Elaboração e acompanhamento de Processos de Certificação. Palavras-chave: Processo, Certificação.

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1 1/5 Palavras-chave: Processo, Certificação. Exemplar nº: Sumário 1 Objetivo 2 Aplicação 3 Documentos complementares 4 Definições 5 Procedimento Anexo A Formulários 1 Objetivo Este Procedimento tem como objetivo descrever a rotina aplicável à elaboração e ao acompanhamento de de Produtos. 2 Aplicação Este Procedimento se aplica à Atividade de Certificação CERT e é válido a partir da data de sua aprovação. 3 Documentos complementares Na aplicação deste Procedimento pode ser necessário consultar os seguintes documentos, em suas versões atualizadas: - Procedimento PR/ Obtenção de Certificado de Conformidade; - Procedimento PR/ Elaboração e controle de contratos para certificação de produtos. 4 Definições Os termos utilizados neste documento encontram-se definidos no Manual da Qualidade da CERT. 5 Procedimento 5.1 Codificação Os são codificados com um registro numérico, do tipo CERT-NNNN/AA ou CERT-NNNN/AA-SQ, onde: - NNNN: número seqüencial por ano, a partir de 001; - AA: dois dígitos do ano do registro; - SQ: identificação de processo de Avaliação de Sistema da Qualidade. 5.2 Elaboração O Processo de Certificação é composto por toda a documentação que dá origem à certificação: a) Solicitação de Orçamento; b) Registro de Análise Crítica da Solicitação de Certificado de Conformidade (FRM-CERT ); c) Solicitação de Alteração do Certificado de Conformidade - formulário preenchido e assinado pelo solicitante, conforme o Procedimento PR/ ;

2 2/5 d) Declaração de que não houve modificações nos produtos, em caso de revalidação do Certificado de Conformidade - declaração assinada pelo solicitante, conforme o Procedimento PR/ ; e) Proposta para execução dos trabalhos, aprovada pelo Responsável da CERT ou pela DI; f) Documento de aceitação da Proposta, conforme instrução contida na mesma; g) Condições de Pagamento formulário FRM-CERT (ver Anexo A) preenchido pela equipe da CERT e assinado pelo Responsável pela CERT; h) Correspondências emitidas e recebidas; i) Cópia controlada do Manual da Qualidade e dos Procedimentos do fabricante, se for o caso; j) Relatório de Amostragem formulário preenchido e assinado pelo responsável pela amostragem, conforme Procedimento PR/ , se for o caso; k) Relatórios de Ensaios (RE) ou folhas de ensaios; l) Relatórios de Análise da Documentação e Relatórios de Auditoria, assinados pelo auditor responsável, quando a Avaliação do Sistema da Qualidade é realizada através de auditorias; m) Relatórios de Avaliação do Sistema da Qualidade (RASQ), quando o Sistema da Qualidade é certificado por um Organismo de Certificação de Sistemas e a avaliação for realizada através de análise da documentação; n) RAD Relatório de auditoria auditoria pela equipe da CERT e/ou seus especialistas; o) Relatório de Avaliação do Produto (RAV) conforme FRM-CERT (ver Anexo A), quando o Produto for analisado ou inspecionado pela equipe da CERT e/ou de seus especialistas, ou quando ensaios forem realizados sob supervisão da CERT nas instalações de laboratórios subcontratados não credenciados; p) Certificado de Conformidade e seus Anexos; q) Contrato de acompanhamento, quando existir, assinado pelo Diretor Geral ou pelo Diretor de Gestão e Infra-estrutura, conforme Procedimento PR/ As etapas iniciais de um processo de certificação são as seguintes: a) O solicitante faz uma solicitação de orçamento à CERT, contendo as informações básicas para emissão da Proposta; b) A CERT verifica a viabilidade da solicitação, ou seja, efetua a análise crítica, e registra no formulário FRM-CERT , que o CEPEL está apto a executar o serviço de acordo com o escopo de certificação solicitado. Em caso negativo, o cliente é informado, via fax. Havendo a necessidade da realização de ensaio, a CERT envia uma solicitação de orçamento para o Laboratório. Em caso de dúvidas o cliente é contatado e esclarece os requisitos de certificação solicitada; c) Com base nas informações recebidas do Laboratório, a CERT emite a Proposta de Serviço. Na Proposta emitida, deve constar: os serviços previstos, os preços, os materiais e os documentos necessários, as condições comerciais e observações gerais relativas aquele processo; d) A CERT cadastra a Proposta pelo sistema de cadastro de protocolo do banco de dados, disponível no site: preenchendo os seguintes campos: número do documento, data de recebimento, título, nome do solicitante, preço, conta de apropriação e área responsável; e) A CERT envia a Proposta ao solicitante, juntamente com o formulário de Solicitação de Certificado de Conformidade ou Solicitação de Alteração do Certificado de Conformidade (formulários do Procedimento PR/ ) ou solicita a declaração de que não houve modificações nos produtos, de acordo com cada caso; f) A CERT arquiva o original da Proposta e toda a documentação referente à mesma, como Proposta Sem Aceite. 5.3 Acompanhamento Abertura de Pasta de Processo Havendo o aceite para a Proposta, serão abertas as Pastas de Processo (Administrativa e Laboratório) com toda a documentação retirada da Pasta de Propostas Sem Aceite. A Proposta, a

