Formulário de Controle de Frequência e Jornada de Trabalho

Transcrição

1 Formulário de Controle de Frequência e Jornada de Trabalho V1.9 Introdução O FCF é o meio pelo qual funcionários justificam eventuais anormalidades na marcação regular obrigatória do registro eletrônico de ponto. Existem quatro situações básicas em que a jornada de trabalho não estará corretamente registrada, marcações ausentes (entrada, intervalo e saída), incorretas, jornadas menores ou maiores que a regulamentada no acordo individual do funcionário. A jornada de trabalho e seu respectivo intervalo obrigatório que tenha sido corretamente cumprida e devidamente registrada no SREP (Sistema de Registro Eletrônico do Ponto) não há o que se utilizar deste formulário. Ocorrências Referem se exclusivamente as marcações do ponto eletrônico Quando deve ser utilizado As ocorrências possíveis e passíveis da utilização do FCF são: 1. Faltas, atrasos e saídas antecipadas justificáveis por Lei; 2. Faltas, atrasos e saídas antecipadas as quais tenham sido motivo de acordo prévio com a gerência da área a serem abonadas ou compensadas em banco de horas; 3. Irregularidade na marcação que não devam acarretar qualquer desconto em folha, ocasionadas por motivos diversos e alheios a vontade do funcionário; 4. Horas trabalhadas a maior que o regulamentado que tenham sido motivo de acordo prévio com a gerência da área a serem destinadas a banco de horas e/ou horas extraordinárias; 5. Trabalhos externos que tenham sido motivo de acordo prévio com a gerência onde a situação não permita o registro eletrônico do ponto na sede da empresa; 6. Ocorrência Mista (entre as possíveis acima descritas); Importante: O funcionário, antes de preencher o formulário, deverá enquadrar a ocorrência em um dos itens acima, em não havendo enquadramento imediato não existe a necessidade do preenchimento do formulário. Regramento de utilização do formulário FCF: 1. Deverá ser utilizado para ocorrências e situações isoladas, significativas, importantes e extraordinárias, previamente acordadas junto à gerência de área; 2. Deverá ser preenchido pelo próprio funcionário; 3. Deve ser preenchido e transmitido ao sistema em até 2(dois) dias da ocorrência e levado a assinatura do respectivo gerente em até 2 dias do seu recebimento; 4. Deve estar acompanhado (anexado) de documentação correta, hábil e de procedência idônea, nas ocorrências for falta ou atraso justificáveis pela CLT/MTb; 5. Deverá conter a data da respectiva assinatura do funcionário e assinatura do gerente responsável da área observe que as datas devem ser efetivamente e respectivamente datas da assinatura no momento em que está sendo realizada; OBS: O formulário será utilizado em todas as demais situações que precisem evidenciar e/ou ajustar marcações incorretas ou ausentes no ponto eletrônico do funcionário servindo de subsídio à equipe de apuração terceirizada, entretanto é importante salientar que ocorrências sucessivas que não atendam aos pré requesitos acima dispostos, em especial a 1ª regra, e sejam resultantes da desídia ou imprudência do 1

2 funcionário, ainda que, necessariamente precisem ser justificadas através de FCF, estarão sujeitas as sanções previstas em Lei, dentre elas, advertências disciplinares e assemelhados, e ainda, seu reflexo trabalhista pecuniário será motivo de analise e tratamento conforme os dispositivos legais do MTb pertinentes a situação. Sistemática e processo do FCF O processo para obtenção de um FCF é realizado por completo mediante o cumprimento em sequência das etapas a seguir: 1º. Acesso ao formulário on line via WEB no endereço: menu Links >> OUTROS LINKS» FCF Coaching; 2º. Preenchimento e transmissão conforme instruções deste manual e do próprio formulário on line; 3º. Retorno via e mail do respectivo formulário anexado pronto para sua impressão e aprovação (*.PDF) devidamente formatado, registrado eletronicamente e numerado sequencialmente (em até 48 horas da transmissão); 4º. Aposição da data e assinatura do funcionário no campo específico; 5º. Aposição da data de/e Assinatura do gerente no campo específico * Importante salientar que as datas acima serão a data atual e efetiva do dia em que o formulário estiver sendo assinado (não existindo qualquer relação com a data da ocorrência ou a data da transmissão); 6º. Direcionamento dos formulários assinados para registro em até 2 dias da ocorrência; 7º. Os formulários que por ventura não estiverem devidamente autorizados até o período de 2(dois) dias após o fim do período de apuração serão reprocessados como 2º envio por e mail, e deverão ser autorizado/assinado de imediato pelo respectivo gerente sob pena de cancelamento automático à revelia; 8º. As marcações eletrônicas serão devidamente apuradas em conformidade com as informações fornecidas nos FCFs do período; 9º. Será emitido o registro e a cópia do CHT Controle Horário de Trabalho (cartão de ponto) individual a ser fornecido a cada funcionário, onde dentre outros se demonstrará as horas trabalhadas, faltas, atrasos, compensações, créditos, ajustes, saldo de banco de horas e eventuais horas extras, este será remitido via e mail para aferição do funcionário, onde qualquer contestação precisará ser feita em até 2(dois) dias úteis de seu recebimento, em não havendo contestação do funcionário o cartão será considerado oficial e válido para todos os fins de direito. 10º. O cartão oficial será então enviado por e mail para assinatura, e deverá ser entregue para arquivamento em seu prontuário em até 2(dois) dias úteis. Situações de utilização do formulário: 1. Faltas, atrasos e saídas antecipadas justificáveis: As Faltas, atrasos e saídas antecipadas justificáveis que serão por força de Lei abonadas e/ou justificadas deverão ser acompanhadas de FCF e respectivo documento comprobatório, sendo o FCF preenchido da seguinte forma: 2

