MANUAL DE TREINAMENTO DO AUTOSYSTEM INSTALAÇÃO, CONFIGURAÇÃO, OPERAÇÕES E USO DA NFE

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1 MANUAL DE TREINAMENTO DO AUTOSYSTEM INSTALAÇÃO, CONFIGURAÇÃO, OPERAÇÕES E USO DA NFE Junho/2012 Fabrício Armelini 1.Requisitos Necessários: Para o correto funcionamento da NFe, deve-se atender todos os requisitos listados abaixo: - Certificado Digital do tipo A1 ou A3 emitido por uma entidade credenciada pela ICP-Brasil (exemplo: SERASA). No caso do certificado A3 a instalação do certificado deverá ser efetuada pelo cliente/representante. - Credenciamento da empresa junto à SEFAZ, como emissor de NF-e. Esse credenciamento deve ser solicitado ao contador. - Impressora laser ou jato de tinta, para impressão da DANFE. - Acesso a internet, preferencialmente banda larga. - Liberar firewall da rede se existir, para autorizar as estações que irão emitir NF-e a acessar os endereços do servidor da SEFAZ do seu estado. Lista de endereços: - Solicitar junto à LZT, liberação da licença de uso (módulo) da NF-e. 2. Instalação Para instalar a NFe devemos utilizar o prog 753 que fará a conversão da base de dados para NFe e mais algumas configurações no sistema. Para sua execução, este prog este deve estar salvo dento da pasta c:\autosystem\prog, então, faremos o acesso através do modulo Manutenção do Autosystem. Na guia programas selecione o prog 753 e clique em Executar. Empresa: Informe a empresa que será habilitada para geração da Nfe;

2 Série p/ Venda: Informe a serie utilizada para venda; Numeração Inicial: Informe a numeração anterior a primeira NFe que será gerada no Autosystem. Para emitir a nota numero 1 informe a numeração inicial 0. Se já utilizava Nfe anteriormente informe neste campo o numero da última NFe emitida. Tipo: Informe o tipo de certificado a ser utilizado. Certificado: Informe o caminho do arquivo do certificado no caso de certificado A1. Senha: Informe a senha do certificado A1. No caso do certificado A3 antes de executar o prog 753 temos que instalar as DLL de comunicação com o Autosystem. Neste caso os arquivos para instalação do certificado A3 no Autosystem estão disponíveis em: Extraia o conteúdo do arquivo em um diretório qualquer e execute o arquivo instala.bat. Este arquivo fará a copia das DLL contidas na pasta para o diretório C:\Windows\System32 ou C:\Windows\SysWOW64 no caso de 64 bits, e registrar estas dll no registro do Windows. Após instalar estes arquivos Dll execute o prog 753 e informe os parâmetros solicitados. Depois que a empresa foi habilitada como emissora de Nfe no Autosystem somente poderá ser desfeita esta alteração através da base de dados. Este prog além de habilitar a empresa como emissora de Nfe no Autosystem, faz o cadastro de três naturezas de operação e das series para estas três naturezas de operação. As demais configurações são vistas no tópico a seguir. 3.Configuração 3.1 Natureza da operação Para a emissão da Nfe é necessário realizar o cadastro das naturezas de Operação. Já estão cadastradas as naturezas de operação de Venda com ECF, Venda sem ECF e Faturamento. Neste caso existem algumas outras naturezas que podem ser cadastradas como Devolução de Venda, Devolução a Fornecedor e Consumo, por exemplo. Para cadastrar estas naturezas acesse o modulo Gerencial em Cadastros >> Tabelas >> Naturezas de operação. Clique em Novo para adicionar uma nova natureza de operação e informe os parâmetros solicitados.

