Orientações por natureza das despesas: 2.1. Pagamento de pessoal e encargos:

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1 Cartilha de orientações para a aplicação e prestação de contas dos recursos relativos aos convênios da SMGL com entidades não governamentais, oriundos do FUNCRIANÇA. Esta cartilha traz orientações para a aplicação dos recursos relativos aos convênios da SMGL, oriundos do FUNCRIANÇA, bem como para a elaboração da respectiva prestação de contas. 1. Orientações gerais: 1.1. A aplicação dos recursos e a respectiva prestação de contas deverão estar em estrita observância com: A) Projeto aprovado; B) Plano de Trabalho e Plano de Aplicação de Recursos; C) Termo de Convênio; D) Decreto /96 e alterações; e E) Demais dispositivos legais aplicáveis, tais como leis trabalhistas, tributárias e previdenciárias, no que couber As despesas com a aquisição de produtos e equipamentos deverão ser comprovadas, exclusivamente, com notas fiscais de venda ou cupons fiscais. Em ambos os casos, os documentos fiscais deverão ser emitidos com nome, CNPJ e endereço da entidade. Não serão aceitos documentos comprobatórios que não atendam às regras aqui citadas As despesas com serviços de terceiros serão comprovadas com notas fiscais de serviços ou Recibo de Pagamento Contribuinte Individual RPCI, desde que emitidos com nome, CNPJ e endereço da entidade. Os pagamentos a pessoas físicas devem ser necessariamente declarados em GFIP SEFIP, com o respectivo recolhimento dos encargos Os documentos comprobatórios de despesa deverão ser emitidos dentro do período de aplicação. Não observada esta orientação, a despesa será considerada fora do prazo e os recursos correspondentes deverão ser restituídos A movimentação dos recursos deverá ser mediante cheques nominais e através de pagamentos e transferências por meio de acesso à conta via internet Os pagamentos, tanto via cheque quanto transações via internet, deverão ser sempre nominais aos beneficiários finais das despesas, ou seja, à razão social das empresas que vendem mercadorias ou prestam serviços à entidade, ao funcionário e ao prestador de serviços pessoa física, no caso de pagamento de salários e RPCI, respectivamente, etc. Salientamos que os pagamentos a pessoas jurídicas (empresas) não podem ser efetivados no nome sócio ou qualquer outra pessoa física, devendo ser sempre nominais à sua razão social. No caso de pagamento com cheque de encargos como INSS, FGTS, PIS, IRRF e impostos e contribuições reditos em notas fiscais de serviço, o cheque deverá ser nominal ao tributo, guia ou órgão, como INSS, GPS ; FGTS, GRF, Receita Federal, ISSQN, Prefeitura de Porto Alegre, conforme o caso. P. 1/5

2 1.7. Deverão ser apresentados os comprovantes dos pagamentos, isto é, cópias microfilmadas dos cheques, fornecidas pelos bancos, e recibos dos pagamentos e transferências realizados via internet No caso de pagamento via fatura ou boletos, estes documentos deverão ser apresentados Deverão acompanhar a prestação de contas os anexos previstos no Decreto Municipal /96, que dispõe sobre aplicação dos recursos e prestação de contas dos convênios do Município com entidades não governamentais, quais sejam: a) Anexo I - Declaração de recebimento de aplicação de recursos b) Anexo II Parecer do Conselho Fiscal c) Anexo III Balancete Financeiro d) Anexo IV Demonstrativo de Despesas e) Anexo V Conciliação Bancária Os anexos I e II são documentos de texto, no formato Microsoft Word (.doc), em arquivos separados. Os anexos III, IV, V, VI e VII estão reunidos em um arquivo no formato Microsoft Excel (.xls). No Demonstrativo de Despesas, que é entrada dos dados, a natureza da despesa é selecionada em uma lista com as oito rubricas previstas no plano de aplicação. A planilha soma os valores por grupo e transporta-os para a coluna despesa do Balancete Financeiro (Anexo III). No balancete, basta lançar as receitas. O saldo, além de ser obtido automaticamente no próprio balancete, também é transportado para a Conciliação Bancária (Anexo V). O nome da entidade deve ser lançado somente no demonstrativo de despesas, que já transporta a informação aos demais formulários (anexo III e V). Nos três, é necessário lançar, nos campos indicados, local e data, o nome do presidente e nome do tesoureiro onde for exigido. Todos os anexos devem conter nome e assinaturas exigidos, bem como data e local, sendo que todas as datas, inclusive a de reunião do Conselho Fiscal (Anexo II), devem ser iguais ou posteriores à última despesa efetiva. Deverão ser apresentados também: - Relação de bens adquiridos com recursos da referida parcela, indicando o credor, sua descrição, a data da aquisição, número da nota fiscal, classificação do bem (mobiliário ou equipamento) número de série, quando houver, finalidade e alocação (unidade de trabalho da entidade em que o bem foi instalado). Utilizar modelo que consta no site do FUNCRIANÇA; - Inventário consolidado bens adquiridos no projeto, relacionando todas as aquisições feitas até a parcela em relação à qual se refere a prestação de contas. Devem constar no inventário, além da descrição do bem, o valor, o número do termo de compromisso e da parcela em que foram adquiridos, credor, data da aquisição, número da nota fiscal, classificação do bem (mobiliário ou equipamento) número de série, quando houver, finalidade e alocação (unidade de trabalho da entidade em que o bem foi instalado). O P. 2/5

