SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADO - SGI (MEIO AMBIENTE, SEGURANÇA E SAÚDE NO TRABALHO) CONTROLE DE DOCUMENTOS e REGISTROS

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1 (MEIO AMBIENTE, SEGURANÇA E SAÚDE NO TRABALHO) Procedimento CONTROLE DE DOCUMENTOS e REGISTROS PR.01 Página 1 de : 4.4.5, OBJETIVO Estabelecer sistemática para o processo de elaboração, aprovação, análise crítica, revisão, distribuição e controle de documentos internos; e distribuição e controle de documentos externos. Estabelecer formas de identificação, armazenamento, proteção, recuperação, retenção e descarte dos registros do Sistema de Gestão Integrado de Meio Ambiente, Segurança e Saúde do Trabalho. 2. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Não Aplicável 3. DEFINIÇÕES Documento informação e o meio no qual ela esta contida, podendo ser um procedimento especificando a execução de uma atividade ou um processo. Registro Instrumento que apresenta os resultados obtidos ou fornece evidência de uma atividade realizada. Ficha de emergência É um documento que contém os principais riscos do produto durante o transporte e as providencias essenciais em caso de acidentes. FISPQ (Ficha de Informações de Segurança do Produto Químico) contém informações diversas sobre um determinado produto químico, quanto à proteção, à segurança, à saúde e ao meio ambiente. Em alguns países essa Ficha é chamada de MSDS Material Safety Data Sheet. Manual do SGI - Descreve os principais elementos do Sistema de Gestão Integrado de Meio Ambiente, Segurança e Saúde do Trabalho e sua interação de acordo com as Normas ISSO 14001/2004 e OHSAS 18001/2007. Procedimento de Sistema São documentos que descrevem as atividades para atendimento aos itens das Normas ISO e OHSAS Instrução de Trabalho em MASST Documentos que descrevem as rotinas de execução dos serviços críticos, ou seja, aqueles que interferem na Segurança e Saúde do Trabalho e/ou têm potencial de causar impacto ambiental significativo ao meio ambiente, de acordo com os perigos e aspectos ambientais identificados e avaliados na empresa. Rastreabilidade Capacidade de recuperar o histórico, aplicação ou a localização daquilo que está sendo considerado 4. S E RESPONSABILIDADES/AUTORIDADE 4.1. Definição do(s) Documento(s) Interno(s) do SGI e (is) pela Elaboração. São estabelecidos os seguintes tipos de documentos padronizados para dar apoio ao SGI e sua respectiva identificação: Manual do Sistema de Gestão Integrado de Meio Ambiente, Segurança e Saúde do Trabalho Documento único identificado pelo código MSGI Procedimento de Gestão Identificados pelo código PR, seguido de um número de ordem seqüencial, por exemplo, PR 01; Para os procedimentos referente ao controle operacional, os mesmos serão identificados pelo seguinte codigo: PR 6.XX (numero sequencial), por exemplo, PR 6.1 Instruções de Trabalho e Meio Ambiente, Saúde e Segurança no Trabalho Diretamente associado aos controle dos aspectos ambientais e perigos à saúde e segurança dos trabalhadores com avaliação do risco considerado significativo. Identificadas pelo código ITS, seguido de um número de ordem seqüencial, por exemplo: ITS 01; Identificar a necessidade de elaboração de documentos do Sistema de Gestão Integrado de Meio Ambiente, Saúde e Segurança no Trabalho, através da análise dos requisitos das Normas ISO e OHSAS Designar o responsável pela elaboração dos documentos em questão. Elaborar cada documento do SGI pertinente e enviá-lo ao responsável pela sua aprovação Aprovação, Análise Crítica e Uso de Documentos pela elaboração A vigência dos documentos do SGI inicia-se logo após sua aprovação e treinamento dos envolvidos; As alterações nos documentos serão analisadas e aprovadas pelos mesmos responsáveis que analisaram e aprovaram o original. O documento que não for revisto no período de 12 meses deverá ser avaliado na sua íntegra e reaprovado em ata de reunião. Analisar criticamente e aprovar o Manual do Sistema de Gestão Integrado de Meio Ambiente, Segurança e Saúde Diretoria do Trabalho Analisar criticamente e aprovar os seguintes documentos: PR - Procedimentos de Sistema; ITS - Instruções de Trabalho de Meio Ambiente, Saúde e Segurança;

