Solicitação e Análise Crítica

Transcrição

1 1. Escopo do Procedimento O Procedimento define os critérios a serem seguidos para atender à Solicitações de Certificação de clientes, e realizar Análise Crítica dos dados apresentados, antes de iniciar as atividades de certificação pertinentes. 2. Referências Considerados documentos externos e internos para o processo, aplicando a versão atual dos mesmos: ABNT NBR ISO/IEC Avaliação da conformidade - Requisitos para organismos que fornecem Auditorias e certificação de sistemas de gestão; NIT DICOR 054 Documentos Mandatórios do IAF para aplicação da ABNT NBR ISO/IEC ; ABNT NBR ISO Fundamentos e vocabulário; ABNT NBR ISO 9001 Requisitos Sistema de Gestão da Qualidade; ABNT NBR ISO Requisitos Sistema de Gestão Ambiental; OHSAS Requisitos Sistema de Segurança e da Saúde; ISO Requisitos Sistema de Saúde e Segurança Ocupacional; Regimento SiAC - Sistema de Avaliação da Conformidade de Empresas de Serviços e Obras da Construção Civil; Procedimento PRO 01 Gestão da Imparcialidade; Procedimento PRO 03 Dimensionamento de Auditorias; Procedimento PRO 07 Decisões e Processos de Certificação; Política de Imparcialidade e Código de Ética ATRIUMCERT. 3. Histórico de Revisões Revisão Data Descrição 00 22/09/2017 Emissão Inicial 01 05/03/2018 Adequação da sistemática de fundo de reserva (item 5.2.3) 02 27/06/2018 Retirada da citação dos percentuais de retenção para direcionamento ao DOC 10 (item 5.2.3) 03 01/10/2018 Adequação aos requisitos SiAC/PBQP-H e ISO Validação Elaborado por: Luciana Freitas 21/09/2017 Aprovado por: Alex Paulino 22/09/2017

2 5. Solicitação Antes de iniciar qualquer atividade de certificação, a ATRIUMCERT, através do Setor Comercial em contato com o possível cliente, coleta as informações necessárias, através do envio e preenchimento do Formulário FOR 01 Solicitação de Certificação. Dentre as informações mínimas que devem ser preenchidas pelo solicitante, estão: Dados cadastrais do solicitante, incluindo nome e endereço; Dados de filiais que farão parte da certificação; Descrição da certificação pretendida, considerando natureza; Norma a ser auditada; Identificação de serviços de consultoria, caso aplicável. Obrigações legais aplicáveis; Detalhes quanto aos colaboradores. A ATRIUMCERT entende que um Organismo Certificador não pode certificar outro Organismo Certificador para seu Sistema de Gestão, recusando a certificação desse gênero. A ATRIUMCERT evidencia através dos dados fornecidos pelo cliente na Solicitação, que o processo não se trata deste caso. Após o recebimento da Solicitação de Certificação, caso seja identificada a falta de alguma informação crítica para o processo, o Comercial deverá novamente entrar em contato seja por telefone, ou outro meio, para complementar o documento. 6. Análise Crítica da Solicitação Deverá ser realizada uma Análise Crítica da Solicitação de Certificação e de quaisquer informações complementares, visando embasamento para aceitar ou recusar a certificação. Esta análise deve assegurar completeza das informações para planejamento das atividades de certificação, com verificação prévia de parâmetros importantes do ciclo a ser desenvolvido junto ao cliente. Dentre os objetivos da realização da Análise Crítica, inclui: Verificar a suficiência das informações referentes a organização, para desenvolver um Programa de Auditoria;