3 inventário deverá ser atualizado a cada repasse. Utilizar modelo que consta no site do FUNCRIANÇA; Na coluna DOCUMENTO do demonstrativo, deve constar descrição exata o tipo de documento que está sendo pago, mais o seu número (ou competência, no caso de folha de pagamento). Exemplos: para os contracheques, o correto é Contracheque 08/2013 ou Contracheque adiantamento 08/2013. Para notas fiscais, o correto é Nota Fiscal nº xxx. Para o FGTS, preencher GRF 08/2013. No caso do INSS, preencher GPS /2013 ou GPS /2013, conforme o caso. Para Darfs, preencher Darf /2013, Darf /2013. Nas contas de luz, água e telefone, o correto é Fatura nº ou semelhante. Na recarga da ATP ou ATM, preencher com Recibo nº xxxxxxxx. Para recolhimento de ISSQN por substituição tributária, preencher com Guia ISSQN, etc Na coluna CREDOR deverá constar o nome completo do funcionário, do contribuinte individual ou da pessoa jurídica credora da despesa. No caso de pagamento dos encargos referidos no item 1.5. acima, os credores serão INSS, FGTS, Secretaria da Receita Federal no caso de pagamentos de Darfs, Prefeitura de Porto Alegre no caso de pagamento de ISSQN, etc. 2. Orientações por natureza das despesas: 2.1. Pagamento de pessoal e encargos: Havendo pagamento de pessoal, deverão ser apresentados os seguintes documentos: a) Contracheques datados e assinados pelos funcionários; b) GEFIP/SEFIP, acompanhada do respectivo Protocolo de Envio de Arquivos; c) FGTS quitado; d) INSS quitado; e) PIS (Darf 8301) quitado; f) IRRF (Darf 0561) quitado; g) Comprovantes de pagamento; Quando houver somente pagamento de encargos, fica dispensada a apresentação dos contracheques; Em relação a rescisões de contrato de trabalho, deverá ser apresentado o termo de rescisão datado e assinado pelas partes. No caso de rescisão de funcionário com mais de um ano de trabalho, a despesa só será aceita se o termo de rescisão estiver homologado pelo respectivo sindicato. No caso de demissão sem justa causa, por iniciativa da entidade, deverá ser apresentado também o Demonstrativo do Trabalhador de Recolhimento do FGTS Rescisório e comprovante de recolhimento do encargo. Obs.: as entidades dispensadas do recolhimento do PIS por decisão judicial, deverão apresentar cópia da decisão. P. 3/5

