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1 1. OBJETIVO Estabelecer sistemática para elaboração, padronização e controle dos documentos e dos registros do Sistema de Gestão Integrada (SGI). 2. AMPLITUDE 2.1. Todas as atividades que fazem parte do escopo do SGI da ABCZ. 3. TERMINOLOGIA 3.1. ESTRUTURA DA DOCUMENTAÇÃO DO SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA (SGI) DA ABCZ: É o conjunto de todos os documentos (incluindo registros) que fazem parte do SGI da ABCZ. Os documentos estão estabelecidos de forma que sua hierarquia pode ser representada da seguinte maneira: Figura: representação gráfica da Estrutura da Documentação do SGI da ABCZ DOCUMENTO: Define-se documento do SGI como sendo a Informação e o meio no qual ela está contida. O meio físico pode ser papel, magnético, disco de computador de leitura ótica ou eletrônica, fotografia ou amostra padrão, ou uma combinação destes. F cópia controlada pág.: 1 de 9

2 Os tipos de documentos do SGI são, mas não limitados a eles, o Manual do SGI, a Política do SGI, os PGI s, os Formulários utilizados na realização dos serviços, os programas informatizados, as documentações de origem legal, os procedimentos documentados e não documentados, processos, os registros, as planilhas de aspectos e impactos ambientais etc. Estes documentos estão estruturados hierarquicamente conforme o item REGISTRO: Documento que apresenta resultados obtidos ou fornece evidências de atividades realizadas. Por exemplo, um formulário do tratamento de não conformidades do SGI totalmente preenchido, uma lista de presença de treinamento preenchida etc. 4. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA 4.1. Item 4.2 do MANUAL DO SGI M-SGI. 5. PROCEDIMENTO 5.1. RESPONSABILIDADES ÁREA DE GERENCIAMENTO DO SGI (RD): Os documentos são controlados e distribuídos pela RD do SGI. Os registros são controlados e mantidos de acordo com o estabelecido nos procedimentos que os definem (ver item 5.2 deste procedimento) LÍDERES E COLABORADORES DA ABCZ: Manter todos os documentos aplicáveis às suas respectivas áreas de atuação e ou controle, controlados e distribuídos de acordo com a sistemática descrita neste procedimento. Os registros originados nestes documentos deverão ser controlados e mantidos de acordo com o estabelecido no item 5.2, deste procedimento PROCEDIMENTO A sistemática de controle de documentos e registros é a seguinte: APROVAÇÃO DOS DOCUMENTOS: A responsabilidade pela elaboração e aprovação dos documentos do Sistema de Gestão Integrada, segue a tabela abaixo: F cópia controlada pág.: 2 de 9

3 Documentos Elaboração Analise Crítica e Aprovação Política Integrada Alta direção Alta direção Manual do SGI (MGI) RD Alta direção Procedimentos Documentados Qualquer funcionário Gestores dos processos Processos Qualquer funcionário Gestores dos processos Formulários Qualquer Funcionário Gestores dos processos Descrição de Cargo RD/RH Gestores dos processos Aspectos e Impactos Ambientais Programas de Gestão Integrada Qualquer funcionário RD RD / Gestores dos processos Alta direção Depois de aprovados os documentos, a RD inserirá as versões eletrônicas em pdf, para uso, no site da ABCZ, aplicativo ABCZstat. A RD manterá no próprio ABCZstat versões eletrônicas originais destes documentos. Os documentos estarão armazenados no ABCZstat seguindo a itemização do Manual do SGI (P-D-C-A) ESTRUTURA DA DESCRIÇÃO DOS DOCUMENTOS: Documentos Manual do SGI (MGI) Procedimento documentado Processos Descrição de cargo Formulários e demais documentos Itens utilizados 1 - (P) - A ABCZ e o SGI / 2 - (P) - Política do SGI / 3 - (P) Planejamento / 4 - (D) - Implementação e Operação / 5 - (C) - Monitoramento e Medição / 6 - (A) - Análise Crítica do SGI 1-Objetivo / 2-Amplitude / 3-Terminologia / 4-Documentos de Referência / 5-Procedimento / 6-Tratamento de Registros / 7- Ação Corretiva / Preventiva / 8- Anexos / 9-Tabela com controle de revisões 1-Objetivo / 2-Amplitude / 3-Terminologia / 4-Documentos de Referência / 5-Procedimento / 6-Tratamento de Registros / 7- Ação Corretiva / Preventiva / 8- Anexos / 9-Tabela com controle de revisões Conforme formulário descritos no PRO-3 Conforme a necessidade (não há modelo incluindo os PGI, Polítca, Planilhas de Aspectos e Impactos e Legislação) Nota: Itens não utilizados no conteúdo dos documentos são mantidos com os dizeres NÃO APLICÁVEL. F cópia controlada pág.: 3 de 9

