Política de Viagem e Reembolso

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1 Política de Viagem e Reembolso

2 01 2 / 8 ÍNDICE 1. OBJETIVO BASE LEGAL SOLICITAÇÕES DE VIAGENS E ADIANTAMENTO DESPESAS E LIMITES PERMITIDOS PRESTAÇÃO DE CONTAS E REEMBOLSO CONTROLE DE CANCELAMENTOS REVOGAÇÃO DAS DISPOSIÇÕES ANTERIORES ANEXO VIGÊNCIA ATUALIZAÇÃO DO MANUAL DE PROCESSO... 8

3 01 3 / 8 1. OBJETIVO A Política de Viagem & Prestação de Contas visa orientar os funcionários, diretores, conselheiros, membros de comissão e profissionais a serviço da Ordem dos Advogados do Brasil Seccional Pernambuco OAB/PE, bem como da Caixa de Assistência aos Advogados (CAAPE) e Escola Superior de Advocacia (ESA). 2. BASE LEGAL O Conselho Seccional da Ordem dos Advogados do Brasil, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelos artigos 57 e 58, I do Estatuto da Advocacia e da Ordem dos Advogados do Brasil (Lei no 8.906, de 4 de julho de 1994), c/c os artigos 14, VI e 54, IV do Regimento Interno da OAB/PE e art. 55, 1º do Regulamento Geral do Estatuto da Advocacia e da OAB, regulamenta os limites e valores pecuniários a título de ressarcimento de despesas. 3. SOLICITAÇÕES DE VIAGEM E ADIANTAMENTO SOLICITAÇÕES As solicitações de viagem requeridas deverão seguir as premissas estabelecidas nesta Política: a) Os funcionários deverão preencher o formulário de Solicitação de Viagem (anexo I) e encaminhá-lo para apreciação e validação pelo gestor direto. Validado o requerimento, será encaminhado para o gerente da respectiva área para aprovação e, por fim, para o gerente financeiro; b) A aprovação será formalizada no próprio documento, e caso não seja aprovada, a rejeição deverá ser fundamentada. Em seguida, a referida documentação deverá ser encaminhada para os setores competentes para a execução; c) Os diretores, conselheiros e membros de comissão deverão preencher o formulário de Solicitação de Viagem e encaminhá-lo para apreciação pelo diretor tesoureiro para análise da viabilidade de acordo com o orçamento do exercício, para posterior aprovação pelo Presidente da OAB/PE. A aprovação será formalizada no próprio documento, e caso não seja aprovada, a rejeição deverá ser fundamentada. As secretarias dos gabinetes serão responsáveis pela emissão da passagem e realização da reserva de hotel. Mensalmente, os gabinetes deverão encaminhar o relatório de emissão de passagens e hospedagem para a gerência administrativa; d) Os prestadores de serviços que precisem viajar por solicitação da OAB/PE, CAAPE ou ESA, poderão preencher o formulário de Solicitação de Viagem e encaminhá-lo para apreciação pelo diretor tesoureiro para análise da viabilidade de acordo com o orçamento do exercício, para posterior aprovação pelo Presidente da OAB/PE. A aprovação será formalizada no próprio documento, e caso não seja aprovada, a rejeição deverá ser fundamentada. Em seguida, a referida documentação deverá ser encaminhada para os setores competentes para a execução: gerência administrativa e/ou coordenação administrativa (reserva de hotel, emissão de passagens aéreas

