Fornecedor participa da COLETA WEB, nesse campo o Usuário deverá informar S para que o Fornecedor receba as Cotações Web/ Informe o de contato do Fornecedor 2

4 3 2- Rotina de Cotação e Geração de Pedidos 2.1- Definir Período para a Cotação Para acessar essa rotina siga o seguinte caminho: Adm materiais Gestão de compras Coleta de preços Período Manutenção Preencha os campos acima da seguinte forma: Data Inicial: Informe a Data Inicial para a Cotação Data Final: Informe a Data Final da Cotação (lembrando que uma Cotação não pode ter início e término no mesmo dia, deve haver sempre um dia de diferença no período). Grupo: Informe o Grupo de Lojas caso exista. Observação: Informe qualquer Observação. (Campo não Obrigatório) 3

5 4 3- Geração dos Produtos para a Cotação Existem três opções para geração dos itens para a Coleta. Podemos fazer via Coletor de Dados, Manualmente (informando item a item), ou a partir da Sugestão de Compras (indicada pela Avanço) Geração Manual dos Produtos Administração de Materiais Gestão de Compras Coleta de Preços Manutenção Coleta Pedido por Loja Manter Loja (S para uma única filial, N para escolher a filial que deseja pedir) Preencha os campos acima da seguinte forma: Data Início: Informe a Data de Início do período que definiu para sua Cotação Comprador: Informe o Comprador (Campo não Obrigatório) Loja: Informe a Loja Item: Informe o Código do Item ou vá até o campo Descrição para pesquisar. Caso pressionar F2 nesse campo, abrirá uma tela lhe mostrando os Itens já digitados Descrição: Pressione F2 nesse campo para buscar o nome do item por ordem alfabética ou F11 para fazer uma busca avançada Qt Pedido: Informe à quantidade que deseja pedir Após Digitar todos os Itens, saia da rotina com a tecla Esc. Seu arquivo já estará pronto para exportar aos Fornecedores. 4

6 Geração á partir do Coletor Essa rotina é utilizada quando o Usuário Coleta na Loja os itens que precisam comprar e depois já importa diretamente para o Retaguarda para fazer a Cotação. Existe um problema neste processo, pois os itens que serão pedidos somente serão os que estão em estoque na loja, os itens que não possuírem estoque ficarão de fora da Cotação Caso o Usuário necessite pedir esses itens que não possuem estoque ele terá que optar pela rotina de Digitação Manual, explicada anteriormente. Para acessar essa rotina siga o seguinte caminho: Administração de Materiais Gestão de Compras Coleta de Preços Manutenção Coleta Gera a partir do Coletor Preencha os campos acima da seguinte forma: Data Início: informe a data inicial do período Arquivo: Informe o nome do arquivo gerado pelo coletor, salvo dentro de /u/rede/trb Tipo Arq: informe qual o tipo de coletor utilizado (Cipher Lab, Lucas, Semco.). Ao fazer a importação, os itens serão inseridos no arquivo gerado para exportação aos Fornecedores 5

7 Geração á partir da Sugestão Para utilização dessa rotina, o cliente deverá estar em dia com seu estoque e com a rotina de Cálculo do Estoque min/máx. Administração de Materiais Gestão de Compras Coleta de Preços Manutenção Coleta Geração a partir da Sugestão Preencha os campos acima da seguinte forma: Filial: Informe a filial Data: Informe a data inicial do período Fornecedor: Dê enter para todos os itens de todos os Fornecedores, ou informe um Fornecedor e o Sistema irá buscar a tabela de itens vinculados ao Fornecedor específico. Só Princ: Informe N para buscar todos os itens do Fornecedor ou S para que o Sistema faça a leitura apenas dos itens em que o Fornecedor estiver no cadastro como principal. Seção/Grupo: Dê enter direto para o Sistema buscar todos. Caso queira informar apenas uma determinada faixa de setor, preencha com os grupos desejados. Comprador: Dê enter direto para buscar itens de todos os compradores, caso preencha para apenas um determinado comprador, o Sistema vai buscar só os itens do mesmo. Suspensos: Marque S para enviar os itens suspensos para a Cotação Aplicação: Se a Loja trabalhar com aplicação nos itens, pode selecionar a aplicação desejada. Para enviar todos basta dar enter. Linha: Se a Loja trabalhar com linha nos itens, pode selecionar a aplicação desejada. Para enviar todos basta dar enter. Unid: Defina C para unidade de compra ou V para unidade de venda Categoria: Selecione a categoria de seus itens, para enviar os itens de todas as categorias, marque de A á Z. Após gerar essa rotina, o arquivo de Cotação estará pronto para ser enviado aos Fornecedores. 6