4 Os pagamentos de vales-transporte e vales-alimentação entram nesta rubrica e deverão ser comprovados com a apresentação dos pedidos de recarga, em que constem os beneficiários dos créditos, e a respectiva GFIP/SEFIP para demonstrar os vínculos dos beneficiários com a entidade Pagamento de serviços de terceiros e encargos: Os serviços de terceiros deverão ser comprovados mediante notas fiscais de serviços ou Recibo de Pagamento de Contribuinte Individual RPCI (anteriormente chamado de RPA Recibo de Pagamento de Autônomo), devendo ser observado o seguinte: a) No caso de notais fiscais de serviço, a entidade deverá observar validade da AIDF Autorização de Impressão de Documento Fiscal. Em Porto Alegre, a AIDF das notas fiscais tem validade de quatro anos, e depois de vencida, as notas devem ser encaminhas à Secretaria Municipal da Fazenda para destruição. A AIDF fica no rodapé da nota, com indicação do seu número e mês e ano de sua expedição. Notas fiscais mais recentes contem em seu cabeçalho a data limite de emissão, o que facilita a verificação de sua validade. Não serão aceitas na prestação de contas notas fiscais vencidas, cabendo à entidade, antes de contratar os serviços, verificar com o prestador se ele possui nota fiscal válida. Observar também as retenções e o recolhimento dos tributos das notas fiscais de serviço, nos casos em que as retenções são exigidas por lei (INSS, ISSQN, IRRF e Contribuições Federais). b) No caso de pagamento de serviços de terceiros a pessoa física, por meio de RPCI, deverão ser observadas as retenções e recolhimento de 11% de INSS (ou 20%, no caso de GPS cód. 2305), observado o limite de contribuição estabelecido pela Previdência Social, e de IRRF (Darf 0588). Deverão constar no recibo a competência (mês) no qual os serviços foram executados, a quantidade de horas trabalhadas e a discriminação detalhada dos serviços prestados. O Contribuinte Individual deverá ser lançado na GFIP/SEFIP da competência (mês) indicada no RPCI, registrado na categoria 13, devendo a entidade apresentar comprovante de recolhimento integral do INSS calculado na respectiva GFIP/SEFIP. c) Comprovantes de pagamento; 2.3. Tarifas bancárias: Só será aceito pagamento de tarifas bancárias que se referem ao período de aplicação de recursos. Nesse sentido, não serão aceitas tarifas debitadas no período que se referem a meses anteriores e que estavam pendentes de cobrança. As tarifas bancárias devem ser lançadas no demonstrativo de despesas Alimentação, limpeza e higiene: 2.5. Material de construção e reformas: 2.6. Material pedagógico, de expediente e de recreação: P. 4/5

5 2.7. Utensílios, alojamento, tecidos e aviamentos: 2.8. Equipamentos e material; Apresentação de nota fiscal de venda ou cupom fiscal e comprovante de pagamento, acompanhado de três orçamentos atualizados. Devem ser apresentados, além da relação dos bens adquiridos com os recursos da parcela e do inventário consolidado, conforme mencionado no item 1.9 desta cartilha, fotos, com data, em que seja possível visualizar os bens e os locais onde foram instalados. Orientação em relação à execução de obras e reformas A cada prestação de contas, a entidade deverá apresentar: a) cronograma físico-financeiro atualizado das obras, indicando as etapas e respectivos percentuais executados com os recursos da parcela repassada, em conformidade com o exposto no plano de trabalho. As informações constantes no cronograma atualizado deverão ser atestadas por dois funcionários da entidade e pelo responsável técnico pela obra; b) fotos, com data, que demonstrem a evolução dos trabalhos; c) GFIP/SEFIP da empresa contratada, referente à competência em que os serviços foram prestados, contendo a entidade como tomadora e acompanhada dos comprovantes de recolhimento do INSS e FGTS. Orientações gerais Todo o comprovante de despesa deverão conter, em seu corpo, a informação de que foi custeada com recursos do fundo respectivo. Todas as despesas deverão ser atestadas por, no mínimo, dois funcionários da entidade, identificados com número do CPF e RG, acompanhados de cópias dos documentos de identificação, com foto e assinatura, mencionados (CPF e RG); Os pagamentos das despesas deverão ser feitos, preferencialmente, por transferências bancárias com a identificação dos fornecedores, empregados e outros credores das despesas, devendo haver justificativa para o não pagamento das despesas dessa forma; As aplicações dos recursos financeiros, enquanto não utilizados, só poderão ser realizadas em poupança de instituição financeira oficial ou em fundo de aplicação de curto prazo; O descumprimento de qualquer das regras previstas nesta cartilha sujeitará a entidade à reprovação, total ou parcial, de sua prestação de contas e às conseqüentes sanções cabíveis. P. 5/5