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1 Controle de Documentos e Registros Revisão: 00 Página 1 de 7 1. HISTÓRICO DE REVISÕES DATA REVISÃO RESUMO DE ALTERAÇÕES 20/08/ Emissão inicial 2. OBJETIVO Descrever o procedimento interno para o controle de documentos, dados e registros na EXATA CARGO, de maneira a assegurar a pronta localização, recuperação e que sejam utilizados na empresa, somente nas suas últimas revisões aplicáveis. 3. APLICAÇÃO Este procedimento aplica-se a todos os documentos, que estabelecem requisitos de conformidade para os serviços prestados pela EXATA CARGO ou que sejam complementares do Sistema Integrado de Gestão e para o adequado controle dos registros necessários e obrigatórios para se evidenciar a conformidade dos serviços prestados com os requisitos especificados e a eficácia do Sistema Integrado de Gestão Responsável pela adequação, implantação e melhoria do processo 3.2. Interfaces internas REPRESENTANTE DA DIREÇÃO Todos os processos 3.3. Interfaces externa Clientes Embarcadores Prestadores de Serviços 4. REFERÊNCIAS NORMATIVAS NBR ISO 9001: Sistema de Gestão da Qualidade - Requisitos. Manual do Sistema de Integrado de Gestão Legislação e regulamentos vigentes, aplicáveis ao meio ambiente e aspectos de segurança e saúde no trabalho. SASSMAQ / Sistema de Avaliação de Segurança, Saúde, Meio Ambiente e Qualidade - ABIQUIM 5. DEFINIÇÕES Organismos públicos e privados de controle e fiscalização 5.1. Documento: todo e qualquer meio de armazenar ou transmitir informações e dados significativos que regulamentam, normalizam, estabelecem requisitos ou evidenciam qualquer processo, atividade de trabalho ou contrato específico. Elaboração Coordenadora de Qualidade Tamires Tavares (Original Assinado) Aprovação Representante da Direção Ozéias Gualter Jorge Original Assinado)

2 Controle de Documentos e Registros Revisão: 00 Página 2 de Registro: documento especial, que apresenta resultado ou fornece evidências de execução e controle de um processo, atividade ou tarefa Emissão: ato de emitir e por em circulação um documento para uso interno Aprovação: aceitação formal por responsável autorizado, de atendimento aos requisitos especificados e da aplicabilidade de um documento, para uso interno na organização. 6. DESCRIÇÃO 6.1. Controle de Documentos e Dados internos Os principais documentos e dados gerados internamente, que regulamentam, normalizam ou estabelecem requisitos aplicáveis ao Sistema Integrado de Gestão da EXATA CARGO e todos aqueles necessários para assegurar o planejamento, operação e o controle eficaz dos serviços prestados são controlados e mantidos atualizados para informação e consulta nas suas últimas revisões aplicáveis pelo Coordenador da Qualidade O Anexo 2 do Manual do Sistema Integrado de Gestão Lista Mestra de Documentos Controlados relaciona todos os documentos controlados, identifica a última revisão aplicável de cada documento, bem como a responsabilidade pelo controle e aprovação para uso de cada documento São controlados pela Lista Mestra de Documentos Controlados: Declaração da Política do Sistema Integrado de Gestão e seus objetivos; Manual do Sistema Integrado de Gestão; Procedimentos documentados obrigatórios; Instruções de trabalho específicas e. Demais documentos complementares Os demais documentos gerados internamente são controlados, sempre que aplicável, a critério das áreas e/ou funções responsáveis Controle de Documentos e Dados externos Os principais documentos externos que regulamentam, normalizam ou estabelecem requisitos aplicáveis ao Sistema Integrado de Gestão e todos aqueles necessários para assegurar o