Nº Versão/Data: Validade: /10/2015 OUTUBRO/2016 MKT. 02 CRIAÇÃO MACROPROCESSO MARKETING E COMUNICAÇÃO PROCESSO CRIAÇÃO

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1 1 de 9 CRIAÇÃO MACROPROCESSO E COMUNICAÇÃO PROCESSO CRIAÇÃO CRIAÇÃO 1. OBJETIVO ABRANGÊNCIA DOCUMENTOS RELACIONADOS PROCEDIMENTOS Preenchimento do Formulário ANÁLISE DO FORMULÁRIO ELABORAÇÃO DO MATERIAL COTAÇÃO DO SERVIÇO DE GRÁFICA IMPRESSÃO DO MATERIAL RECEBIMENTO DO MATERIAL REGISTROS HISTÓRICO DO DOCUMENTO ANEXOS FORMULÁRIO SOLICITAÇÃO DE CRIAÇÃO DE PEÇAS FLUXOGRAMA DO PROCESSO Elaboração Análise Crítica e Aprovação Distribuição MILA UCHÔA E NATÁLIA MARTINS ANTONIO CARLOS BORGES SUPERINTENDÊNCIA BIBLIOTECA LINK E INTRANET 1

2 2 de 9 1. OBJETIVO Estabelecer os procedimentos de criação, a fim de manter um padrão único e de forma organizada para todas as solicitações de criação de material de qualquer natureza seja ela impressa ou virtual. 2. ABRANGÊNCIA Toda a estrutura da FecomercioSP. 3. DOCUMENTOS RELACIONADOS SUP. 01 Aquisição 4. PROCEDIMENTOS 4.1 Preenchimento de Formulário Todas as solicitações para a criação de material de qualquer natureza, seja ela impressa ou digital, devem ser encaminhadas ao Marketing, obrigatoriamente, através de briefing (formulário de solicitação de criação de peças vide anexo 7.1). É importante observar que para os casos como: Livreto Cartilhas Livros Relatórios Folder Flyers A demanda deve ser encaminhada ao Marketing através do briefing e textos técnicos finalizados em Word. Caso haja tabelas, elas 2

3 3 de 9 devem ser encaminhadas em arquivo em Excel e, imagens e fotos, em alta resolução em JPG com 300pdi para aprovação. Comunicação visual de eventos A demanda deve ser encaminha através do formulário de sugestão de evento, que funcionará como briefing. Vale destacar que os eventos não estão contemplados ainda no escopo do Sistema de Gestão da Qualidade da FecomercioSP. 4.2 Análise do Formulário Os formulários recebidos pelo marketing devem ter suas informações analisadas com o intuito de verificar se o trabalho realmente será executado e, se em caso positivo, as informações são suficientes para iniciá-lo. Caso não sejam, cabe ao marketing entrar em contato por ou telefone ou em reunião (quando necessária) com o solicitante a fim de coletar todas as informações restantes e necessárias. Caso seja a solicitação não seja aprovada, o marketing deverá comunicar o solicitante por ou telefone. O prazo para validação do briefing é de 24h após sua entrega, considerando que: Livreto Cartilhas Livros Folder Até 7 dias úteis para avaliação do conteúdo, bem como revisão do texto e validação das imagens tabelas recebidas com o briefing. Campanha de Endomarketing até 3 dias para validação do briefing. Comunicação visual de eventos até 3 dias para validação do briefing. Brindes até 3 dias para validação. 3

