Manual de Folha de Ponto

Transcrição

1 T Manual de Folha de Ponto Processos e Conformidade Dezembro/2014 Rev.0 1

2 SUMÁRIO 1 OBJETIVO ABRANGÊNCIA DESENHO PASSO A PASSO FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES BANCO DE HORAS

3 I. OBJETIVO Definição das regras e padrões para preenchimento de folha de ponto. Estabelecer controle de banco de horas para os empregados da FSB II. ABRANGÊNCIA Todos os empregados, em todas as áreas da empresa. 3

4 III. DESENHO (Processo e subprocesso) 4

5 Desenho subprocesso de envio de de cobrança 5

6 IV. PASSO A PASSO 1. Preencher e entregar a folha de ponto ao gestor O empregado deve preencher a folha de ponto com as seguintes informações: horário de entrada e saída; intervalo de almoço; folgas; faltas por motivo de saúde ou outro motivo de ausência. A folha de ponto é entregue ao empregado junto ao de admissão. No momento da integração, o empregado é orientado quanto ao preenchimento correto da folha de ponto. Cabe ao empregado a entrega da folha de ponto ao RH Responsável pela tarefa: empregado 2. Verificar e assinar a folha de ponto O gestor deverá verificar a veracidade das informações contidas na folha de ponto. O gestor assina a folha de ponto. Caso o gestor esteja ausente por algum motivo, o segundo do departamento deve assinar as folhas de ponto. Responsável pela tarefa: Gestor 3. Folha de ponto Ok? Não Se as informações da folha de ponto não estiverem corretas, o gestor devolve a folha para que o empregado corrija as informações. Responsável pela tarefa: Gestor 4. Folha de ponto Ok? Sim Se as informações da folha de ponto estiverem corretas, o gestor devolve a folha para que o empregado entregue a folha de ponto ao RH. Responsável pela tarefa: Gestor 5. Entregar folha de ponto ao RH O empregado deve entregar ao RH, a folha de ponto preenchida e com a assinatura do gestor em até 3 dias úteis do mês subsequente em que foi prestado o serviço. Responsável pela tarefa: empregado 6. Entregou a folha de ponto dentro do prazo? Sim Se a entrega da folha do ponto estiver dentro do prazo, o fluxo segue. 6

7 7. Entregou a folha de ponto dentro do prazo? Não Se a entrega da folha de ponto estiver fora do prazo, inicia-se o subprocesso de envio de s de cobrança. 8. Enviar de cobrança. 1º . O RH envia um de cobrança para o profissional com cópia para o gestor. Responsável pela tarefa: RH 9. Entregou a folha de ponto? Sim. Segue o fluxo 10. Entregou a folha de ponto? Não. 11. Enviar de cobrança. 2º . O RH envia um segundo de cobrança para o empregado com cópia para o gestor e diretor de RH, no prazo de uma semana após o envio do primeiro . Responsável pela tarefa: RH 12. Entregou a folha de ponto? Sim. Segue o fluxo 13. Entregou a folha de ponto? Não. Se após o envio do segundo de cobrança o empregado não entregar a folha de ponto, o diretor de RH levará a questão ao conhecimento dos diretores de escritório. 14. Conferir folha de ponto O RH deve conferir as folhas de ponto. São informações conferidas pelo RH: assinaturas, horários de entrada e saída, intervalo de almoço, ausências por motivo de saúde, folgas e outros tipos de ausências. Responsável pela tarefa: RH 15. Informações corretas? Não RH devolve a folha de ponto ao Gestor para as correções necessárias 7

8 16. Informações corretas? Sim Segue o fluxo 17. Lançar em planilha de controle O RH lança as informações da folha de ponto em uma planilha de controle. Responsável pela tarefa: RH 18. Controlar banco de horas O RH controla as informações de banco de horas em uma planilha. Nesta planilha são inseridas todas as informações contidas na folha de ponto Responsável pela tarefa: RH 19. Preencher folha de solicitação de jornada extra Em caso de trabalho extraordinário por parte do empregado, cabe ao gestor o preenchimento do formulário de hora extra. Este formulário deve ser preenchido e justificado pelo gestor. A folha de solicitação de jornada extra deverá ser anexada à folha de ponto do profissional. Se as informações estiverem corretas devem ser seguidos os passos conforme a entrega de folha de ponto normal. Se as informações estiverem incorretas, a correção das informações devem seguir o fluxo da entrega de folha de ponto normal. Responsável pela tarefa: Gestor 8

9 V. FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES 1. Empregado FSB Responsabilidades: Preencher a folha de ponto com informações referentes ao mês trabalhado; Entregar a folha de ponto ao RH em até 3 dias úteis do mês subsequente ao mês de trabalho efetuado; Anexar a folha de solicitação de jornada extra à folha de ponto normal, antes de entrega-la ao RH. 2. Gestor Responsabilidades: Verificar a folha de ponto atestando a veracidade das informações; Assinar a folha de ponto; Preencher a folha de solicitação de jornada extra, quando se fizer necessário; Devolver a ficha ao profissional. 3. RH Responsabilidades: Receber as folhas de ponto; Conferir a folha de ponto; Devolver ao profissional a folha de ponto que contiver informações incorretas; Enviar s de cobrança caso não receba a folha de ponto; Levar ao conhecimento dos diretores de escritório, caso o profissional não entregue a folha de ponto após o envio do 3º de cobrança; Lançar as informações de entrega de folha de ponto em planilha de controle; Controlar banco de horas a partir das informações da folha de ponto. 9

10 VI. BANCO DE HORAS O controle de banco de horas é realizado pelo RH Ao final de cada mês as horas extraordinárias são contabilizadas O empregado só poderá ter 2 horas extraordinárias por dia, devidamente justificadas pelo gestor As horas acumuladas no banco de horas devem ser abatidas de duas formas: folgas ou redução de jornada 10