AUDITORIA INTERNA Secretaria de Educação

Transcrição

1 1. Objetivo Esta norma estabelece o procedimento, requisitos básicos e a metodologia a ser obedecida para o planejamento, a execução e o registro de auditorias internas do Sistema de Gestão da Qualidade da (Seduc). 2. Documento complementar 2.1 EDSGQN001 - Manual do Sistema de Gestão da Qualidade da Seduc. 2.2 EDSGQN007 Ação Corretiva. 3. Definições 3.1 Auditor da Qualidade - pessoa qualificada para efetuar auditorias da qualidade. 3.2 Auditor Líder - um auditor da qualidade designado para conduzir uma auditoria da qualidade. 3.3 Auditoria da Qualidade - exame sistemático e independente, para determinar se as atividades da qualidade e seus resultados estão de acordo com as disposições planejadas e se estas foram implementadas e se são adequadas a consecução dos objetivos. 3.4 Não Conformidade qualquer divergência com os padrões de trabalho, práticas, procedimentos, regulamentos legais, critérios internos, desempenho do sistema de gestão, fundamentada em uma ou mais evidências objetivas. 3.5 Sistema da Qualidade - estrutura organizacional, procedimentos, responsabilidades, processos e recursos para implementar a gestão da qualidade. 4. Condições necessárias 4.1 Objetivos da auditoria interna - fornecer evidências objetivas relativas à conformidade dos elementos do Sistema de Gestão da Qualidade, mostrando a necessidade da diminuição, eliminação e, especialmente, prevenção das não conformidades, além de fornecer subsídios para verificação da eficácia do Sistema de Gestão da Qualidade da Seduc. 4.2 Planejamento da auditoria Frequência da auditoria - anualmente deve ser realizada no mínimo 1 (uma) auditoria interna do Sistema de Gestão da Qualidade em cada processo da SEDUC. O plano anual de auditoria interna do sistema da qualidade deve 1/11

2 identificar a frequência de auditoria de cada processo. Esta periodicidade pode ser alterada em função dos resultados de auditorias anteriores ou a critério da Seduc Processos auditados - todos os processos que afetam diretamente a qualidade dos serviços do Seduc devem fazer parte do plano de auditoria interna do Sistema de Gestão da Qualidade Programa da auditoria - o programa da auditoria interna do Sistema de Gestão da Qualidade da Seduc é aprovado pelo representante da Direção e constará de diversas auditorias parciais Documentos de trabalho - durante o planejamento e a execução de uma auditoria interna poderão ser utilizados os seguintes documentos: a. Manual do Sistema de Gestão da Qualidade (EDSGQN001). b. Relatórios de não conformidades. c. Documentos associados ao Sistema de Gestão da Qualidade da Seduc. 4.3 Equipe de Auditoria Formação da Equipe - a equipe auditora deve ser constituída de pelo menos um auditor líder. Os integrantes da equipe de auditoria devem ter independência com relação ao setor auditado e serem qualificados em curso específico de formação de auditores internos. Na formação da equipe auditora poderão participar auditores de outras Secretarias da Prefeitura de Santos ou de empresas convidadas. NOTA: Quando uma auditoria for realizada por auditor externo à Seduc, este deverá trazer o certificado, antes da auditoria Responsabilidades Setor da Qualidade a. Manter atualizado o cadastro de auditores da qualidade fornecendo as informações necessárias, quando solicitadas. b. Elaborar, coordenar e aprovar o programa de auditoria interna do Sistema de Gestão da Qualidade, indicando os setores que serão auditados. c. Indicar o auditor líder, bem como os demais membros da equipe de auditoria. 2/11