3 Verificar e resolver possíveis divergências interpretativas entre as partes; Assegurar que a ATRIUMCERT tenha competência e capacidade técnica para conduzir o processo de certificação para atender ao cliente, mantendo a credibilidade e confiança das partes envolvidas, seja direta, ou indiretamente; Assegurar que pontos importantes para o processo sejam considerados, como: escopo da certificação, plantas das operações do solicitante, o tempo necessário para realização das Auditorias, idioma, condições de segurança, ameaças a imparcialidade, etc.; Assegurar controle quanto a imparcialidade e a possíveis riscos à certificação, conforme requisitos aplicáveis. O processo de Análise Crítica varia de cliente para cliente, de acordo com as características técnicas e operacionais de cada um. O registro é feito conforme Formulário FOR 02 Análise Crítica da Solicitação, considerando tanto as informações avaliadas, quanto o dimensionamento necessário para certificação em questão. Dentre as informações abordadas na Análise Crítica para verificação, inclui: 6.1 Controle de vinculos Verificação da inexistência de vínculos entre a empresa solicitante e a ATRIUMCERT, para certificação imparcial, podendo a certificação ser recusada, caso haja alguma ameaça. 6.2 Competência da ATRIUMCERT no escopo pretendido Verificação conforme IAF s acreditados, se a ATRIUMCERT está qualificada ou em qualificação (testemunha) para realizar a Certificação do cliente com reconhecimento do Organismo Acreditador. Caso não possua, a Certificação poderá ser realizada, porém sem os selos do Organismo Acreditador, ou seja, sem a aplicação desta credibilidade à Certificação. 6.3 Identificação dos Códigos IAF e NACE Conforme Planilha IAF NACE de códigos, disponibilizada pelo Organismo Acreditador, deve ser indicado em qual Seção de Negócio o cliente está inserido, para que os processos de certificação sejam desenvolvidos pelo pessoal adequado e tratados como tal.

4 6.4 A categoria de risco da atividade desenvolvida A ATRIUMCERT entende a importância de suas atividades e possibilidade da ocorrência de situações problemáticas com relação a execução dos serviços e seus resultados. Para tal, estabeleceu controle sobre os contratos fechados, considerando um percentual de segurança sobre os valores do primeiro ano de Certificação. Este controle é aplicado conforme a análise feito no Documento DOC 10 Riscos e Reserva, onde foi feita uma avaliação sobre os riscos potenciais de falha nos clientes e relativamente uma porcentagem de retenção para situações irregulares. Cada setor de negócios dos clientes, teve uma análise para avaliar em qual grau de riscos se encaixaria e consequentemente qual retenção adequada. Esta diretriz é o norte para controle e manutenção do fundo de reserva da ATRIUMCERT, que deve considerar os percentuais de valores, para cada cliente. Nota: Para novos contratos, caso seja identificado algum setor específico do mercado, que não esteja indicado no documento, este deverá passar pela mesma análise dos demais e registrado no arquivo para demais situações. 6.5 Análise referente a empresas solicitantes do PBQP-H Verificação do Contrato social recebido, considerando atualização mais recente, conferindo os dados, conforme a solicitação feita. Confirmação da atividade constante no cartão CNPJ, conforme a atividade indicada como alvo da certificação, a qual deve ser compatível. Avaliação da existência de obras para verificação de todos os subsetores incluidos na certificação e de que as ART s ou RRT s estão em nome do cliente. 6.6 Análise referente à realização da Auditoria de Fase 1 A ATRIUMCERT pode realizar as Auditorias de Fase 1 (Documental) nas localidades do cliente ou em seu escritório. Quando a escolha do local de realização for nas dependências da ATRIUMCERT, a justificativa para tal deve ser apresentada, podendo ser: Baixo risco em relação ao produto ou processo; Conhecimento prévio do Sistema de Gestão do cliente;

5 Local pequeno; Processo envolvendo uma atividade única; Maturidade do Sistema de Gestão do cliente; Desenvolvimento de mesma tarefa pelos funcionários, com simplicidade de execução; Escolha do cliente. 6.7 Análise referente à realização da Auditoria de Recertificação Ao se tratar de um processo de Renovação de Certificação, o ciclo anterior deve ser analisado, visando a verificação da necessidade de realização de uma nova Auditoria de Fase 1. Para tal deve se considerar: Auditoria de 1ª Manutenção; Auditoria de 2ª Manutenção; Desempenho do Sistema; Mudanças Significativas; Necessidade de Nova Fase 1; 6.8 Análise de Sistema Integrado Análise do nível de integração do Sistema de Gestão, para realização adequada do dimensionamento da Auditoria, considerando porcentagem de redução em 20%. Nota: Esta análise não deve ser considerada isolada do Procedimento PRO 03 Dimensionamento de Auditorias. 6.9 Análise de Auditorias multi-site Análise dos sites a serem auditados em casos de clientes Multi-sites, considerando os critérios definidos no Procedimento PRO 03 Dimensionamento de Auditorias, para dimensionamento completo do processo de Certificação.

