REALIZAR A COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL DA DIREH HISTÓRICO DE REVISÕES. Elaborado por: Glauber Queiroz Tabosa
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1 REALIZAR A COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL DA DIREH HISTÓRICO DE REVISÕES Data Revisão Descrição da Revisão 00 Emissão Inicial 10/03/ Alteração do Formato; Exclusão do item 12 - Indicadores. Elaborado por: Revisado por: Vera Marques Saada Chequer Aprovado por: Juliano Carvalho Lima Juliano Carvalho Lima Glauber Queiroz Tabosa Próxima revisão: após 1 ano da ultima aprovação REV.01 Página 1 de 9
2 1 OBJETIVO Padronizar os procedimentos relativos às ações de comunicação interna e externa praticados pela Direh. 2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA Este Procedimento Operacional Padrão (POP) prescreve requisitos pertinentes à Assessoria de Comunicação, passando a vigorar a partir da data estabelecida no rodapé deste documento. 3 DEFINIÇÕES TERMO/SIGLA Listas-L: Clipping Diagramação Direh-L; RH-L; SRH-L e Fiocruz-L. Folder Mural Newsletter Sistema gconteúdo Skype Briefing DESCRIÇÃO Reunião de material jornalístico publicado ou veiculado em qualquer mídia sobre determinado assunto, empresa, personalidade ou marca. Divisão e ordenação de textos, fotos, tabelas e/ou gráficos em uma peça gráfica. Listas eletrônicas segmentadas de distribuição de s que alcançam diversos trabalhadores ou diferentes públicos da Fiocruz Folheto informativo para divulgação. Quadro de avisos fixado em ambiente de circulação comum na Direh. Boletim eletrônico destinado a divulgar notícias de interesse de uma comunidade em particular. Sistema de gestão de conteúdo SGC. É um sistema gestor de websites, portais e intranets que integra ferramentas necessárias para criar, gerir (editar e inserir) conteúdos em tempo real, sem a necessidade de programação de código, cujo objetivo é estruturar e facilitar a criação, administração, distribuição, publicação e disponibilidade da informação. Software que permite comunicação pela Internet através de conexões de voz sobre IP (VoIP). Relato em que estão colocados os dados necessários para elaboração de uma campanha de comunicação. REV.01 Página 2 de 9
3 4 RESPONSABILIDADES GERAIS FUNÇÃO Diretor da Direh RESPONSABILIDADE Aprovar o conteúdo veiculado nos canais de comunicação. Assessoria de Comunicação Setores da Direh Manter os murais da Direh; Atualizar o site, produzindo conteúdos; Atualizar a Intranet local, produzindo conteúdos; Atualizar a seção funcionários da Intranet Fiocruz Elaborar a newsletter "por dentro da direh"; Elaborar mensagens para as listas eletrônicas (Direh-L, RH-L, SRH-L e Fiocruz-L) Administrar as listas de s (mailing); Responder s institucionais; Compor grupo de comunicação interna da Fiocruz; Produzir conteúdo informativo para a Intranet Fiocruz (notícias). Promover campanhas internas Atender eventualmente à imprensa Elaborar e executar planos de comunicação para as ações e eventos da Direh Fornecer conteúdo para divulgação nos canais de comunicação da Direh e informações para realização de campanhas. 5 CONDIÇÕES GERAIS 5.1 A Assessoria de Comunicação, diariamente, apura informações, notícias e eventos da Direh, tanto para divulgá-los nos meios de comunicação internos, quanto para subsidiar tomadas de decisão por parte da Direção. 5.2 As ferramentas de comunicação utilizadas pela Direh são: O site institucional; A intranet do setor; A intranet Fiocruz; As listas de s; REV.01 Página 3 de 9