3 3/5 partir deste momento, passa a chamar-se Processo, seu número é mantido e identificado através do visor das pastas. A CERT possui arquivo para documentos de acesso restrito, onde são armazenadas as Pastas de Processos. O acesso a estes arquivos é reservado, conforme definido no Manual da Qualidade da CERT; todas as etapas do processo são acompanhadas pelo Formulário de Acompanhamento da Certificação FRM-CERT (ver Anexo A); Para os serviços que não seja necessário o uso de laboratório, é aberta somente a pasta Administrativa Processo em andamento A CERT mantém em arquivo confidencial as Pastas de Processo, com visor branco, identificado pelo nome do solicitante. As pastas serão dispostas da seguinte forma: a) Pasta Administrativa correspondências emitidas/recebidas (originais), formulário de Solicitação de Certificação de Conformidade, aceite da Proposta, e outros documentos pertinentes a parte administrativa, contrato e sistema da qualidade. b) Pasta de Laboratório desenho de fabricação e ensaios, desenhos descritivos do Produto, lista de materiais, e outros documentos pertinentes a parte de avaliação/ensaio; Os resultados dos ensaios e das avaliações do sistema da qualidade são disponibilizados ao solicitante, através de relatórios e de correspondências, indicando a necessidade e a extensão da repetição de ensaios e de avaliações extraordinárias do sistema da qualidade, se for o caso. Findo o prazo estabelecido pela CERT sem que o solicitante atenda as não conformidades ou justifique o atraso no atendimento das mesmas, o processo de certificação será arquivado como cancelado, por de curso de prazo Ao término do trabalho, o Processo é submetido à Comissão de Certificação, sendo colocadas na Pasta de Processo, as cópias do Relatório de Ensaio (RE), Relatório de Avaliação do Produto (RAV), Relatório de Auditoria (RAD) e/ou Relatório de Avaliação do Sistema da Qualidade (RASQ), além de cópias do Certificado e Anexos e do Contrato de acompanhamento. O Manual da Qualidade é devolvido ao solicitante. Os Procedimentos do fabricante, assim como documentos do Processo, são armazenados em Pastas-Fichário de Processo, identificadas pelo nome do solicitante Processo aprovado Após a deliberação do Processo pela Comissão de Certificação, a Pasta do Processo total é transferida para secretaria para arquivamento Os originais do Certificado, Anexo (sumário de especificações, ensaios realizados, considerações pertinentes ao uso do equipamento), da Documentação Descritiva do Produto seguem para o cliente. Uma cópia dessa documentação é arquivada na Pasta de Processo. A distribuição do Contrato ocorre conforme Procedimento PR/ Processo reprovado A reprovação do Processo ocorre através de um comunicado ao solicitante pelo responsável do Processo ou do gerente da Atividade de Certificação, com base nos resultados de pelo menos um dos seguintes documentos: Relatório de Ensaio (RE), Relatório de Avaliação do Produto (RAV), Relatório de Auditoria (RAD) e/ou Relatório de Avaliação do Sistema da Qualidade (RASQ), registros do auditor responsável pela auditoria e/ou do técnico responsável pela avaliação do Sistema da Qualidade A documentação contida na Pasta de Processo é transferida para secretaria para arquivamento confidencial com a devida identificação. Uma via do Relatório de Avaliação (RAV), quando requerido oficialmente, pode ser enviada ao solicitante.

4 4/ Processo cancelado O Processo pode ser cancelado, a critério do solicitante ou da CERT. No caso da CERT, o cancelamento ocorre por não atendimento, por parte do cliente, aos prazos estipulados ou por inadimplência. No caso do solicitante, a CERT deve ser comunicada através de correspondência; A documentação contida na Pasta de Processo é transferida para secretaria para arquivamento confidencial com a devida identificação. Ao cancelar o Processo, a CERT notifica o solicitante e o DVFN, através de correspondência, cuja cópia é arquivada Processo reaberto O solicitante pode requisitar a reabertura de um Processo de Certificação, após reprovação ou cancelamento. A retomada dos trabalhos fica condicionada à re-análise por parte da CERT, e à solução de todas as pendências e ao recebimento de todos os documentos e materiais solicitados, sendo motivo de nova Proposta, que submete os produtos a novos preços e prazos; O novo Processo recebe uma nova numeração, voltando a ser tratado como um Processo em andamento. A documentação do Processo anterior é transferida para o arquivo confidencial de Processos em andamento com visor branco Os resultados dos ensaios e das avaliações do sistema da qualidade são disponibilizados ao solicitante, através de relatórios e de correspondências, indicando a necessidade e a extensão da repetição de ensaios e de avaliações extraordinárias do sistema da qualidade, se for o caso. Findo o prazo estabelecido pela CERT sem que o solicitante atenda as não conformidades ou justifique o atraso no atendimento das mesmas, o processo de certificação será arquivado como cancelado, por de curso de prazo. Caso seja necessário a CERT e repete os ensaios para verificar a eficácia da medida tomada pelo cliente, através de proposta complementar Contratos Os Processos que originam Contratos são acompanhados através de emissão de Propostas, e arquivados nas próprias Pastas de Processo para o devido acompanhamento, conforme Procedimento PR/ /Anexo A

5 5/5 Anexo A Formulários A.1 Todos os Formulários mencionados neste Procedimento, e abaixo descritos, encontram-se disponíveis em arquivo eletrônico, sendo disponibilizado no endereço eletrônico \\adri2\cert\form complemt proced Qualidade\, e com backup na secretaria da CERT. A.2 Todos os Formulários disponibilizados pelo endereço eletrônico encontram-se em sua versão atualizada. Identificação FRM-CERT FRM-CERT FRM-CERT Descrição Formulário de Condições de Pagamento Formulário de Acompanhamento de Certificação Formulário de Avaliação de Produto (RAV)