6 6.10 Análise de Transferência de Certificação Análise quanto ao processo de Transferência de Certificação Acreditada, para aceite ou recusa Fatores de aumento ou redução do tempo de Auditoria Para o dimensionamento de dias de Auditoria, há determinados fatores que podem tanto aumentar quanto reduzir o tempo calculado. O suporte do processo é feito conforme Procedimento PRO 03 Dimensionamento de Auditorias Resultado da Análise Crítica A Análise Crítica considera o contexto dos itens citados e tem como resultado: Registro do resultado do cálculo de dimensionamento. As atividades relacionadas a cálculos de HD s (Homem/Dia) seguem a sistemática de orientação prevista no Procedimento PRO 03 - Dimensionamento de Auditorias. Verificação da existência de Auditores qualificados para o Escopo; Verificação da disponibilidade de agenda para atendimento à Certificação; Aceite ou a Recusa da Solicitação de Certificação. Em casos negativos, a justificativa é registrada para ciência dos envolvidos; Validação do documento, pela inclusão dos dados dos responsáveis pela Análise Crítica, sendo o primeiro responsável pelas informações relacionadas ao Setor Comercial e o segundo pelo Setor Operacional e a data efetiva de realização Transferência de Certificação A ATRIUMCERT considera a Transferência de Certificação como o reconhecimento da existência e validade de uma Certificação de Sistema de Gestão, concedida por um Organismo de Certificação Acreditado, para que a ATRIUMCERT possa emitir sua própria Certificação. Assim, o processo só é aceito para Certificações cobertas pela Acreditação de um signatário do MLA do IAF ou signatário do MLA Regional no nível 3 e, onde aplicável,

7 níveis 4 e 5, devem ser elegíveis para Transferência. Nos demais casos, o processo é tido como Certificação Inicial de um novo cliente comum. A ATRIUMCERT somente aceita a Transferência de clientes que possuam a Certificação vigente, rejeitando processos em vias de Suspensão, Cancelamento ou que possuam registros em aberto de Não Conformidades. Em casos onde a Certificação foi concedida por um Organismo de Certificação que tenha cessado a negociação ou que a Acreditação expirou, esteja Suspenso ou Cancelado, a ATRIUMCERT avalia a condição da Acreditação do Organismo concedente, para verificar se a Transferência deverá ser finalizada no prazo de 6 meses ou no vencimento da Certificação, considerando o que vier primeiro. Para transferências de Certificação de clientes certificados conforme Regimento SiAC / PBQP-H, caso o Organismo de Certificação emissor esteja cancelado, o certificado emitido somente será considerado válido, para aceite do processo, no prazo de 3 meses. Após tal período, os certificados serão considerados cancelados ainda que estejam na validade Análise Crítica A ATRIUMCERT antes de aceitar a Transferência solicita ao cliente o envio dos registros da Certificação vigente, para realizar a análise de viabilidade e retornar ao cliente. A solicitação contempla no mínimo: Documentos de Certificação (Certificados); Relatórios de Auditoria (Fase 2 ou Recertificação mais recente e última Supervisão realizada); Não Conformidades encerradas. (Planos de Ação, RNC s ou Relatórios de Auditorias Subsequentes) A Análise da documentação feita pela ATRIUMCERT, visa identificar necessidades de ações, como por exemplo, pela identificação de não conformidades maiores, incluir uma pré-visita de Transferência ao cliente para confirmar a validade da Certificação.

8 Esta revisão deve ser conduzida por uma análise da documentação e onde identificado como necessário por esta análise, por exemplo, identificação de não conformidades maiores, pode incluir uma pré-visita de transferência ao cliente para confirmar a validade da certificação. Nota: A pré-visita de Transferência não é considerada como uma Auditoria. Para pré-visitas, deverá ser designada uma Equipe Auditora, seguindo os mesmos critérios utilizados para Auditorias. Para realização da Análise de Transferência, são considerados no mínimo, os seguintes aspectos: Confirmação de que as atividades certificadas do cliente estão cobertas e válidas pelo escopo da acreditação do organismo de certificação receptor; Confirmação de que o Escopo Acreditado do Organismo de Certificação emissor está coberto pelo escopo de acreditação do MLA do IAF; A coerência dos motivos que levaram à Transferência; Que o site ou sites que desejam a transferência da certificação possuem uma certificação acreditada válida; Relatórios de Auditoria da Certificação Inicial ou Recertificação mais recentes; Relatório da última Supervisão; Status de todas as Não Conformidades críticas evidenciadas nos Relatórios ou outros meios disponíveis, documentação relevante relacionada ao processo de certificação. Nota: Se esses Relatórios de Auditoria não estiverem disponíveis ou se a Auditoria de Supervisão ou Recertificação não tiver sido finalizada, como exigido pelo Programa de Auditoria do Organismo de Certificação emissor, então a organização deve ser tratada como um novo cliente. Reclamações e ações tomadas; Considerações relevantes para estabelecer um Plano de Auditoria e um Programa de Auditoria; e