4 Peças gráficas de comunicação (folder, cartazes, faixas, folhetos); e Os murais. 5.3 Todas estas mídias demandam atualização permanente e norteiam as atividades da Assessoria de Comunicação. 5.4 A Assessoria de Comunicação planeja as ações e as campanhas de divulgação para eventos e serviços da Direh. 5.5 Atualmente os Murais e listas eletrônicas internas (Direh-L) se constituem como principais ferramentas de comunicação interna, assim como a Newsletter, boletim eletrônico veiculado semanalmente com conteúdo publicado na intranet Direh. 5.6 A Assessoria de Comunicação conta com os seguintes profissionais: Um profissional de criação que desenvolve peças para divulgação de atividades do setor, como cartazes e folders, além de desenvolver e administrar reformulações no leiaute do site e intranet da Direh, em parceria com o serviço de informática; Um jornalista responsável pelo serviço; Uma estagiária em Comunicação Social. 5.7 As peças gráficas possuem como objetivo informar sobre a administração e os serviços da Direh, a fim de estreitar o relacionamento com trabalhadores usuários dos seus serviços, além de promover campanhas internas. 5.8 Os impressos produzidos não têm periodicidade definida. As publicações surgem por demanda dos setores da Direh, que devem solicitar a publicação à Assessoria de Comunicação em reuniões de briefing e encaminhar o conteúdo a ser divulgado por , conforme cada ocasião. 5.9 Cabe à Assessoria de Comunicação analisar cada demanda e traçar um plano de comunicação adequado a cada situação A Assessoria de Comunicação atende às demandas dos setores como rotina de trabalho. Essas demandas impulsionam, dentre outras, as seguintes ações: Envio de mensagens dos setores para grupos ampliados através das listas eletrônicas; e REV.01 Página 4 de 9
5 Divulgação de algum evento/produto promovido pelo setor no âmbito da Fiocruz Os setores são orientados sobre a melhor forma de disseminar informações pertinentes a determinados grupos de interesse. 6 MANTER MURAIS 6.1 Os murais da Direh possuem seções definidas que são atualizadas quinzenalmente. 6.2 As seguintes seções fazem parte do mural: Notícias e comunicados oficiais de interesse dos trabalhadores da Direh; Divulgação de eventos enviados para comunicação, no âmbito da Fiocruz; Notícias relacionados a RH em geral; Dicas de saúde; Notícias da Creche; Recados; e Classificados. 6.3 Apenas os profissionais da Assessoria de Comunicação possuem autorização para realizar a manutenção do mural. 7 ATUALIZAR SITE 7.1 O endereço da página da Direh é O gerenciamento de conteúdo do site é realizado com as informações do setor que sejam de interesse da comunidade Fiocruz. 7.3 A Assessoria de Comunicação apura as pautas para atualização constante das seguintes informações: Notícias; Fotos; Coberturas de eventos e atividades; Entrevistas semanais com trabalhadores da Fiocruz; Revisão do conteúdo da ferramenta. REV.01 Página 5 de 9
6 7.4 A Assessoria de Comunicação também sugere as notícias relevantes para incluir no site. 7.5 Recebe sugestões de notícias, por , dos diversos setores da Direh No caso de notícia inadequada para o site, comunica ao respectivo setor. 7.6 Elege as notícias a serem divulgadas. 7.7 Coleta mais informações quando pertinente. 7.8 Redige o texto com a matéria a ser divulgada. 7.9 Formata os textos A atualização de conteúdo do site da Direh é feita através de ferramentas específicas, como o sistema gconteúdo, sem a necessidade de solicitar à informática a atualização do site. 8 ATUALIZAR INTRANET LOCAL: 8.1 O endereço da página da intranet da Direh é A intranet da Direh é o espaço virtual dedicado aos trabalhadores do setor com espaço destinado, também, a outros profissionais de RH na Fiocruz. 8.3 A Assessoria de Comunicação gerencia toda área de conteúdo na seção de funcionários da intranet institucional 8.4 Na intranet são postadas notícias que são divulgadas pela Direh-L ou publicadas no site da unidade. 8.5 A intranet Direh contempla serviços como agenda da diretoria, lista de aniversariantes do mês, modelos de formulários, edições do boletim eletrônico, entrevistas com funcionários da unidade etc. 8.6 A Assessoria de Comunicação da Direh também envia conteúdo para a intranet da Fiocruz. REV.01 Página 6 de 9