3 Nome: Nome da natureza de Operação. Tipo Operação: Tipo da operação a ser realizada. Este cadastro do tipo não pode ser alterado. Na guia Tipo existem dois valores predefinidos (E, S) que definem se a operação é de Entrada ou Saída. Opção Utilizar com ECF: Deve ser habilitada somente na natureza de operação de Venda com ECF, pois será utilizada na emissão de notas fiscais concomitantes ao cupom fiscal. Opção Cupom Fiscal (Sped Fiscal Registro C400): Geralmente utilizada na natureza de operação de Venda sem ECF para que seja possível definir no grupo de produtos a CFOP que deve ser exportada ao sped fiscal. CFOP: opção utilizada para informar a CFOP padrão a ser utilizada para esta natureza de operação. Esta configuração pode ser definida também no grupo de produtos ou cadastro de produtos. 3.2 Series de Notas Fiscais Após cadastrar as naturezas de operação é preciso criar o cadastro de series. Para isto acesse a rotina Cadastros >> Tabelas >> Series de Notas Fiscais. Empresa: Empresa a quem se destina a serie; Local Emissão: Local onde a nota fiscal será emitida. Esta configuração é utilizada apenas quando se deseja emitir nota fiscal através da matriz em nome do posto filial. Nat. Operação: Informe a natureza da operação. Modelo NF: Para Nfe informe modelo 55. Serie: Informe a serie da Nfe. Opção Contingência: Somente habilitar esta opção quando for cadastrar uma serie de contingência. Neste caso a numeração de series varia de 900 a 999. Salve a configuração e edite novamente a serie cadastrada. Neste momento é apresentado o campo Numeração, onde deve ser informada a numeração anterior a primeira NFe que será gerada no Autosystem. Para emitir a nota numero 1 informe a numeração inicial 0. Se já utilizava Nfe anteriormente informe neste campo o numero da última NFe emitida.

4 Todas as naturezas de operação precisam de uma serie cadastrada. Também é necessário cadastrar a serie para emissão de nota fiscal em contingência, que neste caso será utilizada quando os servidores da Sefaz estadual não estiverem disponíveis, então o sistema envia a NFe para o Ambiente Nacional (SCAN) utilizando esta serie que varia de 900 a Cadastro de produtos O próximo passo é configurar a CFOP e natureza de operação nos produtos cadastrados. Para isto acesse Cadastros >> Produtos, na Guia Fiscal em CFOP. Clique em Adicionar e informe a CFOP, natureza de operação e UF. Devem ser cadastradas duas CFOP sendo uma para operação dentro do estado e outra para operação fora do estado, para cada natureza de operação. Esta configuração pode também ser realizada através do grupo de produtos, onde são informados os mesmos campos. Desta forma a configuração é valida para todo o grupo de produtos, não sendo necessário o cadastro desta informação no produto. Caso a configuração seja única para todos os grupos, como por exemplo, para as naturezas de operação de Venda com Ecf e Faturamento que utilizam por padrão a CFOP e 6.929, ela também pode ser realizada no cadastro da natureza de operação. Para isto acesse Cadastros >> Natureza de Operação e informe a CFOP e a UF, como abaixo:

5 3.4 Processador de Lotes O processador de Lotes Nf-e é um processo do Autosystem que obtém o retorno das notas emitidas a Sefaz. Este processo além de monitorar a situação das notas fiscais também faz o envio do automático da NFe ao cliente da nota fiscal que é um item obrigatório. Para isto é preciso criar um atalho em uma única estação da empresa que utiliza o seguinte caminho: c:\autosystem\main.exe nfe_proc Caso o cliente utilize certificado do tipo A3 este atalho deve ser utilizado na mesma estação onde está conectado o certificado. Este processo pode ser agendado através do agendador de tarefas do Windows. Para a utilização do processador em estações Ubuntu, é preciso verificar o tópico de configuração disponível em Configuração do para envio através do sistema Para que o sistema envie automaticamente pelo sistema é preciso configurar através do modulo Configurar Estação. Para isto acesse o modulo e na guia internet informe:

6 Servidor SMTP: Endereço do servidor de envio de utilizado pelo cliente. Usuário para envio: usuário para envio de . Senha: senha do informado. Remetente para envio: opção que define se o nome do remetente do será o usuário logado no sistema o a empresa. No cadastro da empresa, Cadastro >> Parâmetros >> Empresa, na guia Dados principais o campo também deve estar informado com o da empresa. No cadastro do cliente, Cadastro >> Clientes, na guia Política Comercial, na aba Nota fiscal o campo deve ser informado com o do cliente. Desta forma o sistema envia automaticamente um ao cliente anexando a DANFe e o arquivo XML da nota fiscal aprovada para o cliente. 3.6 Demais Opções Da NF-e Existem algumas opções adicionais para o modulo NFe. Para visualizar estas opções acesse Configurações >> Módulos >> NFe. Na guia certificado é exibido o certificado informado para a empresa selecionada. Carregar Certificado: Esta opção possibilita que seja carregado novamente o certificado, e permite que seja substituído o certificado atual. Ao clicar na opção surge a tela abaixo onde devem ser informados os campos solicitados referente ao certificado que deseja carregar.

