GUIA DE ORIENTAÇÃO PARA SOLICITAÇÃO DE DIÁRIAS E PASSAGENS

Transcrição

1 GUIA DE ORIENTAÇÃO PARA SOLICITAÇÃO DE DIÁRIAS E PASSAGENS Em cumprimento ao Decreto Nº 5.992, de 19 dezembro de 2006, esta instituição aderiu e implantou o SCDP (Sistema Concessão de Diárias e Passagens) para aquisição de passagens aéreas e concessão de diárias. Com o objetivo de aperfeiçoar o processo de concessão e respeitando a legislação vigente, o PROPOSTO deve cumprir com todas as exigências deste documento. Todas as viagens no âmbito de cada órgão ou entidade devem ser registradas no SCDP, mesmo nos casos de afastamento sem ônus ou com ônus limitado. (Instrução Normativa Nº 03, de 11 de fevereiro de 2015) TIPOS DE PROPOSTO SERVIDOR: É a pessoa legalmente investida em cargo público, regido pela Lei nº 8.112, de 1990, cadastrado no SIAPE e possui lotação em determinada unidade do órgão (UNIFEI) ou entidade que cadastra a viagem. Os servidores comissionados cedidos ou requisitados de outros órgãos são considerados servidores do órgão onde estão exercendo o cargo comissionado. Os servidores temporários também se enquadram neste tipo de proposto. CONVIDADO: É a pessoa que pertence a um órgão, autarquia ou fundação pública federal diferente da instituição que cadastra o afastamento a serviço. Também é uma pessoa legalmente investida em cargo público, regido pela Lei nº 8.112, de 1990, cadastrada no SIAPE. COLABORADOR EVENTUAL: É a pessoa física, sem vínculo com a Administração Pública. É o particular dotado de capacidade técnica específica, que recebe a incumbência da execução de determinada atividade sob a permanente fiscalização do delegante, sem qualquer caráter empregatício.

2 OUTROS: Pessoa que não possui CPF, nem vínculo com a Administração Pública. Corresponde ao Colaborador Eventual sem CPF, por isso sujeito aos mesmos requisitos legais. É o Tipo de Proposto criado no SCDP para cadastrar os não servidores sem documentos do país, como, por exemplos, os estrangeiros, indígenas e quilombolas. SEPE Servidor de outro Poder ou Esfera: Pessoas que não possuem uma correspondência específica na legislação, constituindo-se em uma classificação de sistema para incluir os tipos de proposto Empregado Público, Servidor Judiciário, Servidor Legislativo, Servidor Estadual, Servidor Distrital e Servidor Municipal. - Empregado Público: Todos contratados sob regime CLT, que prestam serviço na Administração Direta ou Indireta. - Servidor Judiciário, Servidor Legislativo, Servidor Estadual, Servidor Distrital e Servidor Municipal: Pessoas ocupantes de cargo público, que viajarão pelo órgão que está cadastrando a viagem. PROCEDIMENTOS E INFORMAÇÕES PARA SOLICITAÇÃO DE DIÁRIAS E/OU PASSAGENS - Solicitar a proposta de afastamento de forma a garantir que os roteiros que não utilizam passagens aéreas estejam aptos para a aprovação do Ordenador de Despesas com antecedência mínima de 6 (seis) dias da data prevista para a viagem. E para as propostas de afastamento com trechos com emissão de passagem aérea deverão ser registradas e encaminhadas de forma a garantir que a reserva ou a compra da passagem ocorra com antecedência mínima de 10 (dez) dias da data prevista de partida. - O pedido de concessão de diárias e passagens para propostos externos à UNIFEI deve ser feito por meio de formulário próprio (Formulário de Solicitação de Diárias para diárias e Formulário de Solicitação de Passagens- para passagens), disponível no site da UNIFEI, na página da DCF: - Quando se tratar de servidor externo de outras esferas: Estadual, Distrital e Municipal, é obrigatório informar os valores mensais atualizados do auxílio alimentação e do auxílio transporte, caso os receba, na PCDP. - Informar a data e hora, de início e fim, da missão. Estas informações são utilizadas como parâmetros para a reserva do bilhete de passagem.