3 c) Data: Inserir a data da ocorrência na existência de mais de uma ocorrência em datas diferentes, gerar e) Ocorrência: Falta, atraso ou Saída antecipada justificável MTB/CLT; f) Documento comprobatório: Selecione o documento ou descreva o no item OUTROS, anexando o respectivo documento ao FCF; g) Observações: Indique o(s) motivo(s) da ocorrência; h) Gerente: Indicar o respectivo gerente de área OBS: Os documentos anexados serão analisados quanto sua aptidão e atendimento aos requisitos legais que possibilitam o abono da ocorrência. 2. Faltas, atrasos e saídas antecipadas: As faltas, atrasos e saídas antecipadas que por acordo entre funcionário e gerência, e portanto eventualmente (e não automaticamente) abonadas ou compensadas no Banco de Horas da empresa deverão ser acompanhadas de FCF preenchido da seguinte forma: c) Data: Inserir a data da ocorrência na existência de mais de uma ocorrência em datas diferentes, gerar d) Ocorrência: Falta, atraso ou Saída Antecipada; e) Banco de Horas: Compensação as horas serão DEBITADAS do banco ( ); f) Observações: Indique o motivo da ocorrência se necessário; g) Gerente: Indicar o respectivo gerente de área. Importante: Conforme prevê o acordo individual de flexibilização da jornada de trabalho banco de horas da empresa, em seu item IV as horas efetivamente trabalhadas que eventualmente suplantarem a jornada de trabalho, não excedendo ao máximo 2 horas diárias sobre a jornada de trabalho diária/semanal em dias úteis (considerados segunda a sexta feira), serão acumuladas e somadas para compensação pela respectiva diminuição da carga horária também em dia útil, serão feitas em época oportuna a ser definida pelo EMPREGADOR, portanto as faltas, atrasos e saídas antecipadas não são compensadas automaticamente em banco de horas pela simples transmissão do FCF, e deverão ser previamente solicitados ou acordados, antes da ocorrência. Ao não solicitar autorização prévia, a ocorrência será tratada conforme os dispositivos legais cabíveis pertinentes a ela. 3. Irregularidade na marcação que não devam acarretar qualquer desconto em folha: As eventuais irregularidades ocorridas na marcação eletrônica deverão ser justificadas ou ajustadas mediante preenchimento e autorização de FCF. Ausência de qualquer das 4 marcações obrigatórias por falha sistêmica, a pedido da gerência ou por força maior; Horários de marcação diferenciados e/ou em desacordo com o regulamentado por falha sistêmica, a pedido da gerência ou por força maior; Excesso de marcações (marcações duplicadas); As ocorrências acima mediante ciência e aprovação da gerência serão abonadas ou computadas no Banco de Horas da empresa e deverão ser acompanhadas de FCF preenchido da seguinte forma: 3