2 (MEIO AMBIENTE, SEGURANÇA E SAÚDE NO TRABALHO) Procedimento CONTROLE DE DOCUMENTOS e REGISTROS PR.01 Página 2 de : 4.4.5, Distribuição e Controle de Documentos Distribuir e controlar os documentos do SGI, seguindo a Lista de Controle de Documentos - LCD; As cópias dos documentos utilizados na empresa devem ser identificadas em seu rodapé como CONTROLADA ou NÃO CONTROLADA. Documentos devem ser legíveis e identificáveis 4.4 Alteração e Situação das Revisões Identificar a necessidade da revisão dos documentos do SGI, através da análise dos relatórios de auditorias, atas de reuniões de análise crítica, registros de não conformidades, ou outros meios que geram ações corretivas ou preventivas; Fazer as alterações necessárias e resumir o motivo da revisão no Histórico de Revisões, no final de cada documento. Editar a nova versão do documento, alterando a numeração no campo revisão e distribuí-la em substituição a anterior, que deverá ser destruída Arquivo dos Documentos Manter um arquivo com os originais dos documentos do SGI em meio físico; Manter a Lista de Controle de Documentos, devidamente identificada e atualizada. Manter documentação do SGI, aplicável ao setor, disponível em seu ponto de utilização. pela elaboração pelo Setor 4.6. Controle de Documentos Externos São considerados documentos de origem externa: normas técnicas, especificações, ficha de emergência, ficha de informações de segurança do produto químico (FISPQ), documentação fornecidas pelo cliente, entre outros. Os documentos de origem externa devem ser identificados de acordo com levantamento de aspectos/impactos ambientais e perigos à SST e avaliação dos riscos e seus controles. Quanto às normas técnicas, serão consideradas aquelas relacionadas aos riscos significativos. Manter os documentos externos na sua última versão; Verificar anualmente a validade dos documentos externos e atualizar quando necessário; Distribuir, quando pertinente, e manter uma Lista de Controle de Documentos Externos 4.7. Controle de Registros O controle dos registros é realizado em cada documento do SGI, onde estão estabelecidas as condições de identificação, armazenamento, arquivo / proteção, recuperação, retenção e descarte; Os registros são controlados junto com os documentos que os referenciam e sua manutenção é garantida pelo atendimento dos parâmetros de controle. Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Tempo de Retenção Descarte Tipo de organização dos Armário, pasta AZ, registros (por data, ordem pasta suspensa, Discrimina o que fazer com o alfabética, ordem Discrimina-se o arquivo eletrônico, caixa registro após o término do Nome do registro por numérica, departamento, Discrimina-se por departamento ou arquivo, mapoteca, período de retenção (coleta extenso título, obra,, local na rede, quanto tempo o dependência onde o cuidado com seletiva, picotar, deletar, arquivo sistema, requisito da registro é guardado registro é armazenado; documentos inativo por mais algum tempo, norma entre outros) que confidenciais, entre etc). permita sua pronta outros; recuperação; Definir ou adaptar os registros necessários e os parâmetros para seu controle conforme tabela acima. Controlar os registros de sua responsabilidade conforme os parâmetros especificados em cada documento do SGI; Os registros devem permanecer legíveis, identificáveis e prontamente recuperáveis. pela elaboração do documento pela atividade.

3 (MEIO AMBIENTE, SEGURANÇA E SAÚDE NO TRABALHO) Procedimento CONTROLE DE DOCUMENTOS e REGISTROS PR.01 Página 3 de : 4.4.5, ANEXOS Lista de Controle de Documentos; Controle de Documentos Externos; Modelo para elaboração dos Procedimentos de Gestão; Modelo para elaboração das Instruções de Trabalho de Meio Ambiente, Saúde e Segurança no Trabalho. 6. CONTROLE DE REGISTROS Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Tempo de Retenção Descarte Lista de Controle de Sala do do Documentos SGI Pasta suspensa data Até a próxima atualização Coleta seletiva Controle de Documentos Sala do do Externos SGI Pasta suspensa data Até a próxima atualização Coleta seletiva 7. HISTÓRICO DE REVISÃO Revisão Motivo da Revisão Aprovado por: Nome - assinatura / / Data Cópia controlada Cópia não controlada

4 <logo> LISTA DE CONTROLE DE DOCUMENTOS Anexo I PR 01 Data da última atualização / / DATA DE APROVAÇÃO CÓDIGO TÍTULO REVISÃO DESTINO / NÚMERO DE CÓPIAS

5 <logo> CONTROLE DE DOCUMENTOS EXTERNOS Anexo II PR 01 Data da última atualização / / CÓDIGO VERSÃO TÍTULO FONTE DESTINO

6 (MEIO AMBIENTE, SEGURANÇA E SAÚDE DO TRABALHO) Procedimento <TÍTULO> PR xx Página X de X 14001: xx 1. OBJETIVO 2. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA 3. DEFINIÇÕES 4. S E RESPONSABILIDADES ANEXOS 6. CONTROLE DE REGISTROS Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Tempo de Retenção Descarte 7. HISTÓRICO DE REVISÃO Revisão Motivo da Revisão <campo de aprovação deverá estar no final da ultima pagina do procedimento> Aprovado por: Nome - assinatura / / Data Cópia controlada Cópia não controlada

7 (MEIO AMBIENTE, SEGURANÇA E SAÚDE DO TRABALHO) Instrução de Trabalho de Meio Ambiente, Segurança e Saúde do Trabalho <TÍTULO> ITS xx Página X de X 14001: Objetivo: Fornecer as diretrizes de meio ambiente, segurança e saúde para a atividade de XXXXXXX. Equipamentos de Proteção Individual Para trabalhadores que executem atividade em xxxxx. <especificar as Fichas Técnicas de EPI necessárias para a execução do serviço> <Inserir uma figura ou foto da atividade> Controle Operacional para aspectos significativos <especificar as FISPQs necessárias para a execução do serviço> <especificar os controles operacionais necessários para a realização da atividade> <Inserir uma figura ou foto do controle operacional> Instrução de trabalho correlata <especificar as Instruções de Trabalho de MASST correlatas à execução do serviço> Descrição para a realização da Atividade de maneira segura ao meio ambiente e à saúde e segurança do trabalhador <descrever as etapas da atividade com o detalhamento das questões de MASST> Histórico das Revisões Revisão Motivo da Revisão

8 <campo de aprovação deverá estar no final da ultima pagina do procedimento> Aprovado por: Nome - assinatura / / Data Cópia controlada Cópia não controlada