8 7 4- Exportação dos Produtos para Cotação Web Base de Dados Para acessar essa rotina siga o seguinte caminho: Administração de Materiais Gestão de Compras Coleta Preços Exportação Net Exportação Preencha os campos acima da seguinte forma: Período: Informe a data inicial da Cotação Enviar qtd: Se informar S será enviado aos Fornecedores a quantidade de produtos que deseja pedir, caso informe N, serão enviados os itens sem a quantidade. Fornecedor: Informe o Fornecedor caso necessite selecionar apenas um, caso contrário dê enter para buscar todos. Após confirmar a rotina, o Sistema vai gerar três arquivos, Coleta.txt (modelo antigo), Coleta.xml (modelo novo), Coleta.zip (modelo novo compactado). O arquivo que será utilizado é Coleta.zip. Esse arquivo sobe compactado para a web, e dentro do banco de dados do servidor, ele se descompacta automaticamente, fazendo com que o upload fique mais rápido. O arquivo se encontra dentro de /u/rede/web (ex: L:\web) 7

9 8 5- Sistema de Cotação Web 5.1- Como entrar no Site O cliente receberá um contendo o link para o site da Cotação seguido de Usuário e Senha para Login no Sistema. Assim, esse Usuário será responsável por Cadastrar os demais Usuários de sua Loja (mesmo CNPJ). A partir do momento que for cadastrando os novos Usuários, esses passarão a ter acesso no Sistema de Cotação Incluindo Usuário Clique em Incluir Usuário Informe os dados do Usuário e em seguida clique em Gravar. 8

10 9 6- Alterando dados da Empresa Caso necessite alterar algum dado referente ao Cadastro de sua Empresa, entre no campo Cadastro de Cliente, clique no botão de Alteração. Após executar todas as alterações, clique no botão Gravar 9

11 10 7- Como importar o Arquivo de Produtos para a Cotação Para importar um arquivo clique em Anexar Arquivo para Envio Automaticamente o Sistema mostrará uma tela para importação do arquivo. Clique em Selecionar Arquivo Selecione o arquivo a ser importado Clique em Upload 10

12 11 O Sistema vai processar o arquivo de acordo com a tela acima. O Sistema apresentará a mensagem de Coleta anexada com Sucesso! Clique em OK 11

13 12 8- Alterando Dados do Fornecedor Para alterar dados do Fornecedor vá até a aba Localizar O Sistema disponibiliza 3 Filtros Código CNPJ Nome Insira um deles e de Enter Selecione o Registo com duplo clique e vá a alterar (Ctrl + E) Altere as informações necessárias e clique me Gravar 12

14 13 9- Envio de para Fornecedores Após o Sistema carregar a importação, a Cotação estará pronta para ser enviada aos Fornecedores. Selecione qual a Cotação deseja enviar no , utilizando os botões de navegação das Coletas, como mostra a imagem abaixo. O Usuário tem a opção de selecionar os Fornecedores que receberão o da Cotação individualmente ou enviar para todos. Para enviar para todos os Fornecedores clique em Convidar Fornecedores por Para enviar individualmente vá ao campo Enviar e clique em cada Fornecedor individualmente. 13

15 14 Observe que o status para todos os Fornecedores é de não enviado. Ao enviar o , esse status mudará automaticamente. Assim o Usuário saberá para quem foi ou não enviado o da Cotação. Após o envio, o Sistema mostrará o símbolo da Avanço na tela e em seguida a confirmação de envio para todos os Fornecedores. Confirme o quadro clicando em OK Observe que o Status do foi modificado para todos os Fornecedores que o foi enviado. Nesse momento cada Fornecedor recebeu um com o convite para sua Cotação. 14

16 Conectando no Site Cada Fornecedor receberá um contendo seu Usuário e Senha para Login no Sistema de Cotação Web. Apenas o Vendedor que está no Cadastro do Sistema Retaguarda receberá esse e- mail e acesso. Assim, este Usuário será responsável por Cadastrar os demais Vendedores de sua Empresa (mesmo CNPJ). A partir do momento que for cadastrando os novos Vendedores, esses passarão a ter acesso no Sistema de Cotação. Abaixo mostraremos o modelo de que será recebido quando a Cotação do Cliente estiver liberada para inicio das digitações O Usuário deverá clicar no Link Cotação de Preços Web 15

17 16 Após acessar o Link, aparecerá essa imagem abaixo. Entre com seu Login e Senha recebidos no . Após o Login o Sistema apresentará a tela abaixo. 16

