HISTÓRICO DE REVISÕES

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1 PÁGINA: 1/11 DIRETORIA DE ADMINISTRAÇÃO DIRAD ÁREA GESTÃO DE CONTRATOS/ QUALIDADE CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DO DOCUMENTO 010 TíTULO: ANALISAR PROCESSO PARA PAGAMENTO DE CONTRATOS - COPIADORAS ELABORADO EM:10/07/2014 REVISADO EM: 16 /07/2014 APROVADO EM: 16 /07 /2014 Responsável: PRISCILA DO VALE DA SILVA Responsável: ROGÉRIO BEZERRA Responsável: PAULO VILLAS BÔAS ASSINATURA: DOCUMENTO ORIGINAL ASSINADO ASSINATURA: DOCUMENTO ORIGINAL ASSINADO ASSINATURA: DOCUMENTO ORIGINAL ASSINADO VIGÊNCIA: JULHO/ JULHO/2019 REVISÃO: 02/2014 N da Revisão Item alterado HISTÓRICO DE REVISÕES Descritivo da Alteração 00 Todos Criação do processo. Rubrica 01 Todos Processo passou do QPR para o Bizagi. 02 Todos Revisão do Processo (metodologia e atividades). 1

2 Índice HISTÓRICO DE REVISÕES ANALISAR PROCESSO PARA PAGAMENTO DE CONTRATOS - COPIADORAS ANALISAR PROCESSO PARA PAGAMENTO DE CONTRATOS COPIADORAS elementos do processo Notas Fiscais dos serviços prestados Cadastrar o recebimento da NF Desvio Exclusivo Verificar o controle de empenho da prestadora do serviço Desvio Exclusivo Emitir AEM Anexar AEM e NF ao processo Dar saída no sistema Conferir número de cópias com valor da cobrança atual Desvio Exclusivo Lançar na planilha o número de cópias utilizadas no período Atestar Nota Fiscal Assinar AEM/ATP Solicitar assinatura do ordenador de despesas Assinar documentos Desvio Exclusivo Executar Orçamento (Empenho) Pagar processos Pagamento realizado

3 Assinar documentos Solicitar ajustes Nota fiscal enviada para ajustes Emitir ATP Juntar ATP e Nota Fiscal ao processo Dar saída no sistema Anexar a NF ao processo Dar saída no sistema Processo encaminhado à Presidência via despacho Notas fiscais encaminhadas às respectivas Unidades Atores Áreas de atuação EMPRESA PRESTADORA DE SERVIÇO

4 1 A N A L I S A R P R O C E S S O PA R A PA G A M E N T O D E C O N T R AT O S - C O P I A D O R A S 4

5 Processo: Gestão de Contratos Sub-Processo: Analisar processo para pagamento de contratos Copiadoras. Fornecedores: Gestão de Contratos Responsáveis: Gestão de Contratos, Fiscais do Contrato, Ordenador de despesas, Serviço de Orçamento, Serviço de Tesouraria e Empresa prestadora do Serviço. Clientes: Empresa Prestadora do Serviço. REGRAS DO NEGÓCIO: Não se aplica A N A L I S A R P R O C E S S O P A R A P A G A M E N T O D E C O N T R A T O S C O P I A D O R A S As empresas prestadoras dos serviços atualmente são: Working Plus (grande porte), Investiplan (colorida), Ultradigital (Médio Porte) e Geset (pequeno Porte) ELEMENTOS DO PROCESSO Notas Fiscais dos serviços prestados O GESCON recebe mensalmente as faturas das Unidades diretamente das empresas prestadoras de serviço. 5

6 O processo tem características "circular", retorna ao fiscal do contrato e inicia-se um novo ciclo sempre que houver novas faturas até cumprir-se o contrato em vigor. Após o processo será arquivado. Entrada: Notas Fiscais Cadastrar o recebimento da NF O recebimento da NF é cadastrado na Planilha NF's recebidas "ano" dentro da pasta copiadoras. Entrada: Nota fiscal Desvio Exclusivo Item que indica mais de um caminho a seguir no processo ou decisão: Os processos podem ser Dirad, Presidência ou Demais Unidades Verificar o controle de empenho da prestadora do serviço Verificar o controle de empenho da prestadora do serviço para identificar se a mesma ainda possui saldo de empenho Desvio Exclusivo Item que indica mais de um caminho a seguir no processo ou decisão: Não há saldo de empenho ou há saldo de empenho Emitir AEM Não havendo saldo de Empenho deverá ser emitida uma Autorização de empenho-aem. Saída: Autorização de Empenho 6

