HISTÓRICO DE REVISÕES

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1 PÁGINA: 1/13 DIRETORIA DE ADMINISTRAÇÃO DIRAD ÁREAS GESTÃO DE SUPRIMENTOS/ QUALIDADE CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DO DOCUMENTO 010 TíTULO: DISTRIBUIR MATERIAIS ELABORADO EM:03/06/2014 REVISADO EM:11/06/2014 APROVADO EM:11//06/2014 Responsável: RENATA OLIVEIRA Responsável: JÚLIO FAVA, RAFAEL SILVÉRIO, MARIA DO CARMO E OZEIR MONTEIRO Responsável: ELIZABETE AMORIM ASSINATURA: DOCUMENTO ORIGINAL ASSINADO ASSINATURA: DOCUMENTO ORIGINAL ASSINADO ASSINATURA: DOCUMENTO ORIGINAL ASSINADO VIGÊNCIA: JUNHO/ JUNHO/2019 N da Revisão Item alterado HISTÓRICO DE REVISÕES Descritivo da Alteração 00 Todos Criação do processo. REVISÃO: 02/2014 Rubrica 01 Todos Processo passou do QPR para o Bizagi. 02 Todos Revisão do Processo (metodologia e atividades). 1

2 Índice HISTÓRICO DE REVISÕES..1 1 DISTRIBUIR MATERIAIS DISTRIBUIR MATERIAIS ELEMENTOS DO PROCESSO Recebimento de requisições Verificar requiisições disponíveis no SGA Analisar as requisições para possíveis alterações Desvio Exclusivo Fazer as Alterações Enviar informações para o sistema WMS Integrar requisição para o WMS Desvio Exclusivo Gerar romaneiro de saída e separação A... 8 Permite dar continuidade ao processo A Aguardar a retirada do material pelo requisitante em 48h Desvio Exclusivo Cancelar no Sistema SGA o pedido Requisiçao cancelada A... 8 Continuidade do processo A Separar materiais por pedido Separar os materiais de acordo com o rom. de saída

3 Realizar conferência cega no Sistema Fiocruz Desvio Exclusivo Efetuar acerto Imprimir Nota de Fornecimento Desvio Paralelo Verificar status do romaneio no WMS Gerar arquivo de retorno do WMS Baixar saldo no Sistema SGA Almoxarifado Baixa realizada B Permite dar continuidade ao processo B B Continuidade do processo B Abastecer o caminhão de entrega com material Desvio Paralelo Registrar o embarque no WMS Embarque registrado Realizar a entrega dos materiais Alimentar planilha de controle Arquivar NFM Notas arquivadas Atores Áreas de Interação

4 1 D I S T R I B U I R M AT E R I A I S 4

5 Processo: Gestão de Suprimentos Sub-Processo: Distribuir Materiais. Fornecedores: SEAM/SARD Operacional, SEAM/SARD Administrativo e SEAM/SARD Distribuição. Responsáveis: SEAM/SARD Operacional, SEAM/SARD Administrativo e SEAM/SARD Distribuição. Clientes: SEAM/SARD Operacional, SEAM/SARD Administrativo e SEAM/SARD Distribuição. REGRAS DO NEGÓCIO: Não se aplica 1. 1 D I S T R I B U I R M A T E R I A I S ELEMENTOS DO PROCESSO Recebimento de requisições O processo inicia-se com o recebimento das requisições através do sistema SGA Almoxarifado. 5

6 Verificar requiisições disponíveis no SGA O monitor de materiais deve verificar diariamente (durante todo o dia) no sistema SGA Almoxarifado as requisições enviadas pelas Unidades. Entrada: Requisições de Materiais Analisar as requisições para possíveis alterações O monitor de materiais deve analisar as requisições de acordo com o saldo do estoque e o consumo da Unidade. NOTA: Pode ocorrer de a Unidade solicitar quantidade de material superior a sua demanda ou o estoque não ter saldo suficiente para atendimento da quantidade solicitada pela Unidade Desvio Exclusivo Permite duas instâncias no processo: Necessidade de corrigir ou Não há necessidade Corrigir Fazer as Alterações O monitor de materiais deve realizar no SGA os cortes, necessários, de quantidades de material. 6

