Controle de Informação Documentada (Documentos e Registros).

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1 Revisão: 26/12/2018 Página: 1 / 5 1. Título: 2. Abrangência: Grupo Cesari Controlar os documentos do Sistema de Gestão Integrado (Qualidade, Meio Ambiente, Segurança e Saúde Ocupacional). 3. Objetivo: Padronizar a forma que a empresa realiza a identificação, recuperação, arquivamento, retenção e descarte dos registros. Que todos os documentos e registros estejam devidamente controlados e 4. Efeito Esperado: disponíveis aos colaboradores. 5. Definições e Abreviaturas: SGI: Sistema de Gestão Integrado; MSGI: Manual Sistema de Gestão Integrado; PG: Procedimento de Gestão; POP: Procedimento Operacional Padrão; IT: Instrução Trabalho; Registros: Evidências documentais que demonstram a conformidade com os requisitos especificados e a eficácia do Sistema de Gestão Integrado; Identificação: Nome do registro que será arquivado; Recuperação: Meio pelo qual o registro pode ser recuperado; Arquivamento: Meio (Como o registro está disponibilizado); Forma (Como o registro está arquivado); Proteção (Setor responsável pela guarda do documento). Retenção: É o tempo mínimo de arquivo do registro Ativo; Descarte: Forma de descarte do registro após término do tempo de retenção 6. Atividades Básicas: Este documento normativo controlado é objeto de conhecimento, treinamento e reciclagem entre aquelas pessoas que envolvidas direta ou indiretamente tenham participação nas atividades de Controle de Informação Documentada, abrangendo as áreas supracitadas. Tais operações são sempre controladas e registradas em formulários/sistemas próprios que devem ser preenchidos de acordo com as instruções correspondentes. Para a execução das atividades de, devem ser consideradas e respeitadas as Normas de Segurança, de Medicina Ocupacional e de Controle de Meio Ambiente estabelecidas pela legislação em vigor. 6.1 Elaboração de Documentos: Os documentos do SGI devem ser elaborados conforme a necessidade de normalização/alteração do processo/atividade pelo responsável dos mesmos, em conformidade ao modelo de: Procedimentos de Gestão, Procedimentos Operacionais Padrão e Instrução de Trabalho. Os documentos do SGI podem ser classificados nos tipos a seguir: Manual: Documento que apresenta, sumariamente, a prática completa da empresa ou de uma área específica da empresa. F.COR.QUA : 20/09/2018

2 Revisão: 26/12/2018 Página: 2 / 5 Procedimento de Gestão (PG): documento que apresenta as diretrizes dos processos estratégicos de uma certa área ou setor. Procedimento Operacional Padrão (POP): descreve e/ou orienta um processo ou atividade prevista em um PG ou tema específico de interesse interno. Instrução de Trabalho (IT): documento que regulamenta atividades específicas dos processos. Outros Documentos (OUT) documentos que há necessidade de controle, não sendo caracterizados como Manuais, PGs, POPS ou ITs Código do documento: Os documentos do SGI são codificados em conformidade aos seguintes critérios: AAAA = Tipo de Documento. MSGI = Manual de Sistema de Gestão Integrado PG = Procedimento de Gestão POP = Procedimento Operacional Padrão IT = Instrução de Trabalho OUT = Outros Documentos F = Formulário Ex.: AAAA.BBBB.CC.DD.EE BBB = Sigla relacionada a empresa do grupo quando o procedimento ou registro for especifico da empresa. Exemplo: CES = Ceslog / Cemulti CEF = Cefértil DEP = Depotce TER = Terloc RAI = Raiz da Serra COR = Corporativo CC = Sigla relacionada ao código do setor. Utilizar o padrão de identificação de Siglas Corporativo. Obs.: O código deve ser a primeira letra do setor, exceto em caso de procedimentos corporativos cujo código é definido como COR. DD e EE = Número Sequencial da área / nº da revisão do documento Ex. 01, 02, 03,... Modelo de código de documento Corporativo: BBB CC DD AAAA PG.COR.QUA EE F.COR.QUA : 20/09/2018

