MEDIÇÃO E FATURAMENTO DE SERVIÇOS EXECUTADOS POR PARCEIROS

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1 Folha 1 de 5 Rev. Data Conteúdo Elaborado por Sumário 0 19/08/2010 Emissão inicial Rosângela Passos 01 27/11/2018 Adequação da logomarca Albertino Sant Ana 0. OBJETIVO E CAMPO DE APLICAÇÃO TERMOS E DEFINIÇÕES ENTRADAS Contrato Prestação do serviços Documentação ETAPAS Elaboração da apropriação dos serviços executados pelo parceiro Período de medição Registro diário dos serviços executados e do tempo gasto Aprovação das folhas de apropriação Aprovação ao final do período de medição Emissão da nota fiscal Nota fiscal convencional (talonário) Nota fiscal eletrônica Entrega da nota fiscal ao representante legal no local dos serviços Encaminhamento ao setor de administração de contratos Conferencia do setor de administração de contratos... 4 Prefácio Esta Instrução faz parte do Sistema Guimar de Gerenciamento, de propriedade da Guimar Engenharia LTDA., e orienta sobre a medição e faturamento dos parceiros. Introdução O documento informa como os parceiros deverão medir os serviços contratados, obter aprovação da medição, registrar, faturar e enviar para pagamento as respectivas faturas (convencionais ou eletrônicas). Sobre notas fiscais eletrônicas, lembramos que o projeto coordenado pelo ENCAT (Encontro Nacional dos Administradores e Coordenadores Tributários Estaduais) e desenvolvido em parceria com a Receita Federal (e que tem por finalidade a alteração da sistemática atual de emissão da nota fiscal em papel por nota fiscal eletrônica com validade jurídica para todos os fins), já está implantado em São Paulo e agora na cidade do Rio de Janeiro.

2 Folha 2 de 5 0. OBJETIVO E CAMPO DE APLICAÇÃO O objetivo desta instrução é orientar as partes interessadas sobre o processo de medição e faturamento de serviços executados por parceiros, evitando atrasos no processamento e, como consequência, no recebimento das faturas. 1. TERMOS E DEFINIÇÕES Consultar o Glossário no anexo à GER NCI 001 Comunicação e informática, também disponível em - seção Informativo, acessível através de senha. 2. ENTRADAS 2.1. Contrato A existência de um contrato em vigor é fundamental para que possa haver medição Prestação do serviços Para que o serviço prestado possa ser medido, terá que ter sido prestado nas condições contratadas Documentação A empresa através do qual o parceiro presta os serviços terá que estar regularizada e com toda a documentação exigida no contrato para ser apresentada juntamente com a fatura devidamente atualizada. 3. ETAPAS 3.1. Elaboração da apropriação dos serviços executados pelo parceiro A apropriação mensal é realizada obedecendo as seguintes condições: Período de medição O período da medição terá que ser exatamente o que está definido para a operação no documento CNC Cadastro de novo contrato e que, também, deverá constar do contrato com a empresa prestadora dos serviços. Se houver dúvida, contatar o preposto da Guimar no local dos serviços. Medições em períodos diferentes não serão aceitas pela Coordenação de Administração de Pessoal do GERAD Registro diário dos serviços executados e do tempo gasto O prestador dos serviços registrara diariamente, desde o primeiro dia útil do período de medição até o último, as horas trabalhadas e os serviços executados. Para o registro das horas trabalhadas será utilizado formulário da empresa do prestador e que contenha as mesmas informações do modelo fornecido pela Guimar (disponível em seção modelos e padrões / RH Administração de Pessoal/FAC Folha de apropriação de contratada)