4 01 4 / 8 etc., baseadas nas cotações realizadas pela área de compras) e financeira (pagamentos); e) Não serão permitidas rasuras no preenchimento dos formulários; adicionalmente, as assinaturas de todos os envolvidos deverão ser formalizadas. ADIANTAMENTOS Os adiantamentos serão concedidos apenas aos funcionários, quando forem necessários para custeio de despesas de viagem. Esses casos deverão ser destacados no formulário de solicitação de viagem contemplando a justificativa cabível. Caso sejam aprovados o montante requerido será depositado na conta corrente do requerente, anterior à viagem. A quitação do adiantamento deverá ocorrer conforme destacado no item de Prestação de Contas, respeitando o prazo de até 10 dias úteis subsequentes ao retorno da viagem. Caso não seja efetivado nesse período, o valor correspondente será descontado em folha, no mês subsequente, respeitado o limite mensal de 30% (trinta por cento) de desconto em relação ao salário base, ou o valor residual das verbas rescisórias em eventual deslinde contratual. As solicitações deverão ocorrer com no mínimo 10 dias de antecedência, com exceção dos casos urgentes ou excepcionais aprovados pela diretoria, que poderão ocorrer em um período inferior. O valor limite do adiantamento por viagem será calculado com base na diária de alimentação versus o número de dias de viagem. Caso a viagem não inclua transporte próprio ou contratado diretamente pela OAB/PE, CAAPE ou ESA, será acrescentado ao limite o valor de R$ 50,00 (cinquenta reais) por dia. 4. DESPESAS E LIMITES PERMITIDOS PARA SOLICITAÇÃO DE REEMBOLSO a. TRANSPORTE (QUALQUER MODALIDADE DE DESLOCAMENTO TERRESTRE) Os funcionários que necessitarem utilizar meios de transportes terceirizados (públicos ou privados) para deslocamento apenas serão reembolsados se o requerimento, feito no formulário de viagem, tiver prévia aprovação pelo gestor, devidamente justificada. Para os diretores, conselheiros e membros de comissão, a presidência deverá ter ciência e conceder a aprovação prévia. Essas despesas deverão ser comprovadas para o respectivo reembolso por meio de nota/cupom fiscal e/ou recibos que discriminem as informações: trajeto, data, hora, nome dos funcionários que utilizaram o respectivo serviço e dados do táxi, ônibus, metrô ou veículo, em caso de aplicativos. Nota: Viagens em grupo até 3 (três) pessoas, na eventual utilização de transporte para o mesmo local, deve-se utilizar um único translado. Importante: Não serão autorizadas viagens em veículo particular, exceto: 1. Veículo locado ou cedido à OAB/PE; e,

5 01 5 / 8 2. Veículo dos funcionários, diretores, conselheiros, membros de comissão e/ou consultores, no interesse deste e no serviço, desde que previamente autorizado pelo Tesoureiro (caso o veículo seja do Tesoureiro, a Presidência deverá aprovar). A comprovação dessa despesa deverá contemplar o trajeto incorrido, comprovado por meio da impressão digital do mapa disponível na internet de notório conhecimento, a exemplo do Mapa do Google, para identificação da quilometragem percorrida. O montante a ser pago será de R$ 0,70 (setenta centavos) por quilometro rodado. Observação: A OAB/PE não se responsabiliza por qualquer eventual dano, acidente ou sinistro que eventualmente ocorra durante o período do deslocamento. O reembolso de pedágio e estacionamento é realizado mediante comprovante fiscal. b. REFEIÇÕES/ALIMENTAÇÃO Os funcionários que estiverem em viagem, fora da grande Recife, por ordem profissional devidamente autorizada por seu gestor terão direito a um valor fixo por diária, respeitando os seguintes limites, de acordo com a região, comprovando os respectivos gastos: Valor fixo da diária: Estado de Pernambuco, regiões Norte, Nordeste e Sul: R$ 35,00 (trinta e cinco reais) para almoço e R$ 35,00 (trinta e cinco reais) jantar, café da manhã já incluído na diária do hotel. Regiões Centro-Oeste e Sudeste: R$ 50,00 (cinquenta reais) para almoço e R$ 50,00 (cinquenta reais) jantar, café da manhã já incluído na diária do hotel. Para os diretores, conselheiros e membros de comissão, a Presidência deverá ter ciência e conceder a aprovação prévia, não cabendo, valor fixo de diária, apenas o reembolso mediante apresentação da nota fiscal, respeitando os valores (limites) acima estabelecidos. c. HOSPEDAGEM As reservas de hospedagem apenas serão realizadas pela gerência administrativa e/ou coordenação administrativa e pelas secretarias de gabinetes, com base na relação de hotéis cadastrados e previamente autorizados, e a seleção deverá ser com base na melhor localização (proximidade do evento) e preço. Destaque-se que, para grandes cidades, devese avaliar o custo de deslocamento e o valor da diária, com objetivo de identificar o valor adequado. LIMITES Estado de Pernambuco, regiões Norte, Nordeste e Sul: R$ 250 (duzentos e cinquenta reais). Regiões Centro-Oeste e Sudeste: R$ 450 (quatrocentos e cinquenta reais).

