PG.01 Controlo dos Documentos e Registos

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1 Registos 1. OBJETIVO INSTITUTO POLITÉCNICO DE SANTARÉM PG.01 Controlo dos Documentos e Registos Definir a metodologia para controlar os documentos do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) e os registos gerados, incluindo documentos de origem externa. 2. DEFINIÇÕES E ABREVIATURAS Manual da Qualidade (MQ): Documento que descreve o SGQ em conformidade com as cláusulas da Norma. Procedimento Geral (PG): Documento que descreve o modo de realizar, as responsabilidades e os registos gerados para assegurar a qualidade numa atividade. Procedimento Operativo (PO): Documento de trabalho detalhado que orienta a realização de determinada tarefa. Modelo (Mod): Documento de apoio para a realização e/ou registo de uma determinada tarefa, com um formato definido. Documento Externo: Documento utilizado na Organização e elaborado por outra Entidade. Registo: Documento que expressa resultados obtidos ou fornece evidência de actividades realizadas. 3. DOCUMENTAÇÃO DO SISTEMA A documentação interna do SGQ é constituída por: Manual da Qualidade Procedimentos Gerais Procedimentos Operativos Modelos Regulamentos Versão 04 20/09/2011 1/5

2 4. CONTEÚDO DA DOCUMENTAÇÃO 4.1 Estrutura dos Documentos Logótipo e identificação do IPS e da Escola INSTITUTO POLITÉCNICO DE SANTARÉM MQ PG PO REG Mod Título do Documento Apenas na capa Tipo de Documento Codificação ---- Versão Todas as páginas no Data Apenas na capa Página actual / n.º total de páginas Elaborado Aprovado 4.2 Codificação dos Documentos Apenas na última página A identificação do responsável e assinatura na capa Pode conter apenas quando têm mais que uma página no Os documentos, com excepção do Manual da Qualidade, são identificados através de um código do tipo A.B no caso dos Procedimentos Gerais, Operativos e Regulamentos e A.B.C no caso dos modelos, onde: A: Sigla de identificação do tipo de documento: Sigla PG PO REG Mod Documento Procedimento Geral Procedimento Operativo Regulamentos Modelo B: Número sequencial de identificação do documento; C: Versão do documento expressa por número sequencial. 5. CONTROLO DOS DOCUMENTOS Os documentos são aprovados no campo existente, com excepção dos modelos cuja aprovação é evidenciada no verso do documento original. Para cada tipo de documento é preenchida a Lista de Documentos. Sempre que é realizada uma modificação a um documento é atualizada a respetiva Lista de Documentos. A natureza da modificação é registada no próprio documento na tabela existente ou, no caso dos modelos, no verso do modelo original. Os originais dos documentos obsoletos são identificados com a expressão OBSOLETO na primeira página do original e as cópias são removidas e destruídas pela área respeitante. Versão 05 03/12/2013 2/5

3 Sempre que um documento obsoleto não seja substituído por nova versão, fica encerrada a respetiva codificação sendo esta assinalada a vermelho na lista de documentos. 6. DISTRIBUIÇÃO Os documentos encontram-se disponíveis para consulta em suporte informático. Sempre que seja necessária a distribuição em papel, o Controlo da Distribuição é rubricado e datado por quem recebe uma cópia do documento. A distribuição da documentação é efectuada pelo Coordenador da Qualidade. 6.1 Cópias Não Controladas Todas as cópias de documentos que não se encontrem rubricados são consideradas como Cópias Não Controladas. Nas cópias de documentos rubricados, em que não se garanta a sua atualização por novas versões, é colocada, na primeira página, a expressão Cópia Não Controlada. 7. DOCUMENTOS EXTERNOS A actualização da legislação é efectuada de acordo com o definido no PO.02 - Controlo de Legislação e outros documentos externos. A atualização da documentação normativa é assegurada por uma entidade externa, actualizando-se a base de dados de documentos externos e arquivando-se a documentação. 8. CONTROLO DE REGISTOS Os registos são identificados pelo nome, encontrando-se listados na documentação do SGQ, sendo definidos a indexação, responsável pelo arquivo e tempo mínimo de retenção. São armazenados de modo a garantir as condições que evitem a sua deterioração e acessíveis para todos os Colaboradores que deles necessitem para o desempenho das suas funções. Os registos são preenchidos de modo legível e em todos os campos definidos, não podendo ser utilizado lápis. Após o tempo de arquivo estabelecido, os registos são destruídos, excepto se for decidido manter como histórico. Os registos em papel são destruídos enquanto os registos informáticos são gravados por cima ou eliminados. Versão 05 03/12/2013 3/5

4 8.1 SISTEMA INFORMÁTICO O acesso ao sistema informático é efectuado mediante a inserção do respectivo Nome de Utilizador e Password nos níveis de acesso definidos em normas técnicas do sistema informático SIGARRA. 8.2 CÓPIAS DE SEGURANÇA As cópias de segurança são realizadas segundo normas e práticas técnicas do Sistema de Informação. 9. RESPONSABILIDADES Ação Diretor Órgãos de gestão Coordenador da Qualidade Equipa da Qualidade Elaborar o Manual da Qualidade Colaboradores Aprovar o Manual da Qualidade Elaborar os Procedimentos Gerais Aprovar os Procedimentos Gerais Elaborar os Procedimentos Operativos Aprovar os Procedimentos Operativos Elaborar os Regulamentos Aprovar os Regulamentos Elaborar os Modelos Aprovar os Modelos Codificar os documentos internos Controlar os documentos internos Disponibilizar os documentos informaticamente e/ou distribuir os documentos Eliminar os documentos obsoletos Arquivar os documentos internos Arquivar os documentos externos Controlar os documentos externos Eliminar os registos Responsável Colabora 10. REGISTOS NOME INDEXAÇÃO RESPONSÁVEL PELO ARQUIVO TEMPO DE ARQUIVO Listas de Documentos Suporte informático Totalmente preenchido Controlo da Distribuição Pasta de Originais Coordenador da Qualidade Documentos Obsoletos Pasta de Obsoletos 1 ano Versão 05 03/12/2013 4/5

5 11. ALTERAÇÕES VERSÃO DATA ALTERAÇÕES Versão inicial Ponto 2. Referência à Norma Adaptação aos novos estatutos Alteração de logótipo Adequação ao acordo ortográfico ELABORADO APROVADO EQUIPA DA QUALIDADE DIRETOR Versão 05 03/12/2013 5/5