4 CODIFICAÇÕES DOS DOCUMENTOS, (EX: PRO-188): xxx-xxx Código que identifica o tipo de documento MGI PRO PR DC FORM LM M-SGI PGI PLANLEG Manual do Sistema de Gestão Integrada (não tem número sequencial) Procedimentos Documentados Processos Descrição de Cargo Formulários Lista Mestra Matriz de Aspectos e Impactos Ambientais do SGI Programa de Gestão Integrada Planilha de Legislação e Outros Requisitos Aplicáveis ao SGI ANÁLISE CRÍTICA, ATUALIZAÇÃO E REAPROVAÇÃO: Os documentos são analisados criticamente de duas formas para verificação da necessidade de atualização: Durante as auditorias internas os documentos são analisados e comparados com a sistemática praticada. Caso haja divergência os mesmos serão atualizados e reaprovados Se não houver necessidade de revisão depois de executada a atividade descrita acima, obrigatoriamente os documentos serão revisados trienalmente (a cada três (3) anos). O RD solicita aos responsáveis a análise de alteração do conteúdo do documento, e sendo necessária, providencia a atualização e reaprovação dos mesmos IDENTIFICAÇÃO DAS ALTERAÇÕES E SITUAÇÃO DE REVISÃO: Os documentos possuem a sua identificação de revisão. As alterações nos documentos são realizadas sempre pelas mesmas funções estabelecidas para aprovação inicial. A alteração, objetivo de revisão, é localizada no documento através da aplicação de cor vermelha, negrito, itálico e sublinhado. Esta indicação não é aplicada na alteração de formulários. Em todos os documentos haverá uma tabela indicando o controle de suas revisões, indicando o(s) motivo(s) desta(s) revisão(ões). Este histórico será mantido para as últimas cinco (5) revisões. Os documentos alterados substancialmente terão sua indicação de alteração apenas pelo índice de revisão. F cópia controlada pág.: 4 de 9

