UTILIZAÇÃO DE SERVIÇOS DE TAXI

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1 Folha 1 de 5 Revisão Data. Conteúdo Elaborado por A 1/6/2015 Emissão inicial Roberto Couto 00 2/6/2015 Aprovação 01 3/6/2015 Feitas correções sugeridas por Luciene Roberto Couto 02 11/11/2016 Ajustes para utilização de mais de uma empresa além da WAPPA Roberto Couto Sumário 1 OBJETIVO E CAMPO DE APLICAÇÃO AUTORIZAÇÃO PARA O USO MODALIDADES DE USO Serviço convencional Deslocamentos programados através de Requisição de Viagens (REV) Deslocamentos não programados Serviço de agendamento eletrônico Cadastramento Uso dos serviços Pagamento Descredenciamento Uso dos serviços para fins particulares RESPONSABILIDADE... 5 Prefácio Esta instrução faz parte do Sistema Jacobs Guimar de Gerenciamento, de propriedade da Guimar Engenharia Ltda. e define as rotinas a serem empregadas para a utilização do serviço de taxi em deslocamentos urbanos a serviço da Empresa. Introdução Apesar do baixo custo envolvido, a utilização dos serviços de taxi sem uma orientação adequada pode vir a envolver processos administrativos cujo custo ultrapassa o valor do serviço prestado. 1 OBJETIVO E CAMPO DE APLICAÇÃO O objetivo primordial desta instrução é simplificar o uso de taxis nos diversos locais de operação da Empresa, quando a serviço e os procedimentos que dele derivam. As orientações contidas na presente instrução dizem respeito somente ao uso de veículos de aluguel com motorista (taxis) pagos através de tarifas medidas por equipamentos (taxímetros) e em percursos de até 50 (cinquenta) quilômetros.

2 Folha 2 de 5 Acima destes limites, o serviço de deslocamento utilizando veículos automotores deverá ser precedido de autorização através da Requisição de Viagem (REV) 2 AUTORIZAÇÃO PARA O USO Nas condições descritas na seção anterior, não há a necessidade de autorização prévia. Se forem utilizados os serviços a custo da Empresa e que não correspondam ao descrito (percurso acima de 50 km e uso para fins particulares), os respectivos custos serão questionados pela Empresa e, se não justificados, debitados ao colaborador / parceiro e descontados no próximo pagamento. 3 MODALIDADES DE USO Estão disponíveis dois meios de utilização: Vantagens Desvantagens Serviço convencional Dispensa o uso de cadastramento prévio Exige o pagamento pelo usuário Implica em processo de reembolso Exige o uso de comprovante de pagamento Não permite rastreamento Depende da disponibilidade momentânea Serviço de agenciamento eletrônico Permite rastreamento Agendamento prévio com disponibilidade conhecida O usuário não desembolsa Exige cadastramento prévio pela Jacobs Guimar Exige o uso de comprovante de débito 3.1 Serviço convencional Deslocamentos programados através de Requisição de Viagens (REV) Somente nos casos em que o colaborador / parceiro esteja viajando de modo programado através de Requisição de Viagem, poderá ser concedido adiantamento para pagamento de despesas, inclusive de taxi. Deverão ser requisitados ao taxista o comprovante do valor gasto para o recebimento através do Relatório de Despesas de Viagem (RDV) Deslocamentos não programados Não é prevista a concessão de adiantamentos. Os valores gastos serão pagos com numerário do colaborador / parceiro e deverão ser requisitados ao taxista o comprovante do valor gasto para a requisição de reembolso ao Caixa Pequeno do local em que o viajante esteja alocado, na dependência de disponibilidade de numerário e das

3 Folha 3 de 5 regras do caixa local, tais como necessidade de aprovação e valor máximo de reembolso (em princípio, dez por cento de um salário mínimo local). 3.2 Serviço de agendamento eletrônico A Jacobs Guimar utiliza empresas de agendamento eletrônico de serviços de taxi urbano, em grande parte das cidades do Brasil. As empresas credenciadas e as instruções de uso podem ser acessadas no Informativo, seção Informações / Informações úteis Cadastramento Se você utiliza com frequência taxis que devam ser pagos pela Jacobs Guimar (o que inclui viagens para folgas de campo) e é candidato a utilizar os serviços de agendamento eletrônico, você deverá solicitar cadastramento através do Informativo / Help RH / Sistema informando o seu celular com o código de área. NÃO UTILIZE ESTE SERVIÇO PARA DESLOCAMENTOS QUE NÃO SEJAM A SERVIÇO Dependendo da cidade onde você trabalha, a Jacobs Guimar irá cadastra-lo. De qualquer modo você receberá uma resposta por Da Jacobs Guimar, informando porque não o cadastrou (a razão principal é a indisponibilidade local ou a política de implantação progressiva) ou Da agência operadora confirmando o seu cadastro e fornecendo senha; Caso seus dados pessoais estejam incorretos, solicite alteração enviando uma mensagem através do Help RH (Informativo / Help RH).

