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1 Aprovado ' Elaborado por Fernando Cianci/BRA/VERITAS em 17/09/2014 Verificado por Mercio Sobrinho em 17/09/2014 Aprovado por Sandro de Luca/BRA/VERITAS em 18/09/2014 ÁREA GFI Tipo Procedimento Regional Número 52 Título Contas à Pagar Comentários de Aprovação Não existe mais CIT. Não existe mais M&I. Cadê o IID e IPT? Continuamos usando o documento PA ( transferência de numerários??? ) Selecione o verificador do Documento: Mercio Sobrinho/BRA/VERITAS Fernando Cianci17/09/2014 ÍNDICE: 1. OBJETIVO 2. APLICAÇÃO 3. ATRIBUIÇÃO E RESPONSABILIDADE 4. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA 5. TERMINOLOGIA 6. DESCRIÇÃO DO PROCESSO/ATIVIDADE 6.1 PROCESSO 6.2 ANÁLISE DOCUMENTAL/CONTÁBIL 1

2 6.3 ANÁLISE DO RELATÓRIO DO REQUESITO DE CAIXA 6.4 ELABORAÇÃO DO INSTRUMENTO DE PAGAMENTO 6.5 VALIDAÇÃO E PAGAMENTO 6.6 FECHAMENTO DE TESOURARIA 6.7 ARQUIVO 6.8 KPI S 7. REGISTROS 8. REVISÃO 2

3 TEXTO DO PROCEDIMENTO: 1. OBJETIVO O objetivo do presente procedimento é definir as rotinas bem como o funcionamento do contas a pagar do BUREAU VERITAS BRASIL. 2. APLICAÇÃO Este documento se aplica ao processo de definição das rotinas do contas a pagar do BUREAU VERITAS BRASIL. 3. ATRIBUIÇÃO E RESPONSABILIDADE 3.1 Cabe a Diretoria Financeira a aprovação deste procedimento. 3.2 Cabe a Gerência Financeira a elaboração deste procedimento. 4. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA a) LEI de 29/12/03 e de 23/07/04 - Retenção de Impostos na Fonte. b) Extrato Bancário com movimentação diária. c) PR 034 Delegação de Autoridades e Limites 5. TERMINOLOGIA a) BUREAU VERITAS BRASIL Todos os escritórios e atividades do Bureau Veritas, BVQI, Tecnitas, Inspectorate, AutoReg e AutoVis no Brasil. 3

4 b) DGL Direção Geral c) AP Autorização de Pagamento d) OBB Office Banking Bradesco (sistema PAG-FOR) 6. DESCRIÇÃO DO PROCESSO/ATIVIDADE 6.1 Processo O setor de contas a pagar, é o responsável por garantir que todos os pagamentos efetuados pela empresa tenham a documentação comprobatória exigida pela legislação e pelo procedimento da empresa, e que sejam efetuados nos prazos definidos pelas normas da empresa. Tipo de documento Utilização: PV Pagamento a Fornecedor PZ Reembolso de Despesas PP Adiantamento de Numerários 4

5 PD Nota de Crédito A autorização de pagamento com os respectivos documentos originais deverão ser entregues ao setor de contas a pagar até o dia útil D-5 (sendo D o dia previsto para pagamento). Caso a documentação seja apresentada fora do prazo previsto sem a devida explicação, o analista de contas a pagar deverá devolver a mesma ao setor responsável, ou colocar a nova data de pagamento respeitando os 5 dias úteis de prazo. 6.2 Análise Documental e Contábil. Após o recebimento da Autorização de pagamento com a respectiva documentação comprobatória, o setor de contas a pagar deverá realizar a análise documental e contábil, que consistirá em: Documental: Atestar que os documentos que comprovam os pagamentos solicitados atendem às exigências fiscais, legais e normativas da empresa. Atestar que os limites de gastos estabelecidos em Instrução Normativa específica estão sendo respeitados (PR 34) Atestar que a solicitação de pagamento está assinada por pessoa oficialmente autorizada, conforme lista autorizada e aprovada (book de assinaturas) pela direção geral do BUREAU VERITAS BRASIL. Todo pagamento a fornecedor tem que ter a devida Nota Fiscal original. Na ocasião de compras de ativo fixo ou subcontratado exclusivo as respectivas notas fiscais originais ficam em poder da Contabilidade e Departamento Pesooal respectivamente. Caso a Nota Fiscal seja entregue somente após o pagamento do bem ou serviço deverá ser registrado no sistema de gestão da empresa um adiantamento a Fornecedor e depois com a Nota Fiscal em mãos, registrar o documento de pagamento a fornecedor (por exemplo pagamento de aluguel) Requerimentos Documentais: 5