planejamento, operação e o controle eficaz dos serviços prestados são controlados e mantidos atualizados para informação e consulta nas suas últimas revisões aplicáveis pelo Coordenador da Qualidade, por meio da emissão e atualização permanente do Anexo 3 do Manual do Sistema Integrado de Gestão - Relação de Documentos Externos Controlados A Relação de Documentos Externos Controlados estabelece e define para cada documento: o número ou código de identificação, título e/ou assunto, organismo ou entidade emitente, a última revisão e/ou edição válida, a área e/ou função interna responsável pelo controle e aprovação para uso na organização São controlados pela Relação de Documentos Externos Controlados: Normas Nacionais e Internacionais de Gestão e Garantia da Qualidade e aplicáveis ao setor de transporte de produtos perigosos;

3 Controle de Documentos e Registros Revisão: 00 Página 3 de 7 Leis, regulamentos e decretos aplicáveis ao setor de transporte produtos perigosos; Normas Regulamentares de Segurança e Saúde no Trabalho, aplicáveis; Documentos legais obrigatórios de funcionamento e operação da empresa Emissão, Aprovação e Reaprovação de documentos Emissão e Aprovação de documentos internos Política do Sistema de Integrado de Gestão e seus objetivos A necessidade de se estabelecer uma Política do Sistema Integrado de Gestão e seus objetivos é requisito obrigatório da NBR ISO 9001:2008 e do SASSMAQ / 2005, normas de referência. Os Diretores são responsáveis por assegurar a adequação, aprovação e divulgação deste documento, visando dirigir e orientar toda a empresa para melhoria de seu desempenho Manual do Sistema Integrado de Gestão A necessidade da elaboração de um Manual do Sistema Integrado de Gestão é um requisito obrigatório da NBR ISO 9001:2008, norma de referência. O Representante da Direção da empresa é responsável pela elaboração, aprovação e por realizar a análise crítica deste documento no que se refere a sua adequação e atendimento a todos os requisitos dos documentos de referência Procedimentos documentados, instruções de trabalho e documentos complementares A elaboração dos procedimentos documentados, instruções de trabalho e outros documentos complementares é realizada pela área com maior responsabilidade sobre o processo ou atividade. O responsável da área com maior responsabilidade sobre o processo ou atividade ou o Representante da Direção é responsável pela análise crítica de adequação e aprovação formal para emissão e uso destes documentos Reaprovação de documentos internos revisados. A sistemática de análise crítica e reaprovação de revisão de qualquer um dos documentos do Sistema Integrado de Gestão deve ser a mesma definida para aprovação de cada tipo de documento. Não há diferença para a execução das atividades de análise crítica e aprovação para uso interno de uma emissão inicial ou qualquer revisão subsequente. O Coordenador da Qualidade em conjunto com os responsáveis das áreas devem a cada revisão de documento, coordenar e executar internamente atividades de análise crítica de adequação e implicações práticas. Sempre que julgarem necessário, o resultado desta análise e implicações práticas resultantes deve ser comunicado as demais áreas / funções internas envolvidas, para informação, orientação e providências internas Controle de revisão de documento O Coordenador da Qualidade é responsável por manter registro das alterações ocorridas nos documentos do Sistema de Integrado de Gestão para efeito de consulta, memória técnica da organização e pronta identificação da situação atual de revisão, pela atualização do histórico de revisão existente em cada documento.

