APROPRIAÇÃO DA MÃO DE OBRA

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1 Folha 1 de 9 Rev. Data Conteúdo Elaborado por Sumário A 18/10/2010 Emissão inicial Roberto Couto B 04/11/2010 Alteração de campo no arquivo de Roberto Couto C 10/11/2010 Incluídos comentários de Maurício Carvalho Maurício Carvalho 00 16/11/2010 Incluídos comentários de Cláudio Guimarães Cláudio Guimarães 0. OBJETIVO E CAMPO DE APLICAÇÃO TERMOS E DEFINIÇÕES CRONOGRAMA / FLUXOGRAMA ETAPAS Elaboração da apropriação dos serviços executados pelo parceiro Período de medição Registro diário Aprovação das folhas de apropriação Aprovação ao final do período de medição Resumo da apropriação diária Elaboração Envio para a Sede Aprovação Críticas Processamento Folha de pagamento dos colaboradores e afins Relatório para pagamento de parceiros Exportação de arquivo para medição para faturamento ANEXO I CRONOGRAMA DAS ETAPAS ANEXO II RELATÓRIO RESUMO DE APROPRIAÇÃO DIÁRIA... 9 Prefácio Esta Instrução faz parte do Sistema Guimar de Gerenciamento, de propriedade da Guimar Engenharia S.A., e orienta sobre a apropriação de mão de obra. Introdução Esta instrução define como é elaborada e processada a apropriação da mão de obra para fins de obtenção de indicadores e de índices de produtividade, bem como para fins de pagamento de colaboradores e parceiros. Apropriação de mão de obra

2 Folha 2 de 9 0. OBJETIVO E CAMPO DE APLICAÇÃO O objetivo desta instrução é orientar como deverá ser feito o registro e o processamento das informações relativas ao trabalho executado por colaboradores e parceiros. 1. TERMOS E DEFINIÇÕES Consultar o Glossário no anexo à GEN NCI 001 Comunicação e informática, também disponível em - seção Informativo, acessível através de senha. Em especial neste documento: Colaborador (conforme GEN NRH 001) - Pessoa física, contratada como empregado em uma relação de trabalho subordinada, conforme o artigo 3º Consolidação das Leis do Trabalho e legislação complementar. Parceiro (conforme GEN NRH 001) - Pessoa jurídica contratada para serviços especializados ligados a atividade meio do tomador (Súmula 331 do TST), podendo estes ser prestados diretamente por seus sócios ou por outros profissionais indicados. Estes prestadores de serviço atuam para empresa através de contrato de natureza comercial (parceria). Preposto colaborador ou parceiro que representa a Guimar no local de execução dos serviços, embora sem assumir as responsabilidades dos Gerentes de Contrato. Gerente de contrato profissional nomeado pelo Diretor de Operações para representar a Guimar na gestão operacional e comercial de um contrato, com função e subordinação definida na norma GEN NGE 003 Estrutura organizacional. Gerente de empreendimento / apoio técnico profissional subordinado ao Diretor de Operações e a quem estão subordinados os gerentes de contrato, com função definida na norma GEN NGE 003 Estrutura organizacional. Seção local de trabalho de um contrato, como definido no documento CNC Cadastro de novo contrato emitido pelo Assessor de Planejamento e Controle da Diretoria de Operações. 2. CRONOGRAMA / FLUXOGRAMA As etapas deste processo estão sujeitas a um rígido cronograma. O não atendimento às datas programadas gera atrasos no faturamento da empresa e no pagamento de colaboradores e parceiros. O cronograma encontra-se no Anexo I. 3. ETAPAS 3.1. Elaboração da apropriação mensal dos serviços executados A apropriação mensal é realizada obedecendo as seguintes condições: Apropriação de mão de obra