3 Modelo de código de documento por empresa: Revisão: 26/12/2018 Página: 3 / 5 BBBB CC DD AAAA POP.CES.CMP EE 6.2 Emissão e Aprovação: Emissão Os documentos devem ser emitidos pela área pertinente, enviados para análise crítica do Setor da Qualidade, que irá codificar os mesmos conforme critérios estabelecidos no item Obs.: Existem procedimentos que não estão no modelo adotado pelo sistema de gestão, entretanto foram emitidos antes do estabelecimento desta diretriz, porém a medida em que forem sendo alterados deverão ser adequados a este modelo Aprovação Após validação do Setor da Qualidade, os documentos serão aprovados/assinados de acordo com os critérios abaixo: Manuais Direção Procedimentos de Gestão Direção Procedimento Operacional Padrão Gestor do Setor / Direção Instrução de Trabalho Gestor do Setor Importante: Todos os Procedimentos de Gestão, Procedimentos Operacionais Padrão e Instrução de Trabalho são validados pela Segurança do Trabalho e Meio Ambiente. Nota: Anexos e Formulários são emitidos pelos responsáveis dos processos e validados pela Qualidade. Após aprovação a Qualidade atualiza a Lista Mestra de Documentos Internos. Constam na Lista Mestra de Documentos Internos as seguintes informações: Código do documento; Identificação do Documento; da última revisão; Distribuição. Disponibilização e Arquivamento: Os originais assinados de cada documento são arquivados em meio físico e mantidos pela Qualidade. Os Procedimentos, Manuais, Instruções de Trabalho e Formulários são disponibilizados para todos os colaboradores, somente para consulta, por meio de intranet, no endereço Para os clientes e partes interessadas, que não possuem acesso ao conteúdo da Intranet, os documentos poderão ser disponibilizados pela Qualidade em meio físico, caracterizando-se como cópias F.COR.QUA : 20/09/2018

4 Revisão: 26/12/2018 Página: 4 / 5 não controladas. Cópias controladas com marca d água serão emitidas pela Qualidade, somente no âmbito da empresa. Quando qualquer documento for encontrado sem a descrição de cópia controlada ou sem assinatura, significa que o documento não é uma cópia controlada e não é reconhecido pelos sistemas adotados pela Cesari. 6.3 Revisão de Documentos Os Procedimentos de Gestão, Procedimentos Operacionais Padrão, Manuais e Instruções de Trabalho serão revisados quando houver alterações/exclusões nos processos descritos ou a cada 3 (três) anos. Quando houver revisão de qualquer documento, após as devidas validações a Qualidade disponibiliza na Intranet a versão atualizada do mesmo, retira a versão obsoleta e realiza divulgação. O Plano de Atendimento a Emergências, diferentemente dos demais documentos do Sistema de Gestão Integrado poderá passar por revisões com periodicidade anual Treinamento Mediante inclusão ou revisão de procedimentos, planos ou programas do Sistema de Gestão Integrado, deverão ser providenciados treinamentos/instrução as áreas pertinentes. É responsabilidade do encarregado do setor e/ou responsável de área ter o controle do treinamento de toda sua equipe. A Qualidade fará a notificação da necessidade de treinamento/instrução e os encarregados/responsáveis de área deverão realizar os treinamentos/instruções. Em caso de revisões que não impactem no processo, a Qualidade e o encarregado de setor/responsável de área deverão avaliar a necessidade de um treinamento/instrução formal, caso não haja necessidade as alterações ficam registradas apenas por . Em caso de revisão de documentações que impactem na atividade de motoristas (próprios e terceiros) a Qualidade deverá comunicar as áreas pertinentes pelos controles de treinamento, para que assim possam programar as turmas necessárias e atualizar os registros. 6.4 Cancelamento Quando houver o cancelamento de documentos, a Qualidade deve comunicar aos colaboradores a exclusão do documento da Intranet e eliminar o original existente na pasta de documentos sob responsabilidade da Qualidade. 6.5 Documentos Externos Os documentos de origem externa (Licenças, Certificados e outros) são identificados e controlados no sistema Rodopar. Os documentos de origem externa (Normas e Legislações aplicáveis) são controlados através de software específico de legislações. 6.6 Controle de Registros Os registros devem ser armazenados e mantidos de forma a se prevenir danos, deterioração e perdas. Devem permanecer legíveis, prontamente identificáveis e recuperáveis. F.COR.QUA : 20/09/2018

5 Revisão: 26/12/2018 Página: 5 / 5 Os métodos de identificação, armazenamento, proteção, recuperação, retenção e disposição dos registros estão descritos no campo CONTROLE DE REGISTROS nos itens 9 dos POPs e 10 dos PGs. 7. Documentos Complementares: Não aplicável. 8. Anexos: Não aplicável. 9. Setores que possuem ligação direta com este Procedimento de Gestão: Todos os setores. 10. Controle de Registro: Identificação Lista Mestra de Documentos Recuperação Por código alfa numérico 11. Histórico de Revisão: Arquivamento Meio Forma Eletrônico Arquivo Eletrônico Proteção Retenção Descarte Qualidade Indeterminado Exclusão Revisão Histórico 00 Revisão geral, padronizando o processo de emissão, aprovação e controle de documentos e registros para a Cesari, adequação do código para PG.CORP.02 Rev /12/ Revisão geral. Alteração no código do documento conforme padrão corporativo, passou de PG.COR.02 para PG.COR.QUA Segurança do Trabalho / Meio Ambiente: Segurança Trabalho Rafaela Albuquerque Meio Ambiente Liliane Souza 13. Responsável Patricia Iglesias Ariane Santana Juliana Carvalho Bruno Braga Lacinete Lima 14. Responsável aprovação: Giovanni Borlenghi F.COR.QUA : 20/09/2018