4 Controle de Documentos e Registros Revisão: 00 Página 4 de Para os demais documentos, o registro de histórico de revisões deve ser realizado pelas áreas e/ou funções responsáveis pelo controle, por meio de outras sistemáticas específicas, mais adequadas, de maneira a assegurar informações e registros confiáveis de execução das atividades de análise crítica de implicações, aprovação ou reaprovação realizadas, antes de sua distribuição ou autorização para uso na organização Aprovação e reaprovação de documentos externos Os documentos externos são revisados e atualizados a critério dos organismos e/ou entidades emitentes. A EXATA CARGO toma conhecimento das revisões ocorridas ou novas emissões de documentos externos controlados, por consultas aos próprios organismos e/ou entidades emitentes, à assessoria jurídica contratada, ao sindicato patronal do setor ou em web sites especializados. Toda revisão ou nova emissão de qualquer documento externo controlado deve ser comunicada pelo Coordenador da Qualidade às demais áreas internas envolvidas. Recebida a informação, o responsável da área envolvida deve providenciar a análise crítica de suas implicações e consequências diretas. Concluída as atividades de análise crítica, as ações internas necessárias, decorrentes das alterações ocorridas nestes documentos, que impliquem em alterações de documentos, processos de trabalho ou atividades internas devem ser documentadas e formalmente comunicadas aos demais envolvidos, para informação e providências internas, se aplicável Identificação de documentos O Manual do Sistema Integrado de Gestão é identificado pela sigla MSIG e pelo campo de revisão em todas as suas páginas Os procedimentos documentados estabelecidos são identificados individualmente pelo campo de revisão em todas as suas páginas, título estabelecido e pelo seu código interno de identificação, como definido abaixo: Código interno de identificação AAA. B CC, onde: AAA - definem que PR é um procedimento escrito B - sequencial numérico crescente que indica a seção do Manual a que se aplica CC - sequencial numérico crescente por ordem de emissão Exemplo: PR Ordem Cronológica-1º documento emitido Seção 4 do Manual Procedimento As Instruções de Trabalho são identificadas individualmente pelo campo de revisão em todas as suas páginas, título estabelecido e pelo código interno de identificação, como definido abaixo: Código interno de identificação: AA. B CC, onde AA - definem que IT é uma Instrução de Trabalho B - sequencial numérico crescente que indica a seção do Manual a que se aplica CC - sequencial numérico crescente por ordem de emissão Exemplo: IT Ordem Cronológica-1º documento emitido Seção 4 do Manual Instrução de Trabalho

5 Controle de Documentos e Registros Revisão: 00 Página 5 de Os demais documentos complementares emitidos devem ser identificados individualmente por seus títulos, campo de revisão, data de emissão e/ou aprovação ou código de identificação individual estabelecido no próprio documento Documentos externos são identificados pelos seus códigos específicos de identificação, campo de revisão ou edição e pelo título a eles atribuído, pelos organismos ou entidades emitentes Contratos são identificados: tabela de frete, pedido do cliente ou contrato a que se referem Distribuição Controlada O Coordenador da Qualidade é responsável por realizar a distribuição interna controlada de todos os documentos do Sistema de Integrado de Gestão Todas as cópias físicas dos documentos controlados, distribuídas internamente devem estar devidamente identificadas com os carimbos padronizados de Cópia Controlada ou Cópia Não Controlada para pronta identificação de sua situação de controle de distribuição Para os documentos identificados com o carimbo de Cópia Controlada é assegurada ao destinatário a atualização automática de revisões do documento em questão, de maneira que tenha sempre disponível, a revisão válida do documento As cópias de documentos identificadas com o carimbo de Cópia Não Controlada são distribuídas em caráter informativo ou apenas para uso específico, não sendo assegurada aos destinatários atualização das revisões do documento, após distribuição Os carimbos de identificação de situação de controle de distribuição de documentos devem ser apostos na primeira página de cada cópia de documento, antes de sua efetiva distribuição, interna ou externa A distribuição de qualquer documento controlado, em meio físico (papel) deve ser realizada de