7 Enviar informações para o sistema WMS O monitor de materiais deve assumir a requisição no SGA Almoxarifado e enviar, via próprio sistema, a requisição para o sistema WMS, onde será gerado o arquivo TXT com os dados da requisição. Saída: Arquivo TXT Integrar requisição para o WMS O monitor de materiais deve acessar o Sistema Comnect e integrar o arquivo TXT, gerado no SGA para a visualização da requisição no WMS. NOTA: Nos casos de requisição expressa (urgente) o requisitante tem que efetuar a retirada do material no almoxarifado no prazo máximo de 48h Desvio Exclusivo Permite duas instâncias no processo: Requisição expressa ou Requisição Normal Gerar romaneiro de saída e separação O monitor de materiais deve gerar o romaneio de separação e saída do material no WMS por Unidade e tipo de requisição e encaminhar ao operacional para coleta, separação e conferência dos materiais. Saída: Romaneio saída e separação. 7

8 A Permite dar continuidade ao processo A Aguardar a retirada do material pelo requisitante em 48h Desvio Exclusivo Permite duas instâncias no processo: Material não retirado ou Material retirado Cancelar no Sistema SGA o pedido O monitor de materiais deve cancelar a requisição expressa no sistema SGA Almoxarifado, caso ultrapasse o prazo de 48h. No WMS a requisição é cancelada automaticamente Requisiçao cancelada Nota: Após o cancelamento da requisição expressa no sistema, a unidade deve realizar uma nova requisição A Continuidade do processo A. 8

9 Separar materiais por pedido O monitor operacional deve realizar a separação dos materiais conforme romaneio de separação. Entrada: Romaneio saída e separação Separar os materiais de acordo com o rom. de saída O monitor operacional deve realizar a separação dos materiais conforme romaneio de saída por pedidos Realizar conferência cega no Sistema Fiocruz O monitor operacional deve acessar o Sistema Fiocruz/WMS e realizar conferência cega dos pedidos Desvio Exclusivo Permite duas instâncias no processo: Conferencia ok ou Conferencia divergente Efetuar acerto O monitor operacional deve verificar a quantidade do produto solicitado no romaneio de separação, identificar se houve sobra do material na bancada de separação, conferir saldo do produto no endereço de separação e realizar o acerto da divergência no pedido. 9

10 Imprimir Nota de Fornecimento O monitor operacional deve emitir a Nota de Fornecimento de material (NFM) no sistema Sistema Fiocruz/WMS e anexá-la ao respectivo material para distribuição. Saída: Nota de Fornecimento de material (NFM) Desvio Paralelo Os caminhos seguem de forma paralela Verificar status do romaneio no WMS O monitor de materiais deve verificar no sistema WMS se o romaneio está com o status "liberado" ou se o campo crachá está preenchido, efetuar a confirmação das reservas do produto para baixa do estoque WMS e mudar status do romaneio para "concluído" Gerar arquivo de retorno do WMS O monitor de materiais deve acessar na área remota o Sistema Fiocruz/WMS e gerar arquivo de retorno das requisições de saída do WMS e integra-lo no SGA. 10

11 Baixar saldo no Sistema SGA Almoxarifado O monitor de materiais deve verificar no sistema SGA Almoxarifado as requisições com o status "Conf WMS" e confirmar o fornecimento executando a baixa dos saldos no SGA Almoxarifado Baixa realizada O processo finaliza-se com a baixa do saldo dos itens no SGA Almoxarifado B Permite dar continuidade ao processo B B Continuidade do processo B Abastecer o caminhão de entrega com material O monitor de distribuição deve recolher o material de acordo com a Nota de Fornecimento de Materiais (NFM) e destacar e entregar o canhoto com o código de barras ao operacional. Saída: Canhoto de código de barras. 11

12 Desvio Paralelo Os caminhos seguem de forma paralela Registrar o embarque no WMS O monitor de materiais deve Registrar o embarque da carga no Sistema Fiocruz/WMS utilizando o coletor de dados. Entrada: Canhoto de código de barras Embarque registrado Processo finaliza-se com o registro do embarque no Sistema Fiocruz/WMS Realizar a entrega dos materiais O monitor de distribuição deve realizar a entrega dos materiais, solicitar a conferência e assinatura da Nota de Fornecimento de Materiais (NFM) ao requisitante Alimentar planilha de controle O monitor de distribuição deve alimentar a planilha de controle com o total de Notas de Fornecimento de Materiais entregues e encaminha-las para arquivamento. Saída: Notas de Fornecimentos de Materiais. 12

13 Arquivar NFM O monitor de materiais deve arquivar as Notas de Fornecimento de Materiais mensalmente Notas arquivadas O processo finaliza-se com o arquivamento das Notas de Fornecimento de Materiais Atores Monitor de Materiais Monitor Operacional Monitor de Distribuição Áreas de Interação SEAM/SARD Operacional SEAM/SARD Administrativo SEAM/SARD Distribuição 13