3 d. Notificar os processos que serão auditados após aprovação do plano de auditoria. e. Analisar e distribuir o Relatório de Auditoria do Sistema de Gestão da Qualidade. f. Manter histórico com o registro de participação da equipe auditora, em auditorias do Sistema de Gestão da Qualidade após cada auditoria realizada. g. Elaborar e encaminhar, à Secretária de Educação e representante da Direção as informações do ciclo de auditoria para a realização da análise critica O Setor da Qualidade é responsável por relatar o resultado das auditorias, após a conclusão do programa, aos chefes de Departamento, Secretária Adjunta e Secretária de Educação, objetivando informá-los sobre a eficácia do Sistema de Gestão da Qualidade O Auditor Líder deve: a. Coordenar o processo de auditoria. b. Preparar a auditoria. c. Analisar o Manual do Sistema de Gestão da Qualidade EDSGQN001 e os documentos associados ao Sistema de Gestão da Qualidade da Seduc. d. Representar a equipe auditora junto ao auditado, analisando os resultados da auditoria. e. Cumprir o programa de auditoria. f. Registrar as evidências objetivas identificadas, as observações, os pontos positivos e negativos e as oportunidades de melhorias. g. Verificar a eficácia das ações corretivas abertas durante a auditoria. h. Coordenar a elaboração do relatório de auditoria junto com a equipe auditora Os Auditores da Equipe devem: a. Participar das reuniões iniciais e de encerramento da auditoria. b. Analisar o Manual do Sistema de Gestão da Qualidade EDSGQN001 e os documentos associados ao Sistema de Gestão da Qualidade da área a ser auditada. c. Participar da preparação da auditoria. d. Participar da elaboração do relatório de auditoria do Sistema de Gestão da Qualidade. e. Cooperar com o Auditor Líder. 3/11

4 O responsável pelo processo auditado deve: 5. Execução da Auditoria a. Informar aos funcionários a data, processo auditado e o propósito e escopo da auditoria. b. Designar o funcionário que o representará acompanhando a equipe auditora. 5.1 Reunião inicial - esta reunião deverá ser realizada no início da auditoria, excepcionalmente 1 (um) dia antes, com a participação da equipe auditora e do representante do processo auditado. O objetivo dessa reunião é a confirmação do programa de auditoria, estabelecendo o seu escopo e, se necessário, efetuar alterações. 5.2 Coleta de evidências objetivas e observações - as evidências objetivas devem ser coletadas por meio de entrevistas, exame de normas, documentos e observações de atividades e condições nos setores de interesse, tendo como base os documentos de trabalho citados no item e outros que sejam apresentados pelos auditados. A equipe auditora deverá analisar criticamente as observações coletadas, determinando quais serão registradas como não conformidades. 5.3 Recesso da auditoria - tempo estabelecido para reunião entre o auditor líder e o(s) auditor(es) da equipe, objetivando o consenso das opiniões e a preparação do auditor líder para a reunião de encerramento da auditoria. 5.4 Reunião de encerramento - deverá ser realizada após o término da auditoria ou excepcionalmente no dia imediatamente seguinte. Participam dessa reunião a equipe de auditoria e os auditados (representatividade por Departamento/Gabinete dos setores auditados). O auditor líder apresentará os resultados da auditoria relatando as não conformidades encontradas, esclarecendo cada uma para que o auditado possa iniciar as ações corretivas. 6. Relatório da Auditoria 6.1 O Relatório de Auditoria deve conter: a. Data: data da auditoria. b. Processo: nome do processo auditado. c. Equipe de auditoria: nome / unidade dos auditores; d. Representantes do setor auditado: nome / unidade. e. Distribuição: listar os setores que deverão receber o relatório de auditoria. f. Auditor líder / data: assinatura do auditor líder (dispensada quando em meio eletrônico), registro, setor e data da conclusão da auditoria. 4/11