maneira protocolada, de modo a assegurar registros adequados de controle de distribuição de cada revisão de documento Quando a distribuição interna de documentos controlados for realizada usando-se recursos em meio eletrônico (rede interna ou intranet), não é requerido qualquer tipo de identificação para controle de distribuição. Nestes casos, deve-se assegurar aos usuários, acesso somente às últimas revisões aplicáveis dos documentos, no modo de leitura Controle de Documentos Obsoletos O Coordenador da Qualidade deve assegurar que nenhuma cópia ou original de documento obsoleto esteja disponível para uso na organização, exceto para casos excepcionais autorizados. Nestes casos o documento deve estar devidamente identificado com o carimbo de Obsoleto aposto na primeira página do documento Todas as cópias de documentos obsoletos devem ser imediatamente recolhidas e destruídas no ato da distribuição de uma nova revisão Uma cópia de cada documento obsoleto devidamente identificado deve ser mantido em arquivo, em meio eletrônico ou físico pelo Coordenador da Qualidade, pelo prazo mínimo de 1 ano, para efeito de memória técnica, salvo disposições em contrário Controle de informações e dados em meio eletrônico

6 Controle de Documentos e Registros Revisão: 00 Página 6 de 7 Os dados em meio eletrônico podem ser acessados e/ou alterados por meio de senhas dos usuários das respectivas áreas, principalmente quando da inclusão e ou exclusão de dados. Os dados mantidos em meio eletrônico ou magnético, relacionados abaixo, devem ser tratados como a seguir: Cópia de Segurança: sistema de gerenciamento, arquivos internos e do Sistema Integrado de Gestão Empresa mantenedora: Forma de arquivamento: Local de arquivamento: Tempo de arquivamento: Cópia de segurança: Responsável pela cópia de segurança: Domínio interno HD Servidor de Dados Semanalmente é realizado um backup mais recente Executada 2 vezes ao dia Tecnologia da Informação 6.8. Controle de Registros do Sistema Integrado de Gestão Identificação Para todos os registros gerados internamente e aplicáveis ao Sistema Integrado de Gestão, foram previamente desenvolvidos e estabelecidos formulários padronizados, para pronta identificação e registro de informações e dados a eles pertinentes. Os formulários são facilmente identificáveis por seus respectivos títulos O Coordenador da Qualidade mantém atualizado em meio eletrônico ou físico, uma cópia ou modelo da última revisão aplicável de cada formulário padronizado utilizado e aplicável ao Sistema Integrado de Gestão A necessidade de alteração ou revisão de qualquer formulário padronizado deve ser solicitada pelas áreas e/ou funções envolvidas ao Coordenador da Qualidade, que deve realizar a análise das alterações solicitadas e se aprovadas tomará as providências internas de adequação, controle e autorização para uso interno Todos os registros controlados, de origem interna ou externa devem ser mantidos em arquivo pelas áreas e/ou funções, previamente designadas como responsáveis, de maneira a assegurar que estes sejam preservados, prontamente identificados e recuperáveis, ao longo de todo o tempo em que permanecerem em arquivo, até o seu descarte final A área e/ou função interna designada como responsável pelo controle de cada registro deve no ato de seu recebimento para arquivo assegurar, que estejam completos e legíveis, caso contrário, deverá contatar os emitentes para os acertos necessários, antes do arquivamento O Anexo 4 do Manual do Sistema Integrado de Gestão - Matriz de Registros Controlados é mantido permanentemente atualizado e relaciona todos os registros controlados, permite a pronta identificação do seu título e define ainda o método e critério de armazenamento, proteção, recuperação, tempo mínimo de retenção em arquivo e o método de descarte de cada registro controlado pela empresa. 7. REGISTROS

7 Controle de Documentos e Registros Revisão: 00 Página 7 de 7 A responsabilidade e os critérios de identificação, armazenamento, proteção, recuperação, tempo de retenção e descarte dos registros controlados, referentes a execução das atividades de controle de documentos e registros executadas pela EXATA CARGO estão definidos no Anexo 4 do Manual do Sistema Integrado de Gestão - Matriz de Registros Controlados. 8. DOCUMENTOS COMPLEMENTARES Anexo 2 Lista Mestra de Documentos Controlados Anexo 3 Relação de Documentos Externos Controlados Anexo 4 Matriz de Registros Controlados 9. REGISTROS DO PROCESSO Não aplicável