9 Qualquer envolvimento atual do cliente a ser transferido com órgãos regulamentadores relevantes para o Escopo da Certificação em relação à conformidade legal Aceite da Transferência A ATRIUMCERT por padrão, não aceita a Transferência de Certificação até que: Tenha sido verificada a implementação de correções e ações corretivas em relação a todas as não conformidades críticas maiores, e Tenham sido aceitos os planos de correção e ação corretiva para todas as não conformidades menores pendentes do cliente solicitante da Transferência. Se a Análise Crítica de pré-transferência (análise documental e/ou visita de prétransferência) identificar questões que impeçam a conclusão da Transferência, a ATRIUMCERT irá considerar o cliente como um cliente novo. Quando isto ocorrer, o cliente deverá ser informado a respeito da decisão, e os registros do processo serão mantidos conforme Formulário FOR 02 Análise Crítica da Solicitação. O processo de tomada de decisão segue as diretrizes do Procedimento PRO 07 Decisões e Processos de Certificação, sendo o pessoal responsável pela tomada de decisão, diferente daquele que realizou a análise crítica da pré-transferência. Se não forem identificados problemas na Análise Crítica da pré-transferência, o ciclo de Certificação deve basear-se no ciclo de Certificação anterior e a ATRIUMCERT irá elaborar um Programa de Auditoria para o restante do ciclo de Certificação. Nota: Na emissão do Certificado, a ATRIUMCERT pode citar a data da Certificação Inicial da organização com a indicação de Certificação por outro Organismo de Certificação antes de uma determinada data. Caso a ATRIUMCERT considere o cliente como novo cliente, este deverá ter o ciclo de Certificação iniciando conforme sistemática padrão, pela decisão pela Certificação.

10 A ATRIUMCERT somente prosseguirá para o planejamento da Auditoria de Supervisão ou Recertificação, após a tomada de decisão pela Certificação Cooperação entre ATRIUMCERT e outros Organismos de Certificação Emissores ou Receptores A ATRIUMCERT entende a importância da cooperação entre Organismos de Certificação emissores e receptores, para o processo efetivo de Transferência e a integridade da Certificação. Quando no papel de Emissor, a ATRIUMCERT irá fornecer ao Organismo de Certificação receptor todos os documentos e informações exigidas. Quando no papel de Receptor, caso não seja possível a comunicação com o Organismo de Certificação emissor, a ATRIUMCERT irá registrar as razões e praticar todos os esforços para obter as informações necessárias por outras fontes. Nota: O cliente solicitante da Transferência deve autorizar que o organismo de certificação no papel de emissor forneça as informações solicitadas pelo organismo de certificação receptor. A ATRIUMCERT não irá suspender ou cancelar o certificado da organização após a notificação de que a mesma está em processo de Transferência para outro Organismo de Certificação, desde que o cliente continue cumprindo com os requisitos de certificação. 7. Proposta Comercial e Contrato de Certificação Em casos positivos após a análise, é elaborado e encaminhado ao solicitante, o Formulário FOR 03 Proposta Comercial e Contrato de Certificação, com as condições contratuais, serviços relacionados e valores referentes a certificação. O processo de certificação somente tem início prático, após o aceite da Proposta e Contrato por parte do cliente, que pode ser evidenciado inicialmente pelo scanner da assinatura no arquivo, para abertura do processo e da Ordem de Serviço (OS).

11 O documento de Proposta Comercial e Contrato de Certificação deverá ser encaminhado em meio físico, devidamente assinado, para o escritório da ATRIUMCERT. Após recebimento, o mesmo é arquivado junto ao processo do Cliente, na respectiva OS.