3 Folha 3 de Período de medição O período da medição será o que está definido para a operação no documento CNC Cadastro de novo contrato. Se houver dúvida, contatar o preposto ou o gerente do contrato no local dos serviços. Medições em períodos diferentes não serão aceitas pela Coordenação de Administração de Pessoal do GERAD Registro diário Os colaboradores e os parceiros registrarão diariamente as horas trabalhadas, com atraso nunca superior a um dia útil, a saber: Parceiros utilizarão o formulário da empresa a que pertencem e que contenha as mesmas informações do modelo fornecido pela Guimar (disponível em seção modelos e padrões / RH Administração de Pessoal / FAC Folha de apropriação de contratada). Para maiores detalhes ver instrução GEN IRH 013 Medição e faturamento de serviços executados por terceiros. Colaboradores apropriarão diariamente as horas trabalhadas no formulário FAD Folha de Apropriação Diária disponível em seção modelos e padrões / RH Administração de Pessoal / FAD Folha de Apropriação Diária Aprovação das folhas de apropriação As folhas de apropriação serão aprovadas pelo menos semanalmente pelo preposto ou pelo gerente do contrato; dependendo do contrato firmado entre a Guimar e o cliente, poderá haver a necessidade de, em conjunto, o cliente aprovar Aprovação ao final do período de medição Durante o primeiro dia útil após o término do período de medição, o colaborador e/ou o parceiro entrega ao preposto / gerente do contrato a folha de apropriação com todos os registros aprovados conforme Até às 12 horas do segundo dia útil após o término do período de medição, o preposto / gerente do contrato registra na folha de apropriação a memória de calculo das horas trabalhadas e providencia, nesta ordem: Outras aprovações que se façam necessárias na folha de apropriação (cliente, por exemplo), A sua aprovação e a do colaborador / parceiro na folha de apropriação, Cópia para ficar de posse do colaborador / parceiro, Transcrição da totalização das folhas de apropriação para o RAD (vide 3.2.1) 3.2. Resumo da apropriação diária Para que sejam tomadas as providencias que originarão o pagamento aos colaboradores e aos parceiros, os dados constantes das folhas de apropriação são sumarizados em planilha eletrônica (Resumo da apropriação diária RAD), como se segue: Elaboração Simultaneamente e à medida que as folhas de apropriação de colaboradores e parceiros são aprovadas, seus dados totalizados por período de medição são registrados pelo preposto / gerente do contrato no RAD Resumo da Apropriação Diária (planilha disponível em seção modelos e padrões / RH Apropriação de mão de obra

4 Folha 4 de 9 Administração de Pessoal / RAD Resumo de Apropriação Diária); as instruções para o seu preenchimento constam da própria planilha. São relevantes: Será preenchida uma RAD para cada seção, Todos os colaboradores e parceiros que estejam alocados à seção (mesmo que afastados por faltas justificadas ou não, férias, saúde etc.) constarão da RAD, mesmo que somente em parte do período, A RAD só será considerada concluída quando não houver mais mensagens de erro na planilha e a via original impressa do relatório da RAD (Resumo) Anexo II a este documento - estiver aprovado pelo Gerente do Contrato ao qual a seção faz esta subordinada; se não houver gerente do contrato disponível, o Resumo da RAD (original) será assinado pelo preposto antes do envio para a Sede Envio para a Sede O relatório emitido pela seção a partir da RAD (anexo II) é enviado para pessoal@guimar.com.br 1 até ao término do segundo dia útil após a data final do período de medição e, simultaneamente, O arquivo Excel contendo a planilha é enviado pelas seções para a RAD@guimar.com.br 1. Por configuração no Exchange Server a cargo do GETIN, este arquivo será automaticamente movido para a pasta pública RAD, à qual terão acesso os gerentes e os profissionais da área de administração de pessoal do GERAD (impedidos de alterar arquivos e regravá-los nesta pasta atachado à mesma mensagem). Deste modo, os arquivos gravados nesta pasta pública identificarão os remetentes que, por definição, só poderão ser os propostos ou gerentes dos contratos. Relatórios e planilhas do RAD enviados por outros meios e/ou para outros endereços não poderão ser considerados válidos pelo GERAD. As folhas de apropriação (FAD s e folhas de apropriação das contratadas) e os originais dos documentos legais do período e apontados nos RAD s (atestados, certidões, comprovantes etc.) serão enviados através de malote para o GERAD, atenção da COAPE (Coordenação da Administração de Pessoal), capeados por uma via impressa da planilha do RAD, até o término do terceiro dia útil após e encerramento do período de medição Aprovação Os relatórios resumo das RAD (anexo II) serão levados pelo GERAD para aprovação formal do Gerente do Empreendimento / Apoio Técnico ou, na sua ausência, do Diretor de Operações, quando: Não esteja aprovado por Gerente de Contrato nomeado (segundo /Organização /Operações_ativas); a assinatura deverá estar legível e ser reconhecido como válida, Os indicadores que constam do relatório estejam acima do mínimo definido no relatório (identificados pela cor amarela ou rosa vide anexo II). Nos demais casos, não há necessidade. IMPORTANTE: EM NENHUMA HIPÓTESE SERÁ PERMITIDA A ALTERAÇÃO DE DADOS DO RAD. A PLANILHA REFERENTE ÀS SEÇÕES CUJO RESUMO JÁ TENHA SIDO CONSIDERADO APROVADO DEVERÁ SER ABERTA NA PASTA PÚBLICA PELO REPRESENTANTE DO GERAD RESPONSAVEL E ENVIADA 1 Quando, ocasionalmente, não houver acesso à Internet através dos meios da Guimar, utilizar excepcionalmente outros meios, em último caso serviços prestados por LAN Houses. Apropriação de mão de obra