18 Como Cadastrar um Novo Vendedor Entre na opção Cadastro de Fornecedor e depois clique na aba Usuários Clique em Incluir Usuário e preencha os campos. Para não ter problemas com Logins iguais entre outros Fornecedores, estabeleça a regra de sempre informar o do Vendedor como login. Preencha todos os dados do Fornecedor Em seguida clique em Gravar Após a gravação, esse Fornecedor já estará liberado para entrar com seu Login no Sistema de Cotação e passará a receber em seu as novas Cotações dos clientes que subirem para sua Empresa 17

19 Como digitar os Preços na Cotação Entre na opção digitação de preços Na parte superior o Usuário terá botões para navegar entre as Cotações e atualizar a página. Ou ainda se quiser, poderá na aba localizar verificar qual a Cotação que deseja digitar. Para o Usuário acessar a Cotação que deseja participar basta dar um duplo clique sobre ela. O Sistema abrirá uma nova janela com os produtos enviados. 18

20 19 Para iniciar dê um duplo Clique no campo Valor Unitário e insira os dados Caso queira informar prazos, basta preencher os campos prazo 1, prazo2, prazo3 Se desejar informar o mesmo prazo para todos os itens, basta clicar na seta verde ao lado dos prazos. Se quiser informar individualmente, dê dois cliques na coluna de prazo de cada item. Caso não queira informar prazo nenhum, deixe em branco. 19

21 20 Caso não tenha nenhum item de seu interesse, basta passar para a próxima página, clicando na navegação de páginas Para digitar os valores, dê dois cliques na linha do produto na coluna Valor Unitário preencha os Valores e dê enter para passar ao próximo item. (tela abaixo) Quando o Usuário terminar de digitar sua Cotação, ele poderá emitir um Relatório para visualização dos dados digitados, basta clicar no botão Relatório. 20

22 21 Para concluir basta clicar no botão Finalizar e seu cliente já receberá o aviso que sua Cotação foi finalizada. Lembrando que é possível digitar novos preços ou alterar os já digitados, mesmo com sua Cotação já finalizada, basta finalizar novamente após as alterações. Se o cliente ainda não tiver baixado a Cotação, suas alterações entrarão normalmente na Coleta. Para sair do Sistema, basta clicar no botão Sair na tela principal. 21

23 Baixa Cotação Finalizada Quando um Fornecedor terminar sua digitação e finalizar, esse status mudará automaticamente para Cotação finalizada. Caso deseje bloquear a Cotação, basta ir ao botão bloquear esta Coleta. Assim nenhum Fornecedor mais inserirá informações na cotação. Para baixar a Cotação, clique no botão Baixar esta Cotação. Aparecerá um quadro pedindo confirmação. Marque OK para confirmar. Após confirmar, aparecerá o símbolo da Avanço processando o arquivo e logo após abrirá o quadro de seu navegador para salvar o arquivo. Lembrando que esse arquivo (digitado.zip) deverá ser salvo dentro de /u/rede/web (ex: L:\web). Após confirmar, aparecerá o símbolo da Avanço processando o arquivo e logo após abrirá o quadro de seu navegador para salvar o arquivo. Lembrando que esse arquivo (digitado.zip) deverá ser salvo dentro de /u/rede/web (ex: L:\web) 22

24 Importação do Arquivo dentro do Sistema Retaguarda Para acessar essa rotina siga o seguinte caminho: Adm materiais Gestão compras Coleta preços Exportação net Importação Confirme a importação Nesse momento todos os preços digitados pelos seus Fornecedores estarão dentro do Sistema retaguarda. Caso algum Fornecedor não tenha utilizado a Cotação Web, porém tenha lhe passado uma listagem com seus valores, o Sistema que ela seja digita de forma manual dentro do Integral, de acordo com o processo abaixo. 23

25 Digitação de Preços no Integral (Retaguarda) Para acessar essa rotina siga o seguinte caminho: Adm materiais Gestão de compras Coleta preços Manutenção Fornecedores preços Digitação de preços Dados referentes à tela acima: Data Início: Informe a Data Inicial do Período Fornecedor: Informe o Fornecedor que deseja fazer a digitação. Caso não saiba o código, pode consultar por nome no campo Nome. Prazo: Informar os prazos do Fornecedor, caso não tenha, deixe em branco Item: Automaticamente aparecerão os itens da Cotação, de acordo que for informando os valores, o Sistema vai buscando o próximo item. Caso quiser buscar pelo nome, basta dar F2 para consulta. Preço: Informe o valor do produto Após confirmar as digitações, basta dar Esc para sair e o Fornecedor já está no mesmo arquivo de preços que os demais. Pronto, agora podemos definir os ganhadores. 24