4 c) Data: Inserir a data da ocorrência;. d) Ocorrência: Intervalo irregular, Irregular período da manhã/tarde/total; e) Insira os horários faltantes de entrada/saída/etc; f) Banco de Horas: Conforme o caso EM BRANCO Compensação as horas serão DEBITADAS do banco ( ) g) Observações: Indique o motivo da ocorrência; h) Gerente: Indicar o respectivo gerente de área; 4. Horas trabalhadas a maior que o regulamentado a serem destinadas a banco de horas e/ou horas extraordinárias: As horas trabalhadas após o horário regulamentado, portanto que excedam a carga regular de trabalho disposta em acordo individual deverão ser previamente acordadas junto a gerência da área, inclusive quanto a quantidade ou número de horas necessárias autorizadas para realização do trabalho excedente. As ocorrências acima mediante ciência e aprovação da gerência, automaticamente serão computadas no Banco de Horas da empresa e deverão ser acompanhadas de FCF preenchido da seguinte forma: c) Data: Inserir a data da ocorrência na existência de mais de uma ocorrência em datas diferentes, gerar d) Ocorrência: Prorrogação da jornada; e) Banco de Horas: Prorrogação Jornada horas CREDITADAS no banco (+); f) Nº de horas autorizadas até: Indique a quantidade autorizada pela gerência; g) Observações: Indique o motivo da necessidade da prorrogação da jornada neste dia; h) Gerente: Indicar o respectivo gerente de área; 5. Trabalhos externos que não permitam o registro eletrônico do ponto na sede da empresa: Nas diversas situações onde o funcionário não esteve presente no local de trabalho onde consta o relógio eletrônico de ponto, mas esteve efetivamente a disposição da empresa e a trabalho, portanto perfazendo normalmente sua jornada de trabalho à distância da sede da empresa, precisará demonstrar tal fato através de um FCF próprio autorizado pela gerência, que possibilitará o registro da jornada no sistema eletrônico, nas situações como: Treinamentos externos; Trabalho a distância; Trabalho remoto; Evento externo; Reunião externa; 4

5 As ocorrências acima mediante ciência e aprovação da gerência, automaticamente serão reproduzidas no sistema de ponto através das informações constantes de FCF preenchido da seguinte forma: c) Data: Inserir a data da ocorrência na existência de mais de uma ocorrência em datas diferentes, gerar d) Ocorrência: Trabalho Externo e) Horário: Indique a marcação completa com os horários de entrada (início), intervalo de almoço obrigatório por lei, e horário de saída (fim) que serão reproduzidas manualmente no sistema de ponto; f) Observações: Indique o tipo, local ou evento referente ao trabalho externo, e outras observações pertinentes ao FCF; g) Gerente: Indicar o respectivo gerente de área; 6. Ocorrência Mista e outras: As diversas situações acima descritas poderão ocorrer simultaneamente, o que dependendo do caso será necessário o preenchimento de 1 ou mais FCFs para a mesma data, demonstrando nele ou neles as condições e informações de cada ocorrência individual, permitindo o correto cômputo de horas na marcação eletrônica pelo departamento de apuração. Exemplo 1: Funcionário esteve em trabalho externo, com jornada de 1 hora a maior que o regulamentado, apenas 1 FCF como abaixo: c) Data: Inserir a data da ocorrência; d) Ocorrência: Trabalho Externo; e) Horário: Indique a marcação completa com os horários de entrada (início), intervalo de almoço obrigatório por lei, e horário de saída (fim) que serão reproduzidas manualmente no sistema de ponto; f) Banco de Horas: Prorrogação Jornada horas CREDITADAS no banco (+); g) Nº de horas autorizadas até: Indique a quantidade autorizada pela gerência neste caso 1; h) Observações: Indique o evento externo, e o motivo da necessidade da prorrogação da jornada em 1 hora neste dia; i) Gerente: Indicar o respectivo gerente de área; Exemplo 2: Funcionário chegou com atraso justificável de 2 horas (problemas de saúde comprovados com atestado médico), a gerência solicitou seu trabalho estendendo a jornada por 2 horas a maior que o regulamentado. Neste caso se faz necessário preencher 2(dois) FCFs O primeiro nos moldes do tipo 1 Faltas, atrasos e saídas antecipadas justificáveis, e o segundo conforme orientação do FCF tipo 4 Horas trabalhadas a maior que o regulamentado. Exemplo 3: 5

6 Funcionário ficou impossibilitado de marcar seu retorno do almoço no horário correto por falta de energia no local, e acordou junto a gerência 1 hora a maior na jornada do mesmo dia, apenas 1 FCF como abaixo: c) Data: Inserir a data da ocorrência; d) Ocorrência: Irregularidade na marcação e) Inserir as marcações faltantes; f) Banco de Horas: Prorrogação Jornada horas CREDITADAS no banco (+) g) Nº de horas autorizadas até: Indique a quantidade autorizada pela gerência neste caso 1. h) Observações: Indique o motivo da irregularidade (no caso falta de energia), o correto horário de retorno do almoço, e ainda o motivo da necessidade da prorrogação da jornada em 1 hora neste dia; i) Gerente: Indicar o respectivo gerente de área; Dúvidas e Esclarecimentos podem ser obtidos diretamente junto a gerência de área ou no departamento de apuração terceirizado da CADT Contabilidade e Auditoria em dp@cadt.com.br Tel (011) Copyright 2015 CADT Contabilidade e Auditoria Ltda. 6