4 Folha 4 de 5 GUARDE AS SENHAS EM LOCAL DE FÁCIL ACESSO Uso dos serviços As instruções de uso podem ser acessadas no Informativo, seção Informações / Informações úteis. Resumidamente, Utilizar os serviços e agenda-los Através do seu celular, baixe o aplicativo da empresa responsável pelo serviço em que você foi cadastrado. Abra o aplicativo através do ícone que se instalara e siga as instruções, Pelo computador, acesse o site da empresa e siga as instruções, A senha de acesso que lhe foi fornecida será solicitada. Pagar pelos serviços prestados Para confirmar o valor a ser pago, será necessário digitar a senha fornecida no aplicativo. Caso você a tenha esquecido, será exigido o pagamento à vista feito com seus recursos. Obtenha a comprovação do valor dos serviços, sem o que a Jacobs Guimar não poderá, se for o caso, transferir o custo para terceiros nas viagens programadas (através dos Relatórios de Despesas de Viagem). Justificar o serviço prestado. Caso você não o faça, a prestação do próximo uso será bloqueada pelo sistema. A justificativa poderá ser feita de dois modos distintos: No ato do pagamento, no celular do próprio motorista ou Ao chegar ao escritório, através do seu celular (ícone) ou do seu computador. NÃO SE ESQUEÇA DE JUSTIFICAR OS SERVIÇOS PRESTADOS, SEM O QUE O USO DO SERVIÇO SERÁ BLOQUEADO Pagamento Periodicamente os serviços prestados são faturados à Jacobs Guimar. Das faturas constam as informações sobre os serviços prestados no período, a saber: Operação código interno do sistema relativo à operação, Data da corrida data em que o serviço foi prestado, Data do pagamento normalmente a data da corrida, exceto quando a corrida estiver em curso às 24 horas, Colaborador nome do colaborador como foi cadastrado, Origem Nome da rua, número, bairro e cidade onde o usuário ingressou no taxi, Destino Nome da rua, número, bairro e cidade onde o usuário deixou o taxi e pagou a corrida,

5 Folha 5 de 5 Valor valor da corrida informada no taxímetro, Centro de custo centro de custo onde o viajante está cadastrado. Justificativa informação prestada pelo usuário no ato do pagamento no próprio celular do usuário ou no celular do motorista ou, posteriormente, no escritório através do computador ou celular. Complemento informações complementares fornecidas junto com a justificativa. As faturas recebidas são conferidas e pagas através da emissão da competente Autorização de Pagamento pelo Administrador do Contrato indicando o valor que deve ser debitado a cada Centro de Custo. A conferência visa, basicamente, o correto uso do sistema pelos usuários cadastrados Descredenciamento Os usuários cadastrados que não estiverem utilizando os serviços de acordo com as regras previstas neste documento, serão descredenciados pelo Administrador do Contrato imediatamente após a constatação das não conformidades nas faturas, dentre elas: Uso do serviço para fins particulares, Uso do serviço sem justificativa imediata, Uso do serviço sem a exigência de comprovantes, impossibilitando o repasse de custos a terceiros Uso dos serviços para fins particulares Constatado pela Administração do Contrato o uso dos serviços para fins particulares, o Administrador do Contrato informará ao usuário através de , com os seguintes termos: Segundo fatura anexa, você utilizou serviços de taxi em desacordo com a Instrução GEN IAD 007. De acordo com o que define esta instrução, estamos debitando o valor correspondente em sua conta corrente para desconto no próximo pagamento. 4 RESPONSABILIDADE A operação deste sistema é de responsabilidade do Setor de Administração da Sede, a quem é atribuída também a administração do contrato com o prestador de serviços de agendamento eletrônico para utilização de taxi.