26 Paramêtros para definição de Ganhadores Automaticamente Neste tópico conheceremos os parâmetros da Cotação Web, com eles você decide se os valores serão gerados automaticamente ou não! Importante: Caso o Usuário não queira definir o desempate manualmente basta fazer a configuração descrita abaixo. Com essa parametrização o Sistema fará a leitura dos Fornecedores que empataram e definirá o ganhador automaticamente. Configuração para definir ganhadores automático: Para acessar essa rotina siga o seguinte caminho: Menu Principal F5 Administração de Materiais Coleta /Pedido Loja No campo Emp informe S para gerar desempate automaticamente e N para que o Sistema não gere o desempate automaticamente, Confirme com S 25

27 Geração de Ganhadores - Relatório de Resultado da Coleta Para acessar essa rotina siga o seguinte caminho: Administração de Materiais Gestão de compras Coleta preços Definir ganhadores Automático Basta o Usuário digitar a Data de Inicio, o Período e confirmar com S. Para visualizar o Relatório com os ganhadores basta seguir o seguinte caminho: Administração de Materiais Gestão de compras Coleta preços Relatórios Resultado da Coleta 26

28 27 Dados referentes à tela acima: Data início: Informe a data inicial da Coleta. Modelo: Informe o modelo desejado (modelo sugerido = 1). Preço: Informe o tipo de preço que deseja consultar no relatório. (sugerido = 3). Linha: Caso queira apenas uma determinada linha, informe nesse campo. Se quiser todos os itens, apenas confirme o campo em branco. Comprador: Informe o comprador se desejar que o relatório mostre apenas itens de um determinado comprador, caso contrario dê enter direto e o relatório informará todos os itens. 27

29 Rotina para Desempate Para acessar essa rotina siga o seguinte caminho: Adm materiais Gestão de compras Coleta preços Definir ganhadores Individual Por item Dados referentes à tela acima: Data: Informe a data inicial da Cotação Loja: dê enter em branco nesse campo Forn: Sistema mostra um quadro contendo os Fornecedores empatados para o item, informe o Fornecedor que deseja ser o ganhador e altere os valores para que ele possa ganhar, ou informe um valor maior para os outros, fazendo com que ele ganhe por ser o menor preço 28

30 Geração de Pedidos a partir da Cotação Para acessar essa rotina siga o seguinte caminho: Adm materiais Gestão de compras Coleta preços Relatórios Emitir pedido Dados referentes à tela acima: Data início: Informe a data inicial do período da Cotação Gravar ped: Marque S para gerar os pedidos Modelo: 1 Linha: dê enter direto Comprador: dê enter direto Fornecedor: dê enter direto Nesse momento o Sistema vai gerar todos os itens com seus respectivos Fornecedores ganhadores No exemplo, o nome informado ao relatório foi Cotação. Segue abaixo como exemplo. 29

31 30 Observe que no cabeçalho, aparece o número do pedido (ex. acima: 1747). Com esse número é possível alterar seu pedido, excluir, reemitir, enfim, ter acesso a todos os detalhes. 30

32 Alterar um Pedido de Fornecedor Para acessar essa rotina siga o seguinte caminho: Adm materiais Gestão de compras Pedido Fornecedor Alterar pedido Alterar pedido Informe o número do pedido que deseja alterar e vai alterando os campos que desejar. Para chegar até os itens, basta passar a primeira tela (imagem 1) que aparece confirmando os campos. Ao chegar à tela dos itens (imagem 2), dê F2 no campo item para visualizar os itens que foram inseridos no pedido. Dê enter no item que deseja alterar e ele abrirá para alteração. Ao terminar as alterações, dê ESC para sair 31

33 32 O Sistema automaticamente vai para o campo de confirmação do Contas a Pagar (imagem3), faça as alterações desejadas e dê enter para confirmar todo o pedido (imagem 4). 32

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35 Excluir um Pedido Para acessar essa rotina siga o seguinte caminho: Adm materiais Gestão de compras Pedido Fornecedor Excluir/baixar/estornar Exclui Individual Digite o número do pedido e confirme a exclusão na parte inferior da tela 34

36 Reemitir um Pedido Para acessar essa rotina siga o seguinte caminho: Adm materiais Gestão de compras Pedido Fornecedor Reemitir pedido Individual Informe o número do pedido que deseja reemitir e confirme. Se desejar, pode gerar o spool em pdf e enviar por ao Fornecedor Basta abrir o spool e pressionar P de pdf. Ao abrir o quadro, configure com tamanho 7, de acordo com exemplo abaixo. O arquivo será gerado em /u/rede/rel-pdf (ex: L:\rel-pdf) 35

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