4 4 de Elaboração do Material Com formulário/briefing devidamente preenchido e aprovado, o marketing deverá solicitar junto à agência o desenvolvimento do material solicitado no formulário e estipular o prazo para a conclusão do trabalho. Prazo esse que deverá ser informado por e/ou telefone ao solicitante. Abaixo seguem os prazos estimados para a execução deste serviço: COM LINHA CRIATIVA DEFINIDA E APROVADA PEÇAS Banner animado Banner estático Wallpaper Correção de peças Desdobramento de peças Enxoval de eventos mkt Anúncio para revista Jornal Newsletter Post de Facebook Diagramação de Livreto Cartilhas Livros Folder Flyers PRAZOS Até 05 dias úteis Até 01 dia útil Até 04 dias úteis Até 05 dias úteis Até 01 dia útil Até 20 dias úteis SEM LINHA CRIATIVA DEFINIDA PEÇAS Banner animado Banner estático Wallpaper mkt Anúncio para revista jornal Newsletter Post de Facebook PRAZOS Até 06 dias úteis Até 04 dias úteis Até 04 dias úteis Até 05 dias úteis Até 05 dias úteis Até 01 dia útil 4

5 5 de 9 Linha Criativa Livreto Cartilhas Livros Relatórios Revisão de conteúdos de Livreto Cartilhas Livros Relatórios Folder Flyers Concepção da Campanha de Endomarketing Até 15 dias úteis Até 07 dias úteis Até 05 dias úteis Até 15 dias úteis Os registros (alterações e reprovação) devem ser realizados no próprio briefing. No caso de nova data de entrega do material, cabe ao Marketing estipular um novo prazo reiniciando os passos a partir do item 4.2. Sendo o material identificado como material não impresso, cabe ao Marketing encaminhá-lo às áreas competentes para publicação do mesmo em canal definido. 4.4 Cotação do Serviço de Gráfica Sendo um material a ser impresso e devidamente aprovado, cabe ao marketing levantar as especificações junto à agência contratada e dar início ao processo de produção gráfica juntamente com a área de Suprimentos, conforme o procedimento operacional SUP. 01 Aquisição. Sendo assim, o material a ser impresso deve ser fechado pela agência para impressão e encaminhado para Suprimentos pela área de Marketing. 4.5 Impressão do Material A gráfica encaminha um boneco do material para validação final (cor, formato, especificações etc) antes de colocá-lo em produção total. A área de marketing deve aprovar este material em conjunto com a agência contratada em até 2 dias úteis. Caso haja ajustes, a agência deve realiza-los em até 2 5

6 6 de 9 dias úteis e reenviar o arquivo à gráfica informando a área de Suprimentos. E esta etapa se reinicia conforme citado anteriormente. Depois de aprovado, a agência deve devolver o boneco para gráfica. Cabe, então, à área de Suprimentos solicitar à gráfica a impressão total do material. O arquivo final fica arquivado em rede na pasta do pedido de criação do job. Quando a impressão total do material estiver pronta, a gráfica deve comunicar a área de Suprimentos, e esta por sua vez deve agendar a entrega do material na FecomercioSP, de acordo com o horário padrão estipulado para recebimento de mercadorias na entidade, conforme descriminado no procedimento operacional SUP. 01. Caso não seja direcionada a totalidade do material para a FecomercioSP, cabe ao Marketing ou Suprimentos (ou seja, a área de contato direto com a gráfica definida previamente) informar ao responsável pelo almoxarifado o destino e as quantidades enviadas para outros lugares. 4.6 Recebimento do Material O responsável pelo almoxarifado deve receber o material da gráfica em dia e horário previamente agendado e comunicar ao Marketing por telefone o recebimento do material. Se o material recebido for de papelaria, cabe a ele realizar a estocagem do mesmo em local apropriado. Caso contrário, o colaborador do almoxarifado deve avisar ao Marketing, o qual é responsável por validar o material recebido dentro das especificações e acabamento solicitado. A dinâmica para recebimento de materiais também pode ser melhor visualizado no SUP. 01 Aquisição. 5. REGISTROS 6