5 g. Ocorrência: Todas as não conformidades e observações levantadas durante a auditoria junto com o responsável pelo acompanhamento das ocorrências. h. Pontos positivos: Destacar os pontos fortes encontrados durante a auditoria. i. Pontos negativos: Destacar os itens que não comprometem o sistema da qualidade, mas que não estão muito bem consolidados. j. Comentário: Quando houver. As oportunidades de melhorias devem destacar os pontos que não constituem uma não conformidade, mas há a possibilidade de haver melhoria para o sistema da qualidade. Efetividade das não conformidades apuradas na auditoria passada; incluir as não conformidades que foram verificadas, as efetividades e o resultado desta verificação. Documentação utilizada: listar todos os documentos utilizados para auditoria. k. Anexos: Informar o número das não conformidades abertas, sendo facultativo anexar os mesmos ao relatório. 6.2 As não conformidades, observações e oportunidades de melhorias deverão ser tratadas de acordo com a norma EDSGQN Análise e distribuição do relatório de auditoria o Setor de Qualidade realiza a análise dos resultados da auditoria e junto com o auditor líder encerra o relatório de auditoria, sendo enviado para todos os responsáveis que fazem parte do processo auditado. 6.4 Acompanhamento das ações corretivas - o acompanhamento das ações corretivas consiste na verificação do bloqueio definitivo conforme indicados nos relatórios de não conformidade e no relato dos resultados da verificação O auditor deve relatar as evidências objetivas que permitam confirmar a execução das ações corretivas planejadas. 7. Análise Crítica do Sistema da Qualidade 7.1 Ao término de um ciclo de Auditoria, os resultados servirão de entrada para a análise crítica do Sistema de Gestão da Qualidade da Seduc. 8. Qualificação de Auditores Internos 8.1. Critérios para Inscrição Os candidatos devem possuir: a) Nível de Formação superior, ou de nível médio. 5/11

6 b) Receber a indicação da Secretária de Educação Critérios para qualificação. Para ser qualificado como auditor da qualidade da Seduc deve ser observado no mínimo, os seguintes critérios estabelecidos: Aspectos de formação O candidato a auditor da qualidade deve participar de um curso de formação (interno ou externo) versando sobre os seguintes tópicos: a) Conceitos de Qualidade e Sistema de Gerenciamento de Normas (SGN). b) Norma de Gestão da Qualidade ISO c) Planejamento, Programação e Execução de Auditorias de Sistemas de Gestão da Qualidade, utilizando a abordagem de processos Aspectos práticos O candidato deve participar de pelo menos uma auditoria da qualidade, na qual atuará como auditor em formação O auditor em formação participa em auditorias sendo monitorado por um auditor qualificado em todas as suas etapas Poderão ser consideradas auditorias internas ou externas, inclusive as realizadas durante a fase prática do curso de formação para auditores Após atendido os itens e o auditor sairá do estado em formação e receberá o Certificado de Qualificação de Auditor da Qualidade conforme descrito em O auditor da qualidade poderá atuar como auditor líder, após ter completado todos os requisitos estabelecidos nos itens anteriores e ter participado de pelo menos 2 (duas) auditorias da qualidade ou ter realizado 1 (uma) auditoria da qualidade atuando como líder, acompanhado por um auditor experiente. 8.3 Certificado de qualificação de auditores da qualidade A seduc emitirá para o candidato que cumprir satisfatoriamente as etapas anteriores o Certificado de Qualificação de Auditor da Qualidade. 8.4 Manutenção da qualificação O auditor qualificado deve comprovar, quando solicitado, a realização de no mínimo 3 (três) auditorias, internas ou externas, num período de 3 (três) anos. 6/11

7 8.4.2 Os auditores que tiverem os certificados de qualificação vencidos poderão ter os mesmos revalidados após: a) Participar em 3 auditorias internas ou externas conforme descrito nessa norma, acompanhado de um auditor líder. b) Ser recomendada sua requalificação pelo auditor líder. 7/11

8 Anexo - Modelo do Programa de Auditoria Interna do Sistema de Gestão da Qualidade 8/11

9 Anexo Modelo do Relatório de Auditoria Interna do Sistema de Gestão da Qualidade (frente) 9/11

10 Anexo Modelo do Relatório de Auditoria Interna do Sistema de Gestão da Qualidade (verso) 10/11

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