3 - A solicitação realizada no prazo inferior a antecedência mínima já citada (caracterizada como urgente ), deve conter justificativa devidamente formalizada, em campo específico na PCDP, que comprove a inviabilidade do seu efetivo cumprimento. A solicitação poderá ser autorizada, em caráter excepcional, pela Autoridade Superior (perfil que atua nos casos de excepcionalidades definidos pela legislação), realizando o aceite desta PCDP no SCDP. - Não são autorizadas concessões de diárias e passagens aéreas internacionais para colaborador eventual. - Somente deve ser encaminhada a solicitação de afastamento, com concessão parcial ou não concessão de diárias e/ou passagens por opção do PROPOSTO, com a devida justificativa, expressa na PCDP em campo específico (Justificativa para viagem sem diária ou sem passagem) e, ainda Termo de Renúncia deste direito, assinado pelo PROPOSTO e CHEFIA IMEDIATA com a indicação das diárias e/ou passagens renunciadas, em anexo à PCDP. Formulário próprio disponível no site da UNIFEI, na página da Diretoria de Contabilidade e Finanças DCF: - Quando o afastamento se iniciar a partir de sexta-feira, bem como os que incluam sábado, domingo e feriados, este deve ser expressamente justificado em campo específico na PCDP (Viagem ocorrida em final de semana, feriado ou iniciada na Sexta-feira), detalhando a necessidade da inclusão desses dias para o afastamento. - É de responsabilidade do Solicitante de Viagem, no momento do cadastro da PCDP no SCDP, indicar o recurso (empenho) que custeará as passagens aéreas, no roteiro da viagem. - Não são concedidos diárias para deslocamentos para municípios limítrofes, salvo se houver pernoite fora da sede. - Quando o PROPOSTO, por opção, viajar em veículo particular, o mesmo deverá anexar a PCDP a Declaração de Uso de Veículo Próprio, disponível no site da UNIFEI, na página da DCF: - As informações de contato (telefone e ), e os dados bancários não devem ser de terceiros. - Os bilhetes de passagens aéreas, bem como outras informações referente a viagem serão encaminhadas automaticamente pelo SCDP para o endereço ( ) informado na PCDP,

4 sendo de inteira responsabilidade do PROPOSTO acompanhar o recebimento destas informações e entrar em contato com o solicitante de viagem e/ou passagem, dentro do horário de expediente, solicitando essas informações, caso não as tenha recebido. - Quando houver necessidade de cancelamento de bilhetes de passagens aéreas antes da realização da missão, deve ser anexado a PCDP justificativa para tal cancelamento. CRITÉRIOS PARA MARCAÇÃO DE PASSAGENS AÉREAS Visando a economicidade para a Administração Pública a instituição ao conceder os bilhetes de passagens aéreas para a escolha da tarifa deve privilegiar o menor preço, prevalecendo a tarifa em classe econômica e considerando o horário e o período da participação do servidor no evento, o tempo de traslado e a otimização do trabalho, visando garantir a segurança e condição laboral do PROPOSTO. Deve-se observar as particularidades da legislação vigente e respeitar os seguintes critérios no que se refere aos horários dos voos: - A escolha do voo deve priorizar, os percursos de menor duração, evitando-se trechos com escalas e conexões, desde que possível; - A escolha do voo deve priorizar, aqueles com embarque e desembarque entre 07 horas e 21 horas, com antecedência mínima de 03 horas do início da missão/evento, salvo a inexistência de voos que atendam estes horários; - A escolha do voo em viagens internacionais que sejam realizadas à noite e que o tempo entre os trechos de origem e destino ultrapasse 08 horas deve priorizar a viagem com um dia de antecedência. A UNIFEI não custeia qualquer despesa oriunda de alterações de percurso, data ou horário de deslocamento, inclusive aquelas de remarcação de bilhetes de passagens aéreas pelo PROPOSTO, desde que não autorizadas ou determinadas pela Administração. Nos casos em que houver necessidade de aquisições novos bilhetes de passagens aéreas por motivo de trabalho e determinadas pela Administração, estas serão realizadas pelo Solicitante de Passagem. A reserva da nova passagem aérea é realizada conforme a legislação vigente e emitida automaticamente após aprovação no SCDP das justificativas desta alteração pelas autoridades competentes.

