2 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS. 8 Rotinas do Sistema de Compras

Transcrição

1 Pág. 01 O sistema de compras do IADE compreende duas rotinas, sendo uma com os procedimentos para compra direta (na praça, por telefone, via internet e in loco ), e outra com os procedimentos para compra através de licitação (quando da utilização de dinheiro público federal e, de acordo com a Lei 8.666/93, de , ficam dispensados de licitação, os seguintes: a) até R$ 8.000,00, para compras e serviços; e b) até R$ ,00, para serviços de engenharia), para suprir as necessidades de bens, de material de expediente, móveis e utensílios, material de consumo, material científico, material permanente e outros materiais, requeridas pelos seus conveniados e pelo próprio Instituto. Consta ainda, neste capítulo, uma terceira rotina para compra sem exigência de licitação, através de importação. Apesar de o IADE ainda não ter efetuado nenhuma compra através dessa modalidade, achou-se por bem fazê-la constar por ser uma rotina usual e que, neste Instituto, em breve, deverá ocorrer compras dessa natureza. I COMPRA DIRETA 1. Recebe ofício, através do Sistema de Protocolo do IADE, para a compra de material de escritório, material de consumo, material elétrico, material de construção, material científico, material permanente, outros materiais, e para a execução de serviços, já contendo a autorização do Reitor e/ou do Diretor Executivo do IADE, quando se tratar de material de consumo para o próprio Instituto. No caso da falta de alguma das autorizações acima, o documento deverá ser submetido a aprovação desses executivos, conforme o caso. 2. Verifica se já constam, anexos, os 3 (três) orçamentos de preços, previstos para a compra em questão. 3. As propostas estão anexas, como previsto? 8 Rotinas do Sistema de Compras

2 Pág. 02 não faz a pesquisa de preços e a negociação, necessárias à compra do material solicitado (por telefone,ou via internet e/ou in loco ), utilizando o formulário Pedido de Cotação de Preço, criado para esse fim; 4. Renegocia com o fornecedor, com base na proposta de menor preço e que atenda às especificações do material solicitado, pedindo informações adicionais, mediante o uso do formulário Pedido de Cotação de Preço. 5. Emite ordem de compra, mediante a utilização do formulário Pedido ao Fornecedor, criado para esse fim, com base na documentação de solicitação para a compra do material. 6. Aguarda a entrega do material, dentro do prazo combinado. 7. Recebe o material com a Nota Fiscal correspondente e checa a sua completeza, com base nos documentos de solicitação. 8. O material está de acordo com as especificações solicitadas? não devolve ao fornecedor, solicitando o envio do material correto; 9. Retem o material para fazer o tombamento, se for o caso, e comunica o recebimento do mesmo ao interessado. 10. Colhe autorização do Diretor Executivo para efetuar o pagamento. 11. Emite o Termo de Entrega/Recebimento de Bem (formulário criado para esse fim), colhendo os dados e assinatura do recebedor, de conformidade com o previsto nesse formulário e faz a entrega do material.

3 Pág Encaminha a Nota Fiscal para a área Financeira, para pagamento. No entanto, antes da remessa faz anotações específicas sobre o destino do material na mesma. 13. Anexa o Termo de Entrega/Recebimento de Bem à documentação relativa à solicitação do material e faz o seu arquivamento em pasta própria. II COMPRA ATRAVÉS DE LICITAÇÃO 1. Recebe, através do Protocolo, o Convênio encaminhado pelo Coordenador do Projeto da UVA. 2. Verifica, se for o caso com o Coordenador, a completeza do Projeto e a pauta das compras ou serviços, através da planilha orçamentária. 3. A plailha está OK, ou seja, atende a todos os requisitos do Projeto? não complementa algumas especificações com o Coordenador e, quando necessário, solicita a colaboração de especialista no assunto; 4. Elabora o Edital, com base na planilha orçamentária, para a realização de Pregão Presencial (Lei 10520, de trata de aquisição com dinheiro público federal). Elabora planilha específica a ser utilizada quando da licitação. 5. Elabora pesquisa de preços, no mínimo de três, utilizando o formulário Pedido de Cotação de Preço, para cada ítem a ser licitado para analisar preços, quando do Pregão Presencial. 6. Encaminha extrato do Edital, para publicação: no Diário Oficial da União; no Diário Oficial do Estado; e em um jornal de grande circulação.