5 DISPONIBILIDADE DAS VERSÕES NOS LOCAIS DE USO: Os documentos são elaborados e aprovados pelas funções autorizadas e a RD formata e disponibiliza os documentos, em versões eletrônicas em pdf, no site da ABCZ, aplicativo ABCZstat. A RD manterá no próprio ABCZstat versões eletrônicas originais destes documentos. Os documentos estarão armazenados no ABCZstat seguindo a itemização do Manual do SGI (P-D-C-A). A versão válida do documento será apenas a que foi disponibilizada no ABCZstat. Quando necessário, a disponibilização de algum documento em meio físico, este será identificado como cópia controlada e haverá uma Lista Mestra de documentos indicando a quantidade de cópias, local de utilização e responsável por sua integridade ASSEGURAR QUE OS DOCUMENTOS PERMANEÇAM LEGÍVEIS E IDENTIFICADOS: O fato dos documentos estarem disponibilizados no ABCZstat. já garante que se mantenham legíveis. Os documentos em meio físico papel são mantidos em pastas e armazenados em locais que permitam sua preservação CONTROLE DE IDENTIFICAÇÃO E DISTRIBUIÇÃO DE DOCUMENTOS DE ORIGEM EXTERNA: Os documentos de origem externa, que digam respeito ao Sistema de Gestão Integrada são controlados conforme segue: Os gestores, ao receberem os documentos de origem externa (oriundos de Clientes, Órgãos Governamentais ou fornecedores), tomam ciência do conteúdo e/ou suas alterações. Distribui cópias aos usuários, caso necessário, assegurando que as cópias anteriores sejam destruídas ou identificadas como obsoletas. Ato contínuo, disponibiliza versão em pdf no ABCZstat DOCUMENTOS OBSOLETOS: Os documentos obsoletos que devam ser mantidos por motivos legais ou para preservação de informações relevantes serão arquivados eletronicamente em pasta identificada como Obsoletos" CONTROLE DE REGISTROS DO SGI: São controlados todos os registros exigidos pela Norma e os outros que o SGI da ABCZ julgar pertinente gerar para demonstrar a conformidade com os requisitos deste Sistema de Gestão. A forma de controle é através da Tabela de Controle de Registros descrita abaixo, a qual estabelece os verbos de controle requeridos pelas Normas. F cópia controlada pág.: 5 de 9

6 Cada documento do SGI que requer registros para demonstrar a conformidade com o executado deve contemplar esta Tabela de Controle de Registros citada acima, cujo modelo está abaixo: TABELA DE CONTROLE DE REGISTROS DESCRITOS NESTE DOCUMENTO Tipo de Documento Dar o nome do Registro de acordo com sua função no SGI. Por exemplo: Relatório de Auditoria Interna, Certificado de Calibração, etc. Responsável pelo Arquivo Descrever o local onde ele é guardado (em pastas, em armário, se for eletrônico, dizer o caminho para seguir no drive da rede de computadores ou a pasta do computador). Forma de Arquivo Indicar qual o meio físico em que o registro se encontra (papel, eletrônico, figura etc) Tempo Indexação Disposição Dizer quanto tempo o registro deve ser mantido. Indicar a forma que ele é guardado: - por ordem alfabética; - por ordem numérica; - etc. Indicar a forma de destruição do registro. Se for registro em papel, o mesmo deve ser picotado e depois enviado para o aterro sanitário. Se for eletrônico, o mesmo deve ser deletado. 6. TRATAMENTO DE REGISTROS: Não aplicável, mas alguns documentos do SGI geram registros, mas não atendem ao formalismo de um procedimento. Por isso, abaixo seguem os registros que não estão ligados a procedimentos. Tipo de Responsável Forma de Documento pelo Arquivo Arquivo Tempo Indexação Disposição Relatório de Análise Crítica Pastas SGI Papel 05 anos Cronológica Reciclado do SGI Licenças Ambientais (LI, LP, LO, CADRIS, Pastas SGI Papel 20 anos Por tipo Reciclado CR etc) PGI Pastas SGI Papel 05 anos Por tipo Reciclado 7. AÇÃO CORRETIVA/PREVENTIVA No que se refere à Ação Corretiva/Preventiva ver Procedimento PRO ANEXOS Modelo da Planilha LISTA MESTRA DE DOCUMENTOS DO SGI. F cópia controlada pág.: 6 de 9

7 Anexo 01: Modelo da Lista Mestra de Documentos do SGI F cópia controlada pág.: 7 de 9

8 Anexo 02: Modelo de Controle de Registros F cópia controlada pág.: 8 de 9

9 9. CONTROLE DAS REVISÕES DESTE DOCUMENTO: REVISÃO MOTIVO DA REVISÃO Emissão inicial. Atende aos requisitos da ISO 9001:08 e da ISO :04. 1 Inserido modelo de tabela de controle de registros Caso não ocorra nenhuma alteração, haverá a revisão trienal 2 obrigatória (27/11/2018). F cópia controlada pág.: 9 de 9