6 a) Pagamentos referentes a reembolso de gastos. A comprovação de gastos de funcionários, subcontratados ou qualquer entidade atuando no interesse da empresa deverá atender as seguintes formalidades: O reembolso de gastos será efetuado única e exclusivamente para gastos relacionados ao desempenho de atividades de interesse da empresa. Todos os gastos deverão ter documentação legal / fiscal comprobatória pertinente. Todo reembolso de gastos que tenha que ser abatido de adiantamento feito a menos de um mês, deverá ter no corpo da capa de lote gerado pelo sistema a informação que tal reembolso deverá ser abatido do adiantamento concedido a menos de um mês. As datas de reembolso de gastos são as seguintes: Dia do Mês Área 05 CER 14/25 IID/LNS 25 M&O Obs: Caso o funcionário esteja em processo de desvinculação da companhia, as datas acima não terão que ser respeitadas para evitar diferenças no cálculo da rescisão contratual do mesmo. b) Outros pagamentos de despesas / compra de ativos. Qualquer outro tipo de pagamento deve ser baseado em documento fiscal oficial. c) Adiantamento anual (fundo fixo). O adiantamento anual de gastos será realizado mediante solicitação do Gerente da Área por meio de Lotus Notes, com o objetivo de dar ao funcionário ou subcontratado exclusivo da empresa um fundo fixo de recursos financeiros necessário para 6

7 execução de suas atividades. A área de recursos humanos tem responsabilidade exclusiva pela liberação e controle destes adiantamentos. Os adiantamentos solicitados deverão ser registrados através de um voucher (PV) com a indicação de contabilização a débito da conta de adiantamento anual. Mensalmente a área de recursos humanos deverá enviar ao setor de contabilidade, na data definida pelo cronograma de fechamento, uma posição do saldo total de adiantamentos anuais existentes, por companhia, de forma que os saldos contábeis sejam confirmados. d) Outros adiantamentos. Qualquer outro tipo de adiantamento pode ser solicitado por qualquer área de negócio da empresa, de forma a cobrir necessidades momentâneas de caixa através de um documento PP. Adiantamentos de férias e de décimo terceiro salário serão efetuados exclusivamente pelo departamento de Recursos Humanos. Para essa natureza de adiantamento, deve ser formalizada a solicitação registrada no sistema de controle de adiantamentos, gerenciada pelo GRH. A AP de qualquer adiantamento deve ser acompanhada por a solicitação impressa por este sistema. O prazo de prestação de contas do adiantamento é de um mês (exceto os adiantamentos solicitados através do RH) e) Pagamentos de Impostos. Impostos a recolher atividade Empresa: Os vouchers de pagamentos de Impostos (ISS, PIS, COFINS, IRPJ, CSLL) deverão sempre ser acompanhado de demonstrativo de cálculo, e somente poderá ser aprovado pelo Responsável do GFI. Impostos a recolher retenção a fornecedores: 7

8 Quinzenalmente o Analista de Contas a Pagar é responsável pela emissão dos vouchers de pagamento referente (PIS, COFINS e CSLL) que deverão sempre ser acompanhado do razão contábil como demonstrativo de cálculo, e somente poderá ser aprovado pelo Responsável do GFI. Mensalmente o Analista de Contas a Pagar é responsável pela emissão do voucher de pagamento referente ao IRRF que tem vencimento até o dia 10 (dez) do mês subseqüente ao mês ao qual a retenção foi efetuada Formalidades Em qualquer dos casos acima, serão obrigatórias as seguintes formalidades: A capa de lote emitida pelo Sistema de Informações gerenciais da empresa. A assinatura autorizada de pessoal competente, conforme tabela de assinaturas autorizadas aprovada pela direção geral (book de assinaturas). O reembolso de gastos para subcontratados exclusivos e funcionários (quadro técnico), está subordinado à apresentação do comprovante do registro de horas (no módulo de Tempo e Despesas) do período em referência Prazos Qualquer solicitação de pagamento deve ser entregue fisicamente ao setor de contas a pagar com uma antecedência mínima de 5 dias úteis em relação à data de pagamento previsto. Ex. A documentação relativa ao pagamento previsto para dia sexta-feira deve ser entregue fisicamente no setor de contas a pagar até a sexta-feira da semana anterior (considerando-se que não há feriado na semana em questão) Caso a antecedência mínima não seja cumprida, as multas e juros relacionados serão registrados na unidade de negócio relacionados com o pagamento. Qualquer documento entregue ao setor de contas a pagar deve ser protocolado. 8

9 Documentos oriundos de outros escritórios serão protocolados com a cópia do malote Contábil Atestar que a contabilização efetuada seja coerente com a natureza do evento registrado. Atestar que qualquer gasto direto tenha seu respectivo contrato registrado na entrada do voucher. Verificar o registro quanto a contabilização de obrigações tributárias. Ao se verificar alguma inobservância quanto aos pontos acima listados, se deve informar imediatamente a área emissora. É de responsabilidade do Analista de Contas a pagar a correção do registro contábil, quando se fizer necessário. 6.3 Análise do relatório do requisito de caixa Mensalmente, o responsável pela elaboração dos instrumentos de pagamento deverá emitir o Relatório de requisito de Caixa. Durante análise deste relatório deve-se atentar para as seguintes regras : I.Os adiantamentos existentes devem ser abatidos de valores a serem pagos, sempre que estejam pendentes a mais de 1 mês. II. Adiantamentos pendentes de comprovação por mais de dois meses devem ser comunicados pelo responsável do Contas a Pagar, ao assistente de controller da divisão envolvida e aos gerentes envolvidos para solução da pendência. III. Adiantamentos pendentes por mais de três meses serão enviados ao responsável do GFI e do GRH, para que seja efetuado o desconto em folha de pagamento. IV. Até o terceiro dia útil do mês subseqüente o Analista de Contas a Pagar enviará aos assistentes de controller de cada divisão uma listagem de Contas a Pagar vencido há mais de um mês, os quais terão uma semana para responder confirmando se a dívida é real ou então solicitando o estorno do voucher do sistema. 9