7 Anexar AEM e NF ao processo Anexar a Autorização de Empenho e Nota Fiscal ao processo Dar saída no sistema Registrar a saída do processo no SGA-Web. Saída: Processo Conferir número de cópias com valor da cobrança atual O Fiscal do Contrato deverá conferir na planilha interna "Controle de cópias e gastos das unidades" se o número de cópias anterior está de acordo com a cobrança atual. Conferir confrontando a fatura recebida com a planilha de controle de cópias. A empresa envia a fatura com a planilha em anexo assinada pelo usuário da Unidade. *As quantidades estão dentro das células dos meses anteriores. Entrada: Processo para atesto da Nota fiscal Desvio Exclusivo Em caso de alterações o processo é encaminhado ao GESCON para alterações ou solicitação de ajustes à empresa contratada. Item que indica mais de um caminho a seguir no processo ou decisão: Após o Fiscal do Contrato conferir o número de cópias com valor da cobrança, a mesma pode não está de acordo ou de acordo Lançar na planilha o número de cópias utilizadas no período. O fiscal do contrato será responsável lançar na planilha "controle de cópias e gastos das unidades" o número de cópias utilizadas no período. 7

8 Cada célula deve conter a diferença do mês atual pelo mês anterior. Após ele deverá atestar a nota fiscal Atestar Nota Fiscal A Nota fiscal deve ser atestada pelo Fiscal do Contrato Assinar AEM/ATP Após a Nota Fiscal ser atestada, a Autorização de Empenho ou Autorização de Pagamento, dependendo do caso, deverá ser assinada pelo fiscal do contrato. Saída: AEM/ATP assinado pelo Fiscal do Contrato Solicitar assinatura do ordenador de despesas O processo é encaminhado ao Ordenador de despesas para assinatura do ATP ou AEM, dependendo do caso. Após assinatura, se AEM o mesmo será encaminhado ao SEOR e posteriormente ao SETES para Pagamento. Se ATP, o processo é encaminhado diretamente ao SETES Assinar documentos Ordenador de despesas é responsável por assinar a Autorização de Empenho-AEM ou Autorização de Pagamento, dependendo do caso. Saída: AEM/ATP assinado pelo Ordenador de despesas. 8

9 Desvio Exclusivo Item que indica mais de um caminho a seguir no processo ou decisão: Se Autorização de Empenho-AEM o proceso é encaminhado ao SEOR, se Autorização de Pagamento-ATP, o proceso é encaminhado diretamente ao SETES para pagamento Executar Orçamento (Empenho) O Serviço de Orçamento Dirad é responsável pelo subprocesso Executar Orçamento (Empenho) Pagar processos O Serviço de Tesouraria Dirad é responsável pelo Pagamento dos Processos Pagamento realizado Assinar documentos Ordenador de despesas é responsável por assinar a Autorização de Empenho-AEM ou Autorização de Pagamento, dependendo do caso Solicitar ajustes GESCON comunica o que precisa ser ajustado na Nota Fiscal recebida, a empresa responsável realiza a correção e o ciclo é reiniciado, havendo assim, um novo recebimento de fatura pelo GESCON e o processo de pagamento de contratos segue em andamento. Saída: Nota fiscal para ajustes. 9

10 Nota fiscal enviada para ajustes Emitir ATP Havendo saldo de Empenho deverá ser emitida uma Autorização de Pagamento-ATP. Saída: Autorização de Pagamento Juntar ATP e Nota Fiscal ao processo Anexar a Autorização de Empenho e Nota Fiscal ao processo Dar saída no sistema Registrar a saída do processo no SGA-Web. Saída: Processo Anexar a NF ao processo Os processos da Presidência e da Dirad ficam guardados no GESCON, os demais processos são guardados nas respectivas Unidades Dar saída no sistema Registrar saída do processo no SGA-Web. Saída: Processo Processo encaminhado à Presidência via despacho 10

11 Notas fiscais encaminhadas às respectivas Unidades Nos casos de demais Unidades, após as notas fiscais serem recebidas e cadastradas na planilha NF's recebidas "ano" dentro da pasta copiadoras, as mesmas são encaminhas às Unidades respectivas para que todos o processo respectivo ao pagamento seja realizado pela própria Unidade. Saída: Processo com Notas Fiscais Atores Analista de Gestão Assistente de Operações Áreas de atuação Empresa Prestadora de serviço GESCON Ordenador de Despesas Fiscal do Contrato Serviço de Orçamento-SEOR Serviço de Tesouraria-SETES 1. 2 E M P R E S A P R E S T A D O R A D E S E R V I Ç O A empresa Prestadora de Serviço é responsável em encaminhar as Notas fiscais dos serviços prestados às Unidades para o GESCON. 11