LP EMPREENDIMENTOS CONSTRUÇÃO E MANUTENÇÃO LTDA.

Transcrição

1 CONTROLE DE DOCUMENTOS Procedimento Geral Os comentários e sugestões referentes a este documento devem ser encaminhados à Gerência de Operações, indicando o item a ser revisado, a proposta e a justificativa. LP CONSTRUÇÃO E MANUTENÇÃO LTDA. Este documento normativo tem a validade de 2 (dois) anos a partir da sua edição, prazo máximo para a realização da próxima revisão. Apresentação Este procedimento visa fornecer orientações para o controle de documentos na LP. GESTOR: RD APROVADOR: LP / DIRETORIA João Batista Lenin Daluce / José Peroni PROPRIEDADE DA LP CÓPIA NÃO CONTROLADA Página 1 de 10

2 CONTROLE DE REVISÕES REV. DESCRIÇÃO DATA 0 Emissão original 04/07/ Revisão anual sem alteração 19/07/ Alteração nos itens 6, 7, 8 e 10 10/08/2007 PROPRIEDADE DA LP CÓPIA NÃO CONTROLADA Página 2 de 10

3 SUMÁRIO 1. OBJETIVO APLICAÇÃO ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES DOCUMENTO DE REFERÊNCIA TERMINOLOGIA DOCUMENTOS DO SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA HIERARQUIA DOS DOCUMENTOS TÉCNICOS TIPOS DE DOCUMENTOS DESENVOLVIMENTO DOS DOCUMENTOS DO SGI CABEÇALHO E RODAPÉ DISPONIBILIZAÇÃO DE DOCUMENTOS PARA CONSULTA CONTROLE DA REVISÃO REPRODUÇÃO DOS DOCUMENTOS PARA CONSULTA E DISTRIBUIÇÃO PERMISSÕES DE ACESSO DOCUMENTOS INTERNOS DOCUMENTOS EXTERNOS TIPOS DE DOCUMENTOS EXTERNOS EMISSÃO, DISPONIBILIZAÇÃO, REPRODUÇÃO E REVISÃO DOS DOCUMENTOS... EXTERNOS ATENDIMENTO AOS USUÁRIOS GUARDA E CONTROLE DO ARQUIVO INATIVO AVALIAÇÃO DO PROCESSO REGISTROS PROPRIEDADE DA LP CÓPIA NÃO CONTROLADA Página 3 de 10

4 1. OBJETIVO Descrever a metodologia para o controle dos documentos utilizados nos processos da LP, de forma a assegurar sua aprovação, atualização, reaprovação, rastreabilidade, disponibilidade, distribuição e guarda da referida documentação. Definir as diretrizes ao fornecedor contratado para o apoio ao controle dos documentos da LP. 2. APLICAÇÃO Aplica-se a todos os setores cujas atividades utilizem os documentos necessários aos processos do Sistema de Gestão Integrada da LP e documentos de origem externa. 3. ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES RD - responsável pela elaboração e manutenção deste documento, atualizar a Lista Mestra de Documentos, manter a estrutura de documentação organizada e atualizada na rede, emissão, disponibilização e reprodução dos documentos do SGI; Diretoria - responsável pela aprovação de todos os documentos do SGI assim como participar da elaboração, se necessário; Áreas que utilizam documentação responsáveis por manter os documentos em locais apropriados, solicitar alterações quando necessário e disponibilizar registros da própria área quando solicitado. Fornecedor de apoio cumprir o procedimento para o controle dos documentos da LP que estiverem sob sua guarda. 4. DOCUMENTO DE REFERÊNCIA MGI Manual de Gestão Integrada. 5. TERMINOLOGIA SGI: Sistema de Gestão Integrada. SIGLAS: Referências de identificação e controle dos documentos gerados pela empresa por suas respectivas áreas; DOCUMENTO - Informação e o meio na qual ela está contida; DOCUMENTOS DO SGI: Documentos dos tipos MGI, PG, PO e RG gerados pelo Sistema de Gestão Integrada; DOCUMENTOS INTERNOS: Documentos gerados pela LP; DOCUMENTOS EXTERNOS: Documentos de origem externa, tais como: legislativos, normativos e dos clientes e fornecedores; PROCEDIMENTO - Forma especificada de executar uma atividade ou um processo. PROPRIEDADE DA LP CÓPIA NÃO CONTROLADA Página 4 de 10