7 Cópia NFe: Esta opção permite que seja encaminhado ao informado neste campo uma cópia de todos os s automáticos enviados pelo sistema referente as NFe emitidas pelo posto. Para que seja impresso na DANFe a logotipo da empresa emissora da nota fiscal é preciso que a logotipo seja salva na pasta C:\autosystem\share\images com o nome de nfe.gif. Isto deve ser feito em todas as estações que imprimem a DANFe. Desta forma será impressa na DANFe conforme imagem abaixo. Em Cadastros >> Tabelas >> Mensagens para Nota Fiscal é possível definir algumas informações que podem ser impressas na DANFe no campo de Informações Adicionais. A tela abaixo demosntara as opções que devem ser informadas. Mensagem: Campo destinado a informar a mensagem que será exibida na Danfe; Exibir lista de campos disponíveis: Lista as variáveis disponíveis que podem ser utilizadas para a formação da mensagem. Condições: São as regras que devem ser geradas para que a mensagem seja exibida; No exemplo acima será impresso nas informações adicionais da DANFe o campo do cliente de código 2, quando o emitente da nota for a empresa 1 e a natureza da operação for 2. 4.Rotinas para Utilização da NF-e Existem algumas rotinas para emissão de notas fiscais e manutenção destas notas. Abaixo descrevo estas rotinas bem como as notas fiscais que podem ser lançadas por cada rotina. 4.1 Fiscal Rotinas de emissão, gerenciamento, impressão, exportação e inutilização de notas fiscais do modulo Gerencial. Possibilita o lançamento de notas fiscais próprias ou de terceiros. As notas fiscais lançadas por esta rotina não movimentam o estoque. Esta rotina fica no menu Financeiro do modulo Gerencial.

8 4.1.1 Emissão de Nota Fiscal Referente a Cupom Fiscal Esta rotina possibilita a emissão de nota fiscal própria que referencia um cupom fiscal já emitido. Para emissão desta nota é necessário informar o destinatário e os cupons fiscais da nota. Na guia Cupom deve pode ser informado o numero de um cupom fiscal ou também é possível listar todos os cupons fiscais deste cliente ao clicar em preencher lista. Após isto basta selecionar os cupons fiscais e clicar em Salvar. Neste momento o sistema fará o envio da nota fiscal para a Sefaz Gerenciamento de Notas Fiscais Nesta rotina é possível realizar várias operações com notas fiscais. Para listar as notas fiscais é preciso informar os dados nos filtros solicitados e clicar em Preencher Lista. Somente o campo Empresa é obrigatório nestes filtros. Se não for multi empresa não será apresentado.

9 Nova: Rotina para emissão de nova nota fiscal. Editar: Rotina utilizada para edição de nota fiscal com situação de Gerada ou Regeitada. Visualizar: Rotina que permite a visualização das notas fiscais. Excluir: Rotina que permite a exclusão de notas fiscais com situação Gerada ou Cancelada. Cancelar: Rotina para cancelamento de notas fiscais. Ao cancelar uma nota será preciso informar o motivo do cancelamento com no mínimo 15 caracteres. Danfe: Rotina para a geração de Danfe de notas fiscais com situação Aprovada. Emitir: Rotina para emissão de notas fiscais a Sefaz. Para a emissão a nota deve ter a situação Gerada ou Aguardando Envio Lançamento de Notas Fiscais Nesta rotina são lançadas as notas fiscais de entrada ou saída que não movimentam o estoque. Primeiramente é necessário informar o tipo de emitente da nota sendo próprio ou terceiro. Para a emissão de nota fiscal própria os seguintes campos são obrigatórios: Nota de emitente próprio: Empresa: Informe a empresa emissora da nota fiscal. Modelo: Modelo da nota fiscal. Por padrão a informação é 55. Nat. Operação: Informar a natureza da operação da nota fiscal. CFOP: Informar a CFOP da nota fiscal. Tipo: informar um dos tipos de operação cadastrados. Finalidade: Informar a finalidade da nota fiscal, que poderá ser Normal, complementar ou de ajuste. Data Emissão: Informe a data de emissão da nota fiscal. Data S/E: Informe a data de saída da mercadoria da empresa. Hora saída: Horário de saída da mercadoria da empresa. Destinatário: Informar o destinatário da nota fiscal. Itens: Informar os Itens da nota fiscal. Os campos chave de acesso, serie e numero da nota fiscal são de preenchimento automático. Ao clicar em Salvar o sistema gera a nota que fica com a situação de Gerada. O próximo passo então é acessar a rotina de gerenciamento de notas, selecionar a nota fiscal e clicar em emitir.