5 Folha 5 de 9 DIRETAMENTE PARA PROCESSAMENTO NO SISTEMA DE ADMINISTRAÇÃO DE PESSOAL, SEM QUALQUER TIPO DE ALTERAÇÃO. QUALQUER ERRO VERIFICADO EM QUALQUER FASE DE PROCESSO TERÁ QUE SER CORRIGIDO PELA PRÓPRIA SEÇÃO POR DEMANDA DO GERAD, DANDO ORIGEM A UM NOVO RAD. A ALTERAÇÃO DE QUALQUER DADO NO RAD SERÁ CONSIDERADO FALTA GRAVE Relatório de críticas do RAD Os RAD s, depois de submetidos às devidas aprovações pertinentes, serão entregues ao responsável pela operação do Sistema de Administração de Pessoal para emissão do relatório de críticas (Totvs). Este relatório será obtido pela verificação dos seguintes pontos; Consistência entre os colaboradores que constam do RAD e do cadastro de colaboradores ativos da seção, Consistência entre os parceiros que constam do RAD e do cadastro de colaboradores ativos da seção, Consistência entre o total de horas apropriado e o período em que o colaborador ou parceiro esteja disponível no cadastro como ativo e não afastado, Outras verificações que garantam a consistência dos RAD, evitando erros ou chamando a atenção para erros grosseiros de gestão (esses indicadores farão parte de documento específico). Erros nos RAD s serão objeto de imediata devolução à seção para refazimento até ao quarto dia útil após o término do período de medição, sendo previsto o recebimento do RAD corrigido para o mesmo dia Processamento Como produto do processamento dos RAD s, são obtidos: Folha de pagamento dos colaboradores e afins Todos os procedimentos necessários ao pagamento dos colaboradores e ao atendimento a todos os procedimentos de natureza fiscal e legal são obtidos a partir do processamento da apropriação dos colaboradores celetistas Relatório para pagamento de parceiros Relatório expedido imediatamente após o processamento do RAD de cada seção (até o quinto dia útil após o término do período de medição), contendo (além do cabeçalho padronizado): Matrícula do prestador de serviço, Nome completo, Horas normais trabalhadas (evento 320), Horas de faltas e folgas de campo abonadas (evento 330), Horas de faltas e atrasos não abonado (evento 333), Dias com periculosidade (evento 370), Horas excedentes à jornada mensal (evento 380). Este relatório será entregue à responsável pela administração dos contratos com as empresas prestadoras de serviços Exportação de arquivo para medição para faturamento Exportação de dois arquivos por seção imediatamente após o processamento do RAD de cada seção com configuração e destino definida em documento específico, contendo: Apropriação de mão de obra

6 Folha 6 de Arquivo 1 Contem as informações pertinentes a cada colaborador ou parceiro de uma determinada seção e período de medição. Conterá: Matrícula Início do período de medição Término do período de medição Seção Função contrato (nome da função) Evento 20 Evento 60 Evento 30 Evento 32 Evento 33 Evento 35 Evento 40 Evento 42 Evento 50 Evento 51 DSR Evento 64 Evento 70 Evento 71 Evento 72 Evento 73 Evento 74 Evento 76 Evento 77 Evento 78 Evento 82 Evento 84 Evento 85 Evento 87 Evento 88 Evento 90 Evento 94 Evento 95 Evento 96 Evento 97 Evento 100 Evento 101 Apropriação de mão de obra

7 Folha 7 de 9 Evento 320 Evento 330 Evento 333 Evento 370 Evento Arquivo 2 Estes arquivos conterão dados pertinentes a cada seção, a saber: Seção ID do contrato Razão social do tomador CNPJ do tomador CNPJ Guimar (filial) Jornada semanal Abono da jornada semanal 4. AUDITORIA Face às implicações do não atendimento às rotinas definidas nesta instrução, haverá frequentes auditorias em todas as etapas do processo coordenadas pelo Representante da Diretoria (RD). Apropriação de mão de obra

8 Folha 8 de 9 5. ANEXO I CRONOGRAMA DAS ETAPAS Apropriação de mão de obra

9 Folha 9 de 9 6. ANEXO II RELATÓRIO RESUMO DE APROPRIAÇÃO DIÁRIA Apropriação de mão de obra