10 O Relatório de requisito de Caixa deve ser gerado para toda as empresas do grupo, de forma que se identifique adiantamento e vouchers relacionados a mesma entidade mas em empresas distintas. O responsável de emissão dos instrumentos de pagamento deverá garantir a consistência dos valores pendentes no contas a pagar. 6.4 Elaboração do instrumento de pagamento. Os instrumentos de pagamento devem ser emitidos até o final do dia D-3 e apresentados ao Tesoureiro. É proibida a emissão de instrumentos de pagamento, sem o prévio registro do mesmo no sistema de informações da empresa. É proibida a emissão de pagamentos para pessoas distintas das emissoras do documento fiscal base. Deve-se evitar pagamento em cheque com valor superior a R$ 5.000,00 a fim de evitar pagamento de tarifa bancária desnecessariamente. Esta opção somente deverá ser utilizada por instrução do fornecedor. 6.5 Validação e pagamento. Em D-2 o tesoureiro, com base na documentação revisada e aprovada, deverá efetuar o liquidação dos instrumentos de pagamentos emitidos. Todos os pagamentos deverão ser feitos pelo OBB ou por emissão de cheque. Os pagamentos pelo OBB deverão ter sempre 3 (três) aprovações; 2 (duas) de nível 2 (procuradores com poder para aprovar pagamentos até R$ 5.000,00) e 1 (uma) de nível 1 (procuradores com poder para aprovar qualquer valor - Gerentes e Diretores). Os pagamento por cheque até R$ 5.000,00 poderão ter 2 (duas) assinaturas de nível 2 e os acima deste valor deverão ter pelo menos 1 (uma) assinatura nível 1. Caso por qualquer motivo não seja possível efetuar o pagamento na data prevista, o tesoureiro deverá informar ao gerente da 10

11 área envolvida os motivos da impossibilidade e definir nova data de pagamento. 6.6 Fechamento de tesouraria. Diariamente, até o final do dia D+1, deverá ser preparado o fechamento de tesouraria, que consiste em: No conjunto de toda documentação comprobatória dos pagamentos realizados no dia D. Conciliação das contas de caixa. Extrato bancário de todas as contas movimentadas até o dia D. Posição de tesouraria ao final do dia D. (Bancos / caixa). O pacote de fechamento de tesouraria deve ser enviado até o final do dia D+1 para o responsável pelo arquivamento de toda documentação. 6.7 Arquivo Diariamente, até o final do dia D+3, o responsável pelo arquivo terá que: Checar que todos os pagamentos efetuados em D tenham toda documentação suporte para arquivo. Checar se todos os pagamentos efetuados em D tenham seus respectivos comprovantes de pagamento. Arquivar de forma cronológica em caixas Box específicas identificando cada uma. No caso de inconsistência em algum pagamento, o responsável pelo arquivo deverá informar a ocorrência ao responsável pelo contas à pagar/tesouraria. Obs: O prazo máximo de permanência dos documentos pagos pela companhia nos arquivos locais da empresa é de dois meses. Decorrido este prazo os arquivos são enviados para o arquivo morto. 6.8 KPI s 11

12 Mensalmente até o segundo dia útil do mês subseqüente o setor de Contas a Pagar enviará os KPI s do setor que consiste basicamente em três indicadores : Pagamentos em atraso: Todos os pagamentos solicitados por cada área operativa e aprovados para pagamento fora do prazo de D-5 Vouchers Devolvidos: Vouchers entregues de forma inconsistente ao setor de Contas a Pagar (Voucher feito para empresa BV mas a nota fiscal está em no do BVQI ou Tecnitas, vouchers aprovados por pessoas não autorizadas,...) Juros e Multas: Vouchers que chegam vencidos ao setor de contas a pagar o que acarreta Multas e Juros para a empresa. Erros de classificação contábil: Erros de classificação contábil dos vouchers entregues ao setor de contas a pagar. 7. REGISTROS a) Lançamentos contábeis b) Darf s de impostos retidos na fonte c) Cheques e cópia de Cheques d) Relatório analítco/sintético diário de pagamentos do OBB e) Relatório KPI s 8. REVISÃO Revisão 0 em 20/08/2007. Revisão 1 em 20/07/ procedimento teve todo conteúdo e forma revisados Revisão 2 em 28/08/