5 6. DOCUMENTOS DO SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA 6.1. HIERARQUIA DOS DOCUMENTOS TÉCNICOS MGI PG e PO RG onde: MGI PG PO RG Manual de Gestão Integrada Procedimento Geral Procedimento Operacional Registro 6.2. TIPOS DE DOCUMENTOS TIPO MGI OBJETIVO Definir sistemática e diretrizes de gestão integrada de Qualidade, Segurança, Meio Ambiente e Saúde, incentivando processos para melhoria contínua, de forma a garantir o atendimento aos requisitos especificados e garantir a satisfação do cliente. QUEM ELABORA/ REVISA RD / Diretoria QUEM APROVA Diretoria PG Descrever as atividades gerais. RD / Diretoria Diretoria PO Descrever as atividades operacionais. RD / Áreas Responsáveis Diretoria RG Registrar os dados do Sistema de Gestão Integrada. RD / Áreas Responsáveis RD / Áreas Responsáveis PROPRIEDADE DA LP CÓPIA NÃO CONTROLADA Página 5 de 10

6 6.3. DESENVOLVIMENTO DOS DOCUMENTOS DO SGI Os documentos do Sistema de Gestão Integrada apresentam codificação específica, conforme descrito a seguir: - MGI - PG e RG Seqüencial - XXX - PO Seqüencial Sigla para o órgão da LP CABEÇALHO E RODAPÉ Os documentos apresentam cabeçalho e rodapé padronizados. Os cabeçalhos apresentam o logotipo da LP, a sigla e a numeração do documento, a revisão do documento e a data da revisão. Os rodapés apresentam o número da página e o número total de páginas dos documentos DISPONIBILIZAÇÃO DE DOCUMENTOS PARA CONSULTA Os documentos dos tipos MGI, PG, PO e os modelos dos registros são disponibilizados aos usuários para consulta na rede da LP pelo caminho \\Lpserver\LP\SGI. Os registros são disponibilizados de acordo com o PG-002 Controle de Registros e Rastreabilidade. Para as áreas que não possuem acesso à rede da LP, uma cópia em meio magnético é disponibilizada para consulta e fica arquivada na área de realização dos serviços. Convém que todas as áreas mantenham uma cópia impressa dos procedimentos que utilizam. Toda cópia impressa é considerada cópia não controlada conforme informação no rodapé do documento. Para assegurar a disponibilidade dos documentos, é realizado um back-up da rede, onde estes documentos estão armazenados, conforme o procedimento PO-GAD-001 Gestão de recursos e Infra-estrutura CONTROLE DA REVISÃO Os documentos do tipo MGI, PG e PO apresentam, na página 2, uma folha para o controle das revisões, contendo as seguintes informações: número da revisão, descrição e a data na qual foi realizada. PROPRIEDADE DA LP CÓPIA NÃO CONTROLADA Página 6 de 10

7 Para os documentos do tipo RG não será apresentada esta página para o controle das revisões, pois não será necessária a descrição da alteração no modelo. Apenas o nº da revisão atual será alterado. Todas as versões anteriores dos documentos serão armazenadas em um local diferente de onde se encontram os documentos atualizados e válidos. O caminho onde as versões anteriores dos documentos serão armazenadas é: \\Lp-server\LP\SGI\SGI Versões Anteriores. No caso dos documentos que se encontram impressos nas áreas de trabalho, quando as versões são alteradas, é de responsabilidade da área recolher e descartar os mesmos. Para as áreas que não possuem acesso à rede da LP, os documentos são trocados pelas versões atualizadas em meio magnético e as versões anteriores são recolhidas e apagadas. A Lista Mestra de Documentos apresentará as versões atualizadas dos documentos do SGI REPRODUÇÃO DOS DOCUMENTOS PARA CONSULTA E DISTRIBUIÇÃO Para a reprodução dos documentos, tanto para consulta quanto para distribuição regular e adicional, a LP dispõe dos seguintes recursos: copiadora (preto e branco); impressora (preto e branco e colorida). Todo documento impresso é considerado cópia não controlada PERMISSÕES DE ACESSO As permissões sobre os arquivos das pastas do SGI na rede da LP são as determinadas na tabela a seguir. Diretórios Manual do SGI Procedimentos Gerais Procedimentos Operacionais Permissões de Acesso aos Arquivos Total (*) Parcial (Leitura) Nenhuma RD RD RD Demais Áreas e fornecedor de apoio Demais Áreas e fornecedor de apoio Demais Áreas e fornecedor de apoio Registros RD e áreas responsáveis pela coleta dos registros De acordo com a LMR Lista Mestra de Registros - Modelos de Registros RD Demais Áreas e fornecedor de apoio - PROPRIEDADE DA LP CÓPIA NÃO CONTROLADA Página 7 de 10