10 Nota de emitente terceiro: Para a emissão da nota fiscal de terceiros os seguintes campos são obrigatórios: Empresa: Informe a empresa emissora da nota fiscal. Modelo: Modelo da nota fiscal. Por padrão a informação é 55. CFOP: Informar a CFOP da nota fiscal. Chave de Acesso: Informar a chave de acesso da nota fiscal. Serie: Informar a serie da nota fiscal Numero: Informar o numero da nota fiscal Data Emissão: Informe a data de emissão da nota fiscal. Data S/E: Informe a data de entrada da mercadoria na empresa. Hora saída: Horário de entrada da mercadoria na empresa. Emitente: Informar o emitente da nota fiscal. Itens: Informar os Itens da nota fiscal. Ao clicar em salvar o sistema questiona se é preciso lançar o contas a pagar desta nota. Se clicar em Não o sistema salva a nota fiscal que fica com a situação de Emitida. Caso clicar em sim, o sistema apresenta uma tela com as opções para lançamento no contas a pagar. Após isto salva a nota fiscal Nota Fiscal de Faturamento O Autosystem gera automaticamente se solicitado pelo cliente a nota fiscal de faturamento após a geração da fatura, porém, se necessário for, a nota de faturamento pode ser gerada posteriormente. Para gerar a nota fiscal de fatura acesse a rotina Financeiro >> Fiscal >> Nota fiscal de faturamento. Na tela de filtro informar os campos: Motivo Fatura: Informar a conta para faturamento de notas. Empresa: Empresa que gerou a fatura. Cliente: Informar o cliente da fatura. Na próxima tela deverá ser informada a natureza de operação para faturamento.

11 Na próxima tela o sistema apresenta as faturas já geradas para o cliente informado, basta selecionar a fatura a qual se deseja gerar a nota fiscal e clicar em Registrar e Imprimir Notas Fiscais Então o sistema solicita se deseja enviar as notas fiscais. Caso selecionada a opção Sim o sistema envia a nota fiscal para a Sefaz, e caso selecionada a opção Não o sistema gera a nota fiscal e a nota fica com a situação de Gerada possibilitando a emissão posterior da nota fiscal Carta de Correção Esta rotina é utilizada para a geração de cartas de correção. Estas cartas de correção não são enviadas a Sefaz, portanto, não alteram as informações de notas fiscais das notas na Sefaz, embora, corrijam também algumas informações das notas aprovadas no sistema. Para a geração das cartas clique no botão + para adicionar uma nova carta de correção. O Autosystem exibe a tela abaixo onde deve ser informada a nota fiscal que será corrigida.

12 Não podem ser alterados campos que alterem os valores da nota fiscal como quantidades, preço unitário e impostos. Também não podem ser alteradas informações que alterem o emitente ou destinatário da nota fiscal Impressão de Danfes Rotina utilizada para a impressão de Danfes. Comumente utilizada para a impressão de várias Danfes de uma só vez Exportação Nfe Esta rotina serve para encaminhar o arquivo XML e a danfe para os clientes. O Autosystem envia automaticamente estes arquivos caso esteja informado no cadastro do cliente. Caso seja necessário realizar novamente o envio deverá ser feito por esta rotina. Para isto devem ser informados os campos para filtro das notas fiscais. A opção Exportar gera o arquivo XML no diretório informado. A opção Enviar por faz o envio do arquivo XML e da Danfe para o informado no cadastro do cliente. Caso não tenha informado o sistema solicita em endereço para envio.

13 Para que seja enviado o é necessário que esteja configurado envio de pelo sistema Inutilizar NFe Esta rotina serve para inutilizar uma ou várias notas fiscais ainda não emitidas a Sefaz. Para inutilizar uma ou mais notas fiscais informe os campos solicitados na tela abaixo. O Autosystem então envia a Sefaz um XML de inutilização destas notas fiscais. Esta rotina não serve para inutilizar uma nota fiscal já emitida a Sefaz. Quando uma nota fiscal é rejeitada o Autosystem inutiliza automaticamente a nota fical Importar NFe Esta rotina serve para importar notas fiscais já emitidas pela própria empresa, como por exemplo, notas fiscais emitidas através do Software emissor da Receita federal ou outro sistema. Para realizar a importação basta informar o caminho onde estão salvos os arquivos XML das notas fiscais emitidas. As notas precisam estar aprovadas para serrem importadas. 4.2 Estoque

