Atualização Procedimentos e Processos [Compras]

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2 Atualização Procedimentos e Processos [Compras]

3 1. OBJETIVO Adquirir produtos que estejam em conformidade com as especificações, garantindo a qualidade dos serviços prestados pela Transportadora Brasil Central. 2. DEFINIÇÕES PRODUTOS: Os fornecedores de peças não requerem uma avaliação formal. As peças podem ser compradas de qualquer fornecedor que atenda as especificações comerciais de preço, prazo de entrega e marca. SERVIÇOS CRÍTICOS: São considerados serviços críticos aqueles que afetam diretamente a qualidade, ou outras atividades desenvolvidas pela empresa. São considerados serviços críticos: Serviços de transportes efetuados por terceiros (FRO 7.4/1) Serviços de manutenção de veículos Serviços de recapagem de pneus

4 3. RESPONSABILIDADES O diretor de Frota é responsável por: Aprovar todas as compras que forem geradas através do processo de cotação O setor de compras é responsável por: Identificar os fornecedores; Efetuar as cotações; Emitir pedidos de Compras; Verificar todas as Notas Fiscais e Boletos emitidos para a TBC, no que diz respeito a condição de pagamento; Autorização de compras e autorização de serviços; Entrar em contato com o fornecedor para solicitar qualquer tipo de mudança em Notas Fiscais e Boletos; Realizar a Gestão de Contratos da empresa.

5 3. RESPONSABILIDADES O gerente de Manutenção é responsável por: Realizar compras de peças em caráter de urgência; Identificar os fornecedores de serviços de manutenção; Avaliar e selecionar os fornecedores de serviços; Acompanhar o Desempenho dos Fornecedores e prestadores de serviços. O setor de Almoxarifado é responsável por: Emitir as solicitações de compras via sistema; Receber e conferir os materiais adquiridos, notas fiscais e boletos; Cadastrar produtos no sistema; Solicitar notas fiscais de devolução de mercadorias; Despachar mercadorias, quando houver necessidade de devolução. O setor de Contas a Pagar é responsável por: Efetuar o Cadastro de Novos Fornecedores no sistema; Receber e efetuar o pagamento das notas fiscais de produtos e serviços adquiridos.

6 4. PROCEDIMENTO AQUISIÇÃO DE PEÇAS A necessidade de peças é identificada pelo setor de manutenção e informada ao Almoxarifado, que verifica a disponibilidade da mesma no estoque. Caso não haja disponibilidade da peça, o Almoxarifado emite a solicitação de compras com códigos e especificações do material a ser adquirido e envia ao setor de compras via informando se a compra é caráter de urgência ou normal. Caráter de urgência: *Não há necessidade de cotação e nem de autorização do diretor; *Departamento de compra faz a negociação com fornecedor; *Envia o pedido de compra ao fornecedor.

7 4. PROCEDIMENTO Caráter Normal: O departamento de compras gera uma sugestão de compra, através da solicitação enviada pelo almoxarifado; Monta a cotação; Seleciona os fornecedores que serão cotados; Envia a cotação para os fornecedores via ; Fornecedor retorna cotação via ; Lança no sistema o retorno da cotação; Visualiza o mapa de cotação; Gera o pedido de compra, selecionando de quais fornecedores será efetuada a compra; Envia para o diretor de frota autorizar; Após autorizado, o departamento de compras encerra a cotação e o sistema gera o pedido; Envia o pedido de compra para o fornecedor. O fornecedor entrega os produtos adquiridos no Almoxarifado que confere o material recebido com a nota fiscal e pedido de compra anexo e destacado o número do pedido de compra no campo de observação da nota fiscal.

8 4. PROCEDIMENTO Caráter Normal: Caso o material esteja de acordo com a nota fiscal, pedido de compra e boleto, o Almoxarife carimba e vista por extenso a NF do fornecedor, com a data do recebimento da mercadoria, e envia ao setor de contas a pagar. Se identificado imediato divergência entre mercadoria recebida e pedido de compra, o almoxarife faz a recusa imediata. Caso identifique divergência após o recebimento da mercadoria, o almoxarife solicita ao departamento fiscal a nota de devolução Almoxarife solicita o despacho da mercadoria a ser devolvida. No caso de divergência no boleto, o almoxarife deve reportar ao departamento de compras, e em seguida dar entrada dos produtos. Não é permitido requisição de mercadorias, toda compra deve-se gerar um pedido de compra no ato.

9 4. PROCEDIMENTO Observações: O departamento de compras também é responsável por: Gerar sugestão de compras toda segunda-feira. Emitir relatório semanal de pedidos pendentes. Compras de materiais de consumo (limpeza, escritório, etc) são realizadas pelo setor de manutenção patrimonial. As compras de EPIs e Kits de emergência para veículos são solicitadas pelo Técnico de Segurança do Trabalho, através da solicitação de Compras via sistema

10 4. PROCEDIMENTO Observações: Contratação de serviços nos veículos, é de responsabilidade do gerente de manutenção, que por sua vez deve obedecer todas as exigências do departamento de compras. Quando houver necessidade de peças no serviço executado, o gerente de manutenção deverá passar a negociação para o departamento de compras, que por sua vez emitirá o pedido de compras a ser enviado para o fornecedor. Caso o gerente de manutenção negocie as peças, deve enviar ao fornecedor com a autorização de compra, com cópia para departamento de compras e o mesmo gerar o pedido e enviar para o fornecedor.

11 Mapeamento Processo de Compras

12 Obrigada.