7 7 de 9 Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Tempo de Cópia de retenção Segurança Descarte Pasta e Diretório Acesso restrito Pedido de Criação específico na área do Marketing por permissão de acesso da rede Nome do Projeto Permanente Sim Não Aplicável Bonecos das Impressões Gráfica Acesso restrito Por nome do arquivo 15 dias Não Descartar 6. HISTÓRICO DO DOCUMENTO Versão Data Comentários /10/2014 Edição Inicial /12/ Inserção dos bonecos de impressão na tabela de registros 2. Atualização do formulário Solicitação de Criação de Peças /01/ Atualização do formulário Solicitação de Criação de Peças /07/ Adequação das áreas conforme organograma /10/ Atualização de prazos para validação da demanda e serviço de gráfica, 2. Exemplificação de algumas demandas específicas e suas tratativas no item 4.1 e, 3. Atualização do formulário de solicitação de criação de peças. 7

8 8 de 9 7. ANEXOS Gestor: 7.1 Formulário Solicitação de Criação de Peças DOC. SOLICITAÇÃO DE CRIAÇÃO DE PEÇAS Nº Versão/Data: VERS /10/ de 1 Validade: 1 ano SOLICITAÇÃO DE CRIAÇÃO DE PEÇAS CAMPO DE PREENCHIMENTO EXCLUSIVO DO FECOMERCIO NOME DO PEDIDO: DATA DA SOLICITAÇÃO: Nº BRIEFING: PRAZO DE ENTREGA: INFORMAÇÕES GERAIS ÁREA/DEPARTAMENTO SOLICITANTE: NOME DO SOLICITANTE: QUAL PEÇA A SER CRIADA? ( ) ( ) WALLPAPER ( ) BANNER INTRANET ( ) PLACAS DE SINALIZAÇÕES ( ) CARTAZ ( ) APRESENTAÇÃO EM PPT ( ) LINHA CRIATIVA ( ) OUTROS: ( ) DIAGRAMAÇÃO DE MATERIAL QUAL O OBJETIVO DA PEÇA A SER CRIADA? POR FAVOR, PREENCHER O MAIS DETALHISTA POSSÍVEL. SE FOR MAIS DE UMA LISTA E COLOCAR O OBJETIVO DE CADA UMA DELAS. ALGUMA INFORMAÇÃO NA PEÇA DEVERÁ TER MAIS DESTAQUE? SE SIM, QUAL? 8

9 9 de 9 QUAL O PÚBLICO ALVO? QUEM DEVERÁ SER IMPACTADO COM ESSA PEÇA? EXISTE ALGUMA PARCERIA? SE SIM, QUAIS? TEXTOS / REFLEXES / OPINIÕES COMPLEMENTARES HÁ LAYOUT A SEREM ANEXADOS COMO REFERÊNCIA? EXISTE ALGUM LAYOUT APROVADOS (LINHA CRIATIVA)? LOGOS A SEREM INSERIDOS NA PEÇA? DEMAIS CONSIDERAÇÕES PREENCHIMENTO DO FECOMERCIO APROVADO POR XXXXX NO DIA XXX POR REGISTRO DE ALTERAÇÕES: 9

10 SOLICITANTE Gestor: 10 de Fluxograma do Processo P1 - Criação - FECOMERCIO SP SP1 Criação Início P1 S T1 Preencher formulário/ brinefing Encaminhar ao Marketing por T3 Fornecer maiores informações sobre o serviço desejado Há pedido de alteração? N T6 Registrar informações no formulário T2 Analisar Informações N Informações suficientes? S Pedido aprovado? N S T5 Informar prazo p/ entrega do material ao solicitante T7 Informar novo prazo ao solicitante Registrar no formulário T4 T8 Informar solicitante Providenciar a divulgação do material N Material impresso? S T9 Iniciar procedimento operacional SUP Aquisição + T10 Agência contratada Analisar boneco recebido pela gráfica Necessidade de alteração? S N FIM T13 Solicitar a estocagem de alguns materiais no almoxarifado, quando necessário T12 Especificar forma de envio do material para Suprimentos tomar as devidas providências T11 Agência contratada Reenviar arquivo à gráfica com cópia para Suprimentos 10