Manual. Portal de Fornecedores Grupo MAHLE Brasil

Transcrição

1 Manual Portal de Fornecedores Grupo MAHLE Brasil

2 Índice Índice...1 Introdução...2 Aplicabilidade...2 Formas de acessar o Sistema...3 Solicitação de Cotação...4 Cabeçalho e dados básicos...5 Recusar cotação, itens e recusar item...6 Mensagens...7 Anexos, enviar, gravar rascunho e Exportação e Importação de arquivos...8 Gerar PDF e Treinamentos...9 Suporte...10 MAHLE

3 Introdução Este guia contém o Know-How das principais atividades que são realizadas dentro do Portal de Fornecedores MAHLE. Esperamos com essa ferramenta, além de contar com a colaboração de parceiros de negócio, agregar valor ao processo de cotação e ciclo de suprimento, trabalhar com mais transparência, comunicação e agilidade. Administração de Compras Julho 2014, versão 1.0 Aplicabilidade Este Guia Operacional foi elaborado pela área de Administração de Compras do Grupo MAHLE Brasil como um guia geral de procedimentos relativos às atividades realizadas no Portal de Fornecedores MAHLE. Aplica-se exclusivamente aos fornecedores credenciados a utilizar esse portal, e sua divulgação bem como de qualquer informação parcial ou completa desse manual é expressamente proibida. MAHLE

4 Forma de acesso ao sistema Para acessar o Portal de Fornecedores MAHLE siga os passos a seguir. Digite o endereço na barra de endereços de seu navegador, ao teclar ENTER a seguinte página será carregada. Caso seja seu primeiro acesso, clique na opção destacada abaixo Primeiro acesso para que o sistema possa lhe encaminhar uma senha em seu . Por medidas de segurança o sistema o forçará a definir uma nova senha. MAHLE

5 Senha enviada no Em caso de esquecimento de senha, clique na opção Esqueci minha Senha, o sistema então irá encaminhar uma nova senha para seu endereço de . Senha enviada no exemplo@teste.com.br Após receber a senha por , digite seu usuário e a senha recebida. Uma janela será aberta para que você possa digitar sua nova senha de acesso: Após redefinir sua senha, o sistema irá te direcionar para a página inicial do portal. Você terá três abas disponíveis: Início - contendo os contatos para suporte telefônico e mensagem MAHLE; MAHLE

6 Solicitação de Cotação - contendo suas cotações respondidas, gravadas ou á serem respondidas; Treinamentos - contendo manual de instrução, normas MAHLE e conduta do fornecedor. Solicitação de Cotação A Solicitação de Cotação é o documento emitido pelo comprador e publicado no Portal de Fornecedores: Para acessar as solicitações de cotação disponíveis, acesse o menu Solicitações de Cotação. Nesta página você irá visualizar suas cotações que ainda estão pendentes, gravadas, ou que já foram respondidas, porém ainda não foram encerradas/expiradas. Você também terá a opção de consultar as cotações encerradas através do filtro disponível (Status da Cotação). MAHLE

7 Ao clicar sobre a cotação pretendida, o sistema abrirá a seguinte tela: Cabeçalho: Traz as informações básicas da cotação, como por exemplo o nº da oferta, nome do comprador, tempo restante para resposta e um campo soma valor total (será atualizado conforme preenchimento da Cotação). Dados Básicos de Cabeçalho: Contém informações como Condição de pagamento e Incoterm. Esses campos já virão automaticamente preenchidos e podem ser editados conforme necessidade, exceto Nota de cabeçalho que é um campo informativo preenchido pelo comprador. MAHLE

8 Recusar cotação: Quando utilizado na aba de cabeçalho, você estará recusando a cotação toda, devendo preencher uma justificativa. Itens A aba de itens irá exibir os itens da cotação. Caso exista mais de um item, você poderá navegar entre eles utilizando a opção Anterior/Próximo ou até mesmo digitando o nº do item que se deseja preencher. Essa aba possui campos que estarão fechados (sem possibilidade de alteração) e campos abertos, podendo ser obrigatórios* ou não. Os campos a serem preenchidos obrigatoriamente são: Código NCM: Classificação Fiscal do produto ou serviço; Preço Unitário: Preço bruto do material com ICMS e PIS/COFINS incluso; Prazo de entrega: Quantidade de dias para entrega da mercadoria (dias corridos); Impostos: Alíquotas de ICMS, IPI e PIS/COFINS; CST: Informação referente primeiro dígito do CST (Código de situação tributária). Recusar: Utilize a opção Recusar no item, quando necessário declinar apenas aquele item especifico, neste caso também será necessário preencher uma justificativa. MAHLE

9 Mensagens: Aba destinada para troca de mensagens entre comprador e fornecedor: Para visualizar a mensagem do comprador basta clicar sobre a lupa lado direito da tela. ao Para encaminhar uma mensagem para o comprador clique no link Nova mensagem O sistema irá abrir uma tela, onde será possível digitar o assunto e a mensagem necessária. Após clicar em enviar, a mensagem será encaminhada ao Comprador. MAHLE

10 Anexos - Esta aba é destinada para que o comprador e fornecedor coloquem os anexos que forem necessários na cotação, como por exemplo, desenhos de especificações. Para baixar o anexo do comprador basta clicar sobre o ícone no canto a esquerda do anexo., disponível Para incluir um novo anexo clique no botão. Nota: Somente serão permitidos arquivos em PDF. Enviar: Após finalizar o preenchimento da oferta, clique em Enviar para que o comprador possa visualiza-la. Nota: Caso tenha algum campo preenchido indevidamente ou esteja faltando alguma informação, o sistema exibirá uma mensagem de alerta, não sendo possível o envio da cotação até que a correção seja realizada. Gravar Rascunho: Caso seja necessário apenas preencher parte da cotação, ou caso esteja faltando alguma informação, você poderá preenche-la parcialmente e clicar em Gravar Rascunho. Apenas lembrando que, neste caso, a resposta fica armazenada, porém não é enviada ao comprador até que se clique em Enviar. Exportar Excel: Através dessa opção, será possível fazer o download da cotação para Excel para facilitar o tempo de resposta de uma cotação com vários itens, por exemplo. Neste caso, será necessário clicar no botão Exportar para Excel, disponível na tela da cotação: MAHLE

11 O navegador irá realizar o download do arquivo para sua máquina. Exemplo utilizando o Internet Explorer: Após salvar o arquivo em seu computador, será necessário abri-lo utilizando o Excel: No Excel, será necessário preencher as informações necessárias e gravar as alterações no arquivo. Após, deve-se acessar o portal novamente e clicar em Importar Excel. O sistema irá abrir uma janela onde você deverá procurar pelo arquivo que contém as informações da oferta. Após identifica-lo, clique em Importar. O sistema irá preencher no sistema as informações contidas no arquivo. Você poderá verificar os dados no portal e, caso todas as informações já estejam corretas, basta clicar em Enviar. Gerar PDF: Aqui você poderá gerar um PDF contendo as informações da cotação a qualquer momento. Para fazê-lo, basta clicar em Gerar PDF e seu navegador irá fazer o download no arquivo para sua máquina. Treinamentos Nesta aba ficará disponível o manual de instruções e link s de interesse ao fornecedor. MAHLE

12 Suporte Adm. Compras Lopes, Priscila da Rocha Telefone: Endereço: Av. Ernst MAHLE, Mogi Guaçu, Brazil, Adm. Compras Campos, Francisco de Souza Telefone: Endereço: Av. Ernst MAHLE, Mogi Guaçu, Brazil MAHLE