14 Rotina para lançamento e manutenção de notas fiscais emitidas por terceiros. As notas fiscais lançadas por esta rotina movimentam o estoque. Esta rotina fica no menu Estoque >> Entradas do modulo Gerencial. Elas podem ocorrer de 2 maneiras: 1 - Através de um arquivo XML disponibilizado pelo fornecedor, (nota fiscal eletrônica, modelo 55). 2 Entrada manual dos dados, sendo necessário a digitação dos mesmos (Modelo 55 ou 01) Entrada por Arquivo XML A entrada por arquivo XML facilita e agiliza o processo, pois os dados dos produtos estão contidos no arquivo XML, não sendo necessário a digitação dos mesmos. O caminho utilizado é Estoque >> Entrada >> Registrar NF-e de entrada. Caso a nota foi solicitada por um Pedido de Compra, selecionar o mesmo aqui. Informar o caminho do arquivo e confirmar. Os dados da Nota, como número, série, chave de acesso serão automaticamente exibidas abaixo: Na guia Informações de Entrada a data, hora e turno de entrada devem ser preenchidos. A data / turno utilizados nesse momento serão considerados como a data/hora que o produto entrou no estoque. Cadastro automático de Fornecedor: Caso o fornecedor não for encontrado, o sistema irá solicitar o cadastro.

15 Revisão de Itens: O próximo passo é a revisão / vinculo dos produtos contidos no XML com os produtos cadastrados no sistema. Caso a revisão não for feita, os produtos sem o vinculo com o fornecedor serão mostrados com o ícone em vermelho: Necessitamos informar para cada produto contido no XML, o seu respectivo produto no sistema. Os campos que estão em Cinza, são campos contidos no XML, portanto não podem ser alterados. Os campos em branco são os devem ser preenchidos de acordo com o cadastro de produto de cada cliente.

16 Ao Detalhar o Depósito, é possível dividir a entrada em 2 ou mais tanques:

17 Após a revisão / vinculo, será exibida a tela abaixo, onde o produto está com o ícone verde, significando que esta ok Entrada Manual de NF A entrada também pode ser feita manualmente, informando os dados da Nota Fiscal. Quando for utilizado o modelo 55 (NF-e), a chave de acesso será solicitada. Caminho : Estoque >> Entrada >> Registrar Nota de entrada. Exemplo de entrada Manual de N.F. de entrada. Página 6 de 13 As CFOP 1.x são utilizadas quando o fornecedor e o cliente são do mesmo estado, enquanto que as 2.x são utilizadas para diferentes estados.

18 Adicionando Produtos: A próxima tela é a de adição de produtos. Os produtos são adicionados com o botão. Os dados devem ser preenchidos de acordo com a Nota Fiscal. O código do produto é utilizado para efetuar o vinculo do código do produto que vem na N.F. do fornecedor com o produto cadastrado no sistema. Depois de utilizado a 1ª vez, agiliza o processo para uma próxima N.F. lançada. Resumo da N.F.: Após o lançamento dos produtos, um resumo dos mesmos será apresentado. 7 O final valor dos impostos será calculado automaticamente baseado no valor informado em cada produto.

19 Na tela final de lançamento, podemos informar todos os outros dados da N.F., como o transportador e o frete. O próximo passo é o reajuste de preços. A tela apresentada é a mesma, sendo lançada através do arquivo XML ou Manual. O novo preço do produto será baseado no novo custo. d Após o lançamento da nota, precisamos efetuar o pagamento da Fatura do fornecedor. A fatura poderá ser paga de 2 maneiras : A vista (Caixas 1.1.x / bancos 1.2.x,) ou a prazo, efetuando o lançamento no Contas a Pagar do Posto (2.1.1). O pagamento da fatura não é obrigatório.

20 Para adicionar a Fatura, clicar em O motivo padrão Configurado em Configurações > Parâmetros > Motivos de Movimentação virá selecionado, podendo ser alterado. Um resumo será apresentado ao final.

21 4.3 Caixa Nota Fiscal de Consumo Existe no modulo caixa uma rotina para emissão de nota fiscal de consumo, onde neste caso o Autosystem permite que um abastecimento ou um produto seja baixado no sistema como consumo. Para acessar esta funcionalidade acesse o modulo Caixa >> F10 >> Estoque >> Consumo >> Registrar nota de consumo. Nat. Operação: Informe neste campo a natureza de operação de consumo. Caso não tenha criado, acesse o cadastro de naturezas de operação e crie uma natureza de consumo do tipo Transferência de saída e informe a CFOP utilizada para esta operação. Após salvar de seqüencia na operação de consumo; Os campos placa, km, frota, hm, motorista e veiculo são opcionais. Ao clicar no botão deve ser informado o abastecimento ou produto que será baixado como consumo. Após preencher estas informações clique em confirmar e depois em Emitir Nota. Serão emitidas duas nota fiscais com informações iguais, sendo uma de saída e outra de entrada onde a nota fiscal de saída será emitida a Sefaz e a nota fiscal de entrada ficará com o status Emitida.