8 Versões Anteriores RD Diretoria Demais Áreas e fornecedor (*) A permissão de acesso total implica em direitos de leitura, gravação, alteração e exclusão de arquivos. 7. DOCUMENTOS INTERNOS Os documentos de origem interna são todos os documentos gerados pela LP tais como: correspondências enviadas (uso geral ou de contratos), relatórios de medição, relatórios de acompanhamento de projetos, pareceres técnicos (documentos de contratos) e propostas (documentos comerciais). Todo documento interno que é considerado de uso geral é identificado com a sigla LP e de uma numeração seqüencial. As áreas de atuação serão as seguintes: Administrativo; Financeiro; Operacional; Comercial - Licitação; Contratos; Recursos Humanos; SMS. Os responsáveis pelo controle dos documentos de uso geral são os próprios setores da LP, e são disponibilizados em pastas que identificam o ano de sua emissão. Na rede da LP pelo caminho \\Lp-server\LP e/ou nos próprios setores, caso sejam armazenados em meio físico. Os documentos de contratos vigentes são disponibilizados à Gerência Administrativa e Diretoria para consulta na rede da LP pelo caminho \\Lpserver\LP\Contratos\Contratos Vigentes. Todo documento interno específico de um contrato é identificado com a sigla LP seguida da sigla e número do contrato e numeração seqüencial. Ao término dos contratos as pastas são transferidas para o diretório de contratos concluídos que podem ser encontrados pelo caminho \\Lp-server\LP\Contratos\Contratos Concluídos. O responsável pelo controle dos documentos de contratos é o Gerente de Operações e serviços. As propostas são disponibilizadas à Coordenação Comercial e Diretoria e controladas através do arquivo encontrado em \\Lp-server\LP\Comercial - Licitação O responsável pelo controle das propostas é a Gerência de Operações e Serviços. PROPRIEDADE DA LP CÓPIA NÃO CONTROLADA Página 8 de 10

9 8. DOCUMENTOS EXTERNOS 8.1. TIPOS DE DOCUMENTOS EXTERNOS Os documentos de origem externa, de interesse do Sistema de Gestão Integrada da LP, são divididos nas seguintes categorias: Legislativos: documentos de legislação, de âmbito federal, estadual e municipal; Normativos: documentos normativos, como as normas ISO e OHSAS; Do Cliente: documentos emitidos pelos clientes (contratos, pedidos de orçamento, correspondências, atas de reunião,...); 8.2. EMISSÃO, DISPONIBILIZAÇÃO, REPRODUÇÃO E REVISÃO DOS DOCUMENTOS EXTERNOS Os documentos de origem externa ficam armazenados com as seguintes Gerências na Sede da Administração de seu fornecedor: Documentos Legislativos ficam arquivados com a Gerência Administrativa; Documentos do Cliente ficam arquivados com a Gerência de Operações e Serviços; Documentos Normativos ficam armazenados com a Gerência de Operações e Serviços; Se necessário, uma cópia em meio físico será disponibilizada para consulta e ficará arquivada na área de realização dos serviços. Somente é permitida a reprodução dos documentos externos para consulta, através dos seguintes recursos: copiadora/impressora (preto e branco e colorido); Os documentos vigentes são arquivados em pastas do tipo A-Z. A ordenação dos documentos nas pastas é realizada de acordo com o tipo de documento (ex: correspondências, em ordem cronológica; documentos de contratação, primeiro o contrato e depois os respectivos anexos e aditivos). Os documentos externos são revisados de acordo com a tabela apresentada abaixo. TIPO DE DOCUMENTO RESPONSÁVEL PERÍODO Legislativo Gerência Administrativa Mensal Normativo Depto. Operacional Anual Do Cliente Áreas responsáveis pela guarda da documentação Contínua PROPRIEDADE DA LP CÓPIA NÃO CONTROLADA Página 9 de 10

10 9. ATENDIMENTO AOS USUÁRIOS As áreas responsáveis pela guarda dos documentos atendem às solicitações de usuários para: localização de documentos existentes no arquivo; busca de documentos de referência em outros setores/órgãos; elaboração de listas de documentos para os usuários; fornecimento de cópias adicionais de documentos para uso pessoal de usuários. 10. GUARDA E CONTROLE DO ARQUIVO INATIVO A Gerência Administrativa é a responsável pela guarda e controle do arquivo inativo da LP, o qual é composto, entre outros documentos, de: documentação de contratos encerrados; correspondências recebidas e enviadas, tanto internas quanto externas; registros administrativos diversos; boletins e memórias de medição. Esta documentação deve ser rastreável e mantida permanentemente. 11. AVALIAÇÃO DO PROCESSO Os resultados das atividades realizadas neste procedimento devem ser avaliados através dos seguintes indicadores de desempenho: INDICADOR DE DESEMPENHO Quantidade de anomalias no procedimento PERIODICIDADE META RESPONSÁVEL PELA AVALIAÇÃO Mensal < 5 RD 12. REGISTROS LMD Lista Mestra de Documentos do SGI PROPRIEDADE DA LP CÓPIA NÃO CONTROLADA Página 10 de 10