6 01 6 / 8 IMPORTANTE: Cancelamento de viagens deverão ser reportados e justificados de imediato à gerência administrativa para que se evite multa/taxas e acompanhe o devido reembolso, quando cabível. d. PASSAGEM AEREA As reservas de passagens aéreas apenas serão realizadas pela gerência administrativa e/ou coordenação administrativa ou pelas secretárias de gabinetes, com base no menor valor, exclusivamente na classe econômica. Destaque-se que cabe avaliar os horários de voos que estão de acordo com o objetivo da viagem, a fim de adequar o horário frente às opções mais accessíveis. IMPORTANTE: Em caso de atrasos e não comparecimento, não justificáveis e não aprovados pelo Diretor Tesoureiro, os custos adicionais serão de responsabilidade exclusiva do requerente. Cancelamento de viagens deverão ser reportados e justificados pelo requerente de imediato à gerência administrativa para que se evite multa/taxas. 5. PRESTAÇÃO DE CONTAS E REEMBOLSO A Prestação de Contas deverá ocorrer até 10 dias úteis subsequentes ao retorno da viagem. As prestações de contas apenas serão realizadas por meio de preenchimento de formulário próprio, Relatório de Viagem (anexo I) com os comprovantes originais anexados e que estejam de acordo com a presente Política. A referida documentação deverá contemplar a aprovação prévia de Solicitação de Viagem e/ou Gastos, para os casos com ou sem adiantamento. Não serão permitidas rasuras nesse documento e deverá conter a assinatura de todos os envolvidos. A revisão e aprovação deverá ser formal pelo gestor direto e Diretor Tesoureiro, conjuntamente, respeitando as premissas do orçamento aprovado. Destaque-se que o ressarcimento de despesas do Diretor Tesoureiro deverá ser revisado e aprovado pela Presidência. O valor a ser ressarcido considerará o adiantamento concedido para referida viagem, conforme solicitação e respectivo depósito em conta corrente. Caso, o adiantamento não tenha sido utilizado, nesse momento deverá ocorrer a restituição. As prestações de contas dos diretores, conselheiros e membros de comissão também deverão ser formalizadas para comprovação da viagem realizada (bilhete da passagem e nota fiscal do hotel) e solicitação de reembolso para os demais gastos. COMPROVAÇÕES NECESSÁRIAS. Passagem aérea/terrestre: bilhetes e/ou cartão de embarque;. Transporte terrestre/ gastos eventuais/ hospedagem: notas/cupons fiscais, ou, recibos com os dados da pessoa que realizou o pagamento, discriminação do serviço/produto, além dos dados do prestador de serviço;. Utilização de veículo: mapa de KM (Mapa do Google) rodado multiplicado por R$ 0,70 (setenta centavos) por KM;

7 01 7 / 8 Observação: Não serão admitidas rasuras, adulterações, ilegibilidades, rasgões, colagens e descrições incompletas da despesa/gasto/produto; Caso no processo de revisão das prestações de contas, sejam identificadas inconsistências passíveis de correções, com a respectiva justificativa, o documento será devolvido ao requerente, para a regularização em até 3 (dias) úteis, submetido a nova análise pelo gestor direto e encaminhamento para o Diretor Financeiro. Notas: 1. As alterações dessa política apenas poderão ser realizadas por meio da aprovação do Conselho Pleno; 2. Os valores constantes nesta Política passam a vigorar quando da publicação; 3. A responsabilidade pelo controle das viagens e da prestação de contas é do solicitante, do gestor direto e do Diretor Tesoureiro, conforme a competência; 4. Não serão aceitas solicitações de ressarcimento entregues após 3 (três) meses da referida viagem; 5. Constitui infração grave, punível na forma da lei, conceder ou receber ressarcimentos e outros valores indevidamente, bem como desrespeitar esta Política. 6. CONTROLE DE CANCELAMENTOS A gerência administrativa será responsável por preparar relatório de viagens e sua análise quanto aos cancelamentos, cujo objetivo é: encerrar solicitações que não serão utilizadas e identificar valores que deverão ser restituídos para OAB/PE pertinentes a passagens, hospedagens e adiantamentos concedidos. O relatório deverá ser mensal e ter a revisão formal do tesoureiro, anterior ao devido arquivamento. O histórico deverá estar disponível para revisões e conhecimento das demais áreas da OAB/PE e Presidência. 7. REVOGAÇÃO DAS DISPOSIÇÕES ANTERIORES Estão revogadas todas as disposições anteriores relativas ao tema. 8. ANEXO 8.1 Formulário de Solicitação e Relatório de Viagem 9. VIGÊNCIA Este manual entra em vigor na data de sua assinatura e divulgação, revogando-se disposições em contrário.

8 01 8 / ATUALIZAÇÃO DO MANUAL DE PROCESSO A tabela abaixo relaciona os campos necessários para o controle das atualizações, revisões e aprovações do manual de processo, a serem preenchidos sempre que julgado necessário. CONTROLE DE VERSÕES E ALTERAÇÕES Versão Data Responsável Tipo de Alteração Revisor/Aprovador Luciano Mota Confecção Simone Rattacaso