7 9 ELABORAR A NEWSLETTER POR DENTRO DA DIREH 9.1 A newsletter é encaminhado semanalmente aos usuários que tenham seus s cadastrados em um grupo eletrônico, com um resumo de notícias, informações e acontecimentos sobre a Direh e/ou Fiocruz. Por se tratar de resumo, algumas notícias possuem links para a matéria na íntegra Os interessados em participar dos grupos eletrônicos que recebem a newsletter, devem entrar em contato com a Assessoria de Comunicação para solicitar a inclusão de seu no grupo. 9.2 As notícias são veiculadas na intranet do setor e cada edição contempla os seguintes temas: Entrevista com um trabalhador do setor; Lista de aniversariantes da semana; Agenda do diretor; Dica sobre alguma funcionalidade da intranet. 9.3 A Assessoria de Comunicação coleta e recebe sugestão de notícias dos setores da Direh. 9.4 Elabora e consolida a pauta do informativo; 9.5 Elabora textos para pauta que foi selecionada. 9.6 Produz e seleciona fotos para as matérias que serão publicadas, se necessário. 9.7 Define e realiza a diagramação do informativo. 9.8 Envia o informativo por aos colaboradores da Direh. 10 ADMINISTRAR LISTAS DE S (MAILING): 10.1 A Assessoria de Comunicação faz a manutenção das seguintes listas de s Direh-L; Rh-L; e Srh-L. REV.01 Página 7 de 9
8 10.2 A Assessoria de Comunicação também é responsável pelo filtro, reprodução e envio de mensagens do setor na lista Fiocruz-L. 11 RESPONDER S INSTITUCIONAIS: 11.1 A Assessoria de Comunicação fornece um serviço de atendimento ao público interno e externo sobre dúvidas referentes às diversas áreas de Recursos Humanos da Fiocruz Estas demandas chegam através do Fale conosco no Portal Fiocruz, Ouvidoria, e pelo site e intranet da Direh É disponibilizado também um serviço chamado Direh Atende, que conta com dois números de telefone, um endereço eletrônico, um chat e uma conta no skype exclusivos para responder dúvidas acerca da Fiocruz e, particularmente, de RH O Direh Atende é de responsabilidade e gerência da Coordenação Integrada da Qualidade da Direh Os assuntos mais comuns que são tratados são: Estágio curricular; Concurso público; Capacitação; e Dúvidas em relação a carreiras e funcionários O público que envia mensagens pelo site da Direh, Portal Fiocruz e Ouvidoria é dividido entre interno e externo. 12 GESTÃO DE REGISTROS 12.1 Os registros deste processo de trabalho são geridos pela Direh, e serão mantidos em seu arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão de registros apresentada a seguir: ASSUNTO/TIPO DOCUMENTAL CÓDIGO RESPONSÁVEL ARMAZENAMENTO IDENTIFICAÇÃO/ RECUPERAÇÃO PRAZO DE GUARDA NA DIREH (ARQUIVO CORRENTE) DESTINAÇÃO Clipping de notícias Assessoria de Comunicação Pastas Data 2 anos Eliminação REV.01 Página 8 de 9
9 ASSUNTO/TIPO DOCUMENTAL s de solicitação de notícias ou ações Planos e/ou campanhas elaboradas CÓDIGO RESPONSÁVEL ARMAZENAMENTO Assessoria de Comunicação Assessoria de Comunicação IDENTIFICAÇÃO/ RECUPERAÇÃO PRAZO DE GUARDA NA DIREH (ARQUIVO CORRENTE) Eletrônico Data 2 anos Eletrônico Data 4 anos DESTINAÇÃO Eliminação Permanente ====== REV.01 Página 9 de 9
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