5 Na aquisição de passagens aéreas para viagens internacionais é devida a contratação de seguro-viagem para o servidor, garantindo os benefícios mínimos constantes das normas vigentes expedidas pelos órgãos do governo responsáveis pelo controle e fiscalização dos mercados de seguro. Para a ocorrência da contratação do seguro-viagem, deve o Solicitante de Viagem, preencher a aba Serviços Correlatos ao cadastrar a PCDP, para que seja possível a cotação e reserva pelo Solicitante de Passagem. DOCUMENTOS Anexar à PCDP os seguintes documentos obrigatórios e indispensáveis, conforme o tipo de missão. Outros documentos mencionados neste guia de orientação devem ser apresentados caso a solicitação de concessão de diárias e passagens se enquadre em um dos casos citados neste documento. PARA TODOS OS TIPOS DE EVENTO - Apresentar PCDP completamente preenchida e com as devidas justificativas; - Cotação prévia dos voos, anexada pelo Solicitante de Passagem no momento da Reserva de Passagem, que atendam a necessidade da viagem para servir de parâmetro para a autorização financeira do ordenador de despesas; - Caso o PROPOSTO seja indicado para participar de uma missão, cujo convite esteja em nome de outra pessoa ou da instituição, deve ser anexado documento que comprove esta indicação; - Anexar a PCDP, para as situações que couber, indicadas neste guia de orientação, formulário de solicitação de viagem e/ou passagem, declaração de uso de veículo próprio ou termo de renúncia; - Para Viagens Internacionais deverá ser anexado à PCDP a Autorização do Afastamento Publicada no Diário Oficial da União (DOU). REUNIÃO - Cópia do convite formal, ofício ou que deve conter informações quanto a local, data e horário de início da reunião.

6 CURSOS, CONGRESSOS, SEMINÁRIOS, FÓRUNS e CONVOCAÇÕES - Folders e/ou programação com data, local e horário de início e encerramento; - Inscrição que contenha os dados do PROPOSTO ou confirmação de participação por encaminhado pela organização do evento. CONVIDADOS PARA PARTICIPAR DE BANCA EXAMINADORA - Portaria com a indicação dos participantes da Banca Examinadora e data de início do evento; (Banca de Concurso Público Docente) - Edital que contenha informações quanto a local, data, horário da missão e indicação dos membros participantes da Banca Examinadora. (Banca de defesa dos Programas de Pós- Graduação) PROCEDIMENTOS E INFORMAÇÕES PARA PRESTAÇÃO DE CONTAS Ao retornar à sede, o PROPOSTO deve comprovar a viagem com: - Relatório de Viagem coerente com todos os dados contidos na solicitação, tais como: descrição do motivo da viagem, datas, passagens, tipo de transporte, dentre outros e devidamente assinado pelo PROPOSTO. Formulário próprio disponível no site da UNIFEI, na página da DCF: - Certificado de participação no evento. - Bilhetes de embarque rodoviários e/ou aéreos originais ou declaração de embarque emitida pela companhia (para todos os trechos) - Quando houver restituição de despesas com passagens rodoviárias, deverá o Solicitante de Viagem, informar nesta etapa o recurso (empenho) a ser utilizado para custear tal despesa. - Justificativa para prestação de contas realizada fora do prazo, visto que o PROPOSTO terá 5 (cinco) dias a contar da data de retorno para apresentar ao Solicitante de Viagem a documentação para realização da prestação de contas.