4 Pág Aguarda o dia da Licitação. Nesse intervalo recebe os licitantes para o fornecimento do Edital e, se for o caso, dirimir dúvidas existentes. 8. No dia estabelecido para a Licitação (no Edital), a Comissão de Licitação, juntamente com o especialista no assunto, se for o caso, recebe os licitantes. 9. Dá início à sessão, com o credenciamento dos licitantes presentes. 10. Verifica o credenciamento de cada licitante, para verificar quem está apto a participar da licitação. 11. Inicia a abertura das propostas de quem estiver apto a participar da licitação. 12. Faz análise para verificar se os preços estão dentro da faixa dos preços de mercado, com base na pesquisa feita anteriormente (Passo 5, anterior). 13. Preenche a planilha específica, criada no Passo 4 anterior, com os diversos dados dos fornecedores e o menor valor apresentado (serão considerados, apenas, os valores com variação de, no máximo, 10% do menor valor apresentado). 14. Inicia o leilão verbal, para ver quem oferece o menor preço para cada item cotado e vai anotando os dados na planilha específica, acima citada. Esse procedimento vai ser repetido para todos os itens cotados e até que se esgotem os lances oferecidos. 15. Ao final de cada item, abre o envelope de habilitação do vencedor, para verificar se a documentação atende aos requisitos do Edital. Pág Os documentos estão Ok, ou seja, estão de conformidade com as exigências especificadas no Edital? não inabilita o vencedor e convida o 2º colocado a fazer negociação

5 de preço para o fornecimento do produto e retorna ao passo 15, anterior; 17. Elabora ata específica da sessão, relatando todos os fatos ocorridos, dando prazo legal para recurso e destina cópia para todos os participantes. 18. Aguarda os três dias corridos, do prazo recursal. 19. Houve recurso? sim analisa e responde, acatando ou não o recurso. No caso do não acatamento do recurso o processo tem seu ciclo encerrado. Em caso de acatamento, o processo segue seu curso, conforme o caso, que pode ter diversas variantes, em função do recurso impetrado e da decisão sobre o mesmo; não continua no passo seguinte: 20. Elabora o Termo de Homologação e colhe a assinatura do Diretor Executivo. 21. Elabora o(s) Contrato(s) e a(s) Ordem(ns) de Compra(s) para os itens licitados e seus respectivos vencedores, mediante a utilização do modelo Pedido ao Fornecedor e encaminha para o(s) Fornecedor(es). 22. Estabelece data para o comparecimento dos fornecedores para a assinatura do(s) contrato(s), no IADE. Pág Aguarda a entrega do material, dentro do prazo combinado. 24. Recebe o material com a Nota Fiscal correspondente e checa a sua completeza, com base nos documentos de solicitação. 25. O material está de acordo com as especificações solicitadas? não devolve ao fornecedor, solicitando o envio do material correto;

