CONTROLE DE DOCUMENTOS

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1 1. OBJETIVO Estabelecer critérios e regras quanto ao procedimento de conferência e arquivamento dos documentos fiscais. 2. REGRAS / CONSIDERAÇÕES GERAIS Esta instrução aplica-se a toda a empresa. Será designado um responsável por unidade o qual deverá responder pelo arquivo dos documentos fiscais bem como pela liberação dos mesmos em ordem seqüencial numérica do formulário para posterior utilização, onde os mesmos deverão ser controlados pelo RQADM-07 (Controle de Entrega de Formulários Fiscais). Qualquer divergência ou problema deverá ser comunicado imediatamente ao setor fiscal da empresa. O setor fiscal poderá em qualquer tempo proceder à auditoria nos Arquivos Fiscais das unidades. A Irapuru estará obrigada a emissão do CTRC eletrônico a partir de 01/09/2012 (prazo máximo). 3. PROCEDIMENTOS 3.1 CONFERENCIA DO DOCUMENTO FISCAL Antes da emissão do documento, deve-se obrigatoriamente consultar o cadastro do destinatário e remetente junto ao SINTEGRA ( informando o CNPJ ou a Inscrição Estadual. Se o cadastro está correto, a situação cadastral atual do cliente estará ativa ou habilitada. Neste caso, procede com a conferencia do cadastro no SMK. Caso o cliente não esteja habilitado ou ativo não poderá ser emitido documento fiscal para o mesmo. Emitente: Aprovador: Data: Silvia Regina Borba Analista Contábil Neves Tomasi - Contadora 20/02/2012 Reprodução só é válida com carimbo CÓPIA CONTROLADA autorizado em vermelho. Página 1 de 7

2 3.2 FORMULÁRIO CONHECIMENTO DE TRANSPORTE RODOVIÁRIO DE CARGA (CTRC) A digitação dos CTRC s deverá ser realizada no SMK e o mesmo deve ser imediatamente impresso. Deve-se respeitar a ordem seqüencial numérica do formulário no momento da impressão. Para realizar a conferencia dos CTRC s cancelados e posterior arquivamento, deve-se imprimir no SMK, o relatório acessando: Relatórios DIÁRIO DE CONHECIMENTOS - (RECEITA) Marcar a opção sim no item cancelados, conforme abaixo: Cancelados Todos Sim Não Após, conferir os CTRC s cancelados que constam no relatório versus os CTRC s físico que foram cancelados. Os cancelamentos deverão ser no sistema e no físico, ou seja, se no relatório constam 05 cancelados no físico obrigatoriamente deverá constar os 05 e vice-versa. Os CTRC s deverão ser arquivados diariamente em grampo U em ordem cronológica (gerada pelo SMK). Deve-se fazer uma capa, conforme modelo abaixo e, atualizando as informações de acordo com a filial, numeração (número inicial ao final) e o período dos documentos que serão arquivados. FILIAL _ CAXIAS DO SUL _02 CTRC ' S Nº 1001 A /12/2011 À 12/12/2011 Todas as vias dos CTRC s cancelados/inutilizados deverão ser arquivadas juntamente com os demais, respeitando a seqüência numérica do formulário. 3.3 FORMULARIO ORDEM DE COLETA (OC) A digitação das OC s deverá ser realizada no SMK e a mesma deve ser imediatamente impressa, independente da realização da coleta na prática, ou seja, ela foi gerada no SMK, obrigatoriamente deverá ser impressa. Deve-se respeitar a ordem seqüencial numérica do formulário no momento da impressão. acessando: Para realizar a conferencia das OC s digitadas e não impressas, deve-se consultar no SMK, Coletas Cadastros e manutenções Cadastro de coletas (80 colunas) Selecionar a empresa, definir a data pedido da coleta e selecionar o tipo emissão. Caso hajam OC s digitadas e que não tenham sido impressas, imediatamente deve-se fazer a impressão mesmo fora da Reprodução só é válida com carimbo CÓPIA CONTROLADA autorizado em vermelho. Página 2 de 7

