Como cadastrar um produto, e o que é necessário para um cadastro correto. Controle de estoque > Tabelas gerais > produtos > acesso a dados gerais

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1 Estoque Como cadastrar um produto, e o que é necessário para um cadastro correto. Cadastro de Produto Controle de estoque > Tabelas gerais > produtos > acesso a dados gerais Os campos destacados acima são campos obrigatórios para que o cadastro seja concluído. Código Dentro dos parâmetros do estoque, temos a opção de dizer se é o sistema quem trará automaticamente o código do produto, ou se a empresa (por possuir uma codificação própria) é quem digita o código no momento do cadastro. Caso o sistema seja o responsável por essa função, os códigos serão sempre sequenciais (1, 2, 3... etc).

2 Descrição A descrição por sua vez, é de função totalmente do usuário. Basta se digitar o nome que será dado ao produto dentro do sistema. OBS: (Não são permitidos acentuações e caracteres especiais neste campo, como por exemplo: aspas, apóstrofe, Ç, º, etc). Grupo O grupo de produtos é necessário pois através dele teremos como mensurar relatórios e consultas posteriormente. Todo produto tem que pertencer a um grupo determinado. Pode ser cadastrado em: Controle de estoque > tabelas gerais > grupo de produtos. Fonte de fornecimento. A fonte de fornecimento nada mais é do que a forma de sabermos de onde aquele produto veio. Se é de um determinado fabricante nacional, se é importado, ou até mesmo se é fabricado pela própria empresa. Pode ser cadastrado em: Controle de estoque > tabelas gerais > fonte de fornecimento. Unidade de estoque A unidade vai nos permitir entender como esse produto será armazenado no estoque. EX: (Peça, Pacote, Caixa, Metros, Gramas, Quilos, Litros, etc). Pode ser cadastrado em: Controle de estoque > tabelas gerais > unidade de produto. Classificação Fiscal (NCM) Fiscalmente, o NCM dos produtos é obrigatório. Além de terem códigos já estipulados pela Receita Federal, eles detêm de informações que são relacionadas aos impostos que serão destacados, ou não, nos produtos. Para efeito do sistema, é usado para parametrização de impostos e também como quebra em relatórios e consultas. Pode ser cadastrado em: Controle de estoque > tabelas gerais > classificação fiscal.

3 Agora temos um produto cadastrado, mas este produto precisa, fisicamente, estar em estoque para que possamos vendê-lo futuramente. Para isso, existem três formas de fazer com que o produto seja inserido em estoque; Entrada por Nota Fiscal. Entrada manual por digitação (entrada de produção). Movimentação Rápida de produtos. Entrada por Nota Fiscal. A entrada de nota fiscal pode ser feita de duas formas: 1 Digitação de entrada de documentos. 2 Entrada automática por XML. Digitação de entrada de documentos Controle de estoque > movimento > entrada > digitação de entrada de documentos. Local Empresa ou filial que está recebendo a nota fiscal (Também será o local onde os produtos serão estocados). Número do Documento Número da Nota Fiscal enviada pelo fornecedor. Fornecedor Código do fornecedor emitente da Nota fiscal. Pode ser cadastrado em: Contas a pagar > tabelas gerais > fornecedores > Acesso a Fornecedores

4 Preenchidas essas informações, iremos notar que a tela está subdividida em abas. Abaixo veremos qual utilidade de cada aba e porque preenchê-las na entrada de nota fiscal é necessário. Aba geral Informações gerais sobre a nota fiscal que está entrando na empresa. Espécie/ Série Tipo de nota recebida pela empresa (NFE, NFF, NFS, etc) Tipo de Movimento Se esse processo é uma compra, devolução ou inventário. Tipo de Documento Escolha dentro das opções, qual o tipo de documento recebido. Modelo Tipo detalhado de documento recebido. Data de Entrada A data de entrada deverá sempre ser a data de hoje (o sistema não permite entrada de nota fiscal retroativa). Data de Emissão/ Referencia Data da emissão da nota fiscal.