6 26. Retem o material para fazer o tombamento, se for o caso, e comunica o recebimento do mesmo ao interessado. 27. Colhe autorização do Diretor Executivo para efetuar o pagamento. 28. Emite o Termo de Entrega/Recebimento de Bem (formulário criado para esse fim), colhendo os dados e assinatura do recebedor, de conformidade com o previsto nesse formulário e faz a entrega do material. 29. Encaminha a Nota Fiscal para a área Financeira, para pagamento. No entanto, antes da remessa faz anotações específicas sobre o destino do material na mesma. 30. Anexa o Termo de Entrega/Recebimento de Bem à documentação relativa à solicitação do material e faz o seu arquivamento em pasta própria. 8 Rotinas do Sistema de Compras Pág. 07 III. COMPRA SEM EXIGÊNCIA DE LICITAÇÃO, ATRAVÉS DE IMPORTAÇÃO 1. Recebe ofício, através do Protocolo, solicitando a compra de material a ser adquirido mediante processo de importação. Previamente, existe a necessidade de se fazer o credenciamento de Despachante(s) Aduaneiro(s), com o(s) qual(is) se pretende trabalhar. 2. Emite, com base na documentação de solicitação, e envia o documento Proforma Invoice (PI) ao Despachante Aduaneiro credenciado, através de Fax, solicitando a obtenção de Licença de Importação. 3. Posteriormente, recebe do Despachante comunicação quanto a conformidade do documento Proforma Invoice (PI). 4. O documento está OK, ou seja, está de conformidade com as exigências legais? não envia ao solicitante do material, por , as orientações do Despachante, para que seja procedida à revisão do documento (PI).

7 Posteriormente, recebe do solicitante o (PI) revisado e o envia, por fax, ao Despachante e o processo continua no passo 5, seguinte; 5. Recebe do despachante, por , solicitação de dados sobre o convênio/contrato/compra e, quando for o caso, formulário de órgãos fiscalizadores de produtos importados, para preenchimento. 6. Encaminha para o solicitante, para preenchimento, os formulários dos órgãos fiscalizadores, quando for o caso. 8 Rotinas do Sistema de Compras Pág Após receber do solicitante, envia ao Despachante os dados sobre o convênio/contrato/compra e os formulários dos órgãos fiscalizadores, devidamente preenchidos. 8. Recebe do Despachante, por , Licença de Importação (LI) já aprovada e a imprime. 9. Emite Solicitação de Fechamento de Câmbio, com base no convênio e na compra, anexa os documentos (PI) e (LI) ao processo e envia, através do Protocolo, para a área financeira, para o fechamento do câmbio. 10. Recebe, em devolução, cópia do Contrato de Fechamento de Câmbio e a documentação pertinente, faz a baixa da compra no sistema e envia o Contrato para o Despachante, por Fax. 11. Aguarda comunicação do Despachante sobre a chegada do material. 12. Após na chegada da mercadoria, recebe do Despachante o valor do frete (por e- mail), preenche a Solicitação de Pagamento, colhe a assinatura autorizada e envia para a área financeira, via protocolo, para pagamento (dentre outros requisitos legais, as cotações devem ser nominais ao IADE, especificar valor total e dos itens que integram a compra, prazo de entrega, condições de garantia e de assistência técnica, etc. O fornecedor que ofertou o menor preço deve apresentar certidões

8 negativas, contrato social da empresa e documento de identificação e procuração da pessoa que represneta a empresa na negociação e venda. Quando a cotação de menor preço não atender aos requisitos técnicos do projeto, o Coordenador deverá emitir declaração justificando sua escolha). Pág Recebe da área financeira o Comprovante de Pagamento do Frete e o envia ao Despachante. 14. Recebe do Despachante o valor da taxa de armazenagem (por ), preenche a Solicitação de Pagamento, colhe a assinatura autorizada e envia para a área financeira, via protocolo, para pagamento (a taxa de armazenagem é obtida após a vistoria da mercadoria no aeroporto ou no porto, o que é feito pelo Coordenador do convênio, com a assistência do Despachante). 15. Recebe da área financeira o Comprovante de Pagamento da Taxa de Armazenagem e o envia ao Despachante. 16. Aguarda do Despachante, após o recebimento do material pelo solicitante, a remessa dos originais dos documentos que serviram para instrução do processo de importação. 17. Ao receber os originais dos documentos que instruiram o processo de importação junta todos esses documentos ao processo e providencia o tombamento do objeto da compra no sistema próprio, se for o caso de bem patrimonial. 18. Emite o Termo de Entrega/Recebimento de Bem, com base na documentação recebida; colhe dados e assinatura do recebedor (o material já foi entregue) e junta o Termo à documentação do processo. 19. Após a juntada de toda a documentação, arquiva o processo em pasta própria.