3 Folha 3 de 5 Para o registro dos serviços executados será elaborado relatório cujo modelo esta disponível em seção modelos e padrões/rh Administração de Pessoal / RSP Modelo de relatório de serviços prestados. A Folha de Apropriação e o Relatório de Serviços Prestados são os documentos que justificam e quantificam os valores a serem faturados relativos à prestação dos serviços contratados Aprovação das folhas de apropriação A Folha de Apropriação terá que ser aprovada diária ou semanalmente; cabe ao representante local da Guimar definir a periodicidade Aprovação ao final do período de medição No primeiro dia útil após o término do período de medição, o prestador dos serviços entrega ao representante local da Guimar a Folha de Apropriação onde estão os registros e as aprovações anteriores e o Relatório de Serviços Prestados. No prazo máximo de dois dias úteis, o representante local da Guimar registra na Folha de Apropriação a memória de calculo das horas / dias a pagar à empresa pelos trabalhos do prestador de serviços, providenciando, nesta ordem: Outras aprovações que se façam necessárias na Folha de Apropriação (cliente, por exemplo), Sua assinatura e a do prestador de serviços na Folha de Apropriação, O registro no Resumo da Apropriação Diária (RAD) Emissão da nota fiscal Nota fiscal convencional (talonário) Somente para os municípios que ainda não adotaram a nota fiscal eletrônica, o prestador dos serviços emite a nota fiscal de serviços nos termos do seu contrato e de acordo com o que foi aprovado na Folha de Apropriação. Deverá atender: O tomador dos serviços terá que ser o mesmo que consta do contrato (CNPJ), A data da nota fiscal deverá ser a do último dia do período de medição da Folha de Apropriação, A descrição dos serviços deverá ser igual a do objeto do contrato firmado entre a Guimar e a empresa contratada, fazendo referência ao contrato assinado (ex: Prestação de serviços de XXXXXXXXXX no empreendimento XXXXXXXXX conforme GEN CTT XXX), As notas fiscais deverão ser emitidas pelo valor bruto dos serviços prestados, discriminando, separadamente, os valores base do contrato e eventuais valores de reajustes, descontos etc., No campo da descrição dos serviços, serão destacados os impostos cuja retenção seja, obrigatoriamente, realizada na fonte, conforme artigo 1º, parágrafo 10 e artigo 2º (alíquotas) da IN 459/2004. Não serão aceitas notas convencionais emitidas a partir de talonário para os municípios que já adotaram a nota fiscal eletrônica. 1 Nas operações onde for implantado este registro e mediante ordem específica.

4 Folha 4 de Nota fiscal eletrônica Cabe ao parceiro informar-se para se adequar às novas exigências nos prazos estipulados. Estas informações podem ser pesquisadas no site Aqui cabem as mesmas observações feitas em 3.2.1, destacando-se: Caso não haja condições de se separar valores principais de valores de reajustes e de outras parcelas, esta exigência será atendida na carta que acompanha a nota fiscal (vide contrato), O endereço eletrônico do tomador dos serviços solicitado ao se emitir um nota fiscal eletrônica deverá ser contratos@guimar.com.br A nota fiscal deverá ser impressa pelo parceiro e, conforme define o contrato, entregue ao representante local da Guimar. A Guimar não se responsabilizara pela impressão de notas fiscais Entrega da nota fiscal ao representante legal no local dos serviços À nota fiscal emitida pelo parceiro a partir do talonário ou a partir do site do município será entregue ao representante legal em até três dias úteis contados a partir do término do período de medição, juntamente com i) a documentação legal exigida pelo contrato e ii) a carta de encaminhamento. Atrasos na entrega de notas fiscais e documentação legal de parceiros que possam causar atrasos nas medições para faturamento aos clientes da Guimar poderão significar atrasos consideráveis no pagamento aos parceiros, não cabendo à Guimar nenhuma responsabilidade por tais atrasos Encaminhamento ao setor de administração de contratos O representante local: Conferirá a nota fiscal recebida com o que foi por ele aprovado na Folha de Apropriação. Havendo divergências, devolve a nota fiscal para reemissão, Verifica se toda a documentação legal foi entregue. Caso não tenha sido, notifica ao parceiro para que a complemente. Quando estiver completa, Junta i) a carta de encaminhamento da nota fiscal, ii) a nota fiscal, iii) a documentação legal, iv) o relatório dos serviços prestados e v) a Folha de Apropriação aprovada (original) e encaminha, em envelope fechado, para o setor de administração de contratos (GERAD), na Sede da Guimar Conferencia do setor de administração de contratos O setor de administração de contratos (Sede) a partir de: A documentação recebida do representante local, O relatório emitido pelo Sistema de Administração de Pessoal listando as horas apropriadas de cada parceiro (tendo como fonte as RAD s). De posse destas informações: Confere a nota fiscal emitida pelo parceiro com o relatório emitido pelo Sistema de Administração de Pessoal. Em caso de divergência, entra em contato com o representante local para providenciar a retificação da nota fiscal. Os atrasos no pagamento resultantes são de responsabilidade do parceiro. Confere a documentação legal, listando as exigências e prazos para solução, findos os quais tomará as providências cabíveis,

5 Folha 5 de 5 Relaciona os pagamentos a serem feitos para os prestadores de serviço de cada operação, preparando uma única Autorização de Pagamento para cada operação.