5 Aba Fiscal Informações fiscais sobre a nota fiscal que está sendo recebida. Natureza de Operação Código fiscal de operação (CFOP) que será utilizado para formalizar fiscalmente a entrada na empresa. Pode ser cadastrado em: Controle de estoque > tabelas gerais > natureza de operação. Centro de custo Seções da empresa delimitadas segundo o aspecto de localização de todos os custos. Pode ser cadastrado em: Controle de estoque > tabelas gerais > centro de custo. Condição de Pagamento Forma de pagamento usada pela empresa para se pagar o fornecedor. Esse campo influenciará no contas a pagar, pois através deste documento o sistema cria um documento a ser pago para o fornecedor. Pode ser cadastrado em: Faturamento > tabelas gerais > Condição de pagamento. Tipo de Despesa Refere-se à qual despesa os produtos dessa nota estão relacionados. Pode ser cadastrado em: Contas a pagar > tabelas gerais > tipo de despesa. Valor Despesa 1 Valor total da nota fiscal recebida.

6 Aba Valores Todos os valores destacados a nota fiscal que está sendo recebida. Nessa aba, veremos que o sistema trás todas as informações necessárias para preenchimento de valores da nota fiscal recebida. (Valor de produtos, impostos, frete, despesas adicionais, etc). Basta preencher os campos de acordo com a nota fiscal do fornecedor.

7 Aba Frete Valor da Nota Fiscal relacionados a transporte. Transportadora Código da transportadora responsável pelo transporte da mercadoria entre o fornecedor e a empresa. Nos casos de não existir transportadora, inserir um código genérico pré-cadastrado. Tipo Frete Quem é o responsável pelo pagamento do frete (quando houver). Peso Líquido/ Bruto Qual o peso da mercadoria que está sendo recebida (quando houver).

8 Aba Cobrança Informações sobre guia de impostos que acompanham a nota fiscal recebida. Código Documento Arrecadação Refere-se ao tipo de documento que está acompanhando a nota fiscal. UF De qual estado é esta nota fiscal Número Documento Arrecadação/ Código Autorização Número de controle da guia de impostos emitida. Data de Vencimento/ Pagamento Data de vencimento e pagamento do documento (guia).

9 Aba Outros Informações adicionais relacionadas a nota fiscal recebida. Chave de Acesso NF-e Nos casos em que o documento que está sendo recebido é uma nota fiscal eletrônica, será necessário preencher a chave de acesso do documento (ID). Observação Qualquer observação adicional sobre a nota fiscal.

10 Aba Formação de Custo Informações sobre o custo da mercadoria recebida. Essa aba tem como funcionalidade parametrizar o custo dos produtos que estão entrando em estoque. Se o imposto pago pelo produto será subtraído ou não para se chegar ao real custo do produto. Após preencher as abas adequadamente, basta processar. Caso tenha alguma inconsistência no preenchimento, o sistema irá apontar os erros encontrados. Ao processar o sistema nos levará para a tela de itens do documento de entrada. Nesta, informaremos qual o(s) produto(s) que estão sendo recebidos, e seus valores. A tela de itens também é dividida em abas Geral, ICMS, IPI e Outros. Vamos ver abaixo o preenchimento da aba Geral, e um explicativo sobre as demais abas.

11 Aba Geral (itens) Nessa aba deve-se primeiramente colocar o código do produto, dessa forma o sistema trará algumas informações automaticamente. Apenas precisaremos preencher a quantidade desse produto que está sendo recebida e o valor unitário do mesmo. Pode ser preenchida também a localização do estoque (quando houver), e podemos relacionar o item a algum pedido de compra. Ao gravar o sistema processa as informações e passa para o próximo item (quando houver). Caso não haja mais itens a serem digitados, ou já se tenha colocado todos os itens, basta fechar a tela. Ao finalizar a digitação do documento de entrada, precisaremos liberar este documento (somente assim o sistema fará a entrada dos produtos no estoque (quando houver), e também a geração do documento financeiro a pagar (quando houver)).

12 Liberação de Documentos Digitados. Como vemos no exemplo acima, o documento está na cor verde, porém, caso haja alguma inconsistência na digitação do documento, ele estará na cor vermelha. Podemos identificar qual erro apontado pelo sistema clicando no ícone (este ícone exibe na tela qual erro encontrado pelo sistema).caso o documento esteja corretamente digitado (cor verde), basta clicar na caixa de liberação, e processar. Tela de liberação impressa:

13 Entrada por Importação de XML (Controle de estoque > movimento > entrada > Leitura XML - Entrada Estoque) Primeiramente, teremos que subir um arquivo XML de nosso fornecedor para que o sistema de a entrada automática. Ao abrir a tela, clique no botão, ele abrirá uma janela onde é possível fazer o upload desse arquivo. Tela de upload: Basta selecionar o arquivo em sua máquina, e enviar. Ao enviar o sistema dará a mensagem de sucesso ao fazer o upload: Feito isso, Fechar a janela. Agora teremos que preencher outras informações para a entrada da nota.

14 Local Empresa ou filial que está recebendo a nota do fornecedor. Centro de custo Seções da empresa delimitadas segundo o aspecto de localização de todos os custos. Natureza de Operação. Código fiscal de operação (CFOP) que será utilizado para formalizar fiscalmente a entrada na empresa. Condição de pagamento. Forma de pagamento que será pago para o fornecedor (este será responsável pela geração do contas a pagar). Tipo de Despesa. A qual despesa cabe a compra efetuada. Fornecedor O fornecedor vem automático no arquivo XML, este campo serve para linkar a compra a pedidos de compra gerados pelo sistema, fazendo assim, a baixa dos pedidos de compra, se selecionado caixa do campo Gera Recebimento.

15 Ao gravar, iremos para a tela onde o sistema vai referenciar os produtos que estão na nota do fornecedor, com os produtos que estão cadastrados no sistema. (Ex: O produto de código X do fornecedor, às vezes é o código Y no sistema. Por isso se faz necessária essa relação). Feita essa relação, apenas atualize a tela. O documento de entrada já está gerado no sistema. Após esse processo, iremos liberar o documento pelo mesmo caminho de liberação como se fosse uma digitação de documento. Nas formas vistas agora, fizemos entradas da nota fiscal emitida pelo fornecedor. Agora, veremos como pode ser feita a entrada do produto no estoque sem que se digite toda a entrada da nota fiscal. Entrada manual por digitação (entrada de produção). A entrada de produção passa apenas por dois processos: A digitação da entrada e a liberação. Digitação de Entrada de Produção Controle de estoque > movimento > entrada de produção >digitação de entrada. Local Indica qual local (filial da empresa) que está recebendo a mercadoria. Número do Documento Número sequencial de documento gerado pelo próprio sistema.

16 Tipo de Movimento Se esse processo é uma compra, devolução ou inventário. Data de Emissão Data de emissão do documento (Sempre a data de hoje). Centro de Custo Seções da empresa delimitadas segundo o aspecto de localização de todos os custos. Pode ser cadastrado em: Controle de estoque > tabelas gerais > centro de custo. Natureza de operação Código fiscal de operação (CFOP) que será utilizado para formalizar fiscalmente a entrada na empresa. Pode ser cadastrado em: Controle de estoque > tabelas gerais > natureza de operação. Após preenchido, podemos processor no botão. Ao gravar, o sistema nos levará a tela onde digitaremos os itens que estarão entrando em estoque. Apenas será obrigatória a digitação de código do produto e quantidade. Feita a digitação do item, gravar ( ). Com a digitação da entrada já realizada, basta apenas liberar o documento.

17 A liberação do documento, como já visto em outros processos, é bem simples. Basta selecionar o documento desejado e processar. Tela de liberação impressa: Finalizado o processo de entrada por digitação (entrada de produção). Outra forma de entrada em estoque será a entrada através da movimentação rápida de produtos. Esta mais simples de ser feita. Movimentação rápida de produtos. (Controle de estoque > movimento > saída > movimentação dos produtos). Essa tela serve tanto para entrada de produto, quanto para saída. A

18 movimentação é feita de forma rápida e usada para ajustes em estoque. Local Qual a filial ou empresa em que o produto esta entrando Produto Código do produto desejado (também pode ser colocado a descrição pois o campo funciona como uma busca, e encontrará todos os produtos que tem relação com o texto digitado). Cod. Barras Também serve como busca para se encontrar o produto através de seu código de barras (quando houver). Grupo Também serve como busca para se encontrar o produto através de seu grupo. Coluna Quantidade Entrada/ Saída Quantidade desejada que vá entrar ou sair do estoque do produto. Coluna Documento O sistema, por obrigatoriedade, precisa que toda entrada e saída seja documentada. Para isso, será necessário digitar um número de

19 documento (fictício ou não), para concluir a movimentação. Coluna Movimento Ao clicar no ícone disposto na coluna, o sistema abre a tela de movimentação do produto, mostrando todas as entradas e saídas já realizadas. Após preenchidas as informações, basta processar para que a movimentação seja concluída.