3 ordem numérica do formulário. Posteriormente, verificar junto ao setor a situação da pendência, procedendo com o cancelamento no físico e no sistema ou a realização da coleta. Para realizar a conferencia das OC s canceladas, deve-se gerar no SMK, o relatório acessando: Coletas Relatórios / Consultas Coletas por ocorrências Informar o pedido da coleta e imprimir. Após, conferir as OC s canceladas que constam no relatório versus as OC s no físico que foram canceladas. Os cancelamentos deverão ser no sistema e no físico, ou seja, se no relatório constam 02 canceladas no físico obrigatoriamente deverá constar as 02 e vice-versa. As OC s deverão ser arquivadas diariamente em grampo U em ordem cronológica (gerada pelo SMK). Deve-se fazer uma capa, conforme modelo abaixo e, atualizando as informações de acordo com a filial, numeração (número inicial ao final) e o período dos documentos que serão arquivados. FILIAL _ CAXIAS DO SUL _02 OC S Nº 1001 A /12/2011 À 12/12/2011 Todas as vias das OC s canceladas/inutilizadas deverão ser arquivadas juntamente com as demais, respeitando a seqüência numérica do formulário. 3.4 FORMULARIO DE NOTAS FISCAIS DE SERVIÇOS A digitação das NF s deverá ser realizada no SMK e a mesma deve ser imediatamente impressa. Deve-se respeitar a ordem seqüencial numérica do formulário no momento da impressão. Para realizar a conferencia das NF s, deve-se consultar no SMK, acessando: Gestao de Vendas Faturamento Consultas Notas Fiscais Geradas Informar o período da emissão. Após fazer a conferencia das NF s no físico versus sistema observando que constarão outros documentos fiscais com diferente numeração de nota e série. Neste relatório também irão constar as NF s canceladas, os quais deverão ser no sistema e no físico, ou seja, se no relatório consta 01 cancelada no físico obrigatoriamente deverá constar 01 e vice-versa. Reprodução só é válida com carimbo CÓPIA CONTROLADA autorizado em vermelho. Página 3 de 7

4 Para consultar a seqüência das NF s de prestação de serviço Minuta, acessar no SMK: SAC - Serviço de atendimento ao cliente Consulta de conhecimentos Informar a empresa, local (deve constar NF ISS Minuta de cada filial) e emissão. A seqüência que não constar no relatório gerado obrigatoriamente deve constar no anterior. As NF s de prestação de serviço Minuta canceladas, deverão ser consultadas, acessando: Relatórios DIÁRIO DE CONHECIMENTOS - (RECEITA) Selecionar a empresa, local de emissão, período da emissão e cancelados sim e imprime e efetua a conferencia conforme acima informado. Reprodução só é válida com carimbo CÓPIA CONTROLADA autorizado em vermelho. Página 4 de 7

5 Após a conferencia, deve-se efetuar o arquivamento. As NF s de Serviços deverão ser arquivadas diariamente em grampo U em ordem cronológica (gerada pelo SMK). Deve-se fazer uma capa, conforme modelo abaixo e, atualizando as informações de acordo com a filial, numeração (número inicial ao final) e o período dos documentos que serão arquivados. FILIAL _ CAXIAS DO SUL _02 NF s Nº 1001 A /12/2011 À 12/12/2011 Todas as vias das NF s de Serviços canceladas/inutilizadas deverão ser arquivadas juntamente com os demais, respeitando a seqüência numérica do formulário. 3.5 EMISSÃO DE DOCUMENTO ELETRONICO - NF-E (DANFE) As DANFE s deverão ser conferidas diariamente, acessando no SMK: Gestao de Vendas Faturamento Consulta da situação da NF-e Informar o período da emissão e pesquisa. Após gerar a pesquisa, conferir a seqüência, devendo constar protocolo de autenticação e a chave de acesso. Reprodução só é válida com carimbo CÓPIA CONTROLADA autorizado em vermelho. Página 5 de 7

6 Obrigatóriamente deverá constar o nº do protocolo de autenticação e chave de acesso. Caso só constar a chave de acesso a nota fiscal não tem validade pois não foi encaminhada para a Secretaria da Fazenda. Cancelamwento da DANFE confome manual. Neste caso, não há necessidade de arquivamento físico, o controle é eletrônico. 3.6 EMISSÃO DE DOCUMENTO ELETRONICO NOTA FISCAL DE SERVIÇO Os módulos para conferencia das NF s devem seguir os mesmos parâmetros das NF s fiscais de Serviço Formulário (Item 3.3), observando que a numeração deve ser em ordem cronológica seqüencial, ou seja, no SMK e na prefeitura deve ser a mesma seqüência bem como os dados informados (valores, clientes, impostos, data de emissão, etc). As NF s são geradas na prefeitura e imediatamente deverão ser lançadas no SMK. Quando do cancelamento, deve-se proceder com o mesmo na prefeitura e no SMK. Neste caso, não há necessidade de arquivamento físico, o controle é eletrônico. 3.7 FECHAMENTOS DO PERIODO FISCAL O período fiscal será fechado diariamente. O prazo para eventuais cancelamentos de documentos fiscais é no máximo até o meio dia do dia seguinte. 4. REGISTROS RQADM-07 Controle de Entrega de Formulários Fiscais Reprodução só é válida com carimbo CÓPIA CONTROLADA autorizado em vermelho. Página 6 de 7

7 CONTROLE DE REVISÕES Revisão Descrição Data 00 Emissão Inicial 20/02/2012 Reprodução só é válida com carimbo CÓPIA